Comunicação e colaboração

Crie conexões poderosas com o Groove e o SharePoint

Alan Maddison

Visão geral:

• Criando uma biblioteca de documentos do SharePoint
• Criando um espaço de trabalho do Groove
• Sincronizando o Groove e o SharePoint
• Permitindo o acesso ao espaço de trabalho

Conteúdo

Groove e SharePoint juntos
Introdução
Configurando o controle de aprovação
Criando o espaço de trabalho do Groove
Sincronizando o Groove e o SharePoint
Permitindo o acesso ao espaço de trabalho
Conclusão

Muitas vezes, os profissionais de TI se questionam sobre a aparente semelhança entre o Microsoft Office Groove 2007 (Groove) e o Microsoft Office SharePoint Server 2007 (SharePoint) e têm dúvidas sobre as

circunstâncias nas quais cada um deles seria mais adequado. À primeira vista, os dois produtos parecem muito semelhantes, pois ambos fornecem recursos de colaboração. No entanto, após uma análise mais profunda da arquitetura, você começa a perceber as diferenças entre eles.

O SharePoint® oferece uma estrutura de gerenciamento de conteúdo e um conjunto de ferramentas de colaboração robustos e escalonáveis, com suporte para fluxos de trabalho estruturados. Já o Groove™, por outro lado, é um conjunto de ferramentas de colaboração que permite a implantação rápida de espaços de trabalho, com pouca ou nenhuma sobrecarga da TI. Com suporte para recursos que incluem colaboração em documentos, discussões encadeadas e calendários, o Groove proporciona a estrutura ideal para uma colaboração dinâmica, segura e ad hoc. Em suma, a maioria dos usuários fará naturalmente usos diferenciados desses produtos.

Além disso, o lançamento do Groove 2007 introduziu o suporte interno à integração com o SharePoint, com o uso da ferramenta Arquivos do SharePoint. Essa ferramenta permite que os espaços de trabalho do Groove sejam sincronizados com as bibliotecas de documentos do SharePoint e, como veremos, a integração interna possibilita o máximo aproveitamento dos dois produtos. Na verdade, combinar a flexibilidade e a natureza dinâmica do Groove com a sofisticação e a potência do SharePoint resulta em vantagens consideráveis para muitos usuários.

Groove e SharePoint juntos

O atual mundo de TI exige uma colaboração cada vez maior entre as organizações, seus parceiros e fornecedores. Contudo, as poderosas soluções de colaboração implementadas no momento, com o uso de produtos como o SharePoint, tendem a concentrar-se principalmente nas equipes internas e na necessidade de tornar as informações amplamente disponíveis dentro da organização como um todo. Nesses casos, há desafios consideráveis, tanto do ponto de vista administrativo quanto de segurança, para fornecer acesso aos usuários externos à organização. Diante de tais desafios, a meta consiste em permitir aos usuários o contato ad hoc com parceiros externos.

A combinação entre o Groove e o SharePoint oferece exatamente essa solução. O SharePoint permite a colaboração dentro da organização, a pesquisa de conteúdo e a criação de uma estrutura de fluxo de trabalho. O acréscimo do Groove permite que as empresas estendam esses recursos, passando a incluir com facilidade a colaboração entre organizações. Com o Groove, os usuários podem configurar rapidamente espaços de trabalho colaborativos cruzando as fronteiras da empresa. Além disso, o suporte às chaves simétricas com criptografia AES de 192 bits garante a segurança na colaboração. Na verdade, a segurança do Groove é interna e sempre ativa, de forma que os usuários não tenham a preocupação de configurá-la.

A arquitetura de segurança do Groove fornece um alto nível de proteção para os espaços de trabalho e seu conteúdo, tanto no armazenamento local quanto durante a transmissão via rede. A ferramenta Arquivos do SharePoint permite que essas informações sejam sincronizadas de forma bidirecional com uma biblioteca de documentos do SharePoint, garantindo sua disponibilidade centralizada para facilitar o acesso interno. Vamos ver como funciona esse processo, usando um exemplo concreto.

Introdução

Normalmente, as organizações colaboram com muitas empresas em suas atividades cotidianas de negócios. Em geral, isso envolve, além de organizações externas, indivíduos de departamentos que não necessariamente trabalham juntos com regularidade, como os departamentos financeiro, de comunicação corporativa e jurídico. Então, essas organizações precisam criar uma equipe interna ad hoc de colaboração, e precisam também tornar o produto dessa colaboração disponível para indivíduos que não estão envolvidos no processo propriamente dito, mas que precisam ter acesso ao seu resultado final. Usando o SharePoint e o Groove, é fácil alcançar essas metas.

Se você ainda não tem uma biblioteca de documentos do SharePoint que deseja sincronizar com seu espaço de trabalho do Groove, o primeiro passo consiste em criá-la. Para fazer isso, conecte-se ao SharePoint e selecione o link Exibir Todo o Conteúdo. Depois que a página for carregada, selecione Criar e, depois, conforme mostrado na Figura 1, escolha Biblioteca de Documentos, na coluna Bibliotecas.

Figura 1. Criando uma biblioteca de documentos do SharePoint (clique na imagem para exibi-la em tamanho maior)

Há diversas configurações a serem definidas na página da nova biblioteca de documentos — o nome e a descrição da biblioteca, se a biblioteca será incluída na seção Links Rápidos, se o controle de versões será habilitado e o formato padrão para os novos documentos criados diretamente na biblioteca. A seleção Histórico de Versões do Documento é desabilitada por padrão, mas você deve habilitar esse recurso se o controle de versões for adequado ao seu ambiente. Você também deve levar em consideração alguns dos recursos avançados disponíveis no SharePoint, que podem ser usados como parte da sua implementação do Groove e do SharePoint. Esses recursos avançados incluem:

• Histórico de versões
• Controle de aprovação
• Procedimentos de check-out
• Controle de fluxo de trabalho
• Políticas de retenção de documentos
• Auditoria
• RSS (Really Simple Syndication)

Essas funções adicionais disponíveis no SharePoint podem acrescentar um valor considerável ao trabalho com o Groove. No meu exemplo, esses recursos adicionais — especialmente o controle de aprovação — se mostram muito úteis. Suponha, por exemplo, que os membros de uma equipe colaboram no Groove para criar o rascunho de um documento. Quando o a versão final do rascunho estiver pronta para revisão, poderá ser sincronizada com o SharePoint e, depois, submetida ao processo de aprovação.

Configurando o controle de aprovação

Para configurar esse recurso, selecione o menu Configurações, na biblioteca de documentos, e escolha o item de configurações. Isso exibirá todas as opções de configuração e personalização. Para configurar a Aprovação, selecione o link de configurações Fluxo de Trabalho, na seção Permissões e Gerenciamento, para abrir a página Adicionar um fluxo de trabalho. Agora, selecione o modelo de Fluxo de Trabalho, que, em nosso exemplo, será o modelo de Aprovação, e digite um nome para o fluxo de trabalho. Em seguida, você precisa decidir se irá usar uma lista de tarefas existente ou criar uma nova. Uma nova lista de tarefas oferece maior confidencialidade. No entanto, como essa questão não é tratada no nosso exemplo, simplesmente escolha o padrão.

Depois de escolher a lista de tarefas, você precisa decidir como o processo de Aprovação deve começar. Vamos torná-lo um processo manual, permitindo que qualquer usuário autenticado com as permissões corretas o inicie. Outras opções permitem automatizar esse processo com base no controle de versão, se ele estiver habilitado na biblioteca de documentos, ou então sempre que um novo documento for adicionado ou um documento existente for alterado.

Depois de pressionar Avançar para aceitar essas opções de configuração, você precisará digitar algumas informações finais de configuração. A primeira opção a ser configurada se refere à forma como as tarefas devem ser atribuídas. Como é possível ter várias pessoas no processo de aprovação, você pode designar os aprovadores em série, sendo que uma pessoa aprova o item e ele passa à próxima pessoa, ou então em paralelo, sendo que qualquer pessoa pode aprová-lo em qualquer momento. Você precisa, então, decidir se permitirá que os aprovadores atribuam tarefas a outras pessoas, e se eles poderão solicitar alterações antes da conclusão da tarefa.

A próxima etapa consiste em selecionar os aprovadores propriamente ditos e, depois, decidir até quando a tarefa deverá ser concluída. Por fim, você decide quando o fluxo de trabalho será concluído. A opção padrão é que o fluxo de trabalho será concluído quando todas as tarefas tiverem sido realizadas. Na opção de configuração final, você especifica se o status de Aprovação será atualizado quando o fluxo de trabalho for concluído. Depois que você pressionar o botão OK, o processo de Aprovação será criado e você poderá iniciar o processo de aprovação de documentos.

Criando o espaço de trabalho do Groove

Depois de criar a biblioteca de documentos do SharePoint, a próxima etapa consiste em criar um espaço de trabalho do Groove. Para fazer isso, primeiro verifique se você tem uma conta do Groove e pelo menos uma identidade. As identidades são a base para a presença e a comunicação no Groove. Cada conta do Groove pode ser associada a várias identidades, e cada identidade é associada a um arquivo de contato exclusivo, permitindo que você personalize suas informações de contato em cada identidade utilizada. Você também pode exportar sua conta do Groove e as identidades associadas, a fim de usá-las em vários computadores.

Depois de criar uma conta e uma identidade, abra a Barra inicial do Groove, clicando duas vezes no ícone do Groove na bandeja do sistema. Clique na opção Novo Espaço de Trabalho, digite um nome adequado para o espaço de trabalho e escolha um tipo de espaço de trabalho Padrão. O espaço de trabalho padrão do Groove facilita a atribuição de presença, alertas e funções aos membros do espaço de trabalho. Quando você clicar em OK, o Groove criará e abrirá o espaço de trabalho. A Figura 2 mostra um novo espaço de trabalho com alguns arquivos adicionados à ferramenta Arquivos. Neste ponto, o espaço de trabalho já está em funcionamento, e você pode concluir sua configuração, definindo alertas ou acrescentando as ferramentas que desejar.

Figura 2. Um novo espaço de trabalho do Groove (clique na imagem para exibi-la em tamanho maior)

Os alertas podem ser configurados em nível de ferramenta, espaço de trabalho ou arquivo individual. Os quatro níveis de alertas são nenhum, médio, alto e automático. A configuração média realça o novo conteúdo; já as configurações alta ou automática reproduzem um arquivo de áudio. Também é possível configurar alertas para notificá-lo quando um usuário entrar em um espaço de trabalho específico. Para configurar alertas, selecione Definir Alertas, no menu Opções. Os alertas de arquivos individuais são definidos nas propriedades do arquivo propriamente dito; clique com o botão direito do mouse no espaço de trabalho e selecione Propriedades.

Além da ferramenta Arquivos, para a colaboração em documentos, e da ferramenta Discussão, para discussões encadeadas, que fazem parte do espaço de trabalho Padrão, há várias outras ferramentas, entre as quais Calendário, Formulários, Acompanhamento de Questões, Reuniões, Bloco de Esboços e, é claro, a ferramenta Arquivos do SharePoint. Cada uma delas fornece recursos adicionais valiosos de colaboração. Para adicionar uma ferramenta, selecione o botão Adicionar uma ferramenta a este espaço de trabalho, no canto inferior direito do espaço de trabalho, e depois escolha aquela que deseja adicionar, conforme mostrado na Figura 3. Também é fácil excluir uma ferramenta quando você desejar.

Figura 3. Adicionando uma ferramenta ao espaço de trabalho do Groove (clique na imagem para exibi-la em tamanho maior)

Sincronizando o Groove e o SharePoint

Depois de adicionar a ferramenta Arquivos do SharePoint, você precisa definir a URL do site do SharePoint que contém a biblioteca de documentos com a qual você deseja fazer a sincronização. Para fazer isso, basta pressionar o botão Configuração, no espaço de trabalho do Groove, mostrado na Figura 4, depois de selecionar a guia Arquivos do SharePoint, na parte inferior da tela do espaço de trabalho.

Figura 4. Configurando a ferramenta Arquivos do SharePoint (clique na imagem para exibi-la em tamanho maior)

Depois de digitar a URL, você verá todas as bibliotecas disponíveis naquele site do SharePoint. Conforme mostrado na Figura 5, você deve, então, selecionar a biblioteca que deseja utilizar. O Groove se conectará e iniciará a sincronização automática. Isso significa que todos os documentos atualmente na biblioteca do SharePoint serão baixados e disponibilizados no espaço de trabalho do Groove. A Figura 6 mostra um exemplo.

Figura 5. Depois que você definir a URL, suas bibliotecas do SharePoint estarão disponíveis no Groove (clique na imagem para exibi-la em tamanho maior)

Figura 6. Sincronizando o Groove e o SharePoint (clique na imagem para exibi-la em tamanho maior)

Os documentos são exibidos como não lidos no espaço de trabalho do Groove porque acabaram de ser baixados. Observe que todos os arquivos sincronizados com o SharePoint tiram proveito do recurso de Check-in/check-out do SharePoint. Além disso, quando você faz check-out de um arquivo, garante que nenhum outro usuário possa fazer alterações enquanto você edita o documento.

Também é importante lembrar-se de que a ferramenta Arquivos do SharePoint permite a sincronização bidirecional. Então, se você adicionar arquivos à ferramenta Arquivos do SharePoint via Groove, eles serão sincronizados com a biblioteca de documentos do SharePoint. Embora a sincronização padrão seja definida para ocorrer automaticamente, você pode iniciar a sincronização manualmente, pressionando o botão Sincronizar Agora. Se fizer isso, você verá um resumo das alterações em todos os arquivos que exigem sincronização e uma ação associada, obter (do SharePoint) ou enviar (para o SharePoint), conforme mostrado na Figura 7.

Figura 7. Após a sincronização manual, você verá um resumo das alterações (clique na imagem para exibi-la em tamanho maior)

Um ponto importante a ser lembrado é que a ferramenta Arquivos implantada como parte do espaço de trabalho Padrão do Groove é diferente da ferramenta Arquivos do SharePoint. A ferramenta Arquivos do Groove não faz a sincronização com o SharePoint e, dependendo das suas necessidades, pode ser removida. Contudo, justamente por não ser sincronizada com o SharePoint, essa ferramenta pode ser usada como um local de armazenamento para arquivos temporários aos quais a equipe precisa ter acesso durante a execução de um projeto. Os arquivos armazenados ali continuarão sendo sincronizados entre os membros do espaço de trabalho.

Permitindo o acesso ao espaço de trabalho

Agora, com a infra-estrutura básica de colaboração já implantada, você pode começar a permitir o acesso de usuários ao espaço de trabalho. No entanto, primeiro é preciso convidá-los, o que pode ser feito usando o email ou o sistema de mensagens instantâneas do Groove. Como alternativa, o Groove permite exportar o convite para um arquivo. Esse arquivo, com uma extensão .grv, associada por padrão ao aplicativo Groove, pode ser entregue de alguma outra forma; por exemplo, pode ser colocado em um site para ser baixado pelo destinatário.

O sistema de mensagens instantâneas do Groove inclui verificações de segurança para garantir que o convite seja legível somente para o destinatário. Quando enviar o convite por email ou usar um arquivo de convite, marque sempre a opção Requerer confirmação da aceitação, para ter certeza de que o participante do seu espaço de trabalho é mesmo o convidado desejado. Isso proporciona uma camada adicional de segurança ao espaço de trabalho. Você também pode cancelar convites pendentes.

Ao convidar usuários para o espaço de trabalho, você precisa selecionar uma função para cada destinatário. As funções incluem Gerente, Participante e Convidado, e a designação padrão é de Participante. Cada função tem direitos específicos no espaço de trabalho e, como regra geral, você deve restringir a função de Gerente àqueles que realmente precisam de todos os direitos disponíveis, como a capacidade de excluir ferramentas. Os criadores do espaço de trabalho obtêm a função de Gerente por padrão. As funções atribuídas podem ser alteradas quando desejado.

Devido à natureza ad hoc do projeto neste artigo, a última tarefa seria excluir o espaço de trabalho do Groove quando tudo estivesse concluído.. Depois de verificar se o espaço de trabalho foi sincronizado com a biblioteca do SharePoint, você abriria o espaço de trabalho, iria até o menu Arquivo e escolheria Excluir Espaço de Trabalho. Então, você escolheria entre as opções de exclusão Deste Computador ou Para Todos os Membros (cada usuário tem uma cópia do espaço de trabalho em seu computador, que persiste indefinidamente, a não ser que você faça a exclusão para todos os membros).

O projeto culminaria em outra oportunidade para aproveitar a natureza complementar do Groove e do SharePoint. Após a sincronização final dos documentos, você estaria em uma situação ideal para tirar proveito das configurações das Políticas de Gerenciamento de Informações do SharePoint. A expiração de dados, especialmente, poderia ser habilitada para fornecer um método de gerenciamento automático dos dados arquivados.

Habilitar a expiração permite que você especifique o período pelo qual os dados serão retidos. Ao final desse período de retenção, o SharePoint poderá excluir automaticamente os dados ou iniciar um processo de fluxo de trabalho. Essa funcionalidade representa uma ótima forma de incorporar os dados do Groove à política de gerenciamento do ciclo de vida das informações da sua empresa. Você pode configurar a política de retenção de dados quando desejar. Na verdade, se não fez isso na configuração inicial da biblioteca, pode fazê-lo agora.

Para habilitar a expiração, selecione o menu Configurações na biblioteca de documentos e escolha o item de menu de configurações da biblioteca de documentos. Você verá, então, a opção de menu Configurações de Política de Gerenciamento de Informações, na seção Permissões e Gerenciamento da página. Depois de clicar no link Configurações de Política de Gerenciamento de Informações, você poderá especificar uma nova política personalizada definida por você, ou então optar por habilitar o uso da política definida no nível do site pela biblioteca de documentos.

Observe que, se você definir uma política personalizada, precisará digitar algumas informações de configuração. Por isso, no meu exemplo, você habilitaria a expiração, depois selecionaria um período de retenção e uma ação a ser realizada quando o período de retenção expirasse.

O Groove é um cliente avançado de colaboração projetado para fornecer uma estrutura dinâmica, intuitiva e segura para a colaboração ad hoc. Com seu conjunto de ferramentas avançado, o Groove proporciona uma plataforma de colaboração leve e adaptável, que pode ser facilmente utilizada dentro de uma organização ou entre organizações diferentes.

Se o SharePoint já fornece uma estrutura de gerenciamento de conteúdo e um conjunto de ferramentas de colaboração com solidez e potência para a sua empresa, certamente você descobrirá que a sua combinação com o Groove resultará em uma solução muito interessante. Os dois produtos são altamente complementares e, quando usados em conjunto, geram um ganho de produtividade considerável para as equipes de colaboração.

Alan Maddison é consultor sênior da Strategic Business Systems, uma divisão da Brocade.

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