Configuração de aprovação de quadro de horários
Atualizado: dezembro de 2009
Tópico modificado em: 2009-12-03
Os Gerentes de Projeto e Gerentes de Recursos podem ser designados como Gerentes de Quadro de Horários. Um indivíduo dedicado também pode assumir essa função. Pode haver gerenciadores de Quadro de Horários de várias hierarquias ou de uma única hierarquia por instância do Project Server. A decisão depende dos critérios definidos pela organização.
Por exemplo, um departamento de TI é composto de duas divisões: Administração de TI e Programação de TI. Há áreas individuais de conhecimento e de responsabilidades dentro de cada divisão. Por exemplo, a chefe do departamento é a diretora, Suzana Oliveira. Manuel Machado gerencia a área de administração, enquanto Carlos Lacerda é sua contraparte em programação e desenvolvimento. Manuel e Carlos se reportam a Paulo Sergio. Há 30 indivíduos em suas equipes que desempenham vários papéis e funções. Manuel e Carlos foram designados como Gerentes de Quadro de Horários para cada uma de suas equipes. Suzana aprova os Quadro de Horários enviados por Manuel e Carlos. A maioria das aprovações são executadas pelos dois, com base nas diretrizes definidas pela organização.
Após o processo de aprovação do Período Administrativo e do Quadro de Horários ter sido planejado, as permissões de segurança são definidas para os usuários designados como Gerentes de Quadro de Horários. Uma designação de Gerente de Quadro de Horários é aplicada para cada usuário.
Gerente de Quadro de Horários
Um Gerente de Quadro de Horários é designado no Conjunto de Recursos da Empresa, na Central de Recursos ou na seção Gerenciar Usuários. O Conjunto de Recursos da Empresa e a Central de Recursos são opções nas quais os usuários podem acessar uma lista de todos os usuários no Project Web Access (PWA).
A opção Gerenciar Usuários exibe as contas de acesso ao Project Web Access. Este também é o local em que o administrador possui a opção de edição em massa dos recursos, tornando a entrada de dados muito mais eficiente. O Gerente de Quadro de Horários é inserido na seção Detalhes das Atribuições das propriedades dos usuários para cada recurso.
Outra maneira de designar um Gerente de Quadro de Horários é clicando em Procurar, para selecionar em uma lista os usuários do Project Web Access que possuem a permissão global para Aceitar Quadro de Horários. Após um Gerente de Quadro de Horários dos usuários ter configurado os Detalhes dos Atributos, uma lista de Gerentes de Quadro de Horários de cada recurso aparecerá na Central de Recursos ou no Conjunto de Recursos da Empresa.
Se a conta da própria pessoa estiver relacionada como o Gerente de Quadro de Horários, as categorias de período administrativo que exijam aprovação serão aprovadas automaticamente, assim como o quadro de horários geral. O status de Aprovado será designado na Lista de Quadros de Horários do usuário com um Comentário da Transação de Aprovação automática gerada pelo sistema.
O campo Gerente de Quadro de Horários também poderá ser deixado em branco. Nesse caso, o gerente do quadro de horários deverá ser especificado sempre que um quadro de horários for enviado.
Os Quadros de Horários irão precisar de um aprovador se a opção Roteamento Fixo da Aprovação estiver habilitada nas Configurações e Padrões do Quadro de Horários. Os Quadro de Horários serão enviados automaticamente para aprovação do Gerente de Quadro de Horários quando o usuário clicar em Salvar e Enviar e em OK na caixa de diálogo Comentários.
Permissões Globais
Os usuários que têm permissões de administrador para PWA, têm permissões também para revisar e aprovar automaticamente os Quadros de Horários. Os usuários responsáveis pela revisão e aprovação de Quadros de Horários necessitam de uma Permissão Global mínima para Aprovar Quadros de Horários.
As seguintes permissões devem ser consideradas para processar as Solicitações dos Quadros de Horários, antes das permissões serem configuradas para aprovar as solicitações de Período Administrativo por parte dos Gerentes de Quadro de Horários:
Exibir Aprovação do Quadro de Horários
Aceitar Quadros de Horários
Aprovar Quadros de Horários
Exibir Quadros de Horários Substitutos
Roteamento de Aprovação Fixa
Há uma opção de Roteamento da Aprovação Fixa nas Configurações e Padrões do Quadro de Horários. Se essa opção estiver habilitada, o membro da equipe não terá permissão para alterar o próximo aprovador durante o envio inicial do Quadro de Horários.
Vários Aprovadores
Uma hierarquia pode ser criada no processo de aprovação após os Gerentes de Quadro de Horários serem inseridos. Um membro da equipe pode enviar o Quadro de Horários para o seu Gerente de Quadro de Horários. Os Gerentes de Quadro de Horários de primeiro nível podem buscar a aprovação de seus Gerentes de Quadro de Horários, e assim por diante, até que haja um aprovador final e o status do Quadro de Horários exiba Aprovado.
Se um Gerente de Quadro de Horários de um usuário não estiver disponível ou o Quadro de Horários exigir a aprovação de um gerente de dois níveis superiores, o Quadro de Horários poderá ser enviado para análise de outro aprovador. Uma opção para Definir Próximo Aprovador aparece em cada nível. Os Gerentes de Quadro de Horários que têm permissão para analisar, aprovar e aceitar os Quadros de Horários são relacionados em uma lista quando o usuário clica em Procurar para selecionar o próximo aprovador. Isso dá ao usuário uma oportunidade de selecionar um aprovador temporário ou evitar o aprovador padrão (de acordo com o processo usado na sua organização).
O integrante da equipe não terá a opção de Definir o Próximo Aprovador, caso a opção Roteamento da Aprovação Fixa esteja habilitada. Os Gerentes de Quadro de Horários subsequentes na hierarquia possuem a opção de Definir o Próximo Aprovador. A organização deve considerar este cenário quando uma decisão é tomada com relação ao uso do Roteamento da Aprovação Fixa.
Status do Quadro de Horários
Com o potencial de vários aprovadores, o campo de Status do Quadro de Horários identifica uma fase do Quadro de Horários durante o processo de aprovação.
Os usuários podem acessar os Quadros de Horários em suas Listas de Quadros de Horários que apresentem o status de Em Andamento, Rejeitado, Enviado, Aceitável e Aprovado. Os Gerentes de Quadro de Horários exibem o campo de status em sua página de Aprovações/Quadros de Horários com os valores possíveis de Rejeitado, Enviado, Aprovado, Aceitável e Erro.
As seguintes definições de status estão disponíveis:
Em Andamento. O Quadro de Horários é criado pelo membro da equipe. Os dados poderão ser salvos, mas nada será enviado.
Rejeitado. O Quadro de Horários foi rejeitado por um Gerente de Quadro de Horários.
Enviado. O Quadro de Horários é enviado para análise do Gerente de Quadro de Horários de primeiro nível.
Aceitável. O Quadro de Horários foi aceito por um Gerente de Quadro de Horários e enviado para o próximo aprovador.
Aprovado. O Quadro de Horários é aprovado por um Gerente de Quadro de Horários de qualquer nível.
Erro. Ocorreu um erro quando o Quadro de Horários foi processado.
Os status Enviado e Aceitável mostram que o Quadro de Horários ainda se encontra em uma fase transitória. O status Aprovado mostra que o processo de aprovação foi concluído.
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