Visão geral do gerenciamento de ativos digitais no SharePoint Server 2013

APLICA-SE A:2013 2019 Subscription Edition SharePoint no Microsoft 365

Este artigo descreve ativos digitais (também conhecidos como mídia avançada) e define termos-chave que são usados em relação ao gerenciamento de ativos digitais no SharePoint Server 2013. Ele também explica aspectos do gerenciamento de ativos digitais usando a biblioteca de ativos no SharePoint Server 2013, descreve os principais usuários de uma biblioteca de ativos e descreve cenários comuns para usar a biblioteca de ativos no SharePoint Server 2013.

Para obter mais informações sobre como planejar uma solução para gerenciar ativos digitais, consulte Planejar bibliotecas de ativos digitais no SharePoint Server 2013.

Quantidades crescentes de trabalhadores administrativos criam ou reutilizam imagens e outros ativos de mídia avançada como parte de suas tarefas diárias. Frequentemente, porém, não existe nenhum repositório centralizado em âmbito departamental ou empresarial que otimize a armazenagem desses ativos. Um repositório centralizado permite que os usuários facilmente localizem e reutilizem ativos de mídia avançada que outras pessoas tenham criado. A biblioteca de ativos no SharePoint Server 2013 pode economizar tempo de organização e outros recursos fornecendo um repositório especializado para armazenar e gerenciar ativos digitais. Os usuários não precisam mais procurar ativos em vários lugares da rede, nem recriar ativos do zero. Usando um repositório centralizado para gerenciar ativos digitais, a empresa também controla melhor o conteúdo confidencial relativo à marca e garante a disponibilização somente de ativos aprovados para usuários adequados.

Sobre o gerenciamento de ativos digitais

Um ativo digital é um arquivo de imagens, de áudio ou de vídeo ou outro fragmento reutilizável de conteúdo de mídia avançada, usado por uma organização em aplicações por toda a empresa. A biblioteca de ativos no SharePoint Server 2013 permite que os usuários criem, descubram e reutilizem ativos digitais existentes na organização.

No SharePoint Server 2013, você usa uma biblioteca de ativos para armazenar e compartilhar ativos digitais com usuários. A biblioteca de ativos é um modelo de biblioteca do SharePoint Server 2013 personalizado para usar tipos de conteúdo projetados especificamente para armazenar e catalogar ativos de mídia avançados.

Uma solução efetiva para gerenciar ativos digitais especifica o seguinte:

• Os metadados para fornecer cada tipo de ativo.

• A quantidade de espaço de armazenamento necessária para os ativos e os problemas de desempenho que devem ser considerados ao fornecer os ativos aos usuários.

• Onde armazenar ativos em cada estágio da respectiva vida útil.

• Como controlar o acesso a um ativo em cada estágio da sua vida útil.

• Como mover ativos dentro da organização à medida que os integrantes da equipe contribuem para criar, revisar, aprovar, publicar e dispor dos ativos.

• Quais políticas devem ser aplicadas aos ativos para que as ações a eles relacionadas sejam auditadas, para que sejam retidos ou disponibilizados corretamente e para que os ativos importantes para a empresa sejam protegidos.

• Como os ativos são tratados como registros corporativos, que devem ser retidos de acordo com as necessidades e diretrizes da empresa.

Para obter informações sobre como planejar uma solução de ativo digital usando o SharePoint Server 2013, confira Planejar bibliotecas de ativos digitais no SharePoint Server 2013.

Usuários de uma biblioteca de ativos

Os usuários de uma biblioteca de ativos no SharePoint Server 2013 geralmente se enquadram em uma das três seguintes categorias:

• Criadores de ativos. Esta categoria inclui as pessoas que criam ativos individuais, como projetistas gráficos, produtores de vídeo ou redatores de marketing, e aqueles que enviam ativos para a biblioteca de ativos. Um projetista gráfico, por exemplo, pode criar um logotipo de produto em várias resoluções e tamanhos, colorido e preto e branco para, depois, carregar todas as versões do logotipo na biblioteca de ativos para uso dos demais integrantes de uma equipe de marketing de produto.

• Gerentes de ativos. Inclui as pessoas que gerenciam os ativos da biblioteca. Elas são responsáveis por todo o fluxo de trabalho, desde o momento do primeiro envio de um ativo, passando pela sua publicação, até a hora em que ele deixa de ser válido. Essas pessoas também são responsáveis pelo gerenciamento e organização de ativos na biblioteca. Por exemplo, um gerente de ativos pode pegar várias versões de um logotipo de produto e classificá-las adequadamente na biblioteca, adicionar metadados importantes, como palavras-chave, e definir uma data limite para uso do ativo.

• Consumidores de ativos. Nesta categoria estão pessoas que precisam localizar e usar ativos da biblioteca para criar outros produtos de trabalho. Os web designers, por exemplo, podem usar um logotipo de produto da biblioteca de ativos quando criarem páginas de marketing de sites do produto.

Dependendo do cenário, pode haver um cruzamento do trabalho desses usuários. Por exemplo, usuários que têm permissão para carregar ativos na biblioteca também podem ter permissões para classificar e gerenciar os ativos que enviam para o arquivo. Os criadores de ativos também podem ser consumidores de ativos, se procurarem e usarem ativos adicionados a outros produtos de trabalho, que, por sua vez, forem carregados como ativos separados. Um produtor de vídeo, por exemplo, pode usar um logotipo de produto durante a elaboração de um vídeo de marketing de um produto e, depois, carregar o vídeo na biblioteca como um ativo separado.

Gerenciando ativos digitais no SharePoint Server 2013

O SharePoint Server 2013 fornece um modelo de biblioteca chamado Biblioteca de Ativos personalizado para usar novos tipos de conteúdo de imagem, áudio e vídeo projetados especificamente para armazenar e catalogar ativos de mídia avançada. Esses novos tipos de conteúdo usam novos tipos de coluna, como Versão Prévia, Tamanho da Imagem, Imagem Tirada e Comprimento (segundos) que contribuem para os metadados de um determinado ativo. A biblioteca de ativos também tem um modo de visualização que exibe uma miniatura e alguns desses metadados quando você descansa o ponteiro sobre um ativo. As palavras-chave da empresa podem ser atribuídas a ativos para torná-los mais facilmente descobertos pesquisando. As palavras-chave podem ser atribuídas por um criador de ativos quando um novo ativo é carregado ou palavras-chave podem ser adicionadas posteriormente por um gerenciador de ativos. Os usuários podem classificar ativos, uma funcionalidade que fornece metadados adicionais para ativos. Os metadados podem ser usados quando os ativos são exibidos em uma Web Part. Por exemplo, se você tiver uma biblioteca de vídeos de treinamento que os usuários visualizaram e classificaram, poderá usar uma Web Part para exibir os vídeos mais bem avaliados em uma página da Web.

Os criadores e os gerentes de ativos trabalham diretamente na biblioteca de ativos para carregar, classificar e gerenciar os ativos. Os consumidores de ativos pode pesquisar a biblioteca para encontrar ativos que precisam inserir em projetos de outros aplicativos. Os consumidores de ativos podem procurar uma biblioteca de ativos de aplicativos do Office e inserir um ativo no aplicativo aberto, como Word ou PowerPoint.

Você pode exibir ativos digitais para usuários no SharePoint Server 2013 das seguintes maneiras:

• Permitir que os usuários pesquisem a biblioteca de ativos.

• Inserir uma Web Part em uma página da web de um site da equipe.

• Usar o controle de campo de vídeo em uma página de publicação de um site de publicação.

• Usar a Web Part de Consulta de Conteúdo.

Os métodos específicos que você usa para exibir ativos aos usuários da biblioteca de ativos vai variar dependendo de quem é o usuário, como ele precisa usar os ativos da biblioteca e dos métodos de exibição de ativos mais apropriados a um cenário.

Além dos recursos que fazem parte da biblioteca de ativos, você pode aproveitar os recursos do SharePoint Server 2013, como fluxos de trabalho, roteamento, regras e políticas. Estes recursos ajudam a gerenciar os ativos à medida que chegam na biblioteca, controlam o progresso dos ativos, automatizam publicações de ativos na aprovação e definem a data de expiração dos ativos.

Cenários para uso da biblioteca de ativos

Usuários com permissões editar podem adicionar uma biblioteca de ativos a qualquer coleção de sites ou site do SharePoint Server 2013. A tabela abaixo descreve os possíveis cenários nos quais você pode usar uma biblioteca de ativos digitais.