Implantando o 2007 Office System na Microsoft

White paper técnico

Publicado em: 5 de fevereiro de 2007

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Resumo executivo
Introdução
Informações gerais
Ferramentas de implantação do Office usadas pela Microsoft
Implantação do Office System
Práticas recomendadas e lições aprendidas
Conclusão

Resumo executivo

A versão de pré-lançamento do 2007 Microsoft® Office System forneceu ao departamento de tecnologia da informação da Microsoft (TI da Microsoft) a oportunidade de testar ferramentas aprimoradas de implantação, que pretendem simplificar a distribuição empresarial dos aplicativos. Usando os funcionários da Microsoft como testadores de software, o TI da Microsoft poderia fornecer um ambiente de teste real para aprimorar o 2007 Office System antes que o produto fosse lançado para os clientes. A equipe constatou que a capacidade de implantar vários idiomas do Microsoft Office usando uma única pasta de compilação teve como resultado uma solução de implantação mais eficiente e validou a nova funcionalidade antes do lançamento do 2007 Office System.

A equipe também percebeu a necessidade de estender as vantagens de maior produtividade dos aplicativos aprimorados do 2007 Office System para os usuários em toda a empresa. Além disso, a adoção prévia do 2007 Office System permitiu que o setor de TI obtivesse feedback sobre os produtos e sobre a implantação e colaborasse com a equipe de desenvolvimento do Office para facilitar os aprimoramentos futuros do produto e do processo.

Antes de distribuir o 2007 Office System para um grande grupo de pioneiros no uso do produto, o TI da Microsoft forneceu códigos preliminares para os desenvolvedores de aplicativos de linha de negócios (LOB). Esse plano garantiu que os atuais aplicativos LOB fossem compatíveis com o 2007 Office System. O fornecimento de código preliminar também permitiu que os desenvolvedores criassem aprimoramentos nos aplicativos LOB com base nos novos recursos e funcionalidades oferecidos no 2007 Office System.

Este white paper descreve a experiência do TI da Microsoft com o processo de distribuição, a instalação e a utilização de novas ferramentas de implantação no 2007 Office System. Ele foi escrito especificamente para os empresários que precisam tomar decisões técnicas, e para arquitetos técnicos e gerentes de implantação que estão pensando em implantar o 2007 Office System em suas redes.

Este white paper se baseia na experiência e nas recomendações da equipe de TI da Microsoft, pioneira na adoção do sistema. Ele não serve como manual de procedimentos. Cada ambiente empresarial tem circunstâncias exclusivas; portanto, cada organização deve adaptar os planos e atividades descritos neste white paper para atender às suas necessidades específicas.

Introdução

Atualmente, muitas empresas desejam ajudar os usuários a gerenciar com mais eficiência as cargas de trabalho crescentes e fornecer acesso aprimorado aos aplicativos LOB que eles utilizam. O 2007 Microsoft Office System ajuda as organizações a atingir essas metas e até a ultrapassá-las.

O 2007 Office System deixou de ser um conjunto de aplicativos voltados para produtividade pessoal e agora é um sistema mais abrangente e integrado. Ele pode ajudar as empresas a atender necessidades que vão do gerenciamento da produtividade pessoal ao complexo gerenciamento de projetos.

No núcleo do 2007 Office System estão os aplicativos do Microsoft Office 2007, que oferecem as melhores ferramentas de produtividade para desktop. Os novos recursos desses programas aprimoram a forma como os funcionários podem trabalhar uns com os outros, com parceiros e clientes, e como as organizações capturam e usam as informações. Além das principais edições para desktop, a versão 2007 inclui novos programas, servidores, serviços, soluções e outras tecnologias que ampliam as possibilidades dos softwares de produtividade que os funcionários já possuem e que ajudam a resolver uma ampla gama de problemas comerciais.

O 2007 Office System oferece recursos de fluxo de trabalho e colaboração para as organizações, incluindo oito conjuntos diferentes, cada um deles especificamente projetado para um grupo diferente de usuários.

Este white paper aborda a implantação do Microsoft Office Enterprise 2007 na própria Microsoft. No entanto, os métodos que a Microsoft usou para implantar o Office Enterprise 2007 também podem ser aplicados a outras versões que provavelmente as empresas de pequeno e médio porte vão implantar, ou seja, Microsoft Office Standard 2007, Microsoft Office Small Business 2007, Microsoft Office Professional 2007 e Microsoft Office Professional Plus 2007. O Office Enterprise 2007 é o novo membro da família 2007 Office System e inclui todos os aplicativos do Office Professional, além do Microsoft Office OneNote® 2007 e do Microsoft Office Groove® 2007.

Até há pouco tempo, cinco ou seis anos atrás, as migrações de softwares eram, em geral, uma tarefa monumental – eram complexas, levavam muito tempo e eram caras. Desde as primeiras reuniões de planejamento do lançamento do 2007 Office System, a Microsoft se comprometeu em facilitar o processo de atualização no novo sistema Microsoft Office. Muito antes de escreverem o novo código, os desenvolvedores do 2007 Office System estavam determinados a tornar as implantações do 2007 Office System mais fáceis de planejar, menos arriscadas, mais rápidas, mais previsíveis, mais controláveis e mais transparentes.

Por exemplo, o 2007 Office System automatiza alguns dos processos de atualização. Essa automatização faz as organizações economizarem tempo, recursos e dinheiro. Os procedimentos de instalação, que antes exigiam várias ferramentas e processos, agora podem ser realizados com um único Setup Controller. Com isso, os administradores de desktop podem personalizar e gerenciar com facilidade a experiência geral de instalação do 2007 Office System — usando apenas uma ferramenta.

Informações gerais

A rede da Microsoft é uma das maiores redes experimentais baseadas em TCP/IP do mundo. O backbone do Modo de Transferência Assíncrona (ATM) de alta velocidade sobre a Rede Óptica Síncrona (SONET) usa fibra óptica, Multiplexação de Divisão do Tempo e luz laser para mover uma grande quantidade de dados digitais e mensagens de voz. A rede global Microsoft consiste no seguinte:

  • Três centros de dados empresariais e dezenove centros de dados regionais (RDCs) no mundo todo

  • Mais de 8.800 servidores em todo o mundo

  • Mais de 200 circuitos de WAN (rede de longa distância)

  • Mais de 900 switches de LAN (rede local) – 100 megabits por segundo (Mbps) para servidores, 10 Mbps para computadores desktop

  • Mais de 1.800 roteadores

  • Mais de 275 switches ATM

  • Mais de 2.600 switches de rede de nível 2

  • Mais de 3.300 sub-redes de IP

  • Mais de 350.000 portas de LAN

  • A maior LAN sem fio do mundo, incluindo mais de 24.000 dispositivos sem fio e mais de 3.000 pontos de acesso sem fio

O IT da Microsoft fornece suporte a servidores e desktops e também gerencia os aplicativos LOB internos que facilitam as operações comerciais diárias na Microsoft. Além disso, o IT usa a grande base de empresas e usuários da Microsoft como laboratório de primeira qualidade para testar os aplicativos LOB e os softwares de pré-lançamento antes que os produtos sejam entregues aos clientes em todo o mundo. Como o foco principal da Microsoft é o desenvolvimento de softwares, a adoção antecipada e os testes dos softwares de pré-lançamento fazem parte da cultura e da missão da Microsoft. A adoção antecipada e os testes validam a compatibilidade com os aplicativos LOB, permitindo que o IT da Microsoft forneça um feedback real para os grupos de desenvolvimento de produto, a fim de ajudar a garantir que o produto lançado seja da mais alta qualidade e melhore a experiência do cliente.

A equipe de MACS (Messaging and Collaboration Services) do IT da Microsoft opera e gerencia a infra-estrutura global de TI, incluindo rede, telefonia e infra-estrutura de servidor. A equipe fornece suporte, principalmente, às ferramentas de troca de mensagens e colaboração na Microsoft. A equipe MACS também é responsável por executar vários serviços diferentes na Microsoft relacionados aos aplicativos clientes do Microsoft Office, servidores do Office e Microsoft Office SharePoint® Server 2007. O IT da Microsoft hospeda e mantém esses serviços nos portais SharePoint na empresa.

Para o projeto de implantação do cliente Office System 2007, a comunicação freqüente era de alta prioridade, para garantir que os vários grupos envolvidos estivessem trabalhando juntos de forma coesa. A equipe MACS usou as seguintes técnicas de comunicação:

  • Realizou encontros quinzenais com a equipe de desenvolvimento do Office durante o processo de planejamento e implantação. Nessas reuniões, as equipes tomavam as decisões mais importantes relacionadas à implantação e às metas compartilhadas estabelecidas.

  • Para se comunicar, a equipe MACS usava os sites do Office SharePoint. A equipe tinha um cronograma para o projeto de implantação, destacando todas as principais datas e metas de implantação em cada etapa.

  • Um plano de projeto incorporou todos os resultados finais. Além disso, todos os meses ocorria um ponto de verificação com executivos, como gerentes-gerais e vice-presidentes, para que os principais gerentes da Microsoft se mantivessem atualizados sobre o status do projeto e tivessem a chance de dar sua opinião.

Ferramentas de implantação do Office usadas pela Microsoft

O 2007 Microsoft Office System oferece várias ferramentas e tecnologias para ajudar os clientes e parceiros de solução no planejamento e na implantação do 2007 Office System. As ferramentas e tecnologias também pretendem reduzir os custos associados com as grandes implantações. Essas ferramentas, além disso, aumentam a segurança, simplificam o gerenciamento e fornecem uma melhor integração com os aplicativos LOB.

Algumas dessas ferramentas estão agrupadas sob as Tecnologias de Gerenciamento de Migração do Microsoft Office, sendo oferecidas como parte do Office System 2007. Os clientes e parceiros podem baixar outros componentes do site do Microsoft Office Online, sem custo algum. O TI da Microsoft usou as seguintes ferramentas de Tecnologias de Gerenciamento de Migração do Microsoft Office:

  • Microsoft Office Migration Planning Manager

  • Ferramenta de Personalização do Microsoft Office

Quando o TI da Microsoft começou a implantar o Office 2007 system nos computadores corporativos, nem todas as ferramentas estavam disponíveis. À medida que as ferramentas foram disponibilizadas, a equipe conseguiu testá-las e usá-las.

Microsoft Office Migration Planning Manager

O Microsoft Office Migration Planning Manager é um grupo de ferramentas projetadas para ajudar os administradores que desejam planejar e testar a implantação do 2007 Office System. O Office Migration Planning Manager apresenta os seguintes recursos:

  • Office File Scanner, que é uma ferramenta de linha de comando para encontrar os arquivos do Office e detectar problemas de conversão.

  • Um conjunto de ferramentas usadas para gerenciar um banco de dados central do Office Migration Planning Manager, que armazena os resultados do Office File Scanner.

  • Uma solução de relatório baseada no Microsoft Office Access™ 2007 usada para análise e gerenciamento dos problemas de conversão.

  • Office File Converter, uma ferramenta para facilitar a conversão em massa de arquivos antigos do Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel® e Microsoft Office PowerPoint® nos novos Formatos XML Abertos do Microsoft Office.

  • O Version Extraction Tool, que permite que os administradores extraiam versões de um arquivo salvas no Microsoft Office Word 2003 ou em versões anteriores para arquivos diferentes.

Para planejar com eficiência uma implantação perfeita do 2007 Office System, o TI da Microsoft precisava descobrir a quantidade e os tipos de arquivos do Microsoft Office que os funcionários estavam usando na rede Microsoft. Para isso, utilizaram o Office Migration Planning Manager e analisaram os computadores clientes e os servidores de arquivos para fazer uma relação de todos os tipos de documentos do sistema Microsoft Office e determinar suas propriedades. Depois, o setor implantou esta ferramenta usando o Microsoft Systems Management Server (SMS) 2003. A análise gerou arquivos de log XML em cada computador e depois os armazenou em arquivos de gabinete (.cab) para simplificar o transporte. Uma coleção SMS recuperou os arquivos .cab e os importou para um banco de dados do Office Migration Planning Manager para análise futura. Este processo permitiu que os membros da equipe identificassem e resolvessem qualquer problema conhecido antes que os arquivos fossem abertos ou convertidos para o novo formato XML do Microsoft Office.

Em sua maioria, os arquivos criados no Microsoft Office 2003 se comportam da mesma forma que na versão 2007 Office System. No entanto, algumas situações exigiam uma intervenção manual para garantir um comportamento consistente. Por exemplo, alguns recursos do Office 2003 não têm suporte no 2007 Office System. Com isso, os arquivos que se baseiam na versão anterior do Microsoft Office exigiram uma intervenção manual ou análise.

Ferramenta de Personalização do Microsoft Office

O TI da Microsoft utilizou a Ferramenta de Personalização do Microsoft Office para personalizar a forma como os produtos do 2007 Office System foram instalados e, conseqüentemente, a experência do usuário. Utilizou, também, esta ferramenta para incluir outros arquivos e instalar mais programas junto com o 2007 Office System. A capacidade de personalizar a instalação do Office com prescripts e postscripts reduziu significativamente a quantidade de codificação e scripting personalizados e permitiu que a equipe de implantação do Office reduzisse os riscos relacionados à implantação que, em geral, estão associados com a criação de scripts personalizados.

O setor de TI também queria garantir que, como parte da instalação do 2007 Office System, o cliente recebesse os modelos internos de Gerenciamento de Direitos do Windows® Rights Management. Usando a Ferramenta de Personalização do Microsoft Office, a equipe instalou com facilidade os arquivos de modelo XML necessários.

O TI da Microsoft personalizou o comportamento padrão do programa de Instalação para que o processo se desse com o mínimo de interação do usuário, preenchendo com antecedência o máximo possível de informações de configuração, como chave do produto, acordo de licença e o nome da organização. Para gerenciar essa personalização, a equipe usou a Ferramenta de Personalização do Microsoft Office e criou um arquivo de personalização de Instalação (arquivo MSP) que o programa de Instalação chama durante o processo.

O arquivo MSP foi acrescentado à pasta Atualizações. A pasta Atualizações fica na pasta de origem do Office, que contém os arquivos de origem. Assim, o mecanismo de instalação do Office processou o arquivo MSP durante a instalação, sem precisar de outras alterações. Se o administrador colocar o arquivo MSP em uma pasta que não seja a pasta de origem do Office, ele precisará executar a instalação usando a opção de linha de comando /adminfile com o programa de Instalação, ou especificando onde se pode encontrar o arquivo MSP no Config.xml. O 2007 Office Resource Kit contém mais informações sobre a utilização de arquivos MSP. Para ver o link para o 2007 Office Resource Kit no Microsoft TechNet, consulte a seção “Para obter mais informações” no final deste documento.

Se nenhuma das personalizações lidar com configurações específicas de idioma, as personalizações realizadas no 2007 Office System se aplicarão à qualquer idioma do produto especificado que esteja disponível no ponto de instalação da rede. As personalizações de recursos específicos de idioma serão aplicadas automaticamente quando o usuário instalar esse idioma. Do contrário, serão ignoradas.

A Figura 1 mostra o tipo de opção de personalização disponível na Ferramenta de Personalização do Microsoft Office.

Figura 1. Ferramenta de Personalização do Office

Figura 1. Ferramenta de Personalização do Office

A Figura 1 também mostra a opção de acrescentar instalações e executar programas na categoria Instalação, que permite que os administradores executem mais programas antes ou depois da instalação. O TI da Microsoft implantou o suplemento do Microsoft Office 2007 chamado Microsoft Save as PDF or XPSpara os clientes, depois que a instalação foi concluída. A implantação do suplemento depois da instalação garantiu que, se o computador fosse reiniciado ou o suplemento não encerrasse normalmente, a instalação do Office não seria afetada. Executando a instalação do suplemento com o parâmetro /quiet, o TI garantiu que os usuários finais teriam um fluxo integrado de instalação, sem nenhuma interrupção. Isso também reduziu os impactos que as ações adicionais de instalação poderiam ter sobre a instalação principal do Microsoft Office.

A instalação do suplemento do 2007 Microsoft Office chamado Microsoft Save as PDF or XPS permitiu que os funcionários salvassem ou exportassem os arquivos dos programas do Microsoft Office para os formatos Portable Document Format (PDF) ou XML Paper Specification (XPS). O PDF ou XPS são formatos comuns de arquivos eletrônicos, com layout fixo, que preservam a formatação do documento e permitem o compartilhamento do arquivo.

Config.xml

Nas versões anteriores do Microsoft Office, o programa de Instalação usava o arquivo Setup.ini para iniciar o processo de instalação. Para personalizar a instalação, o administrador ou editava o arquivo padrão Setup.ini ou criava um arquivo de inicialização próprio. Na versão 2007 Office System, o novo arquivo Config.xml substitui a função do arquivo de inicialização. A equipe de implantação do Office na Microsoft usou o arquivo Config.xml para personalizar as tarefas de pré-instalação e pós-instalação. Por exemplo, no final do processo de instalação do 2007 Office System era exibida uma página da Web que agradecia o usuário por utilizar antecipadamente o Office 2007 e fornecia informações importantes como, por exemplo, o que o usuário precisava fazer para relatar um bug encontrado no produto. A Figura 2 mostra alguns links e instruções úteis fornecidas aos funcionários em uma página personalizada da Web depois da instalação do 2007 Office System.

Figura 2. Página personalizada de agradecimento na Web

Figura 2. Página personalizada de agradecimento na Web

A seguir, há um exemplo de como fazer referência a uma página personalizada na Web no arquivo Config.xml, e exibi-la no final da instalação do 2007 Office System.


<Configuration> <Command Path="%programfiles%\Internet Explorer\IEXPLORE.exe" Args="http://intranetsite/office2007/thank_you" /> </Configuration>

Entre as tarefas que podem ser realizadas no arquivo Config.xml ou na Ferramenta de Personalização do Office estão:

  • Especificar a chave do produto.

  • Aceitar a chave de licença.

  • Especificar o nível do monitor de vídeo.

  • Exibir um aviso de conclusão.

Se for criadoum arquivo de personalização da Instalação através da Ferramenta de Personalização do Office, as personalizações definidas no arquivo Config.xml terão prioridade em relação às configurações do arquivo de personalização.

Ao fazer alterações no arquivo, como os elementos e atributos especificados no arquivo Config.xml, a organização deve observar que essas especificações fazem diferença entre letras maiúsculas e minúsculas. Para obter mais informações sobre a utilização do arquivo Config.xml para realizar tarefas de instalação, consulte a seção "Para obter mais informações", no final deste documento.

File Format Awareness Update e Compatibility Pack

O 2007 Office System utiliza novos formatos padronizados de arquivos para seus programas, entre eles o Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 e Microsoft Office PowerPoint 2007. As versões anteriores do Office não reconhecem esses novos formatos XML abertos, a menos que sejam realizadas atualizações dos produtos. Para garantir que os funcionários da Microsoft que estão usando o 2007 Office System pudessem colaborar e compartilhar arquivos sem nenhum problema com os funcionários que utilizam o Office 2003, o TI da Microsoft implantou o File Format Awareness Update em todos os clientes Office 2003 na empresa, antes da implantação do 2007 Office System.

O Office 2003 necessita da instalação de dois componentes separados para os usuários abrirem e salvarem arquivos nos formatos XML abertos da versão 2007.

O Office 2007 File Format Awareness Update para Office 2003 permite que os clientes do Office 2003 reconheçam os novos formatos de arquivo do 2007 como arquivos do Office. Depois da instalação do File Format Awareness Update, quando um arquivo do 2007 Office System é aberto pela primeira vez, o Office 2003 verifica a presença do Compatibility Pack para Formatos de Arquivo 2007. Caso o Compatibility Pack esteja instalado, o arquivo será aberto perfeitamente. Caso não esteja, o Office solicitará que o funcionário faça o download do site Microsoft.com. O File Format Awareness Update vem incluído no conjunto mais recente de atualizações críticas para o Office 2003. Se os computadores que usam o Office 2003 tiverem as últimas atualizações instaladas, eles já têm o File Format Awareness Update. O TI da Microsoft garantiu que os clientes Office fossem atualizados usando o SMS Software Update Service. Dessa forma, o processo normal de atualização na Microsoft instalou o File Format Awareness Update nos clientes Office 2003.

O Compatibility Pack para Formatos de Arquivo 2007 permite que o Office 2003 abra e salve arquivos nos novos formatos da versão 2007. A instalação do Compatibility Pack exige a presença do File Format Awareness Update no computador. O Compatibility Pack tem uma versão para cada idioma e foi lançado em todos os idiomas disponíveis nas versões anteriores do Office. Pode ser baixado gratuitamente do Microsoft.com. O TI da Microsoft implantou o Compatibility Pack através de SMS como pacote obrigatório. Como o Compatibility Pack tem uma versão para cada idioma, o TI da Microsoft preferiu implantar apenas o Compatibility Pack em inglês nos clientes que usam a versão em inglês do Office 2003. Os clientes que usam versões do Office 2003 em outros idiomas baixaram o Compatibility Pack apropriado quando o Microsoft Office solicitou.

Garantir que a maioria dos clientes Microsoft Office de todas as versões anteriores tivessem o File Format Awareness Update instalado foi algo essencial para a implantação do 2007 Office System na Microsoft, pois isso garantiu que os clientes Office 2003 e 2007 Office System pudessem interagir sem problemas usando o novo formato de arquivo da versão 2007. A implantação do Compatibility Pack foi menos importante porque o File Format Awareness Update levou os usuários para a página de download do Compatibility Pack no Microsoft.com. No entanto, a implantação antecipada do Compatibility Pack forneceu uma experiência de usuário aprimorada, pois ela pré-instalou o Compatibility Pack sem que os funcionários precisassem baixar e instalar o pacote individualmente. Para saber os links para o File Format Awareness Update e Compatibility Pack no site da Microsoft, consulte a seção “Para obter mais informações”, no final deste documento.

Implantação do Office System

O TI da Microsoft tinha várias metas compartilhadas com a equipe de implantação do 2007 Microsoft Office System. O planejamento e a execução cuidadosos de várias fases resultaram em lançamentos dentro dos prazos estabelecidos, como ocorreu com a versão Beta 2 ou com a Atualização Técnica da Beta 2. A forte ênfase nos testes de aplicativos LOB padronizados e de aplicativos de terceiros garantiu uma transição tranqüila para o novo 2007 Office System.

Metas de implantação

Em geral, o TI da Microsoft segue um modelo interno semelhante ao Modelo de Operações para Equipe do MOF (Microsoft Operations Framework), que oferece diretrizes para vários processos, como desenvolvimento de softwares, implantação e outras funções relacionadas às operações de TI. Os membros das equipes, organizados de acordo com o modelo de equipe do MOF, compartilham responsabilidades e trabalham juntos para se concentrarem inteiramente no projeto em andamento. Embora o tamanho das equipes possa variar durante a operação, as melhores práticas e lições aprendidas em cada fase são transportadas para a fase seguinte. Esse método garante que o custo total de implantações repetidas se mantenha sob controle.

As metas do TI da Microsoft para a implantação do 2007 Office System foram as seguintes:

  • Validar a funcionalidade, os recursos comerciais e as ferramentas de implantação.

  • Fornecer feedback para os grupos de produto e o departamento de marketing do Microsoft Office.

  • Instruir os desenvolvedores de aplicativos LOB sobre os novos recursos de desenvolvimento do 2007 Office System, para que os desenvolvedores possam criar aplicativos LOB que aproveitem esses recursos.

  • Implementar novos serviços de TI da Microsoft que aproveitam os principais recursos, como a utilização do 2007 Office System com um site hospedado do Office SharePoint Server, a fim de aprimorar o fluxo de trabalho e a colaboração.

  • Fornecer a experiência de implantação para os clientes externos, a fim de ajudar no planejamento e na execução da implantação.

Além das metas de implantação mencionadas, o TI da Microsoft e a equipe de desenvolvimento do Microsoft Office compartilharam os seguintes objetivos:

  • Teste de compatibilidade dos principais aplicativos LOB que dependiam do Microsoft Office

  • Eliminar completamente possíveis problemas críticos dos produtos do Office antes da versão RTM do 2007 Office System

A realização bem-sucedida dessas metas compartilhadas foi essencial para desenvolver um produto confiável, bem testado e adequadamente validado que conseguiu passar pelo crivo da empresa antes que fosse liberado para os clientes.

Fases de implantação

Para ajudar a atingir as metas, o TI da Microsoft dividiu o projeto de implantação identificando as principais fases no ciclo de lançamento do software. A equipe tinha metas específicas de implantação nas quais se concentrou em cada fase.

A Tabela 1 apresenta as fases de lançamento do software que o TI da Microsoft utilizou para a implantação antecipada do 2007 Office System.

Tabela 1. Fases de lançamento do software

Fase

Resumo de lançamento

Metas do TI da Microsoft

Teste 4

Implantado em agosto de 2005. A primeira implantação, apenas em inglês, se limitou a um pequeno grupo de funcionários (cerca de 1.900) e se baseou em uma versão preliminar.

Validação da experiência de implantação, prova de conceitos e validação da extensão dos recursos.

Beta 1

Implantada em novembro de 2005 em 10.209 computadores. Os funcionários da Microsoft implantaram a versão Beta 1 apenas em computadores de teste secundários, e não nos computadores desktop de produção.

Treinamento de suporte técnico, validação da atualização e substituição da pesquisa empresarial.

Atualização Técnica da versão Beta 1

Implantada em março de 2006 em 12.042 computadores e adequada para instalação nos computadores principais de produção dos funcionários. A Microsoft estava pronta para instalar a Atualização Técnica da versão Beta 1 em todos os computadores, globalmente.

Atualização no ambiente existente. Teste de compatibilidade de aplicativos LOB: detecção de bugs e regressão.

Beta 2

Implantada no início de maio de 2006 para vários usuários. A meta era implantar a versão Beta 2 em 20.000 computadores. No entanto, a Microsoft superou essa meta e, em agosto de 2006, 30.442 computadores da empresa estavam usando a Beta 2.

Implantação global e em amplo campus corporativo e avaliação do desempenho e da estabilidade. Continuação do teste de compatibilidade de aplicativos LOB: detecção de bugs e regressão.

Atualização Técnica da versão Beta 2

Implantada em agosto de 2006 em 60.329 computadores no mundo todo. A versão Beta 2 estava disponível em cinco idiomas diferentes para implantação global. Os arquivos de origem de instalação foram reproduzidos em mais de 100 servidores regionais.

Continuação das implantações globais e em campus amplo. Teste e aprovação finais de compatibilidade de aplicativos LOB.

Liberação para fabricação (RTM)

Em novembro de 2006, a versão RTM foi implantada em 97.242 computadores no mundo todo.

Liberação para produção; implantação global.

O teste inicial de funcionalidade do 2007 Office System durante o ciclo inicial de desenvolvimento do produto se limitou a um pequeno grupo de aproximadamente 100 funcionários e foi uma implantação apenas em inglês. O TI da Microsoft realizou um piloto da implantação do 2007 Office System baseado em SMS neste grupo. Os testes foram repetidos em aproximadamente 200 computadores com as configurações mais populares dos computadores cliente, que estavam rodando vários sistemas operacionais.

Depois que a implantação do 2007 Office System foi testada em um pequeno grupo de teste, o escopo foi ampliado para implantar o 2007 Office System em um grupo de controle na América do Norte. Depois que a equipe de implantação sentiu que a maioria das instalações tinham se estabilizado em todo o grupo de controle, a equipe implantou o produto em todos os computadores da empresa.

No momento em que a versão Beta 2 e a Atualização Técnica da versão Beta 2 foram lançadas, o 2007 Microsoft Office System estava sendo lançado para a base global de usuários na empresa. Além disso, nestas fases, o 2007 Office System estava disponível nos servidores de instalação em cinco idiomas diferentes, fornecendo à equipe mais flexibilidade para testar o 2007 Office System em mais países.

Os funcionários da Microsoft estavam familiarizados com os procedimentos de download para instalar softwares dos servidores de instalação porque, historicamente, esse método era o que se usava. O TI da Microsoft enviava as versões para a equipe de reprodução do produto, que duplicava os arquivos de origem da instalação em mais de 100 servidores regionais. Os funcionários eram avisados da disponibilidade de cada nova versão por e-mail na Beta 2, na Atualização Técnica da Beta 2 e na RTM. O e-mail apontava um link para um site que, por sua vez, continha um link para o ponto de instalação da rede onde os arquivos de instalação do Office estavam disponíveis. Ele também continha informações importantes sobre a atualização, como os possíveis problemas de compatibilidade de aplicativo e requisitos de hardware. A maioria dos funcionários também estava familiarizada com um processo semelhante utilizado para a implantação do Microsoft Office Professional Edition 2003, por isso esse método economizava tempo e tinha como resultado um tempo de resposta rápido na instalação.

Além do método descrito anteriormente, o TI da Microsoft enviava um anúncio do SMS para todos os funcionários, para lhes dar a opção de atualizar a versão que tinham do Microsoft Office. Por exemplo, na liberação da Atualização Técnica da versão Beta 2, todos os computadores que usavam a Beta 2 tinham a chance de atualizar para a Atualização Técnica através do SMS. Para os funcionários que já tinham uma versão anterior do 2007 Office System, a atualização por SMS era obrigatória, ao passo que os outros funcionários, como aqueles que utilizavam o Office 2003, tinham a chance de participar ou não. Essa abordagem garantiu que a base de clientes do 2007 Office System sempre rodasse a versão mais recente daquela fase.

Requisitos de sistema do cliente

Antes da implantação, a versão suportada padrão do Microsoft Office na Microsoft era o Office Professional Edition 2003, no sistema operacional Microsoft Windows XP Professional. Além da versão padrão, existem várias combinações de sistema operacional e Microsoft Office nos computadores da empresa, a maioria em computadores de teste, pesquisa e suporte.

A versão de pré-lançamento do sistema operacional Windows Vista™ também fazia parte da base de clientes Microsoft. Inicialmente, o número de computadores rodando o Windows Vista e o 2007 Office System era pequena. No entanto, esses números aumentavam em cada fase. Pouco tempo depois da versão RTM, havia mais instalações do Office 2007 em computadores com Windows Vista do que em computadores que utilizavam o Windows XP.

Não havia necessidade de fazer um inventário dos hardwares e softwares existentes, pois os requisitos mínimos de hardware não se alteravam entre o Office Professional Edition 2003 e o Office Professional 2007. Não precisar criar um inventário foi algo que facilitou a implantação do 2007 Office System, pois os gastos de TI em hardwares permaneceram inalterados durante a implantação.

O cliente 2007 Office System é um aplicativo de 32 bits, mas também funciona em versões de 64 bits do Windows XP, Windows Vista e Microsoft Windows Server® 2003 através do Windows-on-Windows 64-bit (WOW64). O WOW64 é um subsistema que roda em todos os sistemas operacionais Windows de 64 bits e cria um ambiente de 32 bits, de forma que os aplicativos baseados em Windows de 32 bits podem funcionar sem modificações em um sistema de 64 bits.

O site do Microsoft Office Online contém informações detalhadas sobre os requisitos do 2007 Office System. O link está disponível na seção "Para obter mais informações”, no final deste white paper.

Systems Management Server

Dependendo das circunstâncias, os administradores podem implantar o 2007 Office System de várias formas, tais como:

  • Instalação baseada em CD.

  • Instalação baseada em script.

  • Implantação do software da diretiva de grupo do serviço de diretório Active Directory®.

  • Systems Management Server 2003.

  • Microsoft Solution Accelerator para Business Desktop Deployment 2007.

O TI da Microsoft decidiu usar o SMS 2003 R2 como método principal de implantação do 2007 Office System para os funcionários e computadores em toda a rede global da Microsoft. O SMS é um método eficiente para implantar softwares em grandes empresas, oferecendo flexibilidade para controlar quando e em que computadores a instalação deve ocorrer. O SMS também permite que os administradores gerenciem o nível de interação com o usuário, as reinicializações de controle e a segurança. Além disso, os relatórios detalhados do SMS permitem que os administradores vejam o sucesso da implantação realizada.

Para instalar softwares em um computador baseado no Windows, é necessário ter direitos de administrador. O usuário padrão tem direitos limitados e não pode criar pastas e arquivos no caminho %ProgramFiles% ou gravar na seção HKEY_LOCAL_MACHINE (HKLM) do registro. Acrescentar os usuários ao grupo local de Administradores concede a eles mais direitos do que são necessários para as operações diárias e permite instalar softwares não-autorizados, o que poderia ser um risco à segurança. O SMS 2003 R2 minimiza os riscos de segurança e reduz as solicitações à equipe de suporte ao possibilitar a instalação de softwares com uma conta especial que tem direitos de administrador e à qual o usuário não tem acesso. Essa conta permite que o cliente SMS realize tarefas administrativas, como instalar softwares, sem aumentar os direitos do usuário.

O TI da Microsoft distribui o cliente SMS para os computadores usando o script de logon associado à conta de domínio dos usuários. Os funcionários receberam um período de cortesia de duas semanas, durante o qual poderiam adiar a atualização de uma versão mais antiga do Microsoft Office para a versão mais recente. Depois desse período, eles foram forçados a atualizar. O TI da Microsoft abriu certas exceções para alguns grupos que precisavam rodar versões mais antigas do Office para fins de desenvolvimento ou suporte. Esses grupos foram excluídos da atualização forçada para o 2007 Office System.

Uma vantagem da implantação com SMS foi que a remoção das versões beta anteriores dos produtos poderia ser incluída via script na experiência de atualização. A Microsoft não desenvolve produtos para cenários em que há atualizações constantes em relação às versões beta anteriores. Por causa disso, as versões beta devem ser removidas. Do contrário, o computador poderia se tornar instável.

Outra vantagem da implantação com SMS foi criar pacotes para as versões anteriores dos clientes, assim eles poderiam abrir e salvar os arquivos nos formatos de arquivo da versão 2007. A criação de pacote permitiu a colaboração com os usuários do 2007 Office System, tanto de funcionários quanto de parceiros comerciais externos. Isso foi especialmente útil durante uma implantação gradual.

Relatórios SMS

Para garantir que o trabalho dos funcionários não fosse interrompido durante a implantação e que a experiência do usuário final fosse determinada de forma objetiva, o TI da Microsoft estava interessado em capturar os dados de instalação, como o número total de instalações e o índice de sucesso e fracasso das instalações. Eles usaram o SMS para obter esses dados.

O SMS controlou o progresso de desenvolvimento de software e destacou os problemas de instalação que os clientes encontraram. Os relatórios do SMS 2003 R2 são baseados na Web, de forma que os usuários não-administrativos, como gerentes ou diretores de departamento, podem se manter informados do progresso e dos problemas do projeto.

O TI da Microsoft usou o SMS 2003 R2 para produzir relatórios que identificavam se o software foi implantado corretamente no grupo-alvo de computadores desktop. A Microsoft também usou o SMS 2003 R2 para identificar todos os computadores com recursos comuns, como os mesmos hardwares ou softwares. Esse conhecimento foi importante para determinar quais computadores estavam rodando o 2007 Office System e garantiu a cobertura do teste nos computadores baseados no Windows XP e Windows Vista. Ele ajudou o TI da Microsoft a entender quem na empresa, por divisão e localização geográfica, estava usando o 2007 Office System.

O recurso Resource Explorer no SMS 2003 R2 exibe o inventário de hardware e software de um cliente SMS. Essas informações ajudaram a equipe de implantação a verificar quais componentes do 2007 Office System estavam presentes nos computadores cliente.

Durante o período de implantação, era essencial saber quantos clientes estavam rodando as várias versões do 2007 Office System. Quanto maior fosse a base instalada, mais feedback o SMS poderia fornecer à equipe de implantação e aos desenvolvedores de produto. Os relatórios de implantação forneceram detalhes que foram comparados às metas compartilhadas para garantir que o projeto estava sob controle. Eles também ajudaram a equipe de implantação a obter dados sobre o sucesso e o fracasso das implantações do Microsoft Office através do SMS. No caso de falhas, códigos de erro específicos, coletados entre os clientes, ajudaram os desenvolvedores a entender os erros mais comuns de instalação, para que pudessem encontrar correções para eles.

Versões em vários idiomas

O projeto neutro quanto a idiomas do 2007 Office System ajudou o TI da Microsoft a simplificar a implantação dos produtos do Microsoft Office. Em vez de criar uma série de instalações, o TI da Microsoft utilizou o novo programa de Instalação para coordenar uma única instalação em vários idiomas. A capacidade de criar uma única pasta de compilação, contendo uma cópia neutra do 2007 Office System, junto com vários pacotes de idiomas, não apenas economizou espaço no disco rígido do servidor, como também simplificou o processo de divisão em etapas, de testes e propagação dos arquivos de origem.

Como observado anteriormente, o TI da Microsoft inicialmente implantou apenas a versão em inglês do 2007 Office System. No entanto, à medida que outros idiomas eram disponibilizados para implantação, a equipe copiou as pastas adicionais contendo os pacotes específicos de cada idioma, ou blocos de criação, no mesmo local da rede. Por exemplo, a versão Beta 2 foi disponibilizada em cinco idiomas diferentes, incluindo inglês, francês, alemão, japonês e espanhol. O programa de Instalação combinou as pastas específicas dos idiomas com o produto principal para criar um produto completo em cada um dos idiomas.

Quando a Instalação executa um produto em particular do Microsoft Office, o programa detecta que há mais de um idioma disponível e combina automaticamente o pacote central com o idioma que se ajusta à configuração local do sistema operacional do cliente. Quando os desenvolvedores do Microsoft Office produziam versões em outros idiomas, o IT da Microsoft simplesmente copiava as pastas de idioma para o ponto de instalação na rede, para que os funcionários pudessem obter a versão apropriada do 2007 Office System. Por exemplo, os funcionários na França recebiam automaticamente a versão em francês, ao passo que os funcionários em Tóquio recebiam a versão em japonês. Não havia necessidade de os funcionários escolherem um idioma apropriado para o local em que estavam, a menos que quisessem quebrar essa lógica padrão.

Da mesma forma, as instalações em vários idiomas também foram modernizadas. A equipe de implantação conseguiu criar um arquivo de personalização por produto, independentemente do número de idiomas que foram implantados. Dependendo da situação, a equipe conseguia especificar que o programa de Instalação instalasse mais de um idioma por computador ou que instalasse um idioma em particular, independentemente da configuração local do funcionário.

A Figura 3 mostra nove idiomas diferentes disponíveis para os funcionários da Microsoft.

Figura 3. Opções de escolha de idiomas

Figura 3. Opções de escolha de idiomas

Teste de compatibilidade dos aplicativos LOB

O objetivo dos testes de compatibilidade dos aplicativos de linhas de negócios (LOB) na Microsoft é garantir a compatibilidade com os novos softwares desktop Microsoft, identificando e resolvendo os problemas com antecedência no ciclo de desenvolvimento do produto. Isso minimiza o impacto para os usuários finais internos, para o suporte técnico e, por fim, para os clientes Microsoft. Os testes de compatibilidade permitem que o TI da Microsoft identifique os aplicativos e grupos de usuário que são afetados pelas alterações no novo produto. Os testes de compatibilidade também permitem que o setor de TI adote etapas para corrigir os aplicativos LOB e use os processos padrão de relatório de bugs para informar os problemas aos grupos de produto.

Os grupos CoE (Centro de Excelência) na Microsoft fornecem suporte aos aplicativos comerciais. Esses aplicativos incluem softwares comerciais estratégicos de larga escala, bem como aplicativos internamente incorporados que os funcionários usam diariamente. Os grupos CoE começaram os testes dos aplicativos LOB em agosto de 2005 e encerraram os testes em novembro de 2006.

O TI da Microsoft usou um banco de dados chamado MSApps para controlar todos os aplicativos LOB usados pelos funcionários da empresa. Esses aplicativos incluíam todas as ferramentas internamente desenvolvidas e os aplicativos de terceiros que dependiam do Microsoft Office. Por exemplo, a Microsoft usa uma ferramenta de controle de despesas chamada MS Expense e um formulário para realizar avaliações de desempenho do funcionário, chamado HR Review. O setor testou todos os aplicativos críticos, ou aproximadamente 350 aplicativos individuais de um portfólio de mais ou menos 2.200 aplicativos, para garantir a compatibilidade com o novo 2007 Office System.

O TI da Microsoft coordenou os esforços de testes dos aplicativos LOB na Microsoft atribuindo a cada grupo CoE a responsabilidade de realizar os testes de um grupo de aplicativos desenvolvidos pelo próprio grupo CoE. O conhecimento dos proprietários dos aplicativos para testar a funcionalidade foi essencial para realizar um teste bem-sucedido dos aplicativos LOB. Cada grupo CoE também foi responsável por testar os aplicativos LOB padrão utilizados pelos usuários e os aplicativos de terceiros. O resultado da utilização dessa estratégia foi que todos os aplicativos que dependiam do Microsoft Office foram testados em todo o ciclo de desenvolvimento.

Categorizando e priorizando aplicativos

Para gerenciar o escopo dos testes de aplicativos LOB, o TI da Microsoft priorizou os aplicativos LOB com base, em primeiríssimo lugar, na dependência ao Microsoft Office. Assim, o setor de TI priorizou a lista pelo número de usuários e pela prioridade comercial, e também pelo fato de os executivos usarem ou não os aplicativos. A equipe também identificou claramente os aplicativos que estavam fora de escopo.

O TI da Microsoft dividiu os aplicativos LOB em três categorias diferentes com base em sua importância. A equipe categorizou os aplicativos com a prioridade comercial mais alta como Nível 1, Nível 2 e Nível 3. Os aplicativos podiam subir de um nível para outro (mas não descer) por solicitação do grupo CoE, a fim de testá-los com mais freqüência.

Nível 1: importância crítica (externa ou para a missão)

Os aplicativos do nível 1 são aqueles de uso executivo com qualquer número de usuários e qualquer prioridade comercial, juntamente com aplicativos com mais de 1.000 e menos de 4.999 usuários, e uma prioridade comercial externa ou essencial para a missão.

O TI da Microsoft testou os aplicativos do Nível 1 primeiramente, pois estavam marcados como extremamente importantes. Os aplicativos de importância externa geram receita e são fundamentais para apoiar os produtos Microsoft. Esses aplicativos são business-to-business e de entradas de pedidos, e a falha dos mesmos pode gerar um grave impacto sobre os negócios da Microsoft. Os aplicativos que têm dependências críticas de aplicativos de importância externa também são considerados eles próprios de importância externa. A falha dos aplicativos de importância externa pode causar a incapacidade de apoiar os clientes ou os parceiros comerciais da Microsoft e prejudicar a geração de receitas.

Os aplicativos críticos para a missão são essenciais para criar ou enviar produtos Microsoft e informar receitas. Entre os exemplos de aplicativos críticos à missão estão aqueles de criação e precificação de produtos, aplicativos financeiros e aplicativos de infra-estrutura que são necessários para realizar operações internas diárias. Os aplicativos que dependem muito de aplicativos críticos à missão também são considerados eles próprios críticos à missão. Um aplicativo é crítico para missão se não for de importância externa, mas se sua falha puder causar um aumento significativo nas despesas ou diminuição das receitas, uma rotatividade significativa de funcionários ou uma exposição legal significativa para a Microsoft.

Nível 2: Críticos para o negócio, Outros, ou Necessários com entre 1.000 e 4.999 usuários

Os aplicativos do Nível 2 são aqueles críticos para o negócio, ou aplicativos LOB necessários com entre 1.000 e 4.999 usuários, juntamente com aplicativos com entre 50 e 999 usuários de qualquer prioridade comercial. A falha dos aplicativos do Nível 2 pode ter um impacto moderado sobre o negócio. Entre os exemplos desses aplicativos estão aplicativos da folha de pagamento, de faturamento e de relatórios de gastos e horas. Os aplicativos que dependem muito de aplicativos críticos ao negócio também são considerados eles próprios críticos ao negócio.

Um aplicativo do Nível 2 não é crítico para missão ou para o negócio, e sua falha pode causar um aumento moderado nas despesas ou diminuição das receitas, ou uma rotatividade moderada de funcionários. Além disso, também pode causar uma exposição legal moderada para a Microsoft e uma insatisfação moderada do cliente.

Os aplicativos classificados como Outros não se enquadram em nenhuma categoria precedente. Caso esses aplicativos estejam indisponíveis por mais de 25 dias úteis, o risco é aceitável.

Um aplicativo classificado como Necessário não é crítico para missão ou para o negócio, tem menos de 5.000 usuários e sua falha pode causar pouco aumento nas despesas ou pequena diminuição da receita, ou uma pequena rotatividade de funcionários. Além disso, a falha pode causar pequena exposição legal para a Microsoft e uma pequena insatisfação do cliente.

Nível 3: aplicativos comerciais com entre 1 e 49 usuários

Os aplicativos do Nível 3 são aplicativos LOB de qualquer prioridade comercial, com entre 1 e 49 usuários. A falha dos aplicativos do Nível 3 terão um impacto baixo sobre o negócio.

Treinamento e suporte do usuário final

Como parte do esforço geral do TI da Microsoft de fornecer suporte aos usuários finais durante todo o ciclo do produto, a equipe ITPE (Educação de Produtividade de TI) cria conteúdo – guias de usuário, demonstrações e apresentações – para os funcionários e para as equipes não-fixas da Microsoft. Em preparação para a implantação do 2007 Office System, a equipe ITPE colaborou com a gestão de serviço do TI da Microsoft, de desenvolvimento de produtos e com várias equipes de publicação de conteúdo para planejar o conteúdo do 2007 Office System para os funcionários Microsoft.

O TI da Microsoft criou o programa EPE (Everyday Productivity Education) para os profissionais da informação. O programa EPE inclui ajudas de trabalho, conteúdo instrucional, demonstrações, práticas recomendadas e muito mais. Os clientes podem baixar a demonstração do site do EPE em um arquivo .zip e personalizar o conteúdo para se ajustar ao próprio ambiente e às próprias tecnologias. Para saber o link para a página inicial do EPE no site da Microsoft, consulte a seção “Para obter mais informações”, no final deste documento.

Para garantir atualizações tranqüilas para o 2007 Office System, o TI da Microsoft forneceu sessões de treinamento ao vivo. As sessões ao vivo, conhecidas como Ready IT, tinha como foco a comunidade Regional IT e a equipe IT Productivity Virtual. O objetivo das sessões era permitir que a equipe de TI em campo apoiasse com eficiência as etapas principais da implantação com pouco ou nenhum atraso, e coordenasse as atividades de treinamento e prontidão em todas as regiões.

O TI da Microsoft também ofereceu sessões de auto-treinamento para os funcionários. Cada lição nesses treinamentos aborda um recurso em um cenário específico. Essas sessões acompanham os funcionários em vários cenários e demonstram a nova funcionalidade do produto, projetada para aumentar a produtividade.

As sessões de treinamento ao vivo e as sessões de auto-treinamento vêm acompanhadas dos materiais disponíveis no site do Microsoft Office Online. Para fornecer um suporte extra aos usuários finais, e garantir que todos na empresa pudessem fazer o melhor uso dos novos recursos e produtos existentes no 2007 Office System, o TI da Microsoft forneceu as seguintes informações na intranet:

  • Visão geral do 2007 Office System

  • Informações sobre a instalação do 2007 Microsoft Office System

  • Vídeos demonstrando a nova interface de usuário em ação

  • Sessões ao vivo para coordenar o treinamento em todas as regiões

  • Link onde os usuários podem verificar a disponibilidade dos aplicativos LBO que em geral utilizam

  • Novos cenários e recursos

  • Problemas conhecidos

  • Perguntas freqüentes (FAQ) sobre o 2007 Office System

  • Relatório de bugs

  • Onde obter suporte

  • Métricas de implantação

Práticas recomendadas e lições aprendidas

O TI da Microsoft constatou que as seguintes práticas recomendadas levam a uma implantação mais bem-sucedida da versão 2007 do Office:

  • O Microsoft SMS foi uma ferramenta útil de implantação para atualizar todos os que desejaram ser pioneiros no uso do 2007 Office System na Microsoft. Depois que a Microsoft alcançou uma etapa importante do processo, os funcionários atualizaram os computadores com a versão de pré-lançamento mais recente, o que resultou em uma melhor experiência de usuário. A equipe do Microsoft Office recebeu um feedback mais relevante porque os funcionários atualizaram os computadores o mais cedo possível. O TI da Microsoft constatou que o SMS era uma ferramenta excelente para implantar o 2007 Office System, pois o SMS oferece flexibilidade para gerenciar a implantação em computadores específicos, em momentos específicos. O SMS também permite que os administradores gerenciem o nível de interação com o usuário. Com a capacidade de gerar relatórios do SMS, o TI da Microsoft conseguiu controlar o sucesso da implantação em tempo real.

  • Configurar o programa de Instalação do Microsoft Office, para que ele abrisse uma página da Web imediatamente depois da instalação, foi útil para informar os usuários dos recursos relacionados ao Microsoft Office que estavam disponíveis. Usando a Ferramenta de Personalização do Office, a Microsoft personalizou o programa de Instalação para iniciar o Windows Internet Explorer® em uma página específica da Web. A página da intranet agradecia o usuário por instalar o produto e fornecia links para permitir que os usuários obtivessem suporte, acessassem recursos de treinamento, fornecessem feedback sobre os produtos e instalassem outros produtos do Microsoft Office.

  • Antes de iniciar a implantação do 2007 Office System, realizar uma implantação antecipada do File Format Awareness Update e do Compatibility Pack nas versões anteriores dos aplicativos clientes (Office 2003 ou Microsoft Office XP) foi um procedimento que garantiu que os funcionários conseguissem compartilhar arquivos com perfeição e trabalhar de forma colaborativa. Sem o File Format Awareness Update e o Compatibility Pack instalados, as versões anteriores dos clientes Office não conseguiriam abrir os novos formatos de arquivo da versão 2007.

  • Para permitir a colaboração com os usuários do 2007 Office System dentro e fora da empresa, o TI da Microsoft criou patches para várias versões do Office, permitindo que os usuários da Microsoft abrissem e salvassem arquivos nos formatos da versão 2007. A Microsoft descobriu que criar patches das versões anteriores fornecia uma experiência aprimorada em comparação com personalizar o 2007 Office System no padrão para o formato de arquivo do Office 97-2003. O motivo é que o formato de arquivo da versão 2007 permite que os usuários aproveitem inteiramente a nova funcionalidade do 2007 Office System. Em muitos casos, essa funcionalidade é limitada ou não está disponível quando um usuário utiliza o formato de arquivo das versões 97-2003. Por exemplo, a maior planilha do Office Excel 2007 (1.048.576 linhas por 16.384 colunas) só está disponível com os formatos de arquivo do Office 2007.

  • Ao implantar os produtos do Office 2007 em vários idiomas, a Microsoft descobriu um grande benefício na capacidade de criar uma única pasta de compilação, contendo uma cópia do 2007 Office System para todos os idiomas, junto com vários pacotes de idiomas. Embora o cliente possa selecionar um idioma específico, por padrão o Office faz uma correspondência entre o idioma e o local onde está o sistema operacional. Caso não seja possível realizar a correspôndência, a instalação é realizada em inglês como padrão. Isso eliminou a necessidade de os funcionários escolherem um idioma apropriado para o local em que estavam, a menos que quisessem quebrar a lógica padrão.

  • Comunicar-se e fazer as tomadores de decisões se envolverem antes de iniciar o projeto de implantação se mostrou um benefício para o sucesso do projeto de implantação. Antes de a implantação começar, qualquer organização deve garantir que todas as personalizações possíveis foram revisadas com todos os envolvidos, para que apenas as configurações relevantes sejam modificadas. A revisão das personalizações junto com os envolvidos apropriados logo no início ajudou o TI da Microsoft a garantir uma implantação bem-sucedida e evitou confusões.

  • O TI da Microsoft TI reconheceu a importância de editar o arquivo Config.xml devido à sua natureza sensível ao contexto. Inserir erros durante a edição do arquivo faz com que ele ignore as configurações de personalização.

  • O TI da Microsoft considerou o efeito de personalizar uma implantação usando a Ferramenta de Personalização do Office e o arquivo Config.xml, de forma que a personalização fosse aplicada conforme pretendido. As configurações de personalização definidas no arquivo Config.xml vão prevalecer em relação às personalizações do arquivo de Instalação criado pela Ferramenta de Personalização do Office.

  • Os funcionários da Microsoft usam intensamente o Office OneNote 2007 e o Office Groove 2007 em seu trabalho diário. Como parte da oferta padrão do Office, o TI da Microsoft desejava implantar esses componentes, além dos aplicativos do Office Professional, como Microsoft Office Outlook® 2007, Office Word 2007, Office Excel 2007 e Office PowerPoint 2007. O Office Enterprise 2007 representava uma vantagem significativa para o setor de TI e para os funcionários da Microsoft. Da perspectiva de TI, o setor conseguiu implantar todos esses aplicativos em um único pacote de instalação sem recorrer a nenhum encadeamento ou script que poderia ter sido frágil ou caro. Da perspectiva do usuário final, os funcionários conseguiram instalar todos esses aplicativos em uma experiência integrada de instalação, em vez de fazer três instalações separadas.

Práticas recomendadas e lições aprendidas com a compatibilidade de aplicativos LOB

Além das práticas recomendadas e das lições aprendidas mencionadas, o setor de TI da Microsoft constatou que as práticas recomendadas descritas a seguir contribuíram para o sucesso dos testes de compatibilidade dos aplicativos LOB:

  • Planejar e orçar recursos suficientes para o projeto, a fim de realizar as tarefas de testes e participar do programa.

  • Modernizar todos os testes de compatibilidade de aplicativo e criar um programa de compatibilidade administrado por um gerente de programas central.

  • Monitorar os problemas descobertos durante os testes dos aplicativos LOB e usar o sistema de controle de problemas.

  • Manter um banco de dados do portfólio de aplicativos que controle as dependências tecnológicas entre aplicativos, os contatos, o objetivo e os resultados dos testes para cada aplicativo. Esse controle vai garantir uma transição mais tranqüila para os produtos atualizados.

  • Desenvolver modelos e listas de verificação para o programa de testes de compatibilidade do aplicativo, para que os modelos e listas possam ser reutilizados em projetos futuros.

  • Permitir que os proprietários do aplicativo façam os testes reais, pois estão mais familiarizados com os aplicativos. O conhecimento que eles têm da funcionalidade do aplicativo é essencial para obter os melhores resultados.

  • Criar um cronograma geral de versões do software que podem ser testadas, a ser divulgado para os grupos de CoE, e desenvolver um cronograma de testes com base no cronograma de lançamento.

  • Criar um site interno para divulgar a implantação e os cronogramas de testes de compatibilidade do aplicativo. Usar o site para oferecer detalhes para os projetos individuais de testes de compatibilidade de aplicativos.

Conclusão

A implantação antecipada do Microsoft Office System 2007 envolveu não apenas o TI da Microsoft, vários grupos de produtos e desenvolvedores do Microsoft Office, como também funcionários de toda a empresa. Até a versão RTM, mais de 97.000 computadores tinham o Microsoft Office System 2007 instalado. Um feedback construtivo dos funcionários da Microsoft ajudou a equipe de produto a fazer inúmeros aprimoramentos e, ao final, produzir um software de alta qualidade.

Devido ao planejamento cuidadoso e ao esforço das equipes de vários produtos, a adoção antecipada do 2007 Office System foi um sucesso. Essa adoção forneceu a validação necessária da funcionalidade e dos recursos comerciais do produto e das ferramentas de implantação. Além disso, forneceu os testes de compatibilidade de todos os aplicativos LOB que dependiam do Microsoft Office. Os testes bem-sucedidos das novas ferramentas de implantação em um ambiente real de trabalho provaram que os clientes de TI e os parceiros de solução terão o potencial de simplificar o processo e reduzir os custos associados com o planejamento, o desenvolvimento e a implantação da versão 2007 do Office.

Atualmente, os desenvolvedores LOB começaram a criar novas ferramentas para uso interno na Microsoft, com base nos novos recursos do 2007 Office Sytem. Além disso, os recursos de produtividade do novo Office estão ajudando os funcionários a se comunicar de forma eficiente com os clientes e aprimorar o fluxo de trabalho e cooperação dentro da empresa.

Para obter mais informações

Para obter mais informações sobre o conjunto de aplicativos do 2007 Microsoft Office System, visite a página das relacionada no site do 2007 Microsoft Office System, no endereço http://www.microsoft.com/office/preview/suites/default.mspx.

Para obter mais informações sobre as tecnologias de gerenciamento de migração do Microsoft Office, visite o Microsoft Office Online, no endereço http://office.microsoft.com/en-us/default.aspx.

Para obter mais informações sobre o download do Microsoft Office Migration Planning Manager, consulte a diretriz de migração do Microsoft Office System: Microsoft Office Migration Planning Manager (prévia), no endereço http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=13580cd7-a8bc-40ef-8281-dd2c325a5a81&displaylang=en.

Para obter mais informações sobre o download dos suplementos do Microsoft Office, consulte o site do Microsoft Office Online, no endereço http://office.microsoft.com/en-us/downloads/CD101950461033.aspx.

Para obter mais informações sobre os requisitos do 2007 Office System, consulte as exigências de sistema da versão 2007 do Microsoft Office, no site do Microsoft Office Online, no endereço http://office.microsoft.com/en-us/products/HA101668651033.aspx.

Para obter mais informações sobre a referência de arquivo Config.xml, consulte "Arquivo Config.xml no 2007 Office System", no Microsoft TechNet, no endereço http://technet2.microsoft.com/Office/en-us/library/e16af71c-fed4-40da-a886-95e596c3999e1033.mspx?mfr=true.

Para obter mais informações sobre a implantação do 2007 Microsoft Office System usando SMS, consulte “Usando o Systems Management Server 2003 para implantar o 2007 Microsoft Office System”, no endereço http://technet2.microsoft.com/Office/en-us/library/e3d7be86-d739-413f-8196-817899eceb771033.mspx?mfr=true.

Para obter mais informações sobre o programa Everyday Productivity Education na Microsoft, consulte o Everyday Productivity Education (EPE), no endereço http://www.microsoft.com/technet/itshowcase/epe.mspx.

Para obter mais informações sobre o formato de arquivo do Office 2007, consulte a referência ao formato de arquivo no endereço http://technet2.microsoft.com/Office/en-us/library/cce79538-711f-4686-9a31-2bdc7dd999d51033.mspx.

Para obter mais informações sobre o Microsoft Office Compatibility Pack, consulte o Microsoft Office Compatibility Pack para formatos de arquivo do Word, Excel e PowerPoint 2007, no endereço http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=941B3470-3AE9-4AEE-8F43-C6BB74CD1466&displaylang=en.

Para obter o Office Resource Kit, consulte as informações no Microsoft TechNet, no endereço http://technet2.microsoft.com/Office/en-us/library/9df1c7d2-30a9-47bb-a3b2-5166b394fbf51033.mspx?mfr=true.

Para obter mais informações sobre os produtos e serviços da Microsoft nos EUA, ligue para o Centro de Informações de Vendas da Microsoft, no número (800) 426-9400. No Canadá, ligue para o Microsoft Canada Information Center, em (800) 563-9048. Fora dos EUA e do Canadá, entre em contato com a subsidiária local da Microsoft. Para acessar informações na World Wide Web, visite: http://www.microsoft.com/brasil/

http://www.microsoft.com/technet/itshowcase

Situação

A Microsoft queria implantar internamente os produtos e aplicativos do Microsoft Office para empresas da mesma forma que seus clientes empresariais os implantariam, para garantir que os cenários fossem inteiramente testados durante a implantação no nível corporativo antes do lançamento do 2007 Microsoft Office System.

Solução

A Microsoft desenvolveu uma estratégia de teste e implantação que disponibilizou o 2007 Microsoft Office System, usando SMS, em mais de 97.000 computadores desktop da Microsoft em todo o mundo. Para isso, utilizou as novas ferramentas de implantação e tecnologias de gerenciamento para reduzir o tempo, o custo e a complexidade do planejamento, do desenvolvimento e da implantação do 2007 Office System. A estratégia de testes teve como resultado um produto robusto que foi rigorosamente testado em um ambiente de produção.

Benefícios

As novas ferramentas de implantação do 2007 Office System economizaram tempo, recursos e dinheiro para a Microsoft. Os profissionais de TI aproveitaram uma série de recursos importantes de produtividade para se comunicar e colaborar de forma eficaz dentro da Microsoft. Esses recursos também ajudaram os profissionais de TI a priorizar e gerenciar melhor os grandes volumes de informações comerciais usando recursos aprimorados de produtos.

Produtos e tecnologias
  • Microsoft Windows Server 2003

  • Microsoft Office SharePoint Server 2007

  • Microsoft Systems Management Server 2003

  • Microsoft Office Enterprise 2007

  • Microsoft Office Project Professional 2007

  • Microsoft Office SharePoint Designer 2007

  • Microsoft Office Visio® Professional 2007


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