Comunicações

Uma alternativa poderosa para pastas públicas

Alan Maddison

Visão geral:

• Compartilhar calendários e contatos
• Comunicar com blogs e wikis
• Compartilhar e gerenciar documentos

As pastas públicas existem desde a primeira versão do Microsoft Exchange, com o objetivo original de fornecer uma plataforma básica para compartilhamento de documentos, arquivamento de listas de distribuição e desenvolvimento de aplicativos personalizados. Desde o início,

porém, os administradores sofrem com o gerenciamento e usam o que se tornou uma elemento cada vez mais complexo de muitos ambientes do Exchange. Embora o Exchange Server 2007 introduza algumas melhorias significativas no gerenciamento de pastas públicas, o desafio permanece. As pastas públicas simplesmente não oferecem a plataforma robusta de gerenciamento de documentos e de colaboração de que as empresas precisam atualmente.

A Microsoft declarou que o Exchange Server 2007 pode ser a última versão do produto com suporte para pastas públicas. Já que elas possuem total suporte, e continuarão a tê-lo por mais dez anos após o lançamento do Exchange Server 2007, este é um bom momento para examinar uma alternativa.

Felizmente, a Microsoft forneceu uma opção interessante com o lançamento do MOSS (Microsoft® Office SharePoint® Server) 2007. O MOSS 2007 oferece a plataforma de que as empresas e os administradores de TI precisam para substituir e ir além dos recursos oferecidos pelas pastas públicas. Neste artigo, demonstro que o MOSS apresenta uma estrutura robusta e poderosa que pode oferecer recursos muito mais importantes do que as pastas públicas do Exchange. Em especial, descrevo como usar o SharePoint para tarefas normalmente executadas por meio das pastas públicas, como compartilhar calendários, contatos e documentos.

Tenha em mente que você ainda precisará das pastas públicas, pelo menos até atualizar seus clientes. Os clientes do Microsoft Outlook®, desde o Outlook 97 até o Outlook 2003, precisam das pastas públicas por diversos motivos, incluindo o Catálogo de Endereços Offline, a Biblioteca de Formulários Organizacionais e pesquisas de disponibilidade. Assim que você migrar para o Outlook 2007 e o Exchange Server 2007, poderá eliminar totalmente o uso das pastas públicas quando estiver pronto.

Calendários do SharePoint

Os calendários compartilhados são comumente usados nas pastas públicas, e o SharePoint facilita muito a tarefa de substituir um calendário seu por um calendário da pasta pública. Embora uma instalação padrão de um site do SharePoint inclua um calendário, você provavelmente precisará criar vários calendários para acomodar as necessidades da sua organização. Para provar isso, descreverei a criação de um calendário compartilhado por uma equipe de recursos humanos. A primeira etapa é selecionar Exibir Todo o Conteúdo do Site, que normalmente é mostrado no canto superior esquerdo do site do SharePoint (consulte a Figura 1).

Figura 1** Criando um novo conteúdo de site **

Depois de selecionar Exibir Todo o Conteúdo do Site, clique no botão Criar (que também é mostrado na Figura 1). Depois que a página Criar for carregada, você verá as opções de tipo de conteúdo padrão (como mostra a Figura 2). Para criar um calendário, selecione Calendário na coluna Controle. Em seguida, preencha os campos de nome e descrição e escolha se irá incluir o calendário na seção Links Rápidos.

Figura 2** A página Criar exibe várias opções padrão **

Nesse momento, o calendário é criado. O usuário tem a opção de exibir o calendário compartilhado pelo site do SharePoint ou diretamente de dentro do Outlook. Se escolher a segunda alternativa, o usuário terá de se conectar ao calendário usando um navegador da Web, abrir o menu Ações e selecionar a opção Conectar-se ao Outlook.

Quando a conexão é realizada pela primeira vez, o Outlook exibe um aviso de segurança para lembrar aos usuários que eles devem se conectar apenas a fontes conhecidas e confiáveis. Ao selecionar Sim, o calendário se conectará ao Outlook. A Figura 3 mostra a exibição padrão, que exibe os calendários do SharePoint e do Outlook lado a lado.

Figura 3** Exibindo os calendários do SharePoint e do Outlook lado a lado **

Depois que o calendário se conecta ao Outlook, pode ocorrer uma sincronização bidirecional. Os eventos inseridos por meio do Outlook são sincronizados com o SharePoint, e todos os usuários que exibirem o calendário poderão ver as entradas atualizadas. Além disso, se você tiver habilitado o suporte a SMTP dentro do SharePoint, os eventos poderão ser enviados por email diretamente ao calendário, e o SharePoint adicionará essas entradas.

Contatos do SharePoint

Contatos compartilhados, que também dependem de pastas públicas, são usados por muitas organizações. Também neste caso, o SharePoint fornece uma alternativa mais robusta, facilitando a criação e o gerenciamento das listas de contatos. Continuando com o mesmo exemplo, agora mostrarei como criar uma lista de contatos compartilhados para o departamento de recursos humanos.

Novamente, selecione Exibir Todo o Conteúdo do Site e clique no botão Criar. Selecione o link Contatos na coluna Comunicações. É exibida uma tela em que são fornecidas informações para a configuração de Nome, Descrição e Link Rápido (consulte a Figura 4). Ao concluir essas informações, simplesmente clique no botão Criar e uma nova lista Contatos será criada.

Figura 4** Preenchendo a configuração de Nome, Descrição e Link Rápido **

Comunicação do usuário

Você também pode usar o SharePoint para criar um quadro de discussões (também conhecido como lista de discussão). Assim como ocorre com Calendários e Contatos, o processo de criação é muito simples: selecione Exibir Todo o Conteúdo do Site, clique no botão Criar e selecione o link Quadro de Discussão na coluna Comunicações. Como você fez anteriormente, preencha as informações apropriadas para a configuração de Nome, Descrição e Link Rápido e, em seguida, clique no botão Criar. A Figura 5 mostra um quadro de discussão com alguns exemplos de postagens.

Figura 5** Um exemplo de quadro de discussão com algumas postagens **

Além dos quadros de discussão, o SharePoint Server agora oferece suporte a duas ferramentas de comunicação conhecidas: blogs e wikis. Não disponíveis em pastas públicas, as ferramentas de blogs e wikis são novidade no SharePoint Server 2007 e fornecem ao conjunto de recursos habilidades de colaboração interessantes e úteis.

Os blogs fornecem um fórum interativo em que um blogger pode compartilhar facilmente pensamentos e idéias, postando-os em um site da Web. Em geral, essas postagens são categorizadas para facilitar aos leitores a localização de postagens de seu interesse. Ao mesmo tempo, os leitores podem fornecer respostas aos comentários de um blogger. Em uma empresa, por exemplo, os membros de gerenciamento executivo talvez tenham de manter um blog. Essa pode ser uma poderosa ferramenta de comunicação com os funcionários, e ela ainda oferece aos membros da equipe um meio de compartilhar idéias e manter uma comunicação fluente em todos os níveis.

Criar um blog em um SharePoint é fácil. A primeira etapa é selecionar Exibir Todo o Conteúdo do Site, clicar no botão Criar, em Sites e em Espaços de Trabalho sob a coluna Páginas da Web. Isso leva você à página Novo Site do SharePoint, em que é necessário fornecer Título, Nome e URL para o site. Depois você escolhe um modelo para o site, neste caso, escolha o modelo Blog. As últimas três opções de configuração são para permissões, navegação e lista de diretórios de site. Depois de concluir todas as opções necessárias, pressione o botão Criar. Isso criará um subsite, dentro do site de nível superior, contendo bibliotecas e listas que fornecem recursos de blog. Assim que o processo for concluído, você será encaminhado ao novo blog.

Wiki é outra ótima ferramenta projetada para uma criação com muito mais colaboração. Os usuários podem adicionar, remover e editar o conteúdo do site, assim como vincular várias páginas. A maneira mais fácil de criar um wiki é selecionar Exibir Todo o Conteúdo do Site, clicar no link Criar e selecionar a opção Biblioteca de Páginas Wiki listada na coluna Bibliotecas. Depois de preencher os campos de configuração obrigatórios de Nome, Descrição e Navegação, pressione o botão Criar para concluir. Para obter mais informações sobre o uso de wikis no SharePoint, consulte o artigo "Wiki enquanto você trabalha" na edição de janeiro de 2007 da TechNet Magazine.

Bibliotecas do SharePoint

As pastas públicas, na verdade, tornaram-se repositórios de documentos, fornecendo um local central no qual os usuários podem acessar e compartilhar documentos com facilidade. Como os administradores do Exchange descobriram há anos, essa é uma das aplicações básicas que tornaram as pastas públicas tão complicadas. Além de causar um aumento na entrada e saída do Exchange para o banco de dados das pastas públicas, isso também afeta a replicação em toda a infra-estrutura do Exchange. As bibliotecas do SharePoint são uma excelente alternativa, aliviando a demanda do Exchange e de seus recursos.

A Biblioteca do SharePoint é um local dentro de um site do SharePoint que permite armazenar e gerenciar arquivos. Há vários tipos de Bibliotecas que incluem Imagem, página Wiki, Formulários e Documento. Ao considerar um substituto para as pastas públicas, a Biblioteca de Documentos é a escolha mais apropriada. A Biblioteca de Documentos oferece suporte a armazenamento, gerenciamento e, em alguns casos, criação de documentos dentro do site do SharePoint.

Muitos tipos diferentes de arquivos podem ser armazenados em uma Biblioteca de Documentos, mas outros, como arquivos executáveis e de scripts, são restritos por padrão por motivos de segurança. Essas restrições, entretanto, podem ser configuradas por meio da seção Operações do site Administração Central do SharePoint.

Uma instalação padrão do MOSS inclui uma Biblioteca de Documentos que pode ser personalizada. A maioria das organizações pensará em criar várias bibliotecas para oferecer suporte às suas diferentes unidades de negócio. Essa é uma tarefa fácil usando as ferramentas fornecidas pelo SharePoint. Por exemplo, ao implantar uma Biblioteca de Documentos para o departamento de recursos humanos, selecione Exibir Todo o Conteúdo do Site, clique no link Criar e escolha a opção Biblioteca de Documentos listada na coluna Bibliotecas. Você verá diversas configurações a serem definidas: fornecer um nome e uma descrição para a biblioteca, especificar se a biblioteca será incluída na seção Links Rápidos, escolher se o controle de versões será habilitado e selecionar um formato padrão para os novos documentos criados diretamente na biblioteca.

Preste especial atenção à opção Histórico de Versão do Documento. A seleção padrão para ela é desabilitada. Entretanto, o controle de versões pode ser útil e apropriado em vários ambientes. Além de armazenar cópias históricas de documentos, essa funcionalidade controla quando as alterações são feitas e quem as faz, e também fornece a capacidade de exibir e restaurar versões anteriores.

A Figura 6 mostra a Biblioteca de Documentos recentemente criada com alguns documentos que foram carregados. Depois de criar suas bibliotecas de documentos, você poderá disponibilizar esses repositórios pelo Microsoft Outlook e pelo Windows® Explorer. O Outlook permite obter o conteúdo de uma Biblioteca de Documentos offline e oferece uma cópia somente leitura para os usuários que não possuem acesso à rede. O acesso por meio do Windows Explorer tira proveito de Meus locais de rede. Ao inserir a URL da Biblioteca de Documentos, você poderá fornecer acesso aos seus usuários. Em documentos maiores, você poderá considerar o uso da Diretiva de Grupo para implantar esses locais de rede.

Figura 6** Biblioteca de Documentos, contendo alguns documentos que foram carregados **

Além das noções básicas

O SharePoint fornece um conjunto de recursos muito superior ao fornecido pelas pastas públicas. Além de apresentar algumas funcionalidades comuns das pastas públicas, o SharePoint Server também fornece recursos mais poderosos capazes de incrementar essas funcionalidades. Esses recursos aprimorados incluem:

• Histórico de versões
• Controle de aprovação
• Procedimentos de check-out
• Controle de fluxo de trabalho
• Diretivas de retenção de documentos
• Auditoria
• RSS

Recursos como esses são essenciais para qualquer plataforma de gerenciamento de conteúdo corporativo, e o SharePoint fornece uma estrutura de trabalho robusta que os administradores podem usar com tranqüilidade. Essa funcionalidade aprimorada pode ser habilitada para vários recursos do SharePoint, incluindo calendários, tarefas, quadros de discussão e bibliotecas de documentos.

Para configurar essa funcionalidade, selecione o menu Configurações e escolha a opção de configurações, por exemplo, a opção Definições da Biblioteca de Documentos, como mostra a Figura 7. Será exibida a página Configurações, na qual é possível exibir todas as opções de configuração e personalização disponíveis. As configurações de Controle de Versão na coluna Configurações Gerais, por exemplo, permitem configurar o histórico de versões.

Figura 7** Selecionando a opção de configurações para definir a funcionalidade aprimorada **

Como mencionei anteriormente, essa funcionalidade fornece um registro das alterações do documento, incluindo quem as fez e quando elas foram feitas, e permite ao usuário exibir e restaurar versões anteriores, se necessário. Também é possível controlar quantas versões são armazenadas pelo SharePoint. Quando o limite é alcançado, os itens são excluídos sem serem enviados à Lixeira do SharePoint.

A seção Controle de Versão também permite configurar os requisitos de Aprovação de Conteúdo e Check-out necessários. Quando a opção Aprovação de Conteúdo é habilitada, todo item enviado deve ser aprovado antes de estar disponível para outros usuários. Os itens que não são aprovados permanecem em um estado pendente. O processo de Check-out fornece um controle de conteúdo, impedindo que vários usuários trabalhem em um arquivo ao mesmo tempo.

O fluxo de trabalho é outro recurso útil oferecido pelo SharePoint que não está disponível nas pastas públicas. Basicamente, os fluxos de trabalho oferecem uma abordagem estruturada aos processos corporativos que podem ajudar a simplificar as operações da sua empresa. Implementados dentro do SharePoint, os fluxos de trabalho são uma série de tarefas predefinidas que automatizam o movimento de um documento por meio do processo designado. O processo pode ser iterativo, exigindo que cada etapa seja concluída antes de passar para a seguinte, ou pode ser paralelo, permitindo que qualquer tarefa seja concluída a qualquer momento. Os fluxos de trabalho padrão incluídos com o SharePoint são:

• Aprovação
• Coletar Comentários
• Coletar Assinaturas
• Aprovação de Disposição

As diretivas de gerenciamento de informações são usadas para impor a conformidade com os regulamentos e os requisitos corporativos. As diretivas consistem em um conjunto de regras relacionadas a gerenciamento e controle de documentos. O SharePoint Server oferece suporte a regras personalizadas, mas inclui regras padrão úteis como:

• Auditoria
• Expiração
• Rótulos
• Códigos de barras

A auditoria fornece a capacidade de registrar eventos com base em um conjunto de ações definidas dentro das configurações do site. Você pode controlar essas ações abrindo um documento, baixando ou exibindo um item ou suas propriedades, editando um documento, fazendo check-in ou check-out do documento, movendo ou copiando itens e excluindo ou restaurando itens.

A expiração de conteúdo permite excluir conteúdo para manter a conformidade com as diretivas de retenção de dados da sua organização. A expiração de dados pode ocorrer em uma data específica ou em um período fixo depois da ocorrência de um determinado evento, como a criação de um documento.

Os rótulos são usados com a impressão, adicionando texto à cópia impressa. Na prática, essa política pode ter diversas utilidades. Por exemplo, você pode exigir que todos os documentos de recursos humanos compartilhados na Biblioteca de Documentos tenham um aviso de confidencialidade, para que estejam em conformidade com os regulamentos do departamento jurídico.

Os códigos de barras fornecem um método de rastreamento formal para documentos online e impressos. O SharePoint criará um identificador exclusivo para cada documento, e os usuários terão a capacidade de inserir uma imagem do código de barras em seus documentos.

Outro aprimoramento importante que o SharePoint oferece é sua integração com RSS feeds. Calendários, contatos, bibliotecas de documentos e quadros de discussão, tudo fornecerá um RSS feed no qual o usuário poderá se inscrever. Seus usuários poderão receber atualizações automáticas para ajudar a manter o controle de suas responsabilidades diárias, bastando para isso ter um leitor RSS, como o Outlook 2007.

Últimas palavras

O Microsoft Office SharePoint Server 2007 fornece recursos de nível empresarial e oferece uma alternativa muito mais poderosa para as pastas públicas do Exchange. Com uma estrutura de trabalho administrativa robusta, fica fácil implementar uma solução para compartilhar calendários, contatos e documentos. Você também pode criar diversos meios de comunicação, incluindo fóruns de discussão, blogs e wikis.

Alan Maddison é consultor sênior em aplicação da tecnologia Microsoft da MTI Technology Corporation. Seu foco principal é o Active Directory, o Exchange Server e virtualização.

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