Exchange Server 2007

Exchange & Outlook: Juntos são ainda melhores

Michael Khalili

Visão geral:

• Instalação simplificada
• Integração de correio de voz, fax e email
• Pastas gerenciadas para conformidade

Há anos o Microsoft Exchange Server e o Outlook fornecem serviços de email confiáveis a milhões de pessoas, ajudam na colaboração mútua e no gerenciamento de calendários e facilitam a organização dos contatos. Alguns podem se perguntar o que essa combinação faria para melhorá-los ainda mais. Bem, o Exchange Server 2007

e o Microsoft Office Outlook 2007 serão lançados em breve e, juntos, oferecerão um salto quântico no âmbito das comunicações e da colaboração.

Os avanços oferecidos pelo Exchange Server 2007 e pelo Office Outlook® 2007 são visíveis desde o momento da instalação do cliente Outlook. Nas versões anteriores, o Outlook esperava que o usuário soubesse o nome do seu servidor de caixas de correio do Exchange, algo algo que representava um obstáculo para muitos usuários. Isso gerava chamadas freqüentes à assistência técnica ou scripts de inicialização complicados. Ambos os procedimentos aumentavam o custo e a complexidade da execução de um ambiente de troca de mensagens eficaz. Agora, com o serviço Web Descoberta Automática do Exchange, o Outlook poderá configurar automaticamente a conta se o cliente estiver inscrito no domínio. Se o cliente não tiver ingressado no domínio, será necessário que o usuário insira somente o nome, o email e a senha. O Outlook e o Exchange descobrirão o restante (consulte a Figura 1).

Figura 1** Configuração de conta **(Clique na imagem para aumentar a exibição)

De modo semelhante, antigamente (ou quase isso), os usuários não só tinham de configurar o Outlook para o uso inicial, como também eram responsáveis por reconfigurá-lo sempre que mudassem para outro servidor de email. Mesmo quando recebem um email avisando sobre a iminente migração da caixa de correio, os usuários muito ocupados não costumam dar importância — até que numa manhã descobrem que estão bloqueados do Outlook. A essa altura, mais uma chamada é feita ao suporte técnico. Os serviços Web Descoberta Automática resolvem isso também. Quando um usuário é movido de um servidor de caixa de correio para outro, o Outlook reconhece que a antiga configuração deixou de ser válida, consulta o serviço Web Descoberta Automática novamente e reconfigura o cliente para a nova caixa de correio. Todo esse processo é completamente transparente ao usuário final.

Reinvenção do calendário

No passado, a maior parte da lógica de calendário residia no Outlook. Cada atualização de reunião era tratada como um convite separado e, portanto, as notificações poderiam ser aceitas fora de ordem. Se duas atualizações de reunião fossem enviadas uma seguida da outra, e um destinatário aceitasse a segunda atualização antes da primeira, poderia ficar com informações desatualizadas em seu calendário. Além disso, acessar as informações do Outlook usando Smartphones ou PDAs poderia levar a informações de disponibilidade divergentes, de acordo com o método pelo qual os usuários visualizam os dados.

A solução foi mover toda a lógica de calendário do cliente Outlook para o Exchange Server 2007. Quando uma solicitação de reunião é recebida pelo servidor, a reunião é automaticamente colocada no calendário como provisória até que o usuário decida aceitar ou declinar o compromisso. Se alguma alteração de horário ou local da reunião for recebida, o compromisso será atualizado automaticamente e o convite antigo será marcado como desatualizado para que os usuários não o aceitem acidentalmente. Essa lógica é consistente entre todos os clientes — Office Outlook, Outlook Web Access, Outlook Mobile ou outro cliente de terceiros. Portanto, somente as reuniões corretas e atualizadas permanecem presentes.

Com o calendário tão preciso e confiável, é possível oferecer um novo conjunto de ferramentas que aumentam a produtividade dos usuários. Antes, não era fácil agendar reuniões com vários funcionários ocupados. Os usuários tinham de encontrar horários livres para reuniões manualmente, percorrendo dias de informações para localizar um horário adequado para todos os participantes. Agora, o Assistente de Agendamento do Outlook 2007, mostrado na Figura 2, encontrará o melhor horário para todos. Depois de incluir os participantes obrigatórios e opcionais, bem como salas ou recursos desejados, o Assistente de Agendamento apresenta uma exibição codificada por cores com os melhores dias para a reunião. Quando uma data é escolhida, o mesmo esquema é usado para encontrar o melhor horário naquele dia.

Figura 2** Assistente para configuração **(Clique na imagem para aumentar a exibição)

O Assistente de Agendamento prioriza primeiro os participantes obrigatórios, depois os opcionais e, por fim, salas ou recursos necessários para determinar o horário ideal para a reunião. O Assistente de Agendamento também adapta facilmente questões como horário de trabalho flexível e diferentes fusos horários. Os usuários podem configurar seu próprio horário de trabalho, definindo a hora em que chegam e quando saem do escritório. Portanto, um funcionário que não acorda cedo, e não chega ao trabalho antes das 9 ou 10 horas da manhã, pode definir seu expediente a partir desse horário. Quando os outros precisarem agendar uma reunião, um horário mais cedo, por exemplo, 8 horas, não será sugerido. Se dois grupos em fusos horários diferentes — digamos, um em Londres e outro em Los Angeles — precisarem se reunir, serão sugeridos somente os horários incluídos nos dias úteis de ambos. Para os londrinos, a reunião será no fim da tarde e para os funcionários de Los Angeles, logo no primeiro horário da manhã, em vez de um compromisso às 2 horas da manhã no fuso horário de um local ou do outro.

Como encontrar uma agulha num palheiro

Com o passar dos anos, o número de emails que chegam à Caixa de entrada do usuário comum cresceu num ritmo alarmante. Embora há algum tempo uma caixa de correio de um local de trabalho típico pudesse conter somente algumas centenas de mensagens, hoje em dia algumas pessoas recebem o mesmo volume em um dia. Soterrada nessa avalanche de mensagens está uma profusão de informações essenciais às operações de qualquer empresa. Encontrar as informações corretas quando você precisa pode ser um desafio e tanto.

Os recursos de pesquisa do Office Outlook 2007 e do Exchange Server 2007 foram amplamente aperfeiçoados em relação às versões anteriores. Esteja o usuário no modo online ou cache, os mesmos algoritmos de pesquisa são aplicados à mensagem. No modo online, a solicitação de pesquisa é enviada ao servidor Exchange, onde a pesquisa é executada. O Indexador de Conteúdo do Exchange, que chega a ser 35 vezes mais rápido que o indexador do Exchange Server 2003, é usado para garantir que as mensagens sejam rapidamente encontradas e recuperadas. No modo cache, o Outlook usa a Pesquisa Instantânea, com base no Windows® Desktop Search 3.0, consolidando os mecanismos de indexação e reduzindo o tempo de CPU. A pesquisa pode ser feita no texto encontrado nos campos assunto, de, para, no corpo da mensagem ou até mesmo em anexos, conforme mostra a Figura 3.

Figura 3** Novas maneiras de pesquisar aquele email importante **(Clique na imagem para aumentar a exibição)

Acesso em qualquer lugar com a Unificação de Mensagens

A Unificação de Mensagens do Exchange, um componente integrado do Exchange Server 2007, traz todos os tipos de comunicações empresarias para uma única Caixa de entrada, que inclui emails, correio de voz e fax. Nos sistemas tradicionais, o correio de voz está disponível pelo telefone, os emails pelo computador e o fax por uma máquina de fax dedicada. A Unificação de Mensagens do Exchange permite que o usuário escolha o melhor cliente para suas necessidades de acordo com local e horário específicos. No Outlook, as mensagens de voz e fax aparecem na Caixa de entrada, bem ao lado das mensagens de email. Quando selecionada, a mensagem do correio de voz contém um player incorporado para que possa ser reproduzida diretamente do painel de leitura (consulte a Figura 4).

Figura 4** Como reproduzir mensagens do correio de voz pelo Outlook **(Clique na imagem para aumentar a exibição)

O Outlook também permite a manipulação de mensagens em contexto. Geralmente, quando você ouve um correio de voz, faz algumas anotações em um pedaço de papel. Como não são associadas à mensagem, essas anotações podem ser perdidas — o que está bem longe de ser um modelo de comunicação eficiente. Com a Unificação de Mensagens do Exchange, as anotações podem ser feitas diretamente no Outlook. Elas são mantidas com a mensagem e são indexadas como um texto que pode ser pesquisado, garantindo que as anotações sempre sejam exibidas no contexto desta mensagem do correio de voz. Portanto, podem ser localizadas rapidamente com a pesquisa aperfeiçoada do Exchange Server 2007 e do Office Outlook 2007.

O Outlook também pode gerenciar várias opções de correio de voz (consulte a Figura 5) permitindo, entre outras coisas, que os usuários alterem o PIN (Número de Identificação Pessoal) usando o próprio cliente. (A redefinição do PIN é a maior fonte de chamadas ao suporte técnico referentes aos sistemas de correio de voz.) Com as opções do Outlook, os usuários poderão gerar um novo PIN e o recebê-lo por email. Esse PIN oferece acesso único à interface de telefone da Unificação de Mensagens do Exchange e ao Outlook Voice Access, de onde será emitida uma solicitação de alteração do PIN.

Figura 5** A Unificação de Mensagens inclui uma opção de redefinição do PIN **(Clique na imagem para aumentar a exibição)

Para segurança e proteção

Hoje em dia, as organizações enfrentam várias ameaças ao ambiente de troca de mensagens. O Outlook e o Exchange trabalham em conjunto para combater tais ameaças. O Spam é apenas uma dessas ameaças e o Office Outlook 2007 adiciona suporte aos Carimbos Postais do Outlook, uma nova maneira de combate ao Spam. O Outlook executa um pequeno quebra-cabeça computacional na saída de emails e anexa a resposta ao quebra-cabeça na mensagem. Em seguida, o Exchange verifica os resultados. Embora esses quebra-cabeças de computação usem um tempo relativamente baixo de CPU quando executados individualmente, como em um email legítimo comum, se a máquina de um remetente de Spams criar esses quebra-cabeças para um email em massa, a taxa em sua máquina será extrema. Portanto, uma mensagem com um Carimbo Postal para Emails do Outlook tem probabilidade muito maior de ser legítima do que uma mensagem sem esse recurso, e o Exchange considera esse aspecto ao determinar a validade de cada mensagem de email.

Além das antigas ameaças como Spams, novos esquemas legais estão mudando os requisitos dos sistemas de troca de mensagens. Regulamentações como a Lei Sarbanes-Oxley, o HIPPA e o Acordo de Basiléia II impõem regras rígidas para a retenção ou destruição de registros. Para atender a essa nova necessidade, o Exchange e o Outlook apresentam Pastas gerenciadas. Essas pastas são configuradas por um administrador para mensagens de um determinado tipo. No Outlook, o usuário final vê essas pastas com uma descrição do que cada uma deverá armazenar (consulte a Figura 6). As mensagens também podem ser enviadas automaticamente para uma determinada pasta com o uso das regras de transporte do Exchange. Quando armazenadas em uma determinada Pasta gerenciada, as mensagens passam a obedecer às diretrizes de arquivamento, retenção e validade dessa pasta e automaticamente serão tratadas de maneira coerente com a política da organização.

Figura 6** As pastas gerenciadas impõem o cumprimento das regras de email **(Clique na imagem para aumentar a exibição)

A despeito dos melhores esforços, vez por outra ocorrem violações de conformidade. Nesses casos, a rapidez na identificação e no reparo é imprescindível. A pesquisa rápida do Exchange torna-se uma ferramenta fundamental para os responsáveis pela conformidade de encontrarem indícios que levem à identificação de violações à conformidade. As pesquisas podem ser feitas em várias caixas de email a fim de rastrear e corrigir tais violações.

Um ambiente mais gerenciável

Juntos, o Exchange Server 2007 e o Office Outlook 2007 oferecem um sistema de troca de mensagens mais sofisticado que o das versões anteriores. Eles colocarão todas as comunicações vitais de sua empresa em um único local, facilitando sua localização e configuração, e aumentando a segurança e a conformidade. Juntos, levarão a colaboração e a comunicação a um novo patamar.

Michael Khalili é o gerente de produto do Exchange Server, responsável pelo Acesso para Clientes e pela Unificação de Mensagens. Entre outras atribuições, Michael também é responsável pela integração entre o Outlook e o Exchange.

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