Configurando um site de documentos ativos para gerenciamento de registros

Atualizado em: 2008-03-28

Depois de desenvolver um planejamento de arquivo e criar o site da Central de Registros, você deve configurar os sites de documentos ativos na organização, para que os registros sejam movidos automaticamente ou manualmente para o site da Central de Registros. A solução para mover um documento para um site da Central de Registros incluirá, com frequência, a implementação de um fluxo de trabalho personalizado. Para obter informações sobre a criação de fluxos de trabalhos personalizados, consulte o Microsoft Office SharePoint Server 2007 Software Development Kit (em inglês) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218\&clcid=0x416) (em inglês)

Tarefas para configurar um site de documentos ativos para o gerenciamento de registros

A configuração de um site de documentos ativos para o gerenciamento de registros é realizada por meio da execução das seguintes tarefas:

• Preparar um farm de servidores para enviar registros a um site da Central de Registros. Um farm de servidores que executa o Office SharePoint Server 2007 pode se conectar a um único site da Central de Registros. Quando um farm está conectado a um site da Central de Registros, os registros (documentos e outros itens) podem ser enviados ao site da Central de Registros pela interface de usuário do Office SharePoint Server 2007 ou por meio de uma solução personalizada, como um fluxo de trabalho.

• Configurar fluxos de trabalho para transportar registros. Embora usuários do site possam enviar registros manualmente para um site da Central de Registros, geralmente é necessário seguir um processo empresarial oficial para que um item possa se tornar um registro. Por exemplo, pode ser necessário que um documento passe por um processo de aprovação antes de que ele possa ser enviado à Central de Registros. No Office SharePoint Server 2007, você pode configurar fluxos de trabalho para acomodar esses processos empresariais.

• Criar tipos de conteúdo para documentos ativos. Um tipo de conteúdo define os atributos dos itens que pertencem a esse tipo, como seus metadados, políticas de gerenciamento de informações, fluxos de trabalho e outros recursos. Ao atribuir tipos de conteúdos a documentos ativos que se tornarão registros, você pode definir os seguintes atributos do documento de uma forma reutilizável:

  • Os metadados a serem retidos.

  • O fluxo de trabalho usado para mover documentos desse tipo para o site da Central de Registros.

  • As ações em documentos desse tipo que devem ser auditadas.

  • O cronograma e o método para expirar documentos desse tipo no site de documentos ativos.

• Configurando um servidor de email Exchange Server 2007 para enviar registros a um site da Central de Registros. O Microsoft Exchange 2007 inclui recursos que suportam as metas dos gerentes de registros e dos responsáveis pela conformidade empresarial. Como os recursos do Exchange 2007 que suportam o gerenciamento de registros foram criados para se integrar facilmente aos recursos de gerenciamento de registros do Office SharePoint Server 2007, os emails podem ser enviados para o Office SharePoint Server 2007 e armazenados como registros, para que você possa gerenciar a retenção, a classificação e a expiração de forma centralizada.

Consulte também

Conceitos

Gerenciamento de registros
Criando um site para gerenciar registros
Desenvolver o plano de arquivos (Office SharePoint Server)