Comunicações

Implantando a Unificação de Mensagens com o Exchange Server 2007

Jeff Goodwin

Visão geral:

• Noções básicas de telefonia
• Considerações sobre o design de Unificação de Mensagens
• Migrando seus usuários

Então você decidiu implantar a Unificação de Mensagens do Exchange Server 2007 em seu ambiente. Você instalou uma função de servidor Unificação de Mensagens, a integrou ao seu PBX existente e agora você e outros 10 funcionários da empresa possuem correio de voz, email e mensagens de fax armazenadas no Exchange. Em alguma ocasião talvez

você tenha considerado esta uma grande conquista. Mas como você implantará os mesmos recursos para milhares de assinantes, espalhados por vários locais, sem causar impacto nos negócios?

Espero que este artigo o ajude. Eu o escrevi para ajudá-lo a compreender como implantar a Unificação de Mensagens em seu ambiente e para ajudar a desmistificar os conceitos de telefone associados a uma implantação como essa. Se você precisar de assistência com a instalação, configuração ou recursos da Unificação de Mensagens do Exchange Server 2007, consulte a barra lateral "Recursos da Unificação de Mensagens", no final deste artigo. Além disso, a Microsoft identificou empresas como a Unified Messaging Specialists para auxiliar clientes fornecendo consultoria, design e implantação da Unificação de Mensagens do Exchange Server 2007. Se você precisar de ajuda com a instalação, configuração ou implantação, entre em contato com um desses especialistas, também listados na barra lateral.

Introdução

As tecnologias de unificação de mensagens não são novas para o Exchange; muitas organizações oferecem produtos assim para integração com ele. No entanto, essa é a primeira versão do Exchange que oferece suporte nativo à unificação de mensagens. Desde a sua introdução, muitos clientes implantaram a Unificação de Mensagens do Exchange Server 2007 em pequenos grupos em suas organizações. No entanto, por vários motivos, a Unificação de Mensagens nem sempre é implantada para todos os usuários. Um problema é que muitos administradores do Exchange não conhecem bem os conceitos de telefonia e as tecnologias necessárias para a implementação de serviços de unificação de mensagens e têm lutado com o projeto e com a implantação dessas soluções em suas empresas.

Assim como acontece com qualquer projeto de implantação, uma abordagem de fases normalmente rende os melhores resultados. Os cinco estágios — planejamento da arquitetura, o teste da solução, o piloto de uma comunidade de usuários e a migração dos usuários para o novo sistema — são aspectos de um projeto de unificação de mensagens que devem ser considerados. É fundamental que você inclua os grupos de TI e de telecomunicações de sua organização no planejamento do projeto.

Muitos recursos que os usuários aceitam como certos em plataformas de correio de voz tradicionais devem ser duplicados ou, se isso não for possível, uma solução alternativa deve ser projetada para diminuir o impacto nas comunidades de usuários quando um novo sistema for implementado. Essa é uma área fundamental em que a sua equipe de telecomunicações deverá ajudá-lo. Ao mesmo tempo, a equipe de telecomunicações terá de aprender com a equipe de TI o que é preciso para administrar, solucionar problemas e oferecer suporte à nova plataforma de correio de voz após a implantação.

Noções básicas de telefonia

Você verá que o planejamento é muito mais fácil se você compreender a arquitetura básica, o fluxo de chamadas e as terminologias relacionadas à unificação de mensagens. A Figura 1 ilustra um exemplo de solução de unificação de mensagens integrada a um sistema de telefonia corporativo existente. Agora vamos examinar mais de perto alguns dos conceitos e das tecnologias mais comuns que é provável que você encontre em uma dessas implantações.

Figure 1** A PBX-to-Unified Messaging solution **(Clique na imagem para aumentar a exibição)

Um PBX (central privada de comutação telefônica) é uma rede telefônica privada usada em uma empresa. Em um sistema desse tipo, normalmente cada usuário possui um telefone conectado ao PBX, a partir do qual as chamadas podem ser feitas para outros usuários internos por meio da discagem de uma extensão (quase sempre de quatro ou cinco dígitos) e para telefones externos.

Quando clientes corporativos possuem muitos locais com PBXs, algumas vezes decidem conectar os sistemas por meio de tecnologias de rede específicas do fornecedor do PBX. Isso permite que todos os usuários dos PBXs em rede liguem uns para os outros simplesmente discando uma extensão.

A unificação de mensagens envolve a integração de dois sistemas distintos: o sistema de mensagens do Exchange e o sistema físico de telefonia. As comunicações entre o servidor de Unificação de Mensagens e a arquitetura de telefonia são estabelecidas por meio do protocolo SIP. Algumas tecnologias de PBX podem se comunicar diretamente com o servidor de Unificação de Mensagens sobre SIP; outros exigirão um gateway SIP. Na Figura 1, o PBX está conectado a um gateway SIP por meio de uma linha T1. Quando uma chamada é encaminhada para a Unificação de Mensagens, o PBX envia informações (o número telefônico do chamador, o número telefônico do chamado e algum tipo de código de motivo) para o gateway SIP, de forma que o servidor de Unificação de Mensagens compreenda para quem é a chamada.

Alguns PBXs podem ser ligados entre si por uma rede IP. A ligação da telefonia em rede oferece o redirecionamento de chamadas sobre a rede IP para uma solução de correio de voz centralizada. Por exemplo, se você examinar a Figura 2, observará que Zurique está ligada em rede com Londres.

Figure 2** A more complex Unified Messaging deployment **(Clique na imagem para aumentar a exibição)

Fluxo de chamadas

Recursos da Unificação de Mensagens

• Catálogo de especialistas em Unificação de Mensagens
• TechCenter da Unificação de Mensagens do Exchange
• Gateways SIP compatíveis
• Orientador de telefonia
• Observações sobre a configuração PBX

Suponha que uma chamada seja feita para um assinante da Unificação de Mensagens a partir de um chamador externo. Nesse caso, o assinante da Unificação de Mensagens não está no escritório e o telefone não é atendido. Você pode seguir o caminho da mensagem na Figura 1.

O PBX envia a chamada para o gateway SIP, que a negocia via SIP sobre TCP com o servidor de Unificação de Mensagens. O servidor recebe dados de integração do gateway SIP, que lhe diz para quem é a chamada. O servidor de Unificação de Mensagens reproduz a saudação do assinante e permite que o chamador externo grave uma mensagem. Essa mensagem é entregue na caixa de correio do Exchange do assinante da Unificação de Mensagens.

Esse fluxo de chamadas é uma descrição muito simplificada do que ocorre. É importante compreender que quando uma mensagem é gravada, o servidor de Unificação de Mensagens a encaminha para o servidor Transporte de Hub via SMTP para entregá-la ao servidor Caixa de Correio.

Como assinantes da Unificação de Mensagens, os usuários agora têm acesso às caixas de correio do Exchange via telefone (usando o Outlook® Voice Access) ou computador (usando o Outlook 2007 ou o Outlook Web Access). Mas os assinantes também podem acessar mensagens por telefone usando o Outlook 2007 ou o Outlook Web Access com um recurso chamado Tocar no Telefone, que permite ao assinante fazer com que a Unificação de Mensagens reproduza a mensagem selecionada ao tocar um telefone especificado em vez de acessá-la pelo computador. Quando esse método é usado, o servidor de Unificação de Mensagens interage com os servidores de Acesso para Cliente e de Caixa de Correio. É importante compreender isso porque se você colocar o servidor de Unificação de Mensagens em um escritório remoto que não possui um servidor de Acesso para Cliente local, ele terá de atravessar a WAN para entrar em contato com o servidor de Acesso para Cliente e isso poderá causar um desempenho lento.

Design do sistema

Existem dois designs de arquitetura principal do Exchange que os clientes poderão escolher: o centralizado ou o descentralizado. Como regra geral, a arquitetura da Unificação de Mensagens seguirá a arquitetura do seu Exchange, o que significa que em qualquer lugar que você implantar um servidor de Caixa de Correio, um servidor de Unificação de Mensagens também será implantado. É claro que há exceções para qualquer regra.

Durante o projeto da sua arquitetura de Unificação de Mensagens, existem cinco áreas básicas que você deve considerar.

• O posicionamento do servidor
• O número de servidores de Unificação de Mensagens
• O gateway SIP
• Armazenamento de caixas de correio
• A configuração do site de Unificação de Mensagens

E não se esqueçam da continuidade de negócios. Como regra geral, o seu plano de recuperação de desastres relacionado ao Exchange pode ser usado na determinação de elementos relevantes para a Unificação de Mensagens.

Cenários de exemplo de implantação podem ajudá-lo a compreender as funções do servidor Unificação de Mensagens. A Figura 2 ilustra claramente uma grande implantação corporativa do Exchange Server 2007 com Unificação de Mensagens.

Nesse design mais complexo, os datacenters principais são Seattle e Londres. Os servidores de Unificação de Mensagens desses locais servem às suas respectivas comunidades de usuários, já que os servidores de Caixa de Correio e de Transporte de Hub são locais. Ambos os sites possuem PBXs IP que oferecem cobertura de chamadas para o servidor local de Unificação de Mensagens para o atendimento de chamadas.

Os sites de tamanho médio estão localizados em Nova York e Glasgow. Os servidores de Unificação de Mensagens desses locais servem às suas respectivas comunidades de usuários, já que os servidores de Caixa de Correio e de Transporte de Hub são locais. Assim como acontece com os datacenters principais, ambos os locais possuem PBXs IP que oferecem cobertura de chamadas para que o servidor local de Unificação de Mensagens atenda chamadas.

Os sites menores não possuem servidores de Caixa de Correio ou de Transporte de Hub locais, mas oferecem recursos de Unificação de Mensagens a partir dos datacenters principais. Austin possui um PBX NEC que utiliza conectividade analógica com um gateway SIP local. As chamadas para usuários finais locais são encaminhadas para o gateway SIP, que negocia com o servidor de Unificação de Mensagens em Seattle o fornecimento de atendimento de chamadas na Unificação de Mensagens.

Zurique possui um Gerenciador de Comunicação Avaya conectado por uma rede IP ao Gerenciador de Comunicação Avaya em Londres. As chamadas para usuários finais locais são encaminhadas pela rede do Gerenciador de Comunicação Avaya, que negocia com o servidor de Unificação de Mensagens em Londres o fornecimento de atendimento de chamadas na Unificação de Mensagens.

Neste exemplo, o site de Seattle possui servidores de Caixa de Correio do Exchange e servidores de Unificação de Mensagens no mesmo local físico. Quando houver uma arquitetura unificada, todos os servidores (Caixa de Correio, Unificação de Mensagens, Acesso para Cliente e assim por diante) e o equipamento PBX estarão no mesmo local. As corporações com vários sites adicionam complexidade ao design. Essa complexidade pode parecer impressionante mas, com a compreensão adequada de alguns princípios básicos da Unificação de Mensagens, ela se torna gerenciável.

Como mostrado na Figura 2, se um site contiver um servidor de Caixa de Correio, a recomendação é adicionar um servidor de Unificação de Mensagens ao mesmo local. Seattle, Londres, Nova York e Glasgow se encaixam nesse design. Nem Austin nem Zurique possuem um servidor de Caixa de Correio local, mas os serviços de Unificação de Mensagens ainda podem ser fornecidos para esses locais por meio da rede IP. Austin possui um PBX analógico local. Nesse caso, um gateway SIP deve ser usado para oferecer a conectividade da rede IP com o servidor de Unificação de Mensagens em Seattle. Zurique possui um PBX IP local conectado ao PBX de Londres pela rede. Dessa forma, as chamadas para um usuário em Zurique atravessariam a rede de telefone até o PBX em Londres e até o servidor de Unificação de Mensagens.

Uma vez que as chamadas feitas para os assinantes em Zurique atravessam a rede e são manipuladas por um sistema de Unificação de Mensagens centralizado em Londres, se a rede sofrer uma interrupção, as chamadas feitas para todos os assinantes em Zurique não serão atendidas até a rede voltar a funcionar. Se a sustentabilidade local for necessária no caso de uma interrupção na rede, um servidor de Unificação de Mensagens poderia ser colocado em Zurique. No caso de uma interrupção da rede, o servidor de Unificação de Mensagens continuaria a receber as chamadas e as entregaria após o reparo da rede.

O posicionamento dos servidores é, provavelmente, o fator mais importante a ser considerado no projeto de uma arquitetura que se ajuste ao seu ambiente. O fluxograma da Figura 3 deve ajudá-lo a determinar o posicionamento adequado dos servidores.

Figure 3** Determining server placement **(Clique na imagem para aumentar a exibição)

Estimando as necessidades de servidor

A próxima área a ser considerada é a quantidade de servidores de Unificação de Mensagens que você precisa para oferecer suporte à sua comunidade de usuários. A resposta para isso realmente depende de vários fatores específicos do site.

A escalabilidade da Unificação de Mensagens é determinada pela quantidade de chamadas simultâneas (portas chamadas, no mundo da telefonia) suportada pelo servidor. Cada chamada feita para o sistema exige que o servidor de Unificação de Mensagens dedique recursos de rede, de CPU, de memória e de disco. Se você acrescentar mais desses recursos, o servidor de Unificação de Mensagens poderá oferecer suporte a mais chamadas simultâneas. Uma vez que esses recursos são sempre limitados, o servidor de Unificação de Mensagens só poderá lidar com o número de chamadas simultâneas até a sobrecarga dos recursos.

Você pode determinar quantas portas são necessárias para o suporte do número de assinantes ao usar os cálculos de análise de tráfego Erlang, mas não entrarei em detalhes aqui. Uma forma mais fácil de determinar quantas portas são necessárias é simplesmente perguntar ao administrador de telefonia quantas portas de correio de voz são usadas no sistema de correio de voz existente. Com base na experiência de campo, os requisitos de porta em um sistema de correio de voz tradicional e em um sistema de correio de voz Unificado devem ser bastante similares.

Eu geralmente recomendo a implementação de até 60 portas em um único servidor. Isso não está relacionado a limitações de software ou de hardware. Em vez disso, se baseia no fato de que um único servidor com 60 portas pode oferecer suporte a até 5 mil usuários. Se esse servidor único sofrer uma interrupção, você acabou de causar uma falha de servidor único em toda a sua base de assinantes (que é enorme).

Quando implementar servidores de Unificação de Mensagens, talvez seja melhor considerar o projeto de uma redundância N+1 na arquitetura. A Figura 4 mostra um design totalmente redundante de servidor e gateway SIP. Usando esse design, se o Unified Messaging Server 1 sofrer uma interrupção, as chamadas do SIP Gateway 1 negociarão automaticamente as chamadas com o Unified Messaging Server 2. Você também pode programar o PBX para distribuir a carga de chamadas de maneira uniforme entre os gateways SIP. Por exemplo, a primeira chamada para o sistema poderia ser roteada para o SIP Gateway 1 e a próxima para o SIP Gateway 2. A alternância de chamadas entre os gateways permite a distribuição uniforme de chamadas e o compartilhamento de carga entre os servidores de Unificação de Mensagens.

Figure 4** Distributing calls between servers for redundancy **(Clique na imagem para aumentar a exibição)

No momento, existem dois provedores de gateway SIP suportados pelas soluções de Unificação de Mensagens do Exchange Server 2007: AudioCodes e Dialogic. Se os gateways SIP forem necessários em seu design, adquira um que ofereça suporte ao número de sessões (portas) exigidos por ele. Por exemplo, se o seu design exigir 32 portas, será preciso um gateway que ofereça suporte a pelo menos esse número de sessões.

Se você está querendo saber se o seu PBX funcionará com a Unificação de Mensagens ou que gateway deve ser usado, consulte a barra lateral "Recursos da Unificação de Mensagens". Os links listados ali lhe oferecerão orientação específica da Microsoft, assim como um catálogo de especialistas em Unificação de Mensagens que poderão ajudar a avaliar as necessidades específicas da sua organização. Falando por experiência própria, não existem muitos PBXs por aí que não funcionem com os gateways SIP e com a Unificação de Mensagens do Exchange, e alguns PBXs podem se comunicar com o servidor de Unificação de Mensagens de forma nativa usando SIP sobre TCP.

A Unificação de Mensagens do Exchange oferece suporte a três codecs de áudio para o armazenamento de mensagens de correio de voz: G.711 PCM Linear, GSM 06.10 e Windows Media® Audio (WMA). Cara arquivo WAV do PCM Linear ocupa aproximadamente 16 KB para cada segundo de áudio. O WMA é o codec de áudio padrão para a Unificação de Mensagens e compacta o áudio a 1,1 kilobits (kb) para cada segundo de áudio com um cabeçalho de 7 KB. O GSM 06.10 compacta o áudio a 1,6 kb para cada segundo de áudio, mas possui um cabeçalho menor do que a codificação WMA.

As codificações WMA e GSM 06.10 possuem qualidade de voz aceitável para mensagens de voz. Com base na experiência de campo usando os codecs WMA ou GSM, você pode supor um aumento de 10 a 20 por cento no tamanho do armazenamento da caixa de correio dependendo do quanto a sua organização utiliza o correio de voz.

Quando estiver decidindo que codec de áudio usar para o seu ambiente, tenha em mente os dispositivos móveis e outros sistemas operacionais que poderão ser usados por seus usuários finais. A maioria das perguntas sobre este tópico estão relacionadas aos usuários poderem ou não acessar seus correios de voz em seus dispositivos Windows Mobile®. Você também deve se preocupar com outros sistemas operacionais: talvez você tenha uma grande implantação de máquinas Linux que podem não ser capazes de reproduzir arquivos WMA. Seja qual for o caso, perceba que tais fatores também deverão ser considerados durante o treinamento sobre os requisitos de recursos de suporte técnico.

Configuração e testes

Seja a arquitetura de Unificação de Mensagens centralizada ou distribuída, existem muitos requisitos de correio de voz que precisam ser considerados antes da implantação em sua organização. Você encontrará uma lista de tópicos detalhada que terá de ser discutida pela equipe de projeto na barra lateral "Lista de verificação da Unificação de Mensagens". As informações para todos os tópicos deve ser obtida para cada site onde a implementação da Unificação de Mensagens estiver sendo considerada. Lembre-se, tanto a equipe de TI como a de telecomunicações precisam trabalhar juntas nesses tópicos.

Depois que o seu sistema for projetado e a configuração finalizada, um sistema de testes deve ser montado para a validação do design. Em um design de vários sites, recomendo que pelo menos dois sites separados sejam testados para a exibição de uma prova de conceito e para a validação do funcionamento do design.

O plano de testes da funcionalidade deve ser desenvolvido a partir de seus requisitos de configuração e depois concluído. O plano de testes da funcionalidade deve incluir métodos de acesso de assinantes (telefone, Outlook 2007 e Outlook Web Access), métodos de administração e interrupções de hardware e de rede.

Depois que o teste for concluído e todos concordarem que a Unificação de Mensagens duplicará os recursos do antigo sistema de correio de voz ou que uma solução alternativa foi projetada para oferecer suporte a qualquer configuração ou recurso que não pode ser duplicado, um grupo piloto de usuários deve ser selecionado para testar o sistema. A criação de um grupo piloto demonstrará as etapas necessárias em seu ambiente para mover (ou ser desligado, no jargão da telefonia) os assinantes do antigo sistema de correio de voz para a Unificação de Mensagens. Em geral, essas etapas são necessárias para desligar um assinante:

1. Desabilitar o assinante do sistema de correio de voz existente.
2. Habilitar o assinante no Active Directory para Unificação de Mensagens por meio do Console de Gerenciamento do Exchange.
3. Alterar o caminho de cobertura do telefone para um número piloto da Unificação de Mensagens.

É importante desabilitar o assinante do sistema de correio de voz existente para que nenhuma mensagem seja enviada para a antiga caixa de correio.

Durante a fase piloto, você deve registrar todas as dúvidas que os seus assinantes tiverem sobre a funcionalidade do sistema. A documentação desses detalhes permitirá a resolução de problemas comuns durante a fase de treinamento.

O treinamento é fundamental para um desligamento com êxito. Os seus usuários estão acostumados a acessar o correio de voz do telefone com uma interface do usuário específica. Por exemplo, alguns sistemas de correio de voz exigem que os usuários pressionem 5 para ouvir as mensagens. A Unificação de Mensagens do Exchange exige que os usuários pressionem 1 ou digam "correio de voz" (ou usem o Outlook 2007 ou o Outlook Web Access para reproduzirem mensagens de voz). O seu treinamento para assinantes da Unificação de Mensagens deve englobar a navegação pela interface do usuário de telefone, a navegação no Outlook Voice Access e a navegação no Outlook/Outlook Web Access.

Com a Unificação de Mensagens do Exchange 2007, a capacidade de falar comandos é incorporada ao Outlook Voice Access. Alguns usuários tendem a ficar empolgados com os novos recursos do sistema e essa empolgação pode ajudar a facilitar a transição de uma interface do usuário para outra.

A Unificação de Mensagens do Exchange pode enviar um email de texto para os usuários à medida que cada um é habilitado. Essas mensagens personalizadas podem ser usadas para o oferecimento de valiosos links da Web para FAQs (perguntas freqüentes), documentação de assinantes, números de telefone de suporte técnico e assim por diante. Eles também podem conter informações sobre como acessar o sistema de correio de voz e a senha exclusiva do assinante. Esse é um dos recursos mais poderosos cujas vantagens você poderá aproveitar durante a habilitação de seus usuários finais.

Migrando usuários

Lista de verificação da Unificação de Mensagens

As seções a seguir definem alguns dos elementos básicos de um sistema de Unificação de Mensagens e sugere perguntas que precisam ser respondidas em preparação para a implantar e configurar a Unificação de Mensagens do Exchange Server 2007. Use esta lista de verificação para o desenvolvimento de um plano de implantação.

Planos de discagem Um plano de discagem da Unificação de Mensagens corresponde logicamente a um PBX e aos ramais associados. Alguns aspectos do seu plano de discagem a serem considerados com antecedência:

• Quantos dígitos terão os números dos ramais?
• Qual é o número piloto do sistema de Unificação de Mensagens?
• O que os usuários precisam discar para a obtenção de uma linha externa?
• Que codec de áudio você usará para as mensagens?
• Qual é o número do ramal da operadora?

Grupos de busca e números piloto Um grupo de busca é um conjunto de ramais de telefone configurados para receber chamadas em uma determinada ordem. O número piloto é o ramal principal que é chamado para o acesso ao grupo de busca. O número de ramais de membros do grupo de busca deve ser igual ao número de portas de correio de voz em seu design.

Diretivas de caixa de correio As diretivas de caixa de correio de voz não são muito diferentes das diretivas de caixa de correio do Exchange. Estas são algumas das diretivas que talvez você queira discutir:

• Quantos dias as mensagens de correio de voz serão mantidas antes de serem excluídas?
• Qual é a freqüência de redefinições de senha de correio de voz necessária?
• Qual é a diretiva de backup do correio de voz?
• Qual é o comprimento mínimo da senha aceitável?
• Qual o máximo de tentativas de logon antes do bloqueio da caixa de correio?

Atendedor automático (AA) Os atendedores automáticos respondem a chamadas não destinadas a um assinante específico. Eles podem fornecer informações e direcionar os chamadores para locais de sua organização. A Unificação de Mensagens do Exchange oferece recursos de DTMF e de fala para a navegação nos AA. Os fatores a serem considerados incluem:

• Existem saudações de AA diferentes para o horário diurno, para o noturno e para os feriados? (As saudações precisam ser documentadas e gravadas).
• Que números podem ser discados a partir do menu do AA?
• A navegação por fala pode ser utilizada quando se usa o AA?
• São necessários vários idiomas para a utilização do AA?

Caixa de correio geral ou noturna Algumas organizações possuem uma caixa de correio de voz geral ou noturna que permite aos chamadores deixarem mensagens de entrega gerais. Se a sua empresa tiver uma, crie e habilite uma caixa de correio do Exchange para a Unificação de Mensagens.

Indicação de mensagem em espera (MWI) A indicação de mensagem em espera se refere à luz do seu telefone que alerta para mensagens de voz não lidas em sua caixa de correio. A indicação de mensagens em espera em aparelhos de telefone é um requisito para a implantação?

Suporte a vários ramais Muitas organizações contam com funcionários que possuem vários telefones. Quando habilitar esses assinantes para a Unificação de Mensagens, você terá de associá-los a todos os seus números de ramal. Antes de começar, crie uma lista de funcionários com vários ramais.

Suporte a atendimento interativo de voz (IVR) Alguns sistemas de correio de voz tradicionais oferecem suporte a aplicativos IVR que a Unificação de Mensagens não será capaz de duplicar. Determine se o sistema que está sendo substituído possui algum aplicativo desse tipo associado a ele. Esses aplicativos podem permanecer no sistema existente ou ser substituídos por aplicativos IVR alternativos.

Rede de correio de voz A rede de correio de voz oferece uma forma de enviar uma mensagem de um sistema para outro totalmente distinto. Por exemplo, em grandes empresas, talvez o CEO queira enviar uma mensagem de voz para toda a organização ou talvez haja anúncios gerais, como exercícios de simulação de incêndio. Com uma rede de correio de voz, o CEO poderia gravar uma mensagem de voz e enviá-la para todos os funcionários da empresa, não importando o sistema de correio de voz em que eles estivessem. No momento, a Unificação de Mensagens do Exchange não é capaz de se conectar em rede a outros sistemas de correio de voz tradicionais.

Suporte a fax Algumas plataformas de correio de voz tradicionais oferecem suporte ao recebimento de faxes, permitindo que você utilize o seu número de telefone para voz e fax. A Unificação de Mensagens do Exchange Server 2007 oferece suporte ao recebimento de faxes e pode ser usado na substituição desse recurso. É um recurso unidirecional; o sistema não oferece suporte ao envio de faxes. Se isso for uma exigência, você terá de procurar por um produto de terceiros.

Existem diversos pontos de vista diferentes sobre como migrar totalmente o sistema para produção. As duas metodologias principais são uma migração gradual e um desligamento rápido. Não importa a metodologia escolhida, treine a sua equipe de suporte técnico nas perguntas comuns registradas no grupo piloto. Além disso, não se esqueça de mostrar a eles como habilitar um usuário, como validar a habilitação do usuário e como alterar uma senha.

A migração de usuários do antigo sistema de correio de voz para a Unificação de Mensagens é fácil, mas existe um grande problema de que você deve ter consciência: a rede de correio de voz. Assim como um sistema de email permite que você envie, encaminhe e responda a outros usuários e sistemas de email, o sistema de correio de voz também permite o envio, o encaminhamento e a resposta a outros usuários e sistemas de correio de voz.

Considere um cenário em que Alice e Brian estão no sistema de correio de voz antigo. Brian é migrado para a Unificação de Mensagens e deseja enviar uma mensagem para Alice no sistema de correio de voz antigo. Já que os dois usuários estão em sistemas separados, não podem mais enviar, encaminhar ou responder mensagens de correio de voz um do outro; infelizmente, foi criada uma ilha de correio de voz.

A forma como esse problema é resolvido em sistemas tradicionais de correio de voz é usar algum tipo de conversor de protocolo de rede que permite a conexão de sistemas distintos em rede. Atualmente, no entanto, não há um conversor de protocolo de rede que permita que sistemas distintos sejam conectados em rede à Unificação de Mensagens do Exchange Server 2007. Embora isso possa não ser importante para a sua organização, é algo que você deve saber quando optar por migrar usuários em pequenos grupos.

Eu prefiro executar um desligamento rápido de todos os usuários de um site. Um desligamento rápido é uma mudança limpa de um sistema para o outro. Quase sempre ele ocorre em um final de semana; os usuários vão para casa na sexta e voltam a trabalhar na segunda com um novo sistema de correio de voz. Alguns administradores dizem que um desligamento rápido deve ser usado somente para clientes de pequenas empresas ou para sites remotos. Eu não concordo. Já participei de desligamentos rápidos de cerca de 7 mil usuários em um único local onde menos de 1% dos funcionários precisou ligar para o suporte técnico. Se todas as outras fases do seu projeto tiverem sido bem planejadas e bem executadas, a mudança para um sistema totalmente em produção deve ser suave.

Quando vários sites forem movidos para produção, no entanto, considere transferir os sites remotos menores um por vez antes de transferir o site maior. Revise as lições aprendidas com os sites menores e implemente as alterações necessárias em seu plano de projeto.

Normalmente, todos os treinamentos de usuários devem ser concluídos e todos os usuários devem ser habilitados para a Unificação de Mensagens antes que o sistema entrar em produção. A seguir, uma metodologia passo a passo a ser usada na preparação de um desligamento rápido de um sistema de correio de voz.

A primeira coisa a ser feita é validar se o sistema de Unificação de Mensagens está totalmente instalado, configurado e testado.

Execute o treinamento em pequenos grupos. Explique aos usuários que estiverem no curso que suas caixas de correio serão habilitadas antes que o sistema entre em produção e que eles devem fazer login nelas e as inicializar, alterando as senhas e gravando as saudações. Após a conclusão do treinamento, habilite imediatamente esses usuários para que eles inicializem suas caixas de correio antes do desligamento.

Por fim, quando o treinamento estiver concluído, escolha um final de semana para desabilitar todos os usuários do antigo sistema de correio de voz e encaminhe seus telefones para a Unificação de Mensagens do Exchange. Na manhã de segunda, o seu sistema estará no ar para todos os usuários da sua organização.

Fazendo o desligamento

As informações deste artigo lhe serão úteis a despeito de você oferecer suporte a um único local ou a uma grande organização com vários locais. As organizações com vários sites podem adicionar complexidades ao design, mas os requisitos básicos são os mesmos, tenha você 50 ou 5 mil usuários.

Não me canso de afirmar que as equipes de TI e de telecomunicações devem trabalhar juntas na implantação de uma solução de Unificação de Mensagens. Em minha experiência, entre os muitos aspectos que podem prejudicar um projeto de Unificação de Mensagens, o conflito entre TI e telecomunicações e a falta de acordo sobre a solução podem ser um prenúncio de falha. A convergência de tecnologias não é tão difícil, mas requer que alguém de fora da sua organização e que entenda de TI e de telecomunicações ajude a juntar as equipes ou planeje a implantação de um projeto de sucesso.

Jeff Goodwin é tecnólogo sênior do The Via Group, especializado em projetos e implantação de Exchange e de Unificação de Mensagens. Você pode contatá-lo pelo email jgoodwin@theviagroup.com.

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