Planejar a integração de presenças (Office SharePoint Server)
Atualizado em: 2009-02-26
Neste artigo:
Sobre a presença online
Vantagens da incorporação da presença online
Considerações organizacionais
Requisitos de software
Requisitos de conta de email
A presença online permite que indivíduos que têm acesso ao seu site vejam quem está online e enviem mensagens instantâneas. A presença online pode ser uma poderosa ferramenta de colaboração que ajuda membros de um site a descobrirem com rapidez quem está disponível para responder perguntas.
Este artigo explica o que é a presença online, como ela pode ser usada em uma organização e mostra o software necessário para habilitá-la.
Sobre a presença online
A presença online oferece aos indivíduos a capacidade de identificar quem está online e disponível para comunicação em qualquer ocasião. A habilitação da presença online (e a instalação do software necessário) adiciona um indicador de status online ao lado do nome do indivíduo sempre que seu nome aparecer em um conjunto de sites. O indicador de status online mostra se o indivíduo está offline ou online e disponível para responder a consultas por meio de um cliente de mensagens instantâneas. Quando um indivíduo estiver online, você poderá clicar no indicador de status online para enviar uma mensagem instantânea. O acesso direto a fontes de conhecimento pode ajudar membros da equipe de suporte a trabalharem de forma mais eficiente e eficaz.
Sempre que o nome de um membro aparecer em um site, o menu do indicador de status online estará disponível. O indicador de status online é integrado ao serviço de diretório do Active Directory, ao Microsoft Exchange Server e ao MSN Messenger para fornecer informações, como a localização do escritório e o status livre/ocupado e, portanto, é uma ferramenta útil para o agendamento de reuniões e para o envio de emails mesmo quando o indivíduo estiver offline.
O status online é renderizado por um controle ActiveX instalado com o Microsoft Office. O controle ActiveX permite que o status online seja exibido. Esse controle verifica o endereço de email no registro do usuário e direciona uma consulta ao servidor de presença para o cliente para ver se ele está online. O controle ActiveX não armazena informações online ou endereços de email, simplesmente direciona consultas do site para o endereço de email e renderiza o status apropriado.
A presença online é habilitada por padrão; no entanto, os requisitos de software e de conta de email devem ser atendidos para que a funcionalidade seja disponibilizada a usuários finais.
Vantagens da incorporação da presença online
A vantagem de habilitar a presença está na capacidade de usá-la para aprimorar a colaboração entre membros de um grupo e aumentar a eficiência em processos corporativos. Ao integrar mensagens instantâneas e informações sobre presença em um site do SharePoint, membros do grupo podem verificar quem está online e saber instantaneamente se os outros estão disponíveis para uma pergunta rápida ou para uma breve reunião. Os indivíduos podem simplificar processos de trabalho ao notificar membros do grupo de forma imediata sobre alterações em documentos ou em cronogramas ou estabelecer sessões colaborativas em grupo usando mensagens instantâneas.
Considerações organizacionais
Como a presença online é habilitada no nível do aplicativo Web, é habilitada para todos os sites e subsites desse servidor virtual. Dessa forma, é fundamental garantir que todos os conjuntos de sites do servidor virtual queiram compartilhar esse nível de transparência.
Embora a habilitação da presença online seja benéfica em muitos ambientes onde a colaboração é fundamental, é importante equilibrar as vantagens da maior colaboração entre membros do grupo com os requisitos para segurança e conformidade, particularmente em relação à implantação de um cliente de mensagens instantâneas. O planejamento de presença deve incluir a garantia de que as comunicações internas e externas de e para o cliente de mensagens instantâneas sejam consistentes com a política de toda a empresa para segurança e conformidade com diretrizes regulatórias e práticas comerciais.
Por exemplo, em alguns setores altamente regulamentados, as conversas devem ser mantidas de acordo com requisitos de manutenção de registros para comunicações eletrônicas. As empresas sujeitas à regulamentação Sarbanes-Oxley devem arquivar conversas de mensagens instantâneas como parte de seus requisitos de manutenção de registros.
Requisitos de software
Como o status online é renderizado pelo Office, é necessário instalar o Office 2003 em todos os computadores clientes. Adicionalmente, um dos clientes de mensagens instantâneas a seguir deve ser instalado em computadores cliente para habilitar as comunicações em tempo real:
Microsoft Windows Messenger versão 4.6
MSN Messenger versão 4.6 ou posterior
Microsoft Office Communicator 2005 ou posterior
Se o MSN Messenger ou o Windows Messenger estiver instalado no computador cliente, por padrão o usuário final só verá o status online dos contatos do seu Messenger. Se o Office Communicator estiver instalado, o usuário final verá o status online de todos os usuários que tiverem permissões no conjunto de sites.
Requisitos de conta de email
Para exibir o status online, o recurso de presença usa um endereço de protocolo SIP para se comunicar com o cliente de mensagens instantâneas. Se um endereço SIP não estiver disponível, um endereço .NET (MSN Messenger) ou um endereço de Exchange Instant Messaging (Windows Messenger) pode ser configurado de forma individual. No entanto, somente os endereços SIP podem aproveitar as vantagens de recursos de presença adicionais, como a capacidade de enviar emails e exibir a informação livre/ocupado a partir do indicador de status online.
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Este tópico está incluído no seguinte manual baixável para facilitar a leitura e a impressão:
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