Instalando e configurando o suplemento do Project 2007 para Outlook

Atualizado: outubro de 2010

Tópico modificado em: 2010-10-25

Os usuários podem selecionar o link Configurar a Sincronização do Outlook no menu Ações da página Minhas Tarefas para fornecer um arquivo executável baixável para a instalação do Suplemento do Microsoft Office Project 2007 para o Outlook. A permissão global Baixar Suplemento Outlook para Project Web Access é habilitada por padrão para todos os usuários. O suplemento estará disponível no menu para todos os usuários, a menos que a permissão seja explicitamente negada.

Requisitos

O suplemento do Project 2007 ou do Outlook exige o seguinte:

• Conta válida do Project Web Access

• Office Outlook 2003 ou Microsoft Office Outlook 2007

Importante:
O suplemento do Project 2007 para Outlook não tem suporte para ser usado com o Microsoft Outlook 2010.

Instalando o suplemento para Outlook

Os usuários podem clicar em Baixar Agora e escolher Executar para instalar o suplemento para Outlook agora ou Salvar para salvar o arquivo (PsOlkAddin.exe) localmente para instalar depois. O Assistente de Instalação guiará o usuário pela instalação do suplemento.

Na próxima vez em que o Outlook for iniciado, os seguintes componentes serão configurados para concluir a instalação:

• Importar Novas Atribuições e Atualizar Project Web Access são adicionados à Barra de Ferramentas do Outlook.

• Os usuários selecionam o menu Ferramentas e clicam em Project Web Access para ver os itens de configuração do suplemento para o Outlook.

A conta do Project Web Access e a URL usadas na conexão ao suplemento e em seu download a partir do menu Ações são automaticamente configuradas no Microsoft Outlook durante sua inicialização.

Configurando o suplemento para Outlook

Depois que os componentes forem instalados no Outlook, os usuários poderão configurar o suplemento por meio da página de propriedades do Project Web Access adicionada ao Microsoft Outlook. Os usuários executam as seguintes etapas para ir à página de propriedades do Project Web Access.

1. Iniciar o Microsoft Outlook.

2. No menu Ferramentas, selecione Opções.

3. Clique na guia Project Web Access.

A guia Project Web Access contém as seguintes seções:

• Integra-se com

• Importação de Atribuição

• Atualização de Atribuição

• Opções Avançadas

Integra-se com

No Microsoft Office Project Server 2003, a importação de atribuições adicionou a opção Integra-se com ao Calendário do Outlook e gerou lembretes. Para o Microsoft Office Project Server 2007, a opção Integra-se com da página de propriedades do Project Web Access é usada para a integração com Tarefas do Outlook ou com o Calendário do Outlook. Tarefas do Outlook é habilitado para a opção Integra-se com por padrão. Ambas as opções oferecem aos usuários recursos de gerenciamento de tempo com o uso de recursos do Outlook para que eles gerenciem seu trabalho e sua agenda.

Tarefas do Outlook

Os usuários podem selecionar Tarefas do Outlook, na seção Integra-se com da página de propriedades do Project Web Access, para colocar as atribuições importadas ao lado das tarefas criadas originalmente no Outlook.

Os usuários podem obter os seguintes benefícios das Tarefas do Outlook.

• Ver uma lista de atribuições por dia, semana ou mês.

• Monitorar várias atribuições.

• Usar o recurso de sinalizador para mostrar que uma tarefa foi concluída ou lembrar de trabalhar na tarefa em uma data específica.

• Relatar o progresso e a utilização.

Calendário do Outlook

A segunda opção na seção Integra-se com da página de propriedades do Project Web Access é integrar-se com o Calendário do Outlook. Os usuários podem adicionar atribuições importadas ao calendário e informar o progresso e a utilização.

Os usuários podem obter os seguintes benefícios no Calendário do Outlook.

• Exibir atribuições com outros compromissos do dia, semana ou mês.

• Consultar horários específicos quando nenhum outro compromisso tiver sido agendado. Os usuários podem reservar o intervalo de tempo na agenda para concentração na atribuição

• Configurar lembretes para notificar quando eles estiverem começando ou estiverem atrasados

• Relatar o progresso e a utilização.

Importação de Atribuição

Os usuários podem determinar o critério para que uma importação administre o Intervalo de Datas e se as atribuições serão recebidas manual ou automaticamente. As opções de configuração a seguir estão disponíveis na seção Importação de Atribuição da página de propriedades do Project Web Access.

• Intervalo de Datas Permite que os usuários especifiquem o intervalo de datas para as atribuições importadas. Quando a opção Intervalo de Datas do Project Web Access for selecionada, todas as atribuições para o usuário serão adicionadas às Tarefas do Outlook ou ao Calendário. A opção Intervalo de Datas permite que os usuários selecionem atribuições vencidas em um número específico de dias, semanas ou meses.

• Importar do Project Web Access. Os usuários especificam Manual ou Importação Automática.

  • A opção Apenas Manualmente é selecionada por padrão.

  • A Cada (X) para um período de tempo especificado (dias, semanas ou meses) e Próxima Atualização especificam a importação automática de atribuições de tarefa do Project Web Access para o Outlook.

• Mostrar caixa de diálogo de confirmação antes de importar Habilitada por padrão quando os usuários clicam em Importar Novas Atribuições. Uma confirmação mostra que atribuições serão adicionadas.

Atualização de Atribuição

Depois que o progresso e a utilização são inseridos para uma atribuição importada no Outlook, a utilização terá de ser atualizada para a página Minhas Tarefas PWAe Meus Quadros de Horários. Há dois métodos de atualização das horas que são inseridos manualmente.

1. Nos detalhes da atribuição no Outlook, os usuários clicam em Salvar no Project Web Access para atualizar a atribuição individual.

2. Na barra de ferramentas do Outlook, os usuários clicam em Atualizar no Project Server para atualizar todas as atribuições onde as alterações forem detectadas.

Os usuários configuram o processo de atualização de todas as utilizações na seção Atualização de Atribuição.

O processo de atualização pode ser manual ou automático. Os usuários especificam um período de tempo, por hora, por semana, por mês ou uma data específica. Por padrão, a atualização é definida como manual. O usuário é responsável por clicar em Atualizar no Project Server.

• Atualizar do Outlook para o Project Web Access especifica Manual ou Importação Automática.

  • A opção Apenas Manualmente é selecionada por padrão.

  • A Cada (X) para um período de tempo específico (dias, semanas ou meses) e Próxima Atualização especificam a importação automática de atribuições de tarefa a partir do PWA para o Outlook.

Uma opção para Mostrar caixa de diálogo de confirmação antes de atualizar também é habilitada por padrão. Essa opção oferece uma visualização antes de o usuário prosseguir na atualização do Project Web Access. A automação da atualização para uma frequência específica também envia uma confirmação após a conclusão da atualização. Um email será enviado. O usuário poderá optar por receber ou não a confirmação ao desabilitar a opção.

Opções Avançadas

Quando o suplemento do Outlook é baixado e instalado, as informações de login são automaticamente configuradas com a conta de usuário usada na conexão ao Project Web Access para a obtenção do executável. O membro da equipe poderá clicar no botão Digitar Informações de Logon em Opções Avançadas para alterar as informações de logon para outra conta ou para uma URL do Project Server diferente da original.

Opções Avançadas também inclui as configurações a seguir.

• Mostrar disponibilidade de compromisso para atribuição de projeto como. Quando usuários definem sua disponibilidade de atribuição, o horário alocado para a atribuição será exibido com o status selecionado a seguir quando reuniões forem agendadas:

  • Livre

  • Provisório

  • Ocupado

  • Ausência Temporária

• Ao importar do Project Web Access para o Outlook – Essa seção controla a forma como os lembretes são exibidos em compromissos do Outlook. Há três opções que podem ser selecionadas:

  • Usar a configuração padrão do Outlook para lembretes

  • Nunca criar lembretes

  • Sempre criar lembretes

Baixar este manual

Este tópico está incluído no seguinte manual baixável para facilitar a leitura e a impressão:

• Gerenciamento de quadros de horário no Office Project Server 2007

Consulte a lista completa de manuais disponíveis no site de manuais baixáveis do Office Project Server 2007.