Implantando o portal da intranet corporativa da Microsoft usando o Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003

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Informe oficial

Situação

Na Microsoft, as pessoas estavam gastando muito tempo procurando as informações "corretas". Essa situação tornou-se ainda mais complicada pelo fato de que as melhores informações muitas vezes ficam com as pessoas, em suas mentes ou em seus discos rígidos. Além disso, era difícil encontrar as informações na intranet.

Solução

O KNG (Knowledge Network Group, grupo de rede de conhecimento) da Microsoft trabalhou em conjunto com a equipe de TI (tecnologia de informações) da Microsoft para redesenhar o portal de intranet dos funcionários da empresa usando o SharePoint Portal Server 2003.

Vantagens

  • Produtividade e eficiência aprimoradas para funcionários que precisavam encontrar mais informações contextualmente relevantes em menos tempo
  • Decisões mais informadas, resultando em uma interação mais eficaz com os clientes, menos oportunidades perdidas, menos retrabalho e maior satisfação do funcionário, do parceiro e do cliente
  • Custos reduzidos de desenvolvimento, implantação e gerenciamento de uma solução de portal de intranet empresarial

Produtos e tecnologias

  • Office SharePoint Portal Server 2003
  • Windows SharePoint Services
  • SQL Server 2000
  • Office System 2003
  • Ferramentas internas da Microsoft para gerenciamento de taxonomia e processos de catalogação de URL e das Melhores Opções

Sinopse

Orientada pelo compromisso de implantar totalmente novas versões de seus produtos dentro da empresa antes de disponibilizá-los de forma geral a seus clientes, a Microsoft usou versões de pré-lançamento do Microsoft® Office SharePoint™ Portal Server 2003 para renovar de maneira significativa o Microsoft Web, sua solução de portal de intranet empresarial interna.

O KNG trabalhou em conjunto com a equipe de tecnologia de informação da Microsoft para redesenhar o Microsoft Web, o portal de intranet empresarial da Microsoft. O projeto baseou-se em necessidades dos funcionários bem pesquisadas e em objetivos comerciais e foi implementado usando a versão mais recente do SharePoint Portal Server 2003.

As áreas principais de aprimoramento no portal de intranet Microsoft Web incluíam o desenvolvimento de novos recursos para:

  • Encontrar as informações "corretas"
  • Encontrar as pessoas e o que elas sabem
  • Organizar a intranet

Através da análise completa das necessidades dos funcionários e dos comentários das versões anteriores do Microsoft Web, foram identificadas várias áreas com problemas nas quais uma melhoria era necessária. Para resolver esses problemas, o KNG criou um plano para oferecer quatro aprimoramentos principais:

  • Uma arquitetura de portal de intranet integrada
  • Uma arquitetura de conhecimento atualizada com base em padrões e práticas compartilhados
  • Shared Services, um conjunto de serviços principais de portal centralmente gerenciado e altamente escalonável projetado para ser reutilizado por vários sites de portal
  • Uma nova versão do Microsoft Web, a solução de portal de intranet interna da Microsoft

Em vez de simplesmente criar um portal empresarial autônomo, o KNG trabalhou em conjunto com a equipe de TI da Microsoft para oferecer uma solução de portal de intranet que aumentasse de maneira significativa a produtividade dos funcionários da Microsoft. A nova versão do Microsoft Web tornou fácil para os funcionários encontrarem informações contextualmente relevantes para a tarefa em que eles estão trabalhando. A solução de portal de intranet empresarial também facilitou encontrar pessoas que eram especialistas no tipo de conhecimento que estava sendo procurado e determinar se elas estariam disponíveis para um contato por telefone, envio de mensagens instantâneas ou email.

Uma "prática recomendada" para esse projeto era a disponibilidade e o gerenciamento de uma taxonomia corporativa que ajudava a organizar vários elementos relacionados da experiência de intranet da Microsoft e torná-los consistentes: palavra-chave das Melhores Opções, criação e registro de sites, organização do Diretório de Sites, perfis de usuários personalizados e sites pessoais.

A atualização do Microsoft Web usando o SharePoint Portal Server 2003 proporcionou vários benefícios empresariais principais:

  • Produtividade e eficiência aprimoradas para funcionários que precisavam encontrar mais informações contextualmente relevantes em menos tempo
  • Decisões mais informadas, resultando em uma interação mais eficaz com os clientes, menos oportunidades perdidas, menos retrabalho e maior satisfação do funcionário, do parceiro e do cliente
  • Custos reduzidos de desenvolvimento, implantação e gerenciamento de uma solução de portal de intranet empresarial

Introdução

Os clientes muitas vezes perguntam à Microsoft sobre os métodos empregados e as lições aprendidas quando seus próprios produtos e tecnologias são implantados e usados na empresa.

Esse informe oficial documenta o projeto, a implementação e a implantação do Microsoft Web 6.0, a sexta maior versão da solução de portal de intranet interna da Microsoft nos últimos oito anos. Uma imagem da tela da home page do Microsoft Web aparece na Figura 1. O informe oficial foi escrito para tomadores de decisões técnicas, comerciais e empresariais, arquitetos de TI e gerentes de operações que estão considerando uma atualização de sua infra-estrutura de portal de intranet ou a implementação de uma solução de portal de intranet pela primeira vez. Ele enfoca as necessidades do proprietário do portal empresarial ou de intranet que trabalha em uma grande organização, empregando milhares ou centenas de milhares de pessoas.

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Figura 1 Home page do Microsoft Web


O Microsoft Web usa o SharePoint Portal Server 2003 para resolver três tipos de problemas ocorridos com versões anteriores do Microsoft Web:

  1. Dificuldade em encontrar e recuperar as informações "corretas"
  2. Desafios em localizar pessoas e compreender o que elas sabem
  3. Incapacidade de organizar a intranet como um espaço navegável e criar uma noção satisfatória de "lugar"

O Microsoft Web é uma parte da solução de intranet mundial da Microsoft. A Figura 2 ilustra a solução global que inclui os seguintes componentes adicionais: Shared Services, plataforma de colaboração hospedada centralmente e seus sub-componentes: Microsoft Windows® Server 2003, Microsoft SQL™ Server 2000, Windows SharePoint Services e SharePoint Portal Server 2003.

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Figura 2 Solução de intranet interna da Microsoft


Informes oficiais relacionados documentam as experiências da Microsoft planejando, implementando e implantando os componentes adicionais da intranet da Microsoft. A série de informes oficiais relacionados, disponível em http://www.microsoft.com/technet/itsolutions/msit/default.mspx (site em inglês), inclui:

  • Implantando produtos e tecnologias do SharePoint para colaboração empresarial
  • Plataforma de colaboração empresarial e de equipe
  • Implantando o Shared Services do SharePoint Portal Server 2003 na Microsoft

Não é necessário ler essa série para compreender esse informe oficial. Espera-se que o leitor tenha uma familiaridade básica com os produtos e as tecnologias do SharePoint. Uma visão geral dos recursos principais do SharePoint Portal Server usados pelo Microsoft Web é fornecida no Apêndice A.

Mais informações sobre o planejamento, a implementação, o teste e o gerenciamento de uma solução de intranet com base nos produtos e nas tecnologias do Microsoft SharePoint podem ser encontradas no Acelerador de Soluções da Microsoft para Intranets disponível em http://www.microsoft.com/downloads/search.aspx?displaylang=en (site em inglês). O Acelerador de Soluções para Intranets é uma coleção de documentos que apresentam uma abordagem normativa, testada e com suporte para projetar, implantar, operar e desenvolver uma solução de intranet eficaz. Para o desenvolvimento de uma solução de intranet com base nos produtos e nas tecnologias do SharePoint, os recursos do Acelerador resolvem problemas não discutidos na documentação do produto, como planejamento da adequação do serviço, requisitos do recurso e planejamento de capacidade. Também são abordados tópicos como monitoramento, processos de backup e restauração, planejamento para crescimento e recuperação de desastres.

Embora esse documento forneça recomendações com base na experiência da Microsoft como uma das primeiras a adotar essa solução, ele não tem o objetivo de servir como um guia de procedimentos. Cada ambiente empresarial é único. Os planos e as lições descritos nesse informe oficial precisam ser adaptados às necessidades e aos requisitos específicos de uma organização.

Situação

Microsoft Web é o nome do portal de intranet empresarial interna da Microsoft. Ele é projetado para fornecer aos funcionários acesso por intranet a serviços e informações corporativas. Isso inclui notícias, um calendário de eventos, ferramentas específicas para tarefas, portais regionais e divisões comerciais, bem como portais de grupos, como os portais Retail Sales e Microsoft Business Solutions Framework. Noventa por cento dos funcionários da Microsoft usam o Microsoft Web pelo menos uma vez por mês. Metade dos funcionários configurou seu navegador da Web para que o Microsoft Web fosse sua página inicial.

Mais de 55 mil funcionários da Microsoft e mais 20 mil das equipes localizadas em 400 escritórios pelo mundo acessam mais de 75 mil sites de intranet da Microsoft regularmente. Esses sites incluem centenas de sites de portais de grupos e divisões comerciais e 50 mil sites de equipe. O Microsoft Web indexa regularmente e fornece serviços de pesquisa por palavra-chave e por texto completo para mais de três milhões de pessoas. O total de exibições de página excede 1,4 milhões por semana.

Atingindo a excelência das informações

"A estratégia de intranet e o portal do Microsoft Web baseia-se no conceito da empresa conectada: conectar perfeitamente conhecimento, idéias e experiência organizacional. O Microsoft Web fornece aos funcionários a capacidade de conectar-se facilmente a outras pessoas, equipes, grupos e à empresa de uma maneira virtual – sem ter que reunir as informações e o conhecimento da empresa em um local físico."

Mary Lee Kennedy, Diretora
KNG
Microsoft Corporation

O objetivo de vários anos do KNG da Microsoft é ajudar a garantir que os funcionários da Microsoft possam encontrar as pessoas e as informações necessárias para executarem seus trabalhos. Confiar nas informações encontradas é significativo e relevante no contexto de seus trabalhos e é recuperável de uma forma consistente e útil.

Os objetivos do KNG foram desenvolvidos em resposta a comentários de pesquisas sobre a satisfação do funcionário que enfocam a experiência de intranet global e do Microsoft Web que o funcionário possui. Os seguintes temas foram evidentes no que os funcionários tinham para dizer:

  • A quantidade de informações disponíveis na intranet corporativa era muito grande e diversa. Mas, era difícil determinar que informações eram relevantes com base no conhecimento e na experiência do funcionário e no contexto no qual eles executavam uma tarefa. Os funcionários não acreditavam que as informações encontradas eram confiáveis e que o conhecimento obtido era verossímil.
  • Quando necessário, era difícil usar a intranet para determinar quem possuía informações relevantes, a natureza de seu conhecimento especializado e sua disponibilidade em ser contatado por telefone, envio de mensagens instantâneas ou email.
  • Existiam muitos lugares na intranet da Microsoft para pesquisar informações, incluindo sites de portais, sites de equipe, servidores de arquivo, aplicativos e outros armazenamentos de informações. Não havia também nenhum processo consistente para procurar informações naqueles vários lugares de uma maneira que fornecesse resultados com a confiabilidade esperada pelos funcionários. Eles precisavam encontrar informações relevantes, relacionadas e semelhantes, independentemente do lugar em que começavam sua pesquisa e do processo usado para localizar as informações necessárias.
  • Era um desafio para os funcionários determinar quando as novas informações relevantes estariam disponíveis ou quando as informações que eles já haviam localizado mudariam subseqüentemente.

A equipe do Microsoft Web agrupou esses requisitos em três objetivos para enfocar suas atividades de projeto e implementação subseqüentes:

  1. Melhorar a capacidade de encontrar e recuperar as informações "corretas"
  2. Melhorar a capacidade de encontrar pessoas e o que elas sabem
  3. Organizar a intranet e criar uma noção de "lugar"

Encontrando as informações corretas

Os funcionários que usavam versões anteriores do Microsoft Web achavam difícil encontrar a quantidade correta de informações atuais, relevantes e decisivas no ambiente diverso e sempre em mudança da intranet da Microsoft. Quatro problemas principais se relacionavam à localização das informações corretas:

  • Levava muito tempo para encontrar as informações "corretas". Isso se referia ao fato de serem necessários vários cliques do mouse para encontrar informações úteis ou ao fato de as informações corretas não serem encontradas após um esforço considerável pesquisando e navegando na intranet.
  • Era difícil localizar informações e conhecimentos relevantes no contexto da tarefa imediata para um funcionário concluir seu trabalho. Por exemplo, os resultados da pesquisa muitas vezes incluíam muitas informações não relacionadas como sendo úteis.
  • Era difícil para um funcionário saber quando poderia confiar nas informações encontradas na intranet. Era difícil também determinar se aquelas informações eram oportunas, precisas e completas.
  • Os funcionários achavam difícil saber as melhores escolhas de palavra-chave para usar na pesquisa devido ao grande número de acrônimos, termos técnicos, nomes de projetos em código e nomes de produtos em uso regular na Microsoft.

Os funcionários sentiam que estava levando muito tempo para encontrar informações contextualmente relevantes para a tarefa que estavam tentando concluir. E, em alguns casos, eles não conseguiam encontrar as informações ou o conhecimento necessário. Isso afetou os negócios de várias maneiras: propostas e apresentações ao cliente menos eficazes, oportunidades perdidas, aumento nos custos devido a retrabalho ou esforços duplicados. Finalmente, as dificuldades ao encontrar informações na intranet da Microsoft afetaram a satisfação do funcionário, do parceiro e do cliente.

A satisfação do funcionário na Microsoft foi orientada em grande parte pela capacidade dos funcionário em encontrar e usar informações técnicas sobre os produtos da empresa. Enquanto dois terços dos funcionários esperavam usar a intranet da Microsoft para encontrar informações técnicas sobre o produto, a satisfação dos funcionários estava baixa quanto a isso: somente 9% dos funcionários estavam "muito satisfeitos" com 25% "insatisfeitos" em sua capacidade de encontrar informações técnicas.

O número de cliques do mouse usados para encontrar informações era muitas vezes considerado uma indicação do esforço e uma medida de tempo necessária para encontrar informações na intranet. Os funcionários eram particularmente sensíveis a isso quando procuravam informações sobre tarefas diárias, como localizar um edifício no campus corporativo de Redmond, em Washington ou concluir e enviar um relatório de despesas. Eles queriam e precisavam de acesso imediato a esses tipos de ferramentas e informações.

Consultas e pesquisas de informações resultavam em várias respostas diferentes, mas dados contextuais insuficientes para determinar a relevância ou confiabilidade das informações encontradas.

Durante o período de quase 30 anos, a Microsoft usou aproximadamente 12 mil nomes de produtos diferentes, acrônimos, termos técnicos e nomes de projetos em código. Isso dificultou para os funcionários, principalmente os novos, compreender o idioma usado por seus companheiros, apreciar as informações publicadas na intranet da Microsoft e determinar palavras-chaves apropriadas ao procurar informações.

Quando as abordagens e fontes comuns para encontrar informações acabavam, os funcionários sentiam que era importante localizar especialistas como fontes para tipos específicos de conhecimento. Isso era difícil porque, enquanto alguns especialistas estavam na mesma equipe, com mais freqüência, os especialistas estavam em outras equipes, em outras divisões, subsidiárias ou locais na empresa.

Isso caracterizou a segunda categoria de problemas para funcionários usando versões antigas do Microsoft Web. Era difícil encontrar pessoas e descobrir o que elas sabem.

Encontrar as pessoas e o que elas sabem

Enquanto o grande tamanho de uma empresa aumenta o desafio de encontrar as pessoas com as melhores informações e respostas para concluir uma tarefa, os funcionários de pequenas organizações também podem achar igualmente desafiador localizar rapidamente a pessoa certa entre centenas de funcionários.

Os analistas de pesquisas descobriram que isso é verdade em várias organizações. O comentário da pesquisa da Gartner, Inc. "O paradoxo do investimento para o trabalhador de conhecimento (The Knowledge Worker Investment Paradox)", de Regina Casonato e Kathy Harris, de 17 de julho de 2002, afirma:

  • "Na maioria das empresas, um funcionário obterá de 50% a 75% de suas informações relevantes diretamente de outras pessoas".
  • "Mais de 80% dos recursos digitalizados da empresa não são acessíveis à empresa como um todo porque residem nos discos rígidos das pessoas e em seus arquivos pessoais".
  • "A pessoa possui o principal recurso da economia do conhecimento – conhecimento tácito e explícito – e a maioria desse conhecimento é perdida quando ela decide deixar a empresa".

A experiência da Microsoft é semelhante. Quando os funcionários esgotam suas fontes de informações comuns, eles desejam localizar rapidamente outras pessoas com o conhecimento especializado necessário para concluir seus trabalhos. A pesquisa pelas informações ou pelo conhecimento normalmente começa com companheiros da equipe e equipes locais. Ela é então ampliada para partes menos familiares da organização. Independentemente da necessidade, se for o conteúdo para uma apresentação de parceiros ou informações técnicas detalhadas ou de licenciamento para responder a uma solicitação por proposta, o tempo é normalmente escasso. E as pessoas tendem a obter a maioria de suas informações diretamente de outras pessoas.

A intranet da Microsoft não tem sido um local eficaz para os funcionários encontrarem e contatarem pessoas com informações e conhecimento específicos. O catálogo de endereços do Exchange e a ferramenta interna "Org Chart" não realçaram o tipo de conhecimento com o qual o funcionário contribuiu para a organização, a natureza das apresentações ou os informes oficiais criados ou as listas de distribuição por email e as comunidades das quais eles participaram. O resultado foi que não houve uma maneira consistente e confiável para um funcionário encontrar as pessoas instruídas e capazes de ajudar com a tarefa em prática.

Organizando a intranet

A intranet da Microsoft é uma coleção de portais e sites de colaboração em equipe extensa, diversificada e dinâmica, outros sites, servidores de arquivos e pastas públicas do Exchange. Na Microsoft, o controle sobre o conteúdo enviado à intranet é descentralizado. Alguns grupos possuem seus próprios padrões de criação e publicação de conteúdo, enquanto outros não. Finalmente, todo e qualquer funcionário da Microsoft pode ser um autor e editor na intranet da Microsoft.

Quando um funcionário da Microsoft usava a versão anterior do Microsoft Web para recuperar informações de um site, era difícil compreender o objetivo e o contexto do site e de suas informações. Dados descritivos úteis não estavam imediatamente disponíveis em termos da identidade da organização que possuía o site, a atividade do site e o uso geral de suas informações. Era difícil para um funcionário que estava procurando informações determinar o conteúdo de um site, seu público-alvo principal, o foco do assunto e a abrangência dos produtos e da tecnologia. Todos esses requisitos representavam um problema para os funcionários da Microsoft que tentavam decidir onde procurar informações.

Para os funcionários que criavam novos documentos, era difícil organizar, relacionar e salvar informações na intranet. Eles enfrentavam uma variedade e um número estarrecedor de sites de armazenamento, incluindo estações de trabalho pessoais, laptops, PDAs, servidores de arquivos, sites de equipes, sites de portais, arquivos de email pessoal e listas de distribuição de email, bem como pastas públicas do Exchange.

Da mesma forma, para funcionários procurando informações, era necessário acessar cada local de armazenamento possível e documentar um por um ou usar o serviço de pesquisa anterior do SharePoint Portal Server 2001 que indexava um número relativamente pequeno de sites de intranet da Microsoft.

Faltava para a intranet da Microsoft uma noção organizada de "lugar" que permitisse aos funcionários "ver toda a intranet" e navegar por ela com facilidade. Os funcionários que procuravam informações esperavam encontrar resultados de boa qualidade: informações semelhantes, relacionadas e relevantes. Também esperavam encontrar pontos de referência familiares, ferramentas de pesquisa e recursos de navegação, independentemente de seu ponto de entrada para pesquisar na intranet. Os funcionários queriam um conjunto comum de recursos de intranet permanentes para facilitar a navegação na intranet, a pesquisa por informações e a produção de resultados desejados de forma consistente e confiável.

O desafio era fornecer aos funcionários um projeto eficaz para uma navegação fácil e um recurso de pesquisa na intranet da Microsoft.

Membros da equipe do projeto

O desenvolvimento do Microsoft Web foi liderado pelo KNG da Microsoft que trabalhou em conjunto com o grupo de tecnologia de informação da Microsoft e o grupo do produto SharePoint Portal Server e obteve suporte desses.

Knowledge Network Group

A missão do KNG é ajudar os funcionários a trabalhar de maneira mais eficiente e eficaz fornecendo a eles o meio para acesso fácil, troca e uso de informações e conhecimento relevantes. Ele é responsável pela arquitetura de intranet e pela arquitetura de conhecimento da Microsoft.

Para isso, o KNG usa uma estratégia de três princípios para a "Excelência de Informações" envolvendo arquitetura, orientação normativa e liderança. Seu trabalho tem como foco garantir que os funcionários possam encontrar as informações corretas, encontrar as pessoas e o que elas sabem e encontrar seu caminho pela intranet. Seu objetivo é permitir uma experiência perfeita para os funcionários que estão procurando informações e conhecimento na intranet.

O KNG orienta por meio de exemplos utilizando a documentação e o treinamento em práticas recomendadas, serviços de taxonomia e pesquisa. Orienta também por meio de liderança em espaços de trabalhos pessoais, portais, integração e distribuição de conteúdo e recuperação e descoberta de informações. O KNG é responsável por manter uma taxonomia corporativa e gerenciá-la de uma maneira colaborativa por meio de patrocínio do Microsoft Knowledge Network Taxonomy Board.

A orientação normativa abrange três prioridades do KNG: Encontrar as informações corretas, encontrar as pessoas e o que elas sabem e organizar a Intranet. Isso envolve o desenvolvimento de padrões compartilhados, diretrizes e soluções reais usando produtos como o SharePoint Portal Server 2003.

Grupo de tecnologia da informação da Microsoft

A equipe de TI da Microsoft é responsável por orientar operações globais e fornecer serviços de tecnologia de informação à toda a organização da Microsoft. Isso inclui dirigir todas as atividades relacionadas à execução e manutenção dos sistemas de informação da Microsoft no mundo: infra-estrutura de tecnologia, sistemas de informação corporativos e de marketing, incluindo sistemas de produção, distribuição e outros sistemas internos principais. A equipe de TI da Microsoft trabalha para fornecer um utilitário de classe mundial e uma excelência nas operações comerciais pela liderança no projeto e na integração de estratégias, dos processos e da arquitetura da empresa.

A equipe de TI da Microsoft fornece uma grande variedade de serviços, incluindo suporte a servidor e usuário final, gerenciamento de telecomunicações, operações de rede e segurança de informações. Essa função inclui o gerenciamento da conectividade para mais de 300 mil computadores pessoais pelo mundo. A equipe de TI da Microsoft garante que mais de 54 mil funcionários, 20 mil prestadores de serviços e fornecedores em mais de 400 escritórios da Microsoft possam acessar recursos e serviços de rede corporativos 24 horas por dia, 7 dias por semana de qualquer lugar do mundo.

Como a atividade principal da Microsoft é o desenvolvimento de softwares, a equipe de TI possui uma segunda missão única entre os provedores globais. Além de executar o utilitário de TI para a Microsoft, a equipe de TI da Microsoft foi uma das primeiras a adotar as tecnologias da empresa responsáveis pelo teste e pela implementação dos produtos da Microsoft, como produtos e tecnologias do SharePoint, Windows Server 2003 e Exchange Server 2003, antes do lançamento aos clientes. Esse processo é conhecido na Microsoft como "comer sua própria ração", ou seja, usar e testar o software em desenvolvimento para identificar possíveis problemas.

Recursos e funções da equipe do projeto

Os membros principais da equipe que implementaram e implantaram o Microsoft Web 6.0 incluíam:

  • Um gerente, para a equipe toda, que era responsável pelo orçamento
  • Um gerente de programa líder que informava o gerente e era responsável pelo gerenciamento do programa e pelas equipes de desenvolvimento e sua coordenação
  • Três gerentes de programas com responsabilidades individuais por (i) pesquisa, (ii) pessoas, público-alvo, perfis de usuários e taxonomia e (iii) sites pessoais e Web Parts personalizados
  • Uma pequena equipe de desenvolvimento composta de cinco funcionários com horário integral e uma pessoa talentosa externa com um orçamento de 100 mil dólares americanos para um trabalho terceirizado por mais de três meses.

Acionistas e parceiros adicionais

Outros acionistas no projeto, no desenvolvimento e na operação do Microsoft Web incluíam:

  • Gerentes responsáveis por resultados estratégicos e fiscais
  • Proprietários do processo responsáveis pelo fornecimento eficiente e eficaz de resultados comerciais
  • Fornecedores de informações, incluindo funcionários que produzem conteúdo consumido em retorno por outros
  • Operadores de informações que consomem informações para concluir seus objetivos e para produzir informações como um subproduto de seus trabalhos
  • Grupos de produtos da Microsoft que projetam e desenvolvem comunicações empresariais e produtos de software de colaboração

Plataforma de colaboração hospedada centralmente

Para atender aos requisitos da Microsoft, a equipe de TI da Microsoft criou uma plataforma de colaboração para sites de portal e equipe baseados no Windows Server 2003, Windows SharePoint Services e SharePoint Portal Server 2003. A plataforma foi disponibilizada a todos os usuários de rede autenticados com o serviço de diretório Active Directory® para permitir a criação rápida de sites de colaboração em equipe e, com justificativas comerciais adequadas, novos sites de portal.

O KNG e a equipe de TI da Microsoft projetaram a plataforma com três tipos de configurações de servidor: um farm de servidor de site de equipe, um farm de servidor de site de portal e uma terceira configuração de farm de servidor que hospedava o site do portal do Microsoft Web e fornecia o Shared Services aos outros sites de portal. O farm de site de portal fornecia servidores front-end aos sites de portal do SharePoint Portal Server 2003. Para armazenamento de dados, cada farm de site de portal e de equipe hospedava uma SAN (storage area network, rede de área de armazenamento). Um farm do Shared Services era hospedado no centro de dados corporativo de Redmond, em Washington, e fornecia um conjunto de serviços de portal principais, gerenciados centralmente e altamente escalonáveis, projetados para serem reutilizados por vários sites de portal e farms de servidor de vários servidores. Dois farms adicionais do Shared Services foram implantados em centros de dados remotos: um em cada uma das regiões da Europa e do Pacífico da Ásia.

A Figura 3 mostra uma representação lógica da plataforma de colaboração hospedada centralmente. A arquitetura foi projetada para oferecer suporte a centenas de portais de grupo e de divisão e dezenas de milhares de sites de equipe organizados em uma hierarquia. Sites pessoais são hospedados no farm do Shared Services de Redmond. Sites de equipe são hospedados por um farm de servidor regional apropriado.

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Figura 3 Projeto da plataforma de colaboração hospedada centralmente


O projeto, a implementação e a implantação detalhados da plataforma pela equipe de TI da Microsoft são descritos no informe oficial do IT Showcase "Deploying SharePoint Products and Technologies for Enterprise Collaboration" disponível em http://www.microsoft.com/technet/itsolutions/msit/default.mspx (site em inglês).

Solução

Em vez de implementar um portal central autônomo para seus funcionários, o KNG usou o SharePoint Portal Server 2003 para criar uma solução de portal de intranet que integrasse centenas de sites de portal e dezenas de milhares de sites de equipe da Microsoft em uma única rede de conhecimento. Criar o novo lançamento do Microsoft Web envolvia o projeto, o desenvolvimento e a integração de vários elementos chave:

  • Arquitetura de conhecimento atualizada
  • Uma arquitetura de portal de intranet integrada
  • O Shared Services, um conjunto de serviços principais de portal reutilizável e centralmente gerenciado
  • Uma nova versão do site de portal do Microsoft Web

O redesign e a atualização do Microsoft Web começou com a reunião de requisitos e análises das necessidades usando dados de pesquisas sobre a satisfação do funcionário. Em vez de se mover imediatamente da análise de requisitos para o projeto e a implementação, o KNG procurou oportunidades para desenvolver práticas e padrões comuns que poderiam ser compartilhados e aproveitados por outros sites de portal da Microsoft. O resultado foi uma arquitetura de conhecimento atualizada e uma nova arquitetura de portal de intranet integrada.

O projeto, a implementação e a implantação da plataforma Shared Services estão detalhados em um informe oficial separado do IT Showcase "Deploying SharePoint Portal Server 2003 Shared Services at Microsoft" disponível em http://www.microsoft.com/technet/itsolutions/msit/default.mspx (site em inglês).

O site do portal do Microsoft Web foi projetado e implementado usando o SharePoint Portal Server 2003 e o Shared Services e implantado a partir da plataforma de colaboração hospedada centralmente.

Práticas e padrões compartilhados

A necessidade de práticas e padrões compartilhados foi impulsionada pela percepção de que uma solução de portal de intranet verdadeiramente efetiva não era um esforço autônomo, mas que integrava o portal central às vastas quantidades de informações e conhecimento já disponíveis na intranet da Microsoft. Com essa perspectiva, mais requisitos foram identificados:

  • Era necessária uma arquitetura de portal de intranet que iria integrar e organizar centenas de divisões comerciais, grupos de produtos e portais regionais, juntamente com dezenas de milhares de sites de equipe e várias dezenas de milhares de sites pessoais. A arquitetura precisava criar uma rede de informações coesiva com suporte à navegação e pesquisa eficientes.
  • Era necessária uma arquitetura de conhecimento compartilhada que fornecesse uma taxonomia controlada de termos de pesquisa que poderiam ser facilmente gerenciados e reutilizados por outros aplicativos. Dois dos melhores exemplos são as taxonomias de nomes geográficos e nomes de produtos. Elas são amplamente usadas por vários aplicativos, incluindo o Microsoft Web e o Microsoft.com, o site público da Microsoft.
  • Um conjunto comum de ferramentas e serviços compartilhados era necessário para integrar funções como pesquisa por palavra-chave, notificações de alteração de conteúdo, destino de conteúdo baseado em público-alvo e perfis de usuários em outros sites do portal da Microsoft. Dois exemplos de sites de portal da Microsoft que usam o Shared Services são os portais Retail Sales e Microsoft Business Solutions Framework.

Arquitetura de portal de intranet

A plataforma de colaboração hospedada centralmente resolve as necessidades de equipes que precisam de um lugar para trabalharem juntas em pequenos projetos de equipe e grandes projetos de várias equipes envolvendo centenas de funcionários.

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Figura 4 Arquitetura do Microsoft Web e do Shared Services


A plataforma de colaboração hospedada centralmente foi desenvolvida para hospedar dezenas de milhares de sites de equipe do Windows SharePoint e centenas de sites de portal internos do SharePoint Portal Server 2003. Sites de portal adicionais resolviam as necessidades de divisões comerciais individuais, subsidiárias regionais e grupos de produtos que desejavam manter suas próprias identidades ou requisitos de armazenamento de informações adicionais.

O site do portal do Microsoft Web era hospedado em dois servidores front-end com processador duplo de 1,4 GHz com 4 GB de memória cada um. Os servidores de pesquisa e índice eram servidores de processador duplo de 2,4 GHz com 2 GB de memória e 200 GB e 100 GB de armazenamento de disco rígido, respectivamente.

Os servidores de banco de dados back-end SQL Server que forneciam suporte ao banco de dados para Microsoft Web e ao farm de portal de grupo e divisão usavam servidores de quatro processadores de 1,5 GHz com 3,8 GB de memória e 200 GB de espaço em disco rígido. Eles eram conectados a uma SAN com capacidade de 3,6 TB.

Todos os servidores que incluíam a plataforma eram baseados em configurações padrão do servidor do centro de dados da Microsoft e recebiam suporte de hardware, manutenção de software, criação de patches, monitoramento e serviços de backup.

O SharePoint Portal Server 2003 inclui um recurso para associar portais em uma configuração pai-filho. Não há um limite efetivo na profundidade da hierarquia que pode ser criado em uma intranet com um grande número de sites de portal. Além disso, o SharePoint Portal Server inclui o recurso de associar sites de equipe a sites de portal pai. No portal do Microsoft Web, o Diretório de Sites era usado para agrupar portais de grupo e divisão relacionados e sites de equipe por área de assunto. Esses recursos ajudavam a organizar o portal de intranet do Microsoft Web, os portais de divisão e grupo e os sites de equipe. Eles forneciam um diretório que categorizava por divisão comercial, região, produto, comunidade, público-alvo e área de assunto (escopo da pesquisa). O diretório era fácil de navegar e "organizou a intranet".

Além disso, as funções de pesquisa do SharePoint Portal Server 2003 ofereciam suporte à criação de vários escopos de pesquisa para cada portal. Isso permitia que um funcionário em uma subsidiária regional começasse a pesquisar informações usando o Microsoft Web e progressivamente restringisse o escopo de sua pesquisa conforme necessário.

O SharePoint Portal Server 2003 também fornece a capacidade de atribuir links (URLs) como Melhores Opções1 para palavras-chave específicas e sinônimos de palavras-chave. As Melhores Opções são automaticamente incluídas em uma pesquisa quando são incluídas no escopo da pesquisa. Aparecem também na parte superior da lista com uma estrela dourada próxima ao título quando aparecem como parte dos resultados da pesquisa.

Quando organizadas e gerenciadas de maneira eficaz, as Melhores Opções aumentavam a precisão e relevância dos resultados da pesquisa e o Diretório de Sites facilitava de forma significativa a navegação da intranet. Esses dois recursos eram agrupados usando-se uma taxonomia comum. Isso fez com que ficasse rápido e fácil para os funcionários encontrarem, localizarem e recuperarem informações, economizando seu tempo enquanto aumentavam sua produtividade.

As funções de pesquisa do SharePoint Portal Server forneciam aos usuários uma capacidade de navegação integrada uniforme e uma experiência de pesquisa não disponível usando o Windows SharePoint Services sozinho.

Arquitetura de conhecimento compartilhada

As primeiras versões do Microsoft Web forneciam a capacidade de pesquisar Melhores Opções por palavra-chave, mas não a combinavam com seu recurso de pesquisa de texto completo. Inicialmente, não havia uma abordagem formal ou padrão para organizar e gerenciar as categorias para classificar sites pessoais, de portal, equipe ou outros sites. Ninguém havia criado um conjunto comum de categorias para classificar o conteúdo como links de sites, informações de contato, especificações do produto, apresentações e outros documentos do Office. Então, um conjunto comum de categorias para classificar documentos, sites e informações de contato foi criado para ajudar os funcionários a organizar e encontrar informações.

Os esforços iniciais para criar vocabulários corporativos compartilhados começou em 1998. Isso foi seguido pelo desenvolvimento personalizado de ferramentas adicionais para catalogar e gerenciar links de sites como Melhores Opções para palavras-chave selecionadas. O conjunto de palavras-chave das Melhores Opções era gerenciado como parte do vocabulário corporativo da Microsoft. O KNG também começou a oferecer serviços de pesquisa a outros sites de portal internos da Microsoft ao mesmo tempo.

Quando o KNG começou a fornecer "Pesquisa como um Serviço" ao Microsoft Web e a outros sites de portal internos, novas questões surgiram:

  • Como identificar da melhor forma que conteúdo era adequado para a apresentação no portal corporativo central?
  • Como eles melhorariam a pesquisa da empresa e o processo de navegação para os usuários do portal central e dos portais regionais e de divisão comercial sem comprometer muito os recursos?
  • Como eles poderiam ajudar os funcionários a economizar tempo, melhorar sua produtividade e aumentar a qualidade de sua tomada de decisões?

A equipe de projetos então tomou as seguintes decisões principais:

  • Criar um conjunto de vocabulários corporativos compartilhados usando uma abordagem colaborativa com a representação por toda a empresa.
  • Desenvolver uma abordagem para criar e gerenciar um conjunto de categorias relevantes por tarefas, tópicos e áreas de assunto e úteis para organizar conhecimentos e informações necessárias para tarefas diárias.
  • Analisar consultas e solicitações a informações gravadas em registros do servidor Web e registros do suporte técnico e da biblioteca para determinar perguntas freqüentes e catalogar formalmente as URLs de documentos para respostas comuns como "Melhores Opções".
  • Localizar e indexar uma proporção maior de sites de intranet da Microsoft.

O KNG da Microsoft, com base em sua experiência ao projetar e implementar o Microsoft Web, aprendeu o seguinte:

  • O patrocinador executivo é necessário em esforços para criar uma taxonomia empresarial.
  • As taxonomias requerem suporte na forma de banco de dados e outras ferramentas de software. Para vocabulários simples e sinônimos, uma planilha pode ser suficiente para controlar e gerenciar as alterações. Mas para requisitos de taxonomia mais sofisticados, pode ser necessário um aplicativo de terceiros ou desenvolvido internamente.
  • As taxonomias empresariais são mais bem gerenciadas por um "quadro de taxonomia" envolvendo representantes de toda a empresa que criem e gerenciem conteúdo.

Conjunto comum de serviços compartilhados

Com base na arquitetura do Shared Services do SharePoint Portal Server 2003, o KNG projetou e implantou o Shared Services, um conjunto de serviços principais de portal gerenciado centralmente e altamente escalonável, projetado para ser reutilizado por vários sites de portal e farms de servidor de portal. Conhecido como Pesquisa, Notificações, Públicos-alvo e Perfis na Microsoft, o Shared Services fornece um recurso empresarial para indexação de conteúdo, pesquisa por palavra-chave das Melhores Opções e texto completo, notificações automatizadas ao usuário com base em conteúdo novo ou em alteração na intranet, definição específica do público-alvo do conteúdo em páginas do portal, além de perfis de usuários que podem ser pesquisados e sites pessoais Meu Site. O Shared Services foi disponibilizado para o uso por administradores de sites que desejavam os benefícios de um ambiente do Shared Services.

O Shared Services foi implantado em paralelo com a implementação e implantação do Microsoft Web, o site de portal de demonstração para o Shared Services. O Shared Services forneceu uma experiência comum e consistente para os funcionários pesquisarem informações, assinarem alertas, receberem notificações e procurarem pessoas com conhecimento e informações especializadas. O Shared Services foi adotado para ser utilizado por administradores de mais de 300 sites de portal na Microsoft.

Ele fornecia um elemento essencial em uma plataforma na qual o Microsoft Web foi criado. Detalhes do projeto, da implementação e da implantação da plataforma Shared Services são descritos no informe oficial complementar do IT Showcase "Deploying SharePoint Portal Server 2003 Shared Services at Microsoft" disponível em http://www.microsoft.com/technet/itsolutions/msit/default.mspx (site em inglês).

A nova versão do Microsoft Web

Os funcionários da Microsoft experimentam o portal do Microsoft Web pelo que vêem na home page do Microsoft Web e nas informações, nas ferramentas e nos links de sites que aparecem nessa página.

A home page do Microsoft Web é a home page para um site de portal do SharePoint Portal Server 2003. Ela é processada como uma página de Web Part do SharePoint usando tecnologias ASP.NET para a página em si e para os elementos individuais da página. Usar o ASP.NET permitiu que os sites de equipe e portal do SharePoint trabalhassem com uma segurança, uma estabilidade e um desempenho substancialmente maiores, possíveis pelo uso do Windows Server 2003, SQL Server 2000 e Microsoft .NET Framework.

A maioria dos Web Parts na home page do Microsoft Web são recursos padrão incluídos com o SharePoint Portal Server 2003. Além disso, um número de Web Parts personalizados foi criado usando o sistema de desenvolvimento Microsoft Visual Studio® .Net, ASP.NET e o SDK (Software Development Kit, kit de desenvolvimento de software) dos produtos e das tecnologias do SharePoint.

A Tabela 1 lista os componentes usados para personalizar o site do portal e intranet do Microsoft Web. A lista inclui o nome do componente e os serviços e as tecnologias ativadoras usadas em sua implementação. Informações adicionais serão fornecidas em seguida sobre cada um dos recursos principais do Microsoft Web, sua implementação e os problemas resolvidos por cada um deles.

Tabela 1 Recursos do portal de intranet do Microsoft Web

Recurso do portal do Microsoft Web Tecnologias ativadoras
Home Page do portalÁreas do Portal do SharePoint Portal Server

Página de Web Part do SharePoint e Web Parts

Versões de RecursosWeb Part de Exibição de Conteúdo do SharePoint
Notícias, Notícias com Destino e Arquivo de NotíciasÁreas do Portal do SharePoint Portal Server

Microsoft News Workbench (interno), Inclusões de Notícias de Terceiros e Equipe Editorial Interna

SitesDiretório de Sites do SharePoint Portal Server

Criação de Sites de Auto-serviço e Registro de Sites (personalizados para reunir dados descritivos adicionais)

Banco de Dados de Taxonomia da Microsoft (interno)

Coletor de URL (URL Harvester) da Microsoft (interno)

Pesquisa e Pesquisa AvançadaMelhores Opções de Palavras-chave e Pesquisa do SharePoint Portal Server

Grupos de Origem e Escopos da Pesquisa do SharePoint Portal Server

Banco de Dados de Taxonomia da Microsoft (interno)

Serviços de Catálogo de URL da Microsoft (interno)

Localizador de PessoasPesquisa do SharePoint Portal Server

Perfis do Usuário do SharePoint Portal Server

Web Part do SharePoint (personalizado)

Navegar pela OrganizaçãoÁreas de Tópico do SharePoint Portal Server

Web Part do SharePoint (personalizado)

Pesquisa em GlossárioServiço da Web e Banco de Dados de Taxonomia da Microsoft (interno)

Web Part do SharePoint (personalizado)

Tarefas PrincipaisWeb Part de Listagem do SharePoint
Dicas e TruquesWeb Part do SharePoint (personalizado)
Tarefas e FerramentasÁreas de Tópico do SharePoint Portal Server
Sites Internos e ExternosWeb Part de Edição de Conteúdo do SharePoint
Calendário de EventosWeb Part de Calendário do SharePoint Personalizado
Pesquisas PopularesWeb Part de Edição de Conteúdo do SharePoint

Ferramenta de Análise de Registro da Web do IIS para Consulta de Pesquisa da Microsoft (interno)

Meu Site e Perfis de UsuáriosSites Pessoais Meu site do SharePoint Portal Server

Depósito de Dados do SQL Server de "Armazenamento de Inclusões" da Microsoft e Microsoft Active Directory (interno)

Biblioteca de Imagem de Cartão de Acesso da Microsoft (interno)

Encontrando as informações corretas

Pesquisa e escopos da pesquisa

Os usuários do Microsoft Web fazem uso freqüente do Web Part de pesquisa. O Web Part de pesquisa aparece em cada página da nova versão do site de portal. Isso fornece vários benefícios:

  • Os funcionários da Microsoft tiveram uma experiência de pesquisa consistente e familiar pelo Microsoft Web e outros sites do Shared Services
  • As melhorias na organização de informações e em recursos de pesquisa em uma área da intranet foram imediatamente compartilhadas com todos os sites do Shared Services

Como resultado, os funcionários ficaram mais produtivos e começaram mais rapidamente a confiar no valor e na qualidade das informações que apareciam nos resultados de suas pesquisas.

O Web Part de pesquisa oferecia aos usuários um campo para inserir termos de pesquisa, mas também fornecia uma lista suspensa de escopos da pesquisa com os quais os usuários poderiam ampliar ou restringir o escopo de sua pesquisa de conteúdo. A organização e seleção de escopos da pesquisa eram baseadas em áreas de assunto. Isso ajudava a criar uma noção de "lugar" para os funcionários que usavam a intranet. Eles se familiarizaram com um conjunto comum de áreas de assunto como parte de suas experiências com a intranet. A lista atual de escopos da pesquisa incluía: intranet, esse portal, pessoas, informações da Microsoft, indústrias, serviços internos, internacional, produtos, vendas e marketing, competição, parceiros, tecnologias, treinamento, catálogo de biblioteca, imagens da Microsoft, pesquisa de mercado, listas de distribuição e todo o conteúdo.

Isso ajudou os funcionários fornecendo um caminho ou uma visão alternativa para localizar informações. Por exemplo, os escopos da pesquisa não eram escolhidos para espelhar a organização corporativa. Eles eram baseados em categorias aplicáveis ao trabalho diário dos funcionários. Os usuários que preferissem uma organização que espelhasse a hierarquia corporativa poderiam navegar na intranet usando os links que apareciam no Web Part "Navegar pela Organização".

Cada resultado de pesquisa possuía um link Detalhes do Item e um ícone que poderia ser clicado próximo ao nome do autor do item, possibilitando um acesso rápido pelos funcionários aos dados descritivos do item e ao site pessoal e ao perfil do autor. A página de resultados da pesquisa poderia ser agrupada por site, nome do autor, datas e área de tópico.

O Microsoft Web usava o suporte interno do SharePoint Portal Server para criar e gerenciar escopos de pesquisa, grupos de origem, índices de pesquisa e origens de conteúdo. Descrições dos principais recursos da pesquisa do SharePoint Portal Server usados pelo Microsoft Web podem ser encontrados no Apêndice A – Recursos do SharePoint Portal Server 2003 usados pelo Microsoft Web.

Melhores Opções de palavra-chave

O SharePoint Portal Server 2003 inclui suporte para criar e gerenciar uma hierarquia de palavras-chave (incluindo sinônimos) e Melhores Opções associadas.

Nas primeiras versões do Microsoft Web nas quais esse suporte não estava imediatamente disponível, a Microsoft desenvolveu um sistema de gerenciamento de Melhores Opções e palavra-chave interno chamado de UCS (URL cataloging service, serviço de catalogação de URL) que permaneceu como parte da solução de portal de intranet do Microsoft Web.

Para cada Melhor Opção, o banco de dados do UCS mantinha informações detalhadas, como as palavras-chave das Melhores Opções, a descrição e o título do site, a URL, comentários operacionais, endereço de email para contato, data da última revisão e status ativo. As palavras-chave das Melhores Opções eram selecionadas a partir do banco de dados de taxonomia da Microsoft para fornecer aos usuários uma experiência consistente ao explorar a intranet da Microsoft.

O KNG executou análises periódicas dos registros do servidor Web de consultas de pesquisa para identificar termos de pesquisa freqüentemente solicitados pelos funcionários. A equipe acrescentou os termos mais solicitados ao UCS como palavras-chave das Melhores Opções. Em retorno, uma ou duas URLs das Melhores Opções eram atribuídas a cada palavra-chave. O número de URLs de Melhor Opção era limitado para aumentar a relevância dos resultados da pesquisa retornados quando a consulta da pesquisa incluía uma palavra-chave das Melhores Opções.

Quando a pesquisa do SharePoint Portal Server 2003 indexava um site de portal específico, por padrão, ela também indexava todos os sites de portal filho ou subsidiários associados ao site pai. Como parte desse processo, o SharePoint Portal Server 2003 automaticamente agregava as Melhores Opções de sites filho e as associava ao site pai. O resultado final era que todas as Melhores Opções de um site pai e os sites de portal filho associados eram disponibilizados a um usuário que estivesse pesquisando no site do portal mais alto.

Como a função padrão do SharePoint Portal Server envolve a pesquisa de Melhores Opções, quando um usuário envia uma consulta de pesquisa, os funcionários recebem links imediatos para as fontes de informações mais conhecidas para as palavras-chave que solicitaram. Isso economiza o tempo dos funcionários na pesquisa de informações e fornece a eles respostas consistentes, confiáveis e relevantes contextualmente para suas solicitações de pesquisa.

Um serviço desenvolvido personalizado é executado periodicamente para importar dados do UCS no banco de dados de Melhores Opções e palavras-chave internas do Microsoft Web, Diretório de Sites de intranet e configuração dos serviços de indexação de conteúdo.

Tarefas Principais e Tarefas e Ferramentas

Os funcionários da Microsoft queriam informações relevantes: informações acessíveis de valor imediato no contexto de seu trabalho diário. As pesquisas indicavam que, às vezes, era um desafio encontrar informações relativas a tarefas, como localizar um endereço de um edifício ou mapas do campus corporativo da Microsoft. Às vezes, era difícil organizar uma viagem de negócios ou enviar formulários de despesas com viagens. Os funcionários da Microsoft esperavam encontrar esse tipo de informação diária com um ou dois cliques do mouse sem ter que digitar no teclado.

Tarefas Principais é um Web Part localizado na home page do Microsoft Web que lista as tarefas mais comuns dos funcionários e fornece acesso, com um único clique, a um site ou uma página da Web correspondente relacionada à tarefa.

O link Tarefas e Ferramentas na barra de navegação do site do portal conecta a uma organização hierárquica de áreas de tópico que representam categorias de ferramentas, informações e tarefas usadas freqüentemente. Informações sobre as tarefas mais comuns dos funcionários podem ser encontradas usando três cliques do mouse ou menos.

Tanto as Tarefas Principais como as Tarefas e Ferramentas ajudam os funcionários da Microsoft a trabalhar com mais produtividade fornecendo a eles um acesso imediato e específico aos sites da intranet onde eles concluem tarefas diárias.

Pesquisa em Glossário

Como trabalham para uma empresa de software, é comum para os funcionários da Microsoft usarem um grande número de termos específicos da indústria e da empresa. Eles são usados freqüentemente, mas somente são familiares aos funcionários em partes específicas da organização ou durante a vida de um produto ou projeto em particular. Durante o período de quase 30 anos, a Microsoft usou aproximadamente 12 mil nomes de produtos, acrônimos, termos técnicos e nomes de projetos em código. Para permitir que os funcionários determinem o significado e o uso desses termos, o portal do Microsoft Web incluiu uma função de Pesquisa em Glossário em um local padrão ou em sua home page.

A Pesquisa em Glossário era um Web Part personalizado que fornecia aos funcionários acesso aos termos e às definições disponíveis no banco de dados de taxonomia corporativo. Para organizações com requisitos semelhantes para vocabulário compartilhado, o Web Part "Visualizador de Páginas" pode ser usado para criar uma solução simples.

Publicando na home page do portal do Microsoft Web

Uma quantidade muito pequena de conteúdo na intranet da Microsoft é criada por pessoas em sua sede. A maioria do conteúdo é criada por fornecedores de informações cuja responsabilidade principal é criar novas informações. Um pouco desse conteúdo é produzido por profissionais especializados que publicam documentos ou apresentações como parte de seu trabalho diário. Os fornecedores de informações e os profissionais especializados se localizavam por toda a organização e tinham funções variadas na empresa, como gerentes de desenvolvimento, consultores de tecnologia e soluções, profissionais de vendas e marketing, etc.

Para algumas categorias de informações, a responsabilidade pela publicação pertencia a um pequeno número de grupos centralizados. Os exemplos incluíam responsabilidade por notícias internas da empresa, eventos da empresa e da indústria e o gerenciamento de inclusões de notícias de terceiros.

Relatórios publicados sobre eventos externos e notícias são um recurso do portal do Microsoft Web desde suas primeiras implantações no meio da década de 90 e a publicação desses tem sido a responsabilidade da biblioteca corporativa da Microsoft. Originalmente desenvolvida para oferecer suporte ao site da biblioteca corporativa da Microsoft, a ferramenta interna Microsoft News Workbench é usada por grupos editoriais pela empresa para catalogar notícias diárias e eventos de interesse aos funcionários da Microsoft. Fontes de notícias incluíam notícias de terceiros licenciados e os melhores sites relacionados à tecnologia, aos negócios e à indústria.

Chamados de serviços de "Notícias com Destino", o aplicativo interno News Workbench é usado para capturar informações como a fonte da notícia, a linha com o nome do autor, o título, a URL da página da Web e o resumo do conteúdo para o item da notícia. Além disso, o Workbench permitia a especificação de detalhes como data, local, proprietário e origem da publicação original, links de imagem, status da publicação e data para referência da publicação para o artigo na intranet da Microsoft. Os detalhes podem incluir também o nível de confidencialidade e os dados de direitos autorais.

Itens de notícias capturados no News Workbench podem aparecer na home page do Microsoft Web ou em uma variedade de outros locais como áreas de tópico de Notícias com Destino, vinculadas aos itens da notícia na barra de navegação da home page do portal. Os funcionários também podem se inscrever em qualquer uma das listas de distribuição por email de Notícias com Destino para que os links possam ser automaticamente enviados a eles.

Encontrar as pessoas e o que elas sabem

No SharePoint Portal Server 2003, um usuário recebe um perfil pessoal e, opcionalmente, um site pessoal Meu Site que pode ser organizado e pesquisado da mesma maneira poderosa que qualquer outro site.

Além disso, para usuários do Microsoft Office 2003, é exibido um ícone para indicar quando estão disponíveis as informações sobre uma pessoa onde quer que seu nome apareça no site do portal. Clicar no ícone exibe informações adicionais sobre a localização do autor incluindo seu endereço de email, números de telefone, URL do site pessoal Meu Site e escritório. Ele também indica a disponibilidade dessa pessoa em ser contatada por telefone, mensagens instantâneas ou email.

Perfis de Usuários

O recurso de perfis de usuários do SharePoint Portal Server 2003 facilitou para os funcionários da Microsoft a pesquisa e localização de colegas da empresa, com base em informações detalhadas como seus nomes, endereços de email e outros fatores, como a região de um funcionário e organização base. Os perfis de usuários, que podem ser totalmente personalizados e pesquisados, fornecem o meio para as pessoas pesquisarem e localizarem os outros na organização.

Os dados do perfil do usuário podem ser inseridos manualmente ou importados do Active Directory da Microsoft e de outras fontes de conteúdo. Os perfis dos usuários podem ser personalizados pela inclusão de novas propriedades e pelo mapeamento destas para propriedades existentes do Active Directory ou outras fontes de informação.

As informações em um perfil de usuário individual fornecem a base para gerar um site pessoal Meu Site. Os usuários exibem e atualizam seu próprio perfil a partir de seu site pessoal. Por exemplo, "A Meu Respeito" é um campo atualizável que um funcionário pode usar para adicionar uma pequena biografia e uma lista de interesses pessoais e profissionais ao seu perfil. Um site pessoal possui uma exibição pessoal e uma pública. A exibição pessoal contém informações que podem ser exibidas somente pelo usuário específico. A exibição pública de um perfil de usuário é visível a todos os outros usuários quando eles clicam no nome de um usuário do portal. Por exemplo, ao exibir resultados da pesquisa, um funcionário pode clicar no nome do autor associado a um documento para exibir o perfil do usuário público (ou site pessoal) do autor.

Na implantação da Microsoft de perfis de usuários, três propriedades personalizadas foram adicionadas à lista de propriedades de perfil de usuário: região, função e organização da Microsoft. Essas propriedades fizeram com que ficasse fácil e rápido para os funcionários pesquisarem e localizarem pessoas com uma região geográfica, uma função e uma organização em particular, por exemplo.

Sites Pessoais Meu Site

Os sites pessoais Meu Site fornecem um site facilmente personalizado para que funcionários individuais salvem documentos, encontrem e se conectem com outras pessoas e compartilhem seu trabalho.

No SharePoint Portal Server 2003, cada usuário terá um perfil de usuário criado quando sua conta for adicionada ao site do portal. Quando o recurso Meu Site for habilitado, um site pessoal do usuário será criado na primeira vez em que um usuário clicar no link Meu Site na home page do portal. Ele será criado sob demanda usando informações disponíveis no perfil do usuário individual.

Um site pessoal individual possui uma exibição particular que contém informações de interesse somente para aquela pessoa. Na exibição particular, um usuário organiza e acessa seus documentos, exibe e gerencia seus alertas, se liga a pessoas e informações interessantes e exibe a caixa de entrada de seu email e o calendário. Quando uma pessoa usava o Office 2003 para criar um espaço de trabalho de documento, ele era criado em seu site pessoal.

Um site pessoal individual possui uma exibição pública que contém informações que o usuário deseja compartilhar com os outros. As propriedades públicas do perfil do usuário são exibidas nessa página. Além disso, o usuário pode adicionar uma lista de links aos sites favoritos. A exibição pública automaticamente mostrava links para documentos compartilhados recentemente usados.

Além dos campos personalizados adicionados ao perfil do usuário, um usuário pode adicionar mais Web Parts a partir da galeria de Web Parts do Microsoft Web SharePoint Portal Server 2003. A galeria inclui os seguintes Web Parts adicionais desenvolvidos internamente:

  • Um Contrato de Licença de Usuário Final para garantir que funcionários individuais concordem com os termos e as condições de uso e comportamento ao usar a intranet da Microsoft.
  • O Microsoft Daily Newswire que exibe resumos das principais notícias sobre tecnologia do dia.
  • Notícias com Destino da Microsoft fornece notícias da indústria, exibindo resumos de histórias recentes organizadas nas seguintes categorias: ferramentas e servidores empresariais; jogos; mercados online interativos; mobilidade e dispositivos; Microsoft .Net; produtividade, pesquisa e desenvolvimento; segurança; serviços; aplicativos do Small Business e Microsoft Windows.
  • O MSNBC fornece Web Parts para acessar notícias de negócios, entretenimento, esporte, tecnologia e mercado de ações.
  • Meus Documentos Recentes exibe uma lista de documentos recentemente acessados pelo usuário.
  • A Caixa de Entrada do Outlook Web Access e os Web Parts de Tarefas fornecem acesso à Caixa de Entrada de email pessoal, ao calendário e a outras tarefas de um usuário.
  • Um Assistente para Carregar Fotos que permite ao usuário acessar sua foto da biblioteca de fotos do cartão de identificação da empresa e carregá-la para seu site pessoal.
  • Localizador de Pessoas e Web Parts de Pesquisa em Glossário (descritos anteriormente).
  • Editor de Conteúdo, Imagem, Visualizador de Página, Links Rápidos, Formulário Simples, Inscrições e Alertas e Web Parts incorporados em XML do SharePoint 2003.
  • O Web Part "Bem-vindo ao seu Meu Site" aparece para os funcionários como um link para um guia detalhado sobre como personalizar mais seus sites.

Uma vantagem principal dos sites pessoais Meu Site é que cada unidade de negócios não precisa criar um espaço de trabalho separado ou site para cada funcionário. Em um ambiente do Shared Services do SharePoint Portal Server, cada funcionário pode ter um site pessoal padrão.

Procurando pessoas e o Localizador de Pessoas

Um Web Part "Localizador de Pessoas" foi personalizado para fornecer uma localização familiar na home page do portal do Microsoft Web para encontrar pessoas rapidamente. Esse Web Part foi desenvolvido com a pesquisa do SharePoint Portal Server, Microsoft Visual Studio .Net e ASP.NET. Ele possui um único campo para inserir uma consulta de pesquisa. Em resposta, o Localizador de Pessoas retorna uma lista de pessoas cujos perfis de usuário correspondam aos termos da pesquisa. Clicar em um dos resultados mostra a exibição pública do Meu Site daquela pessoa. Se o termo da pesquisa for o nome de uma pessoa ou endereço de email, todas as correspondências exatas serão exibidas nos resultados como Melhores Opções.

Navegar pela Organização

Navegar pela Organização é um link que aparece em um local padrão em cada página do portal. Clicar no link conecta o usuário a uma área do portal do SharePoint Portal Server em tela cheia onde é exibido o topo do organograma da Microsoft com um resumo do perfil do usuário e uma foto dos principais executivos, incluindo Bill Gates, Steve Ballmer e seus relatórios diretos. Navegar pela Organização permite que os usuários vejam a equipe de liderança e desçam para cada nível da organização de uma maneira lógica. Cada página inclui informações adicionais sobre o indivíduo e a organização à qual ele pertence. Clicar no perfil, no resumo ou na foto de um usuário individual vincula o usuário à exibição pública do site pessoal daquele indivíduo.

Navegar pela Organização oferece uma exibição organizacional do conteúdo encontrado na intranet da Microsoft. Por exemplo, o recurso é útil quando alguém deseja aprender mais sobre outras partes da empresa ou localizar o gerente comercial responsável pelos produtos Microsoft Office. Nesse caso, o usuário pode facilmente encontrar o relatório direto do diretor geral e o funcionário responsável pela divisão de produtividade comercial incluindo produtos Microsoft Office.

Navegar pela Organização reduz o tempo necessário para localizar informações relevantes quando a abordagem mais conhecida envolve a navegação crescente pela organização. As informações relevantes apresentadas pelo Navegar pela Organização possuem uma vantagem sobre os métodos de pesquisa tradicionais porque ele apresenta informações em um contexto organizacional.

Privacidade

A Microsoft, como praticamente todas as organizações com equipe em horário integral, meio período, contrato ou voluntários, precisa garantir que as informações sobre as pessoas sejam usadas e exibidas de uma maneira apropriada. As informações pessoais precisam ser protegidas. Isso é uma preocupação especial da Microsoft porque ela opera mundialmente. As considerações precisam incluir normas e costumes locais com relação à privacidade pessoal e aos dados pessoais. Com base nisso, as diretivas foram desenvolvidas respeitando a natureza das informações mostradas nos perfis dos usuários, nos sites pessoais Meu Site e nos resultados da pesquisa e usadas para desenvolver as especificações para esses recursos.

Isso foi uma consideração importante para a equipe do Microsoft Web quando ela selecionou o tipo de dados pessoais para inclusão nos perfis dos usuários e nos recursos do Meu Site. A equipe recebeu conselhos dos departamentos legais e de recursos humanos da Microsoft, mas também solicitou que cada funcionário concordasse com um Contrato de Licença de Usuário Final da intranet.

Organizando a intranet

Diretório, criação e registro de sites

Dois formulários ASP.NET são fornecidos no SharePoint Portal Server 2003 para criar e registrar novos sites do SharePoint ou registrar sites existentes no diretório de sites. O KNG personalizou esses formulários para reunir dados descritivos adicionais no momento em que um site é criado ou registrado.

As informações adicionais são usadas para categorizar o site e colocá-lo em áreas correspondentes do Diretório de Sites. As informações adicionais do site incluíam a divisão do site, a região geográfica, o idioma local, o enfoque do produto, o público-alvo, a área de assunto e as comunidades externas relacionadas.

Usando uma lista padrão de campos de dados adicionais descritivos ao criar e registrar um site, uma experiência de pesquisa e uma navegação mais consistente eram fornecidas aos funcionários usando o Diretório de Sites.

Links para cima

As informações de configuração para cada site do SharePoint Portal Server e cada site de equipe do Windows SharePoint incluem a URL para o site pai ao qual o site de equipe ou portal é associado.

Essa URL aparece como um link "Para cima" em cada página de um site de equipe ou portal. Ela permite que um usuário navegue de forma rápida e fácil até a hierarquia do site de equipe e portal. Usando o Diretório de Sites da intranet, os usuários navegavam pelas categorias de sites de portal e equipe ou pelos links diretamente a algum outro ponto da intranet da Microsoft.

Para fornecer uma experiência de navegação comum a todos os sites pessoais Meu Site, o link "Para cima" em um site pessoal individual os retorna ao portal central do Microsoft Web e não ao portal pai regional ao qual o site pessoal estava fisicamente associado.

Coleta de links de URL

A função de pesquisa do SharePoint Portal Server automaticamente rastreia e indexa o site do portal e sites subsidiários incluindo sites de equipe associados ao portal.

Além disso, o Microsoft Web integrava as listagens de sites encontradas em cada site do portal com a lista existente de sites armazenada no serviço de catalogação de URL da Microsoft. Para ajudar nesse processo, um "coletor de links" de URL foi desenvolvido para examinar as listagens do site em cada portal e promovê-las como novas candidatas para o banco de dados do UCS. Então, foi usado um processo editorial para rever cada URL nova e foi feita uma determinação final sobre a adequação de uma URL específica como uma candidata para inclusão em: (i) uma ou mais áreas de tópico do Diretório de Sites; (ii) indexação de conteúdo contínua e (iii) marcação de palavra-chave adicional para Melhores Opções.

Trilha de navegação

Comentários sobre o Microsoft Web indicavam que os usuários muitas vezes se perdiam quando navegavam por diferentes camadas de um site de portal. Para minimizar esse problema, o modelo do site para as páginas do portal do Microsoft Web era personalizado para incluir uma trilha de navegação imediatamente abaixo do título principal da página. Isso ajudava a fornecer aos funcionários da Microsoft uma noção de lugar ao visitar uma área particular do site do portal.

Arquivos de ajuda personalizados

A versão instalada do SharePoint Portal Server 2003 e do Windows SharePoint Services oferece ajuda online na forma de páginas em HTML. Adicionar páginas de ajuda específicas do portal do Microsoft Web é uma simples questão de (i) criar os novos arquivos de ajuda com o mesmo design e layout dos arquivos de ajuda originais; (ii) colocar as páginas em uma pasta isolada, separada do SharePoint Portal Server e (iii) vincular as páginas à home page para obter páginas de ajuda do SharePoint Portal Server.

Quando o servidor for atualizado com versões futuras do SharePoint Portal Server ou de um service pack, será uma simples operação de manutenção adicionar os links aos arquivos de ajuda personalizados à home page de ajuda online.

Fornecer páginas de ajuda online adicionais para os recursos recém-personalizados do Microsoft Web e integrá-las totalmente à home page de ajuda promoveu um maior reconhecimento e um uso correto dos novos recursos. Essa forma de ajuda também reduziu o custo de serviços de suporte técnico necessários para oferecer suporte à nova versão do Microsoft Web.

Implantando e lançando o Microsoft Web

A implantação e o lançamento da nova versão do Microsoft Web para os funcionários da Microsoft seguiu um modelo padrão. Os testes internos da equipe do Microsoft Web foram seguidos pelos testes da versão beta pelos funcionários da Microsoft. A URL da versão anterior do Microsoft Web era http://msw e a URL do novo portal era http://msweb. Os dois portais continuaram a operar em paralelo durante o período de testes da versão beta. Quando os testes da versão beta do novo Microsoft Web foram concluídos, a operação do Microsoft Web entrou em uma fase normal da produção.

A equipe do projeto observou que um número significativo de funcionários digitava incorretamente a URL do portal e usava o novo portal durante seu desenvolvimento e seus testes porque o portal central é conhecido por vários nomes diferentes, incluindo MSW, MSWeb e Microsoft Web. Para minimizar problemas quanto a isso, um Web Part foi adicionado à home page de pré-lançamento para explicar a situação.

O novo portal central do Microsoft Web foi lançado e promovido separadamente dos sites pessoais Meu Site. Os sites pessoais foram lançados originalmente como parte da plataforma de colaboração hospedada centralmente. Com uma promoção mínima, o lançamento inicial do Meu Site resultou em aproximadamente 15 mil funcionários visitando seus novos sites pessoais. O design inicial dos sites pessoais foi aperfeiçoado com base em comentários iniciais dos usuários. Uma campanha de reconhecimento interna subseqüente aumentou o número de sites pessoais para mais de 23 mil.

Noventa dias após o lançamento do novo Microsoft Web, os funcionários foram convidados a participar de uma pesquisa mundial que enfocou sua satisfação ao encontrar as informações corretas; encontrar pessoas e o que elas sabem e como sites pessoais, de portal e equipe ajudam a melhorar a organização da intranet da Microsoft. Os dados dessa pesquisa foram usados para desenvolver um novo conjunto de áreas de foco, um conjunto atualizado de práticas e padrões de portais compartilhados, aprimoramentos na implantação de serviços compartilhados e revisão do portal da intranet do Microsoft Web.

Conclusões

A equipe do Microsoft Web forneceu uma solução de portal de intranet aprimorada de maneira significativa que aumentou a eficiência e a produtividade dos funcionários da Microsoft e reduziu o custo do gerenciamento de uma grande solução de portal de intranet empresarial. A equipe obteve isso das seguintes maneiras:

  • Facilitando a localização de informações relevantes para a tarefa em que eles estão trabalhando.
  • Quando necessário, facilitando aos funcionários a localização de especialistas no tipo de conhecimento procurado e facilitando a eles a localização de informações de contato e, se necessário, o contato direto por telefone, mensagens instantâneas ou email.

Em vez de simplesmente criar um portal de funcionários empresarial autônomo, a equipe do KNG desenvolveu um conjunto de padrões, práticas e serviços de portal compartilhados que poderia ser aproveitado por centenas de sites de portal internos na intranet da Microsoft. A arquitetura do portal de intranet integrada baseou-se nos produtos e nas tecnologias do SharePoint. E permitiu que usuários acessassem, pesquisassem e navegassem com facilidade por vários sites de portal, dezenas de milhares de sites de equipe e mais de 23 mil sites pessoais Meu Site.

O uso de uma taxonomia corporativa era visto como uma prática recomendada para organizar vários elementos relacionados do portal do Microsoft Web. Os recursos incluíam Melhores Opções, criação e registro de sites, Diretório de Sites da intranet, Pesquisa em Glossário e dados do perfil do usuário personalizado. Os benefícios significativos foram originados a partir da facilidade na qual a taxonomia e as ferramentas existentes da Microsoft estavam integradas com o SharePoint Portal Server 2003 para criar o Microsoft Web 6.0.

Benefícios empresariais

Os benefícios empresariais do novo design e da implantação bem-sucedidas da Microsoft do novo portal de intranet empresarial do Microsoft Web eram significativos:

  • Maior eficiência dos funcionários e melhor produtividade, uma vez que os funcionários puderam encontrar mais informações relevantes contextualmente em menos tempo.
  • Tomada de decisões mais informadas e, como resultado, a possibilidade de os funcionários gastarem menos tempo em uma tarefa, evitarem esforços duplicados e se comprometerem mais rapidamente com clientes e parceiros.
  • Custos reduzidos de desenvolvimento, implantação e gerenciamento de uma solução de portal de intranet empresarial.

Maior eficiência dos funcionários e melhor produtividade, uma vez que os funcionários puderam encontrar mais informações relevantes contextualmente em menos tempo

O processo de busca de conhecimento e informações relevantes contextualmente pelo uso da intranet da Microsoft foi aprimorado das seguintes maneiras:

  • Os escopos da Pesquisa e da Pesquisa Avançada facilitaram aos funcionários ampliarem ou restringirem o intervalo de informações pesquisadas.
  • As áreas de tópico de Tarefas e Ferramentas permitiram que os funcionários economizassem tempo ao encontrarem informações relacionadas ao trabalho, com uma média de três cliques do mouse.
  • Informações descritivas adicionais foram reunidas durante a criação de sites de portal e equipe, para que os usuários pudessem encontrar sites relacionados no Diretório de Sites.
  • Navegar pela Organização forneceu uma exibição hierárquica e crescente da organização reconhecível.
  • O Localizador de Pessoas forneceu um meio rápido e fácil para os funcionários encontrarem pessoas, localizarem seus sites pessoais e recuperarem informações de contato e organizacionais relacionadas.
  • Abordagens baseadas em taxonomia para gerenciamento de catálogo de URL e organização do Diretório de Sites para dezenas de milhares de sites forneceu aos funcionários um meio eficiente e uma experiência consistente ao procurar sites relacionados a um tópico ou uma tecnologia específica.

Capacidade de tomar decisões mais informadas resultando em menos oportunidades perdidas, menos retrabalho e maior satisfação do cliente

A capacidade de tomar decisões mais informadas resultou de:

  • Maior capacidade para os funcionários encontrarem e usarem informações técnicas sobre os produtos e as tecnologias da Microsoft.
  • Novos recursos na intranet que ajudaram os funcionários a descobrir e consumir notícias externas sobre a Microsoft e seus negócios.
  • Maior confiança dos funcionários nas informações e nos conhecimentos encontrados pelo novo portal, uma vez que as informações foram distribuídas juntamente com a indicação de seu uso geral, autor e contexto local.

Custos reduzidos de desenvolvimento, implantação e gerenciamento de uma solução de portal de intranet empresarial

O custo de desenvolvimento, implantação e gerenciamento de uma solução de portal de intranet empresarial foi reduzido devido às seguintes razões:

  • Noventa por cento da funcionalidade do Microsoft Web foi distribuída usando recursos existentes do SharePoint Portal Server 2003. Um esforço de configuração e desenvolvimento de software adicional foi necessário onde o KNG resolveu ampliar os recursos da caixa do SharePoint Portal Server. Usar recursos existentes teve benefícios secundários de (i) simplificar o processo de atualização para versões futuras do SharePoint Portal Server e (ii) permitir que recursos em desenvolvimento fossem direcionados ao maior valor e personalizar recursos de acordo com as necessidades do usuário de intranet da Microsoft.
  • Para os casos em que Web Parts desenvolvidos personalizados foram implementados, os custos foram razoáveis. O projeto, o desenvolvimento e os testes do Web Part Pesquisas Populares personalizado custou aproximadamente mil dólares americanos.
  • O desenvolvimento da nova intranet foi facilitado quanto à incorporação de aplicativos existentes, como a taxonomia da Microsoft e as ferramentas de gerenciamento de Melhores Opções, usando serviços do .Net Web.
  • Usar a abordagem do Shared Services para implementar e implantar serviços comuns de portais principais permitiu que os custos fossem amortizados por centenas de sites de portais na intranet da Microsoft.
  • O SharePoint Portal Server 2003 ofereceu um valor significativo como uma plataforma com suporte existente para várias funções incluindo: a amalgamação de grandes números de sites de colaboração em equipe e portal em uma solução de portal de intranet integrada; o fornecimento de maneiras alternativas para organizar e classificar informações, além de pesquisa de texto completo, como áreas de portal, áreas de tópico, Diretório de Sites e Melhores Opções; a capacidade de dimensionar e oferecer suporte a dezenas ou centenas de milhares de sites de intranet, ao mesmo tempo em que oferece suporte a pessoas como entidades de primeira classe na arquitetura do portal, incluindo perfis de usuários e sites pessoais com conteúdo personalizado; e um mecanismo de processamento para páginas da Web extensíveis e uma variedade de Web Parts padrão.

Lições aprendidas

As lições que a Microsoft aprendeu durante o curso desse projeto dividem-se em várias categorias. A primeira categoria está relacionada à maneira como o projeto foi definido e organizado:

  • Veja os objetivos em termos de oportunidades organizacionais e uma solução de intranet integrada. Não olhe somente para um requisito isolado de um portal autônomo quando as necessidades podem ser observadas em termos de vários e diversos portais por toda a empresa. Siga a reunião de requisitos e as fases de análise com esforços para desenvolver um conjunto de padrões e práticas adequadas para o uso por toda a empresa.
  • Desenvolva parcerias internas a princípio. Reconheça os diferentes tipos de parceiros necessários para garantir o sucesso em cada etapa do projeto. Envolva fornecedores de informações tradicionais, como a equipe da biblioteca corporativa ou os departamentos de gerenciamento de registros. Além disso, considere mais investidores e participantes, exercendo equilíbrio no controle ao tomar decisões.
  • Reúna comentários e validação dos usuários e outros investidores como uma parte regular do ciclo de desenvolvimento. Ferramentas de pesquisa baseadas na Web, como aquelas fornecidas com o Windows SharePoint Services, são indispensáveis para comentários dos funcionários.
  • Esteja ciente de tendências gerais da indústria e da tecnologia, além da posição relativa de sua organização como uma das primeiras a adotar, o fluxo principal ou o usuário de entrada tardia da tecnologia. Somente implemente tecnologias às quais sua organização e seus parceiros possam oferecer suporte adequado.
  • Os administrador
  • es de sites estão dispostos a fornecer informações descritivas adicionais sobre seus sites de portal e equipe se beneficiarem da inclusão dessas informações em um Diretório de Sites organizado e em pesquisas de Melhores Opções.

Encontrando as informações corretas

As seguintes lições são específicas para o objetivo de "encontrar as informações corretas". Na maior parte, essa perspectiva foi reunida pela equipe de usabilidade da Microsoft a partir de estudos executados em versões de pré-lançamento da solução de portal de intranet.

  • Um histórico de pesquisas de usuário final e testes de usabilidade formais contribui de maneira significativa para o sucesso no desenvolvimento da próxima geração do Microsoft Web. Isso é especificamente relacionado ao projeto da home page do portal e à conclusão de que recursos como o Localizador de Pessoas, o Diretório de Sites e o Localizador de Glossários foram desejados por usuários da intranet da Microsoft.
  • Recursos dedicados são necessários para gerenciar uma taxonomia corporativa e usá-la de maneira efetiva em um ambiente amplo e dinâmico como a intranet da Microsoft. Usando produtos existentes da Microsoft, é fácil envolver pessoas na catalogação de novos sites, no gerenciamento de Melhores Opções e na supervisão do Quadro de Taxonomia para o benefício de todos da empresa.

Encontrar as pessoas e o que elas sabem

  • Com base na experiência direta com o Microsoft Web, a maioria dos funcionários entrará em contato com outras pessoas para obter informações, fazendo contato direto, principalmente quando forem conhecidos como especialistas em tipos específicos de informações ou conhecimento. O suporte do SharePoint Portal Server 2003 para criação de perfis de usuários e sites pessoais facilitou para os usuários pesquisarem rapidamente perfis de usuários e localizarem outras pessoas e suas informações.
  • A integração de sites pessoais Meu Site na intranet da Microsoft criou um local específico na intranet para as pessoas armazenarem informações e compartilharem seus conhecimentos. Anteriormente isolados no disco rígido pessoal de um indivíduo, esses recursos valiosos agora são fáceis de se encontrar como parte da rede de conhecimento da Microsoft.

Organizando a intranet

  • Com o tempo, os funcionários da Microsoft ganharam confiança no Diretório de Sites como uma fonte de informações abrangente e categorizada sobre sites na intranet da Microsoft.
  • Mais do que originalmente esperado, vários grupos solicitaram seus próprios sites de portal do SharePoint Portal Server em vez de criarem um site de equipe abaixo de um dos sites de portais regionais ou de divisão comercial existentes. A Microsoft está reunindo novos dados para melhor compreender que recursos específicos do portal esses grupos requerem.

Resumo

Atingindo a excelência das informações

"Os funcionários podem encontrar as informações, o conhecimento e as pessoas de que precisam e não precisam se preocupar com o lugar onde elas estão. O SharePoint Portal Server 2003 fornece esses recursos e permite que sigamos adiante. Na próxima versão do Microsoft Web, poderemos incorporar a organização conectada virtualmente que possuímos hoje nos espaços de trabalho pessoais e de equipe de cada pessoa. Permitiremos que os funcionários se conectem às informações e ao conhecimento de que precisam a partir de qualquer lugar onde decidam trabalhar."

Mary Lee Kennedy, Diretora
KNG
Microsoft Corporation

A Microsoft usou versões de pré-lançamento do Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 para aprimorar de maneira significativa seu portal de intranet empresarial voltado para o funcionário. O processo foi orientado pelo compromisso de implantar totalmente novas versões de seus produtos dentro da empresa antes de disponibilizá-los de forma geral a seus clientes.

O KNG da Microsoft trabalhou em conjunto com a equipe de tecnologia de informações da Microsoft e com o grupo do produto SharePoint Portal Server para reprojetar o Microsoft Web, o portal de intranet empresarial da empresa, com base nas necessidades dos funcionários bem pesquisadas, nos objetivos comerciais e na versão mais recente dos produtos e das tecnologias do Microsoft SharePoint.

As áreas principais de aprimoramento no portal de intranet empresarial do Microsoft Web incluíam:

  • Encontrar as informações "corretas"
  • Encontrar as pessoas e o que elas sabem
  • Organizar a intranet

Em vez de simplesmente criar um portal empresarial autônomo, a equipe do Microsoft Web obteve êxito ao oferecer uma solução de portal de intranet que aumentasse de maneira significativa a produtividade dos funcionários da Microsoft. A nova versão do Microsoft Web tornou fácil para os funcionários encontrarem informações contextualmente relevantes para a tarefa em que eles estavam trabalhando. A solução de portal de intranet empresarial também facilitou encontrar pessoas que eram especialistas no tipo de conhecimento que estava sendo procurado e determinar se elas estariam disponíveis para um contato por telefone, envio de mensagens instantâneas ou email. Finalmente, a Microsoft pôde reduzir os custos globais de gerenciamento e operação de seu portal de intranet empresarial.

Mais informações

Para obter mais informações sobre os produtos e serviços da Microsoft nos EUA, ligue para (800) 426-9400. No Canadá, ligue para o Microsoft Canada Information Centre, telefone (800) 563-9048. No Brasil, entre em contato com a Microsoft Informática Ltda., telefone (11) 5853-2345. Para acessar informações na Internet, vá para:

http://www.microsoft.com/brasil/

http://www.microsoft.com/technet/itsolutions/msit/default.mspx (em inglês)

http://www.microsoft.com/brasil/sharepoint

Para tirar dúvidas, fazer comentários e sugestões sobre este documento ou para obter informações adicionais sobre Apresentações de TI da Microsoft, envie um email para:

showcase@microsoft.com

Apêndice A – recursos do SharePoint Portal Server 2003 usados pelo Microsoft Web

Três grupos principais dos recursos do Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 foram essenciais para o desenvolvimento e a implantação do Microsoft Web:

  • Pesquisa do SharePoint Portal Server
  • Palavras-chave e Melhores Opções
  • Áreas de Portal, Áreas de Tópico e o Diretório de Sites

Pesquisa do SharePoint Portal Server

A versão mais recente do Microsoft Web faz um uso extensivo dos seguintes recursos de pesquisa do SharePoint Portal Server:

  • Fontes de conteúdo
  • Índices de conteúdo
  • Grupos de fontes
  • Escopos da pesquisa

Fontes de conteúdo

Uma fonte de conteúdo é o ponto inicial que o SharePoint Portal Server 2003 usa para criar um índice de palavra-chave e texto completo de informações armazenadas em um local específico. Esse conteúdo pode ser localizado no mesmo servidor, em outro servidor de uma intranet ou na Internet. O SharePoint Portal Server inclui esses documentos em um índice, disponibilizando os documentos para os usuários pesquisarem. Exemplos de fontes de conteúdo incluem sites, servidores de arquivos, outros computadores SharePoint Portal Server, sites do Windows SharePoint Services e bancos de dados Lotus Notes.

O SharePoint Portal Server pode rastrear ou monitorar automaticamente os seguintes tipos de fontes de informações:

  • Pasta do Exchange Server: mensagens, discussões e conteúdo colaborativo em uma pasta do Microsoft Exchange 2000 Server
  • Compartilhamento de arquivo: o conteúdo de um compartilhamento de arquivo, como \\meuservidor\docscompartilhados\ ou arquivo://meuservidor/docscompartilhados/
  • Página da Web ou site: qualquer conteúdo da Web de uma página inteira a um site inteiro, incluindo qualquer site do SharePoint Portal Server ou site do Windows SharePoint Services com seu conteúdo em HTML, documentos e listas
  • Diretório de Sites: uma lista de sites
  • Banco de dados Lotus Notes: qualquer banco de dados Lotus Notes onde o servidor de gerenciamento de índice tenha sido configurado pela primeira vez com o cliente Lotus Notes e, em seguida, com o identificador de protocolo Lotus Notes

O Diretório de Sites fornece a maneira mais fácil de adicionar conteúdo a um site de portal e disponibilizá-lo para indexação e pesquisa. Quando os usuários adicionam um site ao Diretório de Sites, eles recebem a opção de incluir seu conteúdo nos resultados da pesquisa. Um administrador de pesquisa pode configurar o SharePoint Portal Server para que os sites sejam automaticamente aprovados para indexação e pesquisa ou gerenciar a aprovação para cada site caso a caso. Quando aprovado, um site é incluído no Diretório de Sites e seu conteúdo é indexado e pode aparecer nos resultados da pesquisa. Os administradores podem definir fontes adicionais para o conteúdo que não está incluído no Diretório de Sites ou que requer uma agenda de atualização especial.

"Esse Portal" é considerado um tipo especial de fonte de conteúdo. É uma fonte de conteúdo do sistema que não pode ser excluída, uma vez que controla a indexação de todo o conteúdo de um site de portal.

Índices de conteúdo

Um índice de conteúdo é um banco de dados que aumenta de maneira significativa o desempenho da pesquisa de palavra-chave e de texto completo de:

  • Conteúdo armazenado em um site de portal.
  • Conteúdo armazenado fora de um site de portal, como sites públicos. Esse conteúdo é disponibilizado quando o site é definido como uma fonte de conteúdo (conforme descrito acima). Esse conteúdo pode ser localizado por sua URL, se está em um site de portal diferente no mesmo servidor ou em outro servidor, em sua intranet ou na Internet.
  • Propriedades de palavra-chave associadas a um documento, como título e autor.

Grupos de fontes

Um grupo de fontes é uma lista composta de uma ou mais fontes de conteúdo. Os grupos de fontes são usados para definir o escopo de uma pesquisa para obter informações ou escopo da pesquisa (consulte abaixo). Os grupos de fontes podem ser criados e gerenciados usando o Shared Services. Eles podem ser atribuídos ao escopo da pesquisa de um portal em qualquer combinação, permitindo uma fácil definição de escopos da pesquisa pelos limites do portal. Por exemplo, se os usuários de um portal de marketing precisam pesquisar conteúdo em um portal de vendas, pode ser criado um escopo de pesquisa que consiste de dois grupos de fontes abrangendo todos os dados do portal de marketing e de vendas.

Escopos da pesquisa

Um escopo de pesquisa é uma lista de um ou mais grupos de fontes de conteúdo. Os escopos de pesquisa disponíveis em um site de portal fornecem uma maneira conveniente para os usuários enfocarem sua pesquisa de informações e melhorarem a relevância de resultados da pesquisa.

Os escopos da pesquisa aparecem a todos os usuários como uma lista suspensa próxima ao Web Part de Pesquisa. Os escopos de pesquisa são normalmente limitados a tópicos específicos e grupos de fontes importantes e comuns o suficiente para torná-los úteis como um escopo separado que pode ser pesquisado.

Os administradores de sites configuram os escopos da pesquisa usando as páginas da Web de administração do SharePoint Portal Server 2003.

Palavras-chave e Melhores Opções

Tecnicamente, o recurso de Melhores Opções é parte da pesquisa do SharePoint Portal Server. As Melhores Opções são descritas aqui para realçar sua importância.

As Melhores Opções são usadas para marcar resultados da pesquisa de uma palavra-chave específica, para que eles possam ser exibidos com mais destaque nos resultados da pesquisa.

Os administradores criam palavras-chave das Melhores Opções para os termos de pesquisa importantes ou mais comuns. No SharePoint Portal Server 2003, as palavras-chave das Melhores Opções podem ser organizadas em uma hierarquia. Por exemplo, a palavra-chave "sistema operacional" pode conter as palavras-chave "Windows 2000" e "Windows XP". Os administradores adicionam Melhores Opções para cada palavra-chave para identificar itens mais relevantes àquela palavra-chave.

As Melhores Opções não são limitadas a documentos ou sites. As pessoas também podem ser definidas como Melhores Opções. Por exemplo, uma pessoa pode ser identificada como uma Melhor Opção se fornecer experiência em um assunto específico de uma área em particular. Isso facilita a comunicação de pessoa para pessoa e a transferência de conhecimento em uma organização.

Quando um usuário digita uma palavra-chave ou seu sinônimo em uma caixa de pesquisa, as Melhores Opções com a maior relevância são exibidas nos resultados da pesquisa. Essas Melhores Opções de palavras-chave aparecem na parte superior da lista de resultados da pesquisa, identificadas por um ícone em forma de estrela dourada.

Controle de palavra-chave

O SharePoint Portal Server 2003 permite que palavras-chave sejam criadas no nível do portal. Documentos, sites pessoais e áreas de portal podem ser atribuídos como Melhores Opções para cada palavra-chave. Por exemplo, com uma palavra-chave como "SharePoint", o administrador do portal de TI pode atribuir um documento com conteúdo técnico como a Melhor Opção para aquela palavra-chave. Então, quando os usuários pesquisarem com aquela palavra-chave usando o escopo de pesquisa de divisão de TI, receberão o melhor conteúdo técnico em seus resultados de pesquisa. Da mesma forma, o administrador do portal de vendas pode criar uma palavra-chave "SharePoint" e atribuir documentos a ela como Melhores Opções adequadas às necessidades da divisão de Vendas. Em cada caso, a pesquisa por uma palavra-chave retorna todos os documentos atribuídos a ela como Melhores Opções. As Melhores Opções são configuradas de acordo com o site de portal.

Refinando as palavras-chave

As palavras-chave podem ser reorganizadas e ajustadas com o tempo com base nas necessidades dos usuários. Por exemplo, a lista de palavras-chave disponíveis pode ser refinada com base nas palavras-chave que podem ser pesquisadas com mais freqüência. Os registros do servidor Web de consulta de pesquisa podem ser analisados para compreender melhor as informações procuradas pelos usuários. Por exemplo, as dez palavras-chave pesquisadas com mais freqüência em cada portal podem ser identificadas e usadas como a base para atribuir Melhores Opções.

Áreas de Portal, Áreas de Tópico e o Diretório de Sites

Áreas de Portal

As Áreas de Portal do SharePoint Portal Server fornecem uma navegação intuitiva para encontrar e procurar todos os tipos de conteúdo incluindo documentos, outros funcionários e seus sites. As informações podem ser organizadas usando áreas de portal para conteúdo de grupo.

Isso permite que os usuários rapidamente encontrem e procurem informações enquanto a compreendem em um contexto. Um documento pode aparecer em várias áreas diferentes. As áreas de portal podem incluir documentos armazenados no SharePoint Portal Server e links para informações de fontes de conteúdo adicionais, como outros compartilhamentos de arquivo e sites de intranet e Internet.

No SharePoint Portal Server, as áreas de portal têm duas finalidades. Em primeiro lugar, elas proporcionam um mapa ou uma estrutura de navegação do site de portal e do conteúdo relacionado. A exibição dos usuários do site de portal pode ser simplesmente modificada adicionando, movendo ou excluindo áreas. Em segundo lugar, as áreas de portal fornecem uma estrutura centralizada para procurar informações. As áreas de portal direcionam os leitores às informações procuradas por uma hierarquia organizada de assuntos. As áreas de portal também fornecem uma maneira flexível de identificar e descrever documentos.

Por padrão, os gerentes de conteúdo podem aprovar ou rejeitar solicitações de conteúdo, gerenciar configurações da área de portal e adicionar usuários a grupos de sites para uma área de portal. Além disso, um administrador de site ou um gerente de conteúdo pode direcionar áreas de portais para serem exibidas por um ou mais públicos.

O SharePoint Portal Server inclui três tipos de áreas de portal: áreas de tópico, áreas de notícias e áreas no Diretório de Sites.

Áreas de Tópicos

Para que seja fácil aos usuários navegarem, procurarem e encontrarem informações, o conteúdo do site de portal pode ser dividido em áreas de tópicos. As áreas de tópicos ajudam a organizar o conteúdo – documentos, pessoas, Web Parts, listas ou sites – em conjuntos de informações relacionadas independentemente do local de armazenamento ou do formato. Para organizar todo o conteúdo em uma área, o administrador do site de portal pode atribuir um gerente para a área. O gerente pode então manter o conteúdo que aparece naquela área e o acesso do funcionário a ela.

As áreas de tópicos permitem que os usuários rapidamente localizem informações organizando o conteúdo em grupos lógicos. Após definir a estrutura de uma área de tópico, o conteúdo como documentos, itens de lista e pessoas pode ser adicionado a cada tópico e subtópico.

Diretório de Sites

O Diretório de Sites é uma coleção hierárquica de áreas de site usada para criar um diretório hierárquico de outros sites. O Diretório de Sites fornece um local central para exibir e acessar todos os sites associados a um portal específico. Para organizar e exibir os sites de uma maneira significativa, as exibições podem ser criadas para classificar, filtrar e agrupar os sites. Por exemplo, os sites somente da divisão de Vendas podem ser encontrados em uma lista filtrada para exibir somente os sites que contêm o valor "Vendas" na propriedade Divisão.

O Diretório de Sites fornece a maneira mais fácil para adicionar conteúdo ao site de portal para pesquisa. Quando os usuários adicionam sites, recebem a opção de indexar e pesquisar o conteúdo daqueles sites. Os membros do grupo do site do Administrador podem configurar o Diretório de Sites para aprovar automaticamente sites para pesquisa ou solicitar aprovação para cada site. Após a aprovação, um site é adicionado ao índice e seu conteúdo aparece nos resultados da pesquisa.

O Diretório de Sites inclui também outros recursos. Por padrão, o SharePoint Portal Server fornece uma lista de sites exibidos recentemente. Os membros do grupo do site do Administrador podem realçar os sites usando o recurso Spotlight Web. Os usuários do portal podem escolher o recurso "Alerte-me" para receberem alertas quando ocorrerem alterações ao Diretório de Sites.

Áreas de Notícias

As áreas de notícias são áreas de portais às quais os usuários podem adicionar listagens de notícias – informações realçadas como importantes para usuários de sites de portal. Uma listagem de notícias pode ser um conteúdo com base em texto ou um link a um item de notícia existente, como um artigo em um serviço de notícias. As notícias aparecem por padrão na home page. Os membros do Grupo de Gerentes de Conteúdo podem modificar as propriedades da área de notícias para variar a exibição de listagens de notícias como títulos, resumos ou exibições expandidas.

As áreas de notícias e as listagens de notícias podem ser organizadas em subáreas e também podem ser direcionadas a públicos específicos. Quando uma listagem de notícias é orientada a um público particular, ela aparece em uma seção "Notícias para Você" de um site pessoal do membro de um público.

1 As Melhores Opções são resultados selecionados a mão (URLs) identificados como a melhor correspondência para uma palavra-chave específica ou um grupo de palavras-chave. Se houver uma correspondência para a palavra-chave sendo pesquisada na coleção de Melhores Opções, a Melhor Opção é retornada nos resultados da pesquisa classificados como a pontuação máxima e aparece na parte superior dos resultados da pesquisa com um ícone de estrela próxima a ela.

As informações contidas neste documento representam a posição atual da Microsoft Corporation no que diz respeito às questões abordadas na data de publicação. Como a Microsoft deve responder às condições de mudança de mercado, as informações não devem ser interpretadas como um compromisso por parte da Microsoft, sendo que esta não pode garantir a precisão de qualquer informação apresentada após a data de publicação.

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