SharePoint

Visão geral do Microsoft Office SharePoint Server 2007

Thomas Rizzo

Visão geral:

• Integração do SharePoint com a Web
• Gerenciamento de conteúdo
• Inteligência comercial

Dois fenômenos estão alterando a forma como as empresas funcionam no que a Microsoft chama de “novo mundo do trabalho”. Primeiro, as equipes que trabalham juntas freqüentemente trabalham em diferentes locais e

também em diferentes horários durante o dia. Em decorrência disso, o software de colaboração se tornou a ferramenta mais importante para distribuição de trabalho conectada globalmente. Segundo, o uso de informações digitais está crescendo de forma muito rápida, enquanto as regras de conformidade referentes aos dados corporativos se tornam mais complexas. As empresas estão lidando com a permissão de colaboração e compartilhamento, bem como com a garantia de segurança e privacidade das informações. Uma solução que se associa a todos esses requisitos – comunicação entre continentes e fusos horários, ferramentas de colaboração eficientes e manipulação segura de dados – é absolutamente essencial para tornar possível a maioria dos ativos de suas informações e pessoas.

A introdução do Microsoft® Office SharePoint® Server (MOSS) 2007 traz diversas tecnologias em uma única plataforma integrada e um conjunto de serviços empresariais. Essas tecnologias variam desde a colaboração até os portais, a pesquisa empresarial, o fluxo de trabalho e o processo empresarial. O MOSS representa a próxima geração de criação do SPS (SharePoint Portal Server) no WSS (Windows® SharePoint Services). Uma forma fácil para entender como o MOSS e o WSS trabalham juntos é consultar o gráfico de pizza da Figura 1. As áreas sombreadas em verde são fornecidas pelo WSS e, como o MOSS se baseia no WSS, o gráfico inteiro é fornecido pelo MOSS. O MOSS fornece, especificamente, o portal, a pesquisa, o gerenciamento de conteúdo empresarial, os formulários e os processos empresariais e as áreas da inteligência comercial.

Figura 1** Serviço baseado no MOSS e no WSS **(Clique na imagem para aumentar a exibição)

O restante deste artigo o conduzirá pelos destaques de tecnologia do MOSS e na forma como você poderá usar esses recursos avançados para tornar seus usuários mais produtivos.

SharePoint atende ao Web 2.0

Web 2.0, Enterprise 2.0, aplicativos compostos, conteúdo orientado pela comunidade – independentemente de você querer chamá-los, as tecnologias da Internet, como AJAX, RSS, blogs e wikis fornecem aos usuários mais controle sobre o conteúdo, mais controle sobre sua colaboração e mais controle nas formas como os dados circulam. Além disso, eles querem a interatividade do Windows com a facilidade de implantação e o uso que a Web oferece. Mas ao descartar conceitos da Internet em uma configuração empresarial são apresentados novos problemas. Por exemplo, você verifica e confia na fonte do serviço? Ela é integrada corretamente à sua infra-estrutura existente?

O MOSS 2007 fornece vários recursos novos enquanto aprimora a plataforma de colaboração existente fornecendo recursos de criação para alertas e gerenciamento do documento, adicionando novos recursos como blogs (consulte a Figura 2), wikis e Web Part para publicação e recebimento de RSS feeds. Ao usar o Microsoft Office Outlook® 2007, é possível executar a sincronização bidirecional dos seus dados de colaboração, como calendário, tarefas e contatos entre o Outlook e o Microsoft SharePoint. Se você desejar alterar um contato ou mover um compromisso, poderá fazer a alteração tanto no Outlook quanto no SharePoint e elas serão exibidas em ambos.

Figura 2** O MOSS 2007 oferece suporte a blogs e wikis **(Clique na imagem para aumentar a exibição)

O Outlook também oferece suporte às bibliotecas de documentos quando estiverem no modo offline. É possível fazer alterações nos documentos quando estiverem desconectados da rede e fazer a sincronização assim que ficar online.

Além disso, o MOSS tem a capacidade de fazer auditoria e impor as regras de conformidade no conteúdo orientado pela comunidade, portanto, o fornecimento desses recursos novos não exige que os clientes sacrifiquem a flexibilidade de gerenciamento ou a segurança.

Um grande avanço no MOSS 2007 é o aumento da personalização da experiência do portal. O MOSS apresenta o Meu Site remodelado que utiliza totalmente a funcionalidade de um site SharePoint. Os usuários podem criar listas, bibliotecas de documentos ou subsites em Meu Site e personalizar a exibição desses sites para exibições pessoais e de grupo de trabalho. O Meu Site também fornece novos Web Parts para hierarquias de organização e rastreamento de colegas, incluindo alertas quando os metadados dos seus colegas são alterados, como número de telefone, título, local do escritório ou outras informações. A Figura 3 mostra um Meu Site personalizado no MOSS.

Figura 3** O Meu Site oferece suporte a mais recursos focados em SharePoint **(Clique na imagem para aumentar a exibição)

Pesquisa empresarial

Quando os discos rígidos são muito pequenos, lembrar onde determinadas coisas estão armazenadas geralmente não representa um problema. No entanto, com o aumento do armazenamento e com a capacidade ilimitada que os usuários têm de preenchê-lo, a pesquisa se tornou um componente essencial de qualquer arquitetura de informações. O MOSS fornece recursos aprimorados para pesquisa de repositórios empresariais, baseados na plataforma de pesquisa originalmente fornecida no SPS 2003. O MOSS 2007 continua a rastrear repositórios de compartilhamentos de arquivos, sites, Exchange Server e Lotus Notes, os quais são considerados repositórios de dados não estruturados.

O que o SPS não forneceu facilmente foi a capacidade de pesquisar repositórios estruturados, como aplicativos de linha de negócios ou bancos de dados relacionais. Além disso, os repositórios estruturados e não estruturados são complementados pelos metadados e os funcionários com experiência individual contribuem para a organização. O MOSS pesquisa repositórios estruturados por meio de uma nova tecnologia chamada BDC (catálogo de dados corporativos), além de pesquisar pessoas e especialistas por meio da nova Rede de Conhecimento.

O BDC fornece a capacidade de se conectar, rastrear e pesquisar sistemas que expõem seus dados tanto por provedores ADO.NET quanto por serviços da Web. É possível criar um arquivo de configuração XML que contenha as informações necessárias sobre o sistema que deseja se conectar. Ele pode incluir o nome do servidor ou da empresa, como enumerar e recuperar objetos do sistema, qualquer filtragem suportada pelo sistema back-end e como os dados back-end devem fazer o mapeamento para os dados do SharePoint. Você também pode usar os recursos de pesquisa empresarial do SharePoint para pesquisar dados BDC, assim como rastrear outros repositórios empresariais.

Por padrão, o SharePoint cria uma página de perfil para cada entidade corporativa do seu sistema back-end. Essas páginas de perfil podem ser personalizadas da mesma forma que as outras páginas do SharePoint. A Figura 4 mostra uma página de perfil personalizada que retorna dados corporativos e outras informações. Além disso, o SharePoint inclui alguns Web Parts de Dados Corporativos que permitem que você exiba dados BDC em suas páginas, além de filtrar dados opcionalmente nas páginas baseadas em metadados disponíveis. Como os dados corporativos são mapeados para o SharePoint, é possível acessar os dados das listas do SharePoint usando o novo tipo de coluna Dados Corporativos. Não há mais erros de entrada de dados e limpeza de dados devido aos dados da lista serem provenientes do sistema back-end autoritativo.

Figura 4** Recebendo Dados Corporativos em páginas do SharePoint a partir de serviços back-end **(Clique na imagem para aumentar a exibição)

A Rede de Conhecimento fornece uma forma excelente para pesquisar pessoas e especialistas. As redes sociais da empresa são a forma como os negócios são feitos. Em muitos casos, os funcionários poderiam ser mais produtivos se encontrassem especialistas para ajudá-los com os problemas de negócio em que estão trabalhando. Entretanto, se o seu círculo direto de colegas não tiver a base de dados de conhecimento de que você precisa, provavelmente você irá parar de procurar o especialista. Com a Rede de Conhecimento, em vez de confiar na rede social física, o software ajuda a criar o mapa social da sua organização e permite que você pesquise a rede social. É possível classificar os resultados por distância social e filtrá-los por meio das propriedades de metadados, como título ou departamento.

Como ocorre com qualquer solução que lida com pessoas e suas informações de identificação pessoal, a Rede de Conhecimento fornece um rico modelo de segurança e privacidade para que os usuários tenham a opção de entrar na rede e controlar o que é exibido para quais partes da rede. A Rede de Conhecimento rastreia suas informações do servidor, como o Meu Site do SharePoint. Ela também tem um componente do cliente que se vincula ao Outlook e ao Sistema de Mensagens Instantâneas para rastrear seu email e contatos. No cliente, você pode controlar quando o rastreamento agendado ocorrerá e o que será publicado do rastreamento do cliente para o seu perfil do servidor. Uma das dificuldades dos sistemas especialistas é manter os dados de pessoas atualizados. Com a Rede de Conhecimento, o software mantém todas as atualizações das informações enquanto permite que os usuários controlem a visibilidade e a acessibilidade de tais dados.

Gerenciamento do conteúdo empresarial

Ao se mover apenas pelo gerenciamento de documentos, o MOSS 2007 fornece uma solução de gerenciamento de conteúdo empresarial robusta adicionando suporte ao gerenciamento de registros, conteúdo da Web e formulários eletrônicos. Os recursos de gerenciamento de registros do SharePoint incluem a capacidade de criar um repositório gerenciado que atende a suas necessidades de conformidade, como retenção de conteúdo, auditoria, uso de código de barras e etiquetagem. Devido a alta integração com o Exchange Server, o repositório de registros pode conter emails, registros oficiais e as informações criadas e armazenadas no SharePoint. Os recursos de gerenciamento de registros permitem que você faça descobertas legais por meio da pesquisa de registros e isenções legais para quebrar diretivas de retenção (dependendo dos procedimentos legais que exigem que você mantenha o conteúdo por mais tempo do que o especificado pelas diretivas de retenção).

No território de gerenciamento de conteúdo da Web, o MOSS 2007 tomou o lugar do Microsoft Content Management Server 2002. Devido a essa alteração, agora o SharePoint pode atender a distribuição das necessidades da Web da intranet, da extranet e dos sites da Internet. Com todos esses recursos no SharePoint, você só precisa oferecer suporte a uma tecnologia em toda a sua infra-estrutura. O SharePoint oferece suporte à implantação do conteúdo, portanto, deve haver servidores de teste e de implantação separados. Além disso, o SharePoint tornou a personalização do site mais fácil por intermédio do seu suporte às Páginas Mestras do ASP.NET 2.0. E, para cenários multilíngües, o SharePoint oferece suporte às variações de site para que um único site tenha diversas variações e seja redirecionado automaticamente, com base nas configurações de idioma do cliente navegador que estiver visualizando a página.

Para formulários eletrônicos, o SharePoint adiciona um novo recurso chamado InfoPath® Forms Services, que permite a conversão de formulários InfoPath em formulários eletrônicos. O processo envolve a criação de formulários InfoPath, a verificação de uma caixa no designer para que você seja avisado quando tentar usar recursos que não serão convertidos para a Web e como salvar o formulário em um local confiável dentro de uma lista do SharePoint. Seus usuários poderão usar apenas um navegador da Web para visualizar, editar e enviar os formulários.

Uma solicitação de recurso significativa dos usuários do SPS 2003 era o aprimoramento dos recursos de fluxo de trabalho. Como muitos clientes queriam incorporar fluxos de trabalho no conteúdo, eles faziam o armazenamento no SharePoint. O MOSS fez muito mais do que apenas aprimorar o fluxo de trabalho ao adicionar os novos recursos do Windows Workflow Foundation do .NET Framework 3.0. Ele permitiu a criação de fluxos de trabalho no Windows Workflow Foundation e a criação de tais funções dos fluxos de trabalho no SharePoint. Além de hospedar o Windows Workflow Foundation, o SharePoint também inclui vários fluxos de trabalho prontos, incluindo fluxos de trabalho de assinatura e aprovação de documento. A Figura 5 mostra como configurar um fluxo de trabalho pronto no MOSS.

Figura 5** Configuração dos fluxos de trabalho no MOSS **(Clique na imagem para aumentar a exibição)

O MOSS permite o monitoramento dos seus fluxos de trabalho para que você tenha o status da tarefa atual, bem como o histórico. Além disso, o SharePoint se integra com os clientes do Office de modo que os usuários finais possam disparar os fluxos de trabalho em seus aplicativos do Office. Além disso, poderão ver rapidamente quando tiverem tarefas de fluxo de trabalho atribuídas e poderão concluí-las sem sair de seus aplicativos do Office.

O MOSS também estende seu alcance aos portais de inteligência comercial. Esses portais normalmente contêm relatórios, gráficos e tabelas de dados que podem ser classificados e filtrados, destacando os gráficos que podem ajudar a representar visualmente o status dos dados. Com o MOSS, a criação de portais de inteligência comercial é simplesmente uma questão de criação de uma nova página usando o modelo do painel BI (inteligência comercial). O painel BI inclui, por padrão, uma lista KPI (indicadores de desempenho principais) e o Web Part do Excel® Web Access.

A lista KPI é um novo tipo de lista do MOSS que permite que você se conecte às fontes de informações, como Excel, SQL Server™ Analysis Services, listas SharePoint ou insira informações manualmente. Ele também permite que você rastreie os KPIs dessas fontes de dados. Com a lista KPI, é possível ver os valores atuais, os valores de destino, as tendências e o status que usa indicadores visuais.

O Excel Web Access faz parte do Excel Services no MOSS, uma versão do servidor do Excel que permite que você calcule e exiba suas informações do Excel por meio de um navegador da Web. Para usar o Excel Services, você pode publicar sua planilha diretamente do aplicativo de desktop do Excel para um local confiável do SharePoint. Os usuários podem visualizar a planilha ou os gráficos do Excel usando seus navegadores da Web. Se houver quaisquer parâmetros ou filtragem, os usuários poderão utilizar esses recursos para modificar o processamento do navegador da Web das informações do Excel.

Aprenda mais

Abordei apenas um subconjunto pequeno de todos os recursos novos do MOSS, mas há uma profusão de recursos online para continuar sua jornada de aprendizado. Minha recomendação é iniciar com o SharePoint Team Blog (em inglês) e o SharePoint Server TechCenter (em inglês).

Thomas Rizzo é diretor do grupo SharePoint da Microsoft. Antes disso, Tom trabalhou nos grupos SQL Server e Exchange Server. Ele também é autor de quatro livros. Você pode entrar em contato com ele pelo email thomriz@microsoft.com.

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