In-Place Espera e Contencioso em Exchange Online

Quando existe uma expectativa razoável de litígio, as organizações são solicitadas a preservar informações armazenadas eletronicamente (ESI), incluindo emails, pertinentes ao caso. Essa expectativa geralmente existe antes que os detalhes do caso sejam conhecidos, e a preservação geralmente é total. As organizações podem precisar preservar todos os emails relacionados a um artigo específico ou a todos os emails para determinados indivíduos. Dependendo das práticas de descoberta eletrônica (eDiscovery) da organização, as seguintes medidas podem ser adotadas para preservar emails:

• Pode ser solicitado aos usuários finais que preservem emails sem excluir qualquer mensagem. No entanto, os usuários ainda podem excluir emails conscientemente ou inadvertidamente.

• Mecanismos de exclusão automática, como o gerenciamento de registros de mensagens (MRM), podem ser suspensos. Isso poderia resultar em grandes volumes de email enchendo a caixa de correio do usuário, impactando assim na sua produtividade. Suspender a exclusão automática também não impede que usuários excluam emails manualmente.

• Algumas organizações copiam ou movem emails para um arquivo morto, para garantir que não sejam excluídos, alterados ou violados. Isso aumenta os custos devido aos esforços manuais necessários para copiar ou mover mensagens para um arquivo ou produtos de terceiros usados para coletar e armazenar email fora do Exchange.

A falha na preservação de emails pode expor a organização a riscos legais e financeiros, como exames detalhados da retenção de registros da organização e processos de descoberta, julgamentos legais adversos, sanções ou multas.

Você pode usar In-Place Hold ou Litigation Hold para alcançar as seguintes metas:

• Reter caixas de correio do usuário e preservar itens de caixa de correio imutavelmente

• Preserve itens de caixa de correio excluídos por usuários ou processos de exclusão automática, como MRM.

• Use o In-Place Hold baseado em consulta para pesquisar e reter itens que correspondam aos critérios especificados.

• Preserve itens indefinidamente ou por um período específico.

• Coloque um usuário em vários modos de espera para diferentes casos ou investigações.

• Manter as retenções transparentes para o usuário não tendo que suspender o MRM

• Habilite In-Place pesquisas de descoberta eletrônica de itens colocados em espera.

In-Place Manter cenários

Nas versões anteriores do Exchange, a noção de retenção legal é manter todos os dados da caixa de correio para um usuário indefinidamente ou até quando a retenção for removida. Em Exchange Online, In-Place Hold inclui um novo modelo que permite especificar os seguintes parâmetros:

• O que manter: você pode especificar quais itens manter usando parâmetros de consulta, como palavras-chave, remetentes e destinatários, datas de início e término e também especificar os tipos de mensagem, como mensagens de email ou itens de calendário que você deseja colocar em espera.

• Quanto tempo para manter: você pode especificar uma duração para itens em espera.

Usando esse novo modelo, In-Place Hold permite criar políticas de retenção granulares para preservar itens de caixa de correio nos seguintes cenários:

• Retenção indefinida: o cenário de espera indefinida é semelhante ao contencioso Hold. Ele destina-se a preservar itens de caixa de correio para que você possa atender aos requisitos de descoberta eletrônica. Durante o período de litígio ou investigação, os itens nunca são excluídos. A duração não é conhecida com antecedência, portanto, nenhuma data de término está configurada. Para manter todos os itens de email indefinidamente, você não especifica nenhum parâmetro de consulta ou duração de tempo ao criar um In-Place Hold.

  Importante

  Colocar uma caixa de correio em um porão indefinido significa que os itens de email que atendem aos requisitos de retenção nunca serão removidos da caixa de correio. Isso pode resultar na caixa de correio excedendo a Cota de Itens Recuperáveis, o que poderia tornar a caixa de correio inutilizável. A Microsoft recomenda habilitar um Arquivo para a caixa de correio, bem como habilitar o recurso de arquivo de expansão automática. Consulte Cotas de Caixa de Correio e Detenções para obter mais informações.

• Retenção baseada em consulta: se sua organização preservar itens com base nos parâmetros de consulta especificados, você poderá usar um In-Place Hold baseado em consulta. Você pode especificar parâmetros de consulta, como palavras-chave, datas de início e término, endereços de remetente e destinatário e tipos de mensagem. Após a criação de um Bloqueio In-loco baseado em consulta, todos os itens de caixa de correio existentes e futuros (incluindo mensagens recebidas em uma data posterior) que correspondam aos parâmetros de consulta serão preservados.

  Importante

  Itens marcados como insarquiáveis, geralmente devido à falha na indexação de um anexo, também são preservados porque não é possível determinar se correspondem aos parâmetros de consulta. Para obter mais informações sobre itens parcialmente indexados, confira itens parcialmente indexados na Pesquisa de Conteúdo.

• Retenção baseada em tempo: ambos In-Place Hold e Litigation Hold permitem que você especifique uma duração do tempo para a qual manter itens. A duração é calculada a partir da data em que um item de caixa de correio é recebido ou criado.

  Se sua organização exigir que todos os itens da caixa de correio sejam preservados por um período específico, por exemplo, 7 anos, você poderá criar uma retenção baseada em tempo para que os itens em espera sejam mantidos por um período específico de tempo. Por exemplo, considere uma caixa de correio que é colocada em um In-Place hold baseado em tempo e tem um período de retenção definido como 365 dias. Se um item nessa caixa de correio for excluído após 300 dias da data em que foi recebido, ele será mantido por mais 65 dias antes de ser excluído permanentemente. Você pode usar um In-Place hold baseado em tempo em conjunto com uma política de retenção para garantir que os itens sejam preservados para a duração especificada e removidos permanentemente após esse período.

Você pode usar o Bloqueio In-loco para colocar um usuário em várias retenções. Quando um usuário é colocado em diversas retenções, as consultas de pesquisa de qualquer retenção baseada na consulta são combinadas (com operadores OR ). Nesse caso, o número máximo de palavras-chave em todas as retenções baseadas na consulta colocadas em uma caixa de correio é 500. Se houver mais de 500 palavras-chave, todo o conteúdo na caixa de correio será colocado em retenção (não apenas se o conteúdo que corresponde aos critérios da pesquisa). Todo o conteúdo é retido até que o número total de palavras-chave seja reduzido para 500 ou menos.

Bloqueio In-loco e Retenção de Litígio

Litigation Hold usa a propriedade LitigationHoldEnabled de uma caixa de correio para colocar o conteúdo da caixa de correio em espera. Enquanto In-Place Hold fornece capacidade de retenção granular com base nos parâmetros de consulta e na capacidade de colocar vários portensões, a Retenção de Litígios só permite que você coloque todos os itens em espera. Você também pode especificar um período de duração para manter itens quando uma caixa de correio é colocada em Contencioso Hold. A duração é calculada a partir da data em que um item de caixa de correio é recebido ou criado. Se uma duração não for definida, os itens serão retidos indefinidamente, ou até que a retenção seja removida.

Quando uma caixa de correio é colocada em um ou mais In-Place Hold e em Espera de Litígio (sem um período de duração) ao mesmo tempo, todos os itens são mantidos indefinidamente ou até que os porões sejam removidos. Se você remover a Retenção de Litígios e o usuário ainda estiver colocado em um ou mais In-Place Holds, os itens que correspondem aos critérios de retenção de In-Place serão mantidos para o período especificado nas configurações de retenção.

Colocando uma caixa de correio no In-Place Hold

Usuários autorizados que foram adicionados ao grupo de funções RBAC (controle de acesso baseado em função) do Discovery Management ou atribuídos às funções de gerenciamento de Pesquisa de Retenção Legal e Caixa de Correio podem gerenciar ou remover caixas de correio no In-Place Hold. Você pode delegar a tarefa para gerenciadores de registros, responsáveis pela conformidade ou advogados no departamento jurídico da sua organização, atribuindo os privilégios mínimos. Para saber mais sobre como atribuir o grupo de funções do Gerenciamento de Descobertas, consulte Atribuir permissões de descoberta eletrônica no Exchange.

Você pode usar o assistente de descoberta eletrônica In-Place & Hold no Centro de Administração do Exchange (EAC) ou no New-MailboxSearch e cmdlets relacionados no Exchange Online PowerShell para remover uma caixa de correio no In-Place Hold. Para saber mais sobre como remover uma caixa de correio no In-Place Hold, consulte Remover um In-Place Segurar.

Muitas organizações exigem que os usuários sejam informados quando forem colocados em retenção. Além disso, quando uma caixa de correio está em retenção, nenhuma diretiva de retenção aplicável ao usuário da caixa de correio precisa ser suspensa. Como as mensagens continuam a serem excluídas conforme o esperado, os usuários podem não perceber que estão em retenção. Se sua organização exigir que os usuários em espera sejam informados, você poderá adicionar uma mensagem de notificação à propriedade RetentionComment do usuário da caixa de correio e usar a propriedade RetentionUrl para vincular a uma página da Web para obter mais informações. O Outlook 2010 e posterior exibe a notificação e a URL na área de bastidores. Você deve usar Exchange Online PowerShell para adicionar e gerenciar essas propriedades para uma caixa de correio. Para obter mais informações, consulte Set-Mailbox.

Colocar pastas públicas em espera

Em Exchange Online, você pode colocar pastas públicas em espera usando um In-Place Hold. Não há suporte para usar a Retenção de Litígios para pastas públicas. Quando você cria um In-Place Hold, a única opção é colocar um porão em todas as pastas públicas em sua organização. O resultado é que um In-Place Hold é colocado em todas as caixas de correio de pasta pública.

Além disso, quando você coloca pastas públicas no In-Place Hold, as mensagens de email relacionadas ao processo de sincronização da hierarquia de pasta pública também são preservadas. Isso pode resultar na preservação de milhares de itens de email relacionados à sincronização de hierarquia. Essas mensagens podem preencher a cota de armazenamento da pasta Itens Recuperáveis em caixas de correio de pastas públicas. Para evitar isso, você pode criar um In-Place baseado em consulta Hold e adicionar o seguinte property:value par à consulta de pesquisa:

NOT(subject:HierarchySync*)

O resultado é que qualquer mensagem (relacionada à sincronização da hierarquia de pasta pública) que contém a frase "HierarchySync" na linha de assunto não é colocada em espera.

Isenções e a pasta Itens recuperáveis

In-Place Hold and Litigation Hold usa a pasta Itens Recuperáveis para preservar itens. A pasta Itens Recuperáveis substitui o recurso informalmente conhecido como lixeira em versões anteriores do Exchange. A pasta Itens Recuperáveis está oculta na exibição padrão do Outlook, Outlook na Web (anteriormente conhecida como Outlook Web App) e de outros clientes de email. Para saber mais sobre a pasta Itens Recuperáveis, consulte Pasta Itens Recuperáveis no Exchange Online.

Por padrão, quando um usuário exclui uma mensagem de uma pasta diferente da pasta Itens Excluídos, a mensagem é movida para a pasta Itens Excluídos. Isso é conhecido como mudança. Quando um usuário exclui um item (realizado pressionando as chaves SHIFT e DELETE) ou exclui um item da pasta Itens Excluídos, a mensagem é movida para a pasta Itens Recuperáveis, desaparecendo da exibição do usuário.

Os itens na pasta Itens Recuperáveis são mantidos para o período de retenção de item excluído configurado para a caixa de correio do usuário. Por padrão, o período de retenção de item excluído é de 14 dias para Exchange Online caixas de correio. Você também pode configurar uma cota de armazenamento para a pasta Itens Recuperáveis. Isso protege a organização contra um potencial ataque do DoS (negação de serviço) devido ao rápido crescimento da pasta Itens Recuperáveis. Se uma caixa de correio não for colocada em In-Place Hold ou Litigation Hold, os itens serão limpos permanentemente da pasta Itens Recuperáveis em primeiro lugar, primeiro quando a cota de aviso de Itens Recuperáveis for excedida ou o item residir na pasta por uma duração maior do que o período de retenção de item excluído.

A pasta Itens Recuperáveis contém as seguintes subpastas usadas para armazenar itens excluídos em vários sites e facilitar In-Place Hold e Litigation Hold:

• Exclusões – Os itens removidos da pasta Itens Excluídos ou excluídos de outras pastas são movidos para a subpasta Exclusões e ficam visíveis para o usuário ao usar o recurso Recuperar Itens Excluídos no Outlook e Outlook na Web. Por padrão, os itens permanecem nesta pasta até que o período de retenção de itens excluídos configurado para a caixa de correio expire.

• Purga - Quando um usuário exclui um item da pasta Itens Recuperáveis (usando a ferramenta Recuperar Itens Excluídos no Outlook e Outlook na Web, o item é movido para a pasta Purges. Os itens que excedem o período de retenção de item excluído configurado para a caixa de correio também são movidos para a pasta Purges. Itens nesta pasta não ficam visíveis aos usuários se eles usarem a ferramenta Recuperar Itens Excluídos. Quando o Assistente de Pasta Gerenciada processa a caixa de correio, os itens na pasta Purges são limpos da caixa de correio. Quando você coloca o usuário da caixa de correio em Contencioso Hold, o Assistente de Pasta Gerenciada não limpa itens nesta pasta.

• DiscoveryHold – Se um usuário for colocado em um In-Place Hold, os itens excluídos serão movidos para essa pasta. Quando o Assistente de Pasta Gerenciada processa a caixa de correio, ele avalia as mensagens nesta pasta. Os itens que correspondem à consulta de retenção In-Place são mantidos até o período de retenção especificado na consulta. Se nenhum período de retenção for especificado, os itens são retidos indefinidamente ou até que o usuário seja removido da retenção.

• Versões – Quando um usuário colocado em In-Place Hold ou Litigation Hold, os itens da caixa de correio devem ser protegidos contra adulteração ou modificação pelo usuário ou por um processo. Isso é feito usando um processo de cópia na gravação. Quando um usuário ou processo altera propriedades específicas de um item de caixa de correio, uma cópia do item original é salva na pasta Versões antes que a alteração seja aplicada. O processo é repetido para alterações subsequentes. Os itens capturados na pasta Versões também são indexados e retornados em pesquisas de descoberta eletrônica. Após a remoção da retenção, as cópias na pasta Versões são removidas pelo Assistente de Pasta Gerenciada.

• SubstrateHolds - Se In-Place Hold, Litigation Hold ou uma política de retenção do Microsoft 365 ou Office 365 Teams Chat estiver habilitada, essa subpasta conterá a cópia original da mensagem do Teams se a mensagem tiver sido modificada ou excluída. Uma cópia do item antes da modificação ser salva. Esta pasta não é visível para os usuários finais.

Propriedades que iniciam a cópia-na-gravação

Embora as pastas DiscoveryHold, Purges e Versions não estejam visíveis para o usuário, todos os itens da pasta Itens Recuperáveis são indexados pelo Exchange Search e são detectáveis usando In-Place descoberta eletrônica. Depois que um usuário de caixa de correio é removido de In-Place Hold ou Litigation Hold, os itens nas pastas DiscoveryHold, Purges e Versions são limpos pelo Assistente de Pasta Gerenciada.

Isenções e cotas de caixa de correio

Itens na pasta Itens Recuperáveis não são calculados na cota de caixa de correio do usuário. Em Exchange Online, a pasta Itens Recuperáveis tem sua própria cota. Para o Exchange, os valores padrão para as propriedades de caixa de correio RecoverableItemsWarningQuota e RecoverableItemsQuota são definidos como 20 GB e 30 GB, respectivamente. Em Exchange Online, a cota para a pasta Itens Recuperáveis (na caixa de correio primária do usuário) é automaticamente aumentada para 100 GB quando você coloca uma caixa de correio em Contencioso Hold ou In-Place Hold. Quando a cota de armazenamento da pasta Itens Recuperáveis na caixa de correio principal de uma caixa de correio em espera está quase atingindo o limite, você pode fazer o seguinte:

• Habilitar a caixa de correio de arquivo e ativar o arquivamento de expansão automática – você pode habilitar uma capacidade de armazenamento ilimitada para a pasta Itens Recuperáveis simplesmente habilitando a caixa de correio de arquivo e ativando o recurso de arquivamento de expansão automática em Exchange Online. Isso resulta em 110 GB para a pasta Itens Recuperáveis na caixa de correio primária e uma quantidade ilimitada de capacidade de armazenamento para a pasta Itens Recuperáveis no arquivo do usuário. Confira como: Habilitar caixas de correio de arquivo no portal de conformidade e Habilitar o arquivamento ilimitado – Administração ajuda.

  Observação

  • Após habilitar o arquivamento para uma caixa de correio que está prestes a exceder a cota de armazenamento da pasta Itens Recuperáveis, convém executar o Assistente de Pasta Gerenciada para disparar manualmente o assistente para processar a caixa de correio, de modo que os itens expirados sejam movidos para a pasta Itens Recuperáveis na caixa de correio de arquivo morto. Para obter instruções, consulte Etapa 4 em Aumentar a cota de Itens Recuperáveis para caixas de correio em espera.

  • Os demais itens na caixa de correio do usuário podem ser movidos para a nova caixa de correio de arquivo morto. Considere informar ao usuário que isso pode acontecer depois que você habilita a caixa de correio de arquivo morto.

• Criar uma política de retenção personalizada para caixas de correio em espera - Além de habilitar a caixa de correio de arquivo e o arquivamento de expansão automática para caixas de correio em Contencioso Hold ou In-Place Hold, você também pode querer criar uma política de retenção de MRM personalizada em Exchange Online para caixas de correio em espera. Isso permite aplicar uma política de retenção para caixas de correio em espera diferente da Política de MRM Padrão que é aplicada às caixas de correio que não estão em espera. Isso permite aplicar marcas de retenção especificamente projetadas para caixas de correio em espera. Isso inclui a criação de uma nova marca de retenção para a pasta Itens Recuperáveis.

Para obter mais informações, consulte Aumentar a cota de itens recuperáveis para caixas de correio em espera.

Isenções e encaminhamento de email

Os usuários podem usar o Outlook e Outlook na Web para configurar o encaminhamento de email para sua caixa de correio. O encaminhamento de email permite que os usuários configurem suas caixas de correio para encaminhar mensagens de email recebidas para outra caixa de correio localizada dentro ou fora de sua organização. Email encaminhamento pode ser configurado para que qualquer mensagem enviada para a caixa de correio original não seja copiada para essa caixa de correio e seja enviada apenas para o endereço de encaminhamento.

Se o encaminhamento de email estiver configurado para uma caixa de correio e as mensagens não forem copiadas para a caixa de correio original, o que acontecerá se a caixa de correio estiver em espera? As configurações de retenção para a caixa de correio são verificadas durante o processo de entrega. Se a mensagem atender aos critérios de espera da caixa de correio, uma cópia da mensagem é salva na pasta Itens recuperáveis. Isso significa que você pode usar ferramentas de descoberta eletrônica para pesquisar a caixa de correio original para encontrar mensagens que foram encaminhadas para outra caixa de correio.

Excluir uma caixa de correio em espera

Quando você exclui a conta correspondente do Microsoft 365 ou Office 365 para uma caixa de correio que foi colocada em Contencioso Hold ou In-Place Hold, a caixa de correio é convertida em uma caixa de correio inativa, que é um tipo de caixa de correio excluída sem exclusão. Caixas de correio inativas são usadas para preservar o conteúdo da caixa de correio de um usuário depois que elas saem da sua organização. Os itens em uma caixa de correio inativa são preservados durante o porão que foi colocado na caixa de correio antes de ficar inativo. Isso permite que administradores, oficiais de conformidade ou gerentes de registros usem a ferramenta Pesquisa de Conteúdo no portal de conformidade do Microsoft Purview para acessar e pesquisar o conteúdo de uma caixa de correio inativa. As caixas de correio inativas não podem receber emails e não são exibidas no catálogo de endereços compartilhados da sua organização ou em outras listas. Para obter mais informações, consulte Visão geral das caixas de correio inativas.