Gerenciar sites não utilizados (Office SharePoint Server)

Atualizado em: 2008-08-28

Os sites não utilizados são excluídos se permanecerem inativos por um determinado período. Nesse cenário, um email de notificação é enviado ao proprietário do site após 90 dias, para que o proprietário informe se os sites estão em uso. A decisão de excluir ou realizar outra ação nos sites depende da resposta do proprietário. Os conjuntos de sites sem confirmação também podem ser excluídos automaticamente. Esse recurso pode ser habilitado e configurado no site da Administração Central do SharePoint.

A confirmação e exclusão de uso do site pode ajudar a manter seu ambiente mais limpo, ajudando a identificar quando os sites tornam-se desnecessários. Esse recurso funciona com o envio automático de mensagens de email aos proprietários do site para saber se eles consideram o site ativo. Se o proprietário não responder (após um número especificado de mensagens em um período especificado), o site pode ser excluído.

Para usar esse recurso, você deve configurar as definições do Email de Saída.

Para configurar as definições do Email de Saída, você deve determinar os seguintes itens:

• Quanto tempo você deseja esperar antes de verificar se um site está inativo. O período padrão para uma equipe ou para os sites de projetos é de 90 dias após a criação do site, mas é preciso dar mais tempo aos proprietários. Você pode estabelecer um período mínimo de 30 dias para os proprietários, e o máximo de 365 dias, até que a notificação seja enviada.

• A frequência com que você deseja enviar o email de aviso aos proprietários do site para verificar se ele ainda está ativo. Após o primeiro email, se o proprietário do site não responder, você pode continuar enviando avisos em intervalos diários, semanais ou mensais.

• Você deseja excluir automaticamente os sites não usados? Se o proprietário do site não responder a várias mensagens de email, você deseja prosseguir e excluir o site automaticamente? É recomendável que você faça um backup antes. Certifique-se de que os backups sejam realizados regularmente, no entanto, esse não é o comportamento padrão. Você pode usar o Office SharePoint Server 2007: Software Development Kit, para personalizar esse recurso, para que o backup do site seja executado automaticamente, antes que o site seja excluído.

Para obter mais informações sobre o Microsoft Office SharePoint Server, consulte SharePoint Server 2007 SDK: Software Development Kit (em inglês).

• Se você está planejando excluir automaticamente os sites não utilizados, quantos emails você enviará aos proprietários dos sites antes da exclusão dos sites? Por padrão, 28 notificações diárias são enviadas antes da exclusão, mas esse número pode ser aumentado ou diminuído, de acordo com as suas necessidades. Você pode enviar, no mínimo, 28, e, no máximo, 168 notificações, diariamente. Semanalmente, é possível enviar um mínimo de 4 e um máximo de 24 notificações. Em um mês, você pode enviar, no mínimo, 2 notificações, e, no máximo, 6, para os proprietários dos sites.

A notificação por email contém links para confirmar se um conjunto de sites está ativo ou inativo. Após o envio da notificação por email para o proprietário do conjunto de sites, há três possibilidades quem podem ocorrer:

• Se os sites estiverem em uso, o proprietário do conjunto de sites confirmará que o conjunto de sites está ativo e o conjunto de sites será mantido. Quando o proprietário clica no link de confirmação, a data do certificado do site é renovada.

• Se o conjunto de sites não estiver em uso, o proprietário poderá excluir o conjunto de sites seguindo as instruções contidas na notificação por email, ou aguardar o recebimento de uma resposta do proprietário do site para executar as ações necessárias. O proprietário continuará recebendo notificações por email periodicamente, de acordo com o intervalo especificado pelo administrador do servidor, até o proprietário confirmar que o conjunto de sites está em uso ou excluir o conjunto de sites.

• Se o conjunto de sites não estiver em uso e o administrador do servidor tiver ativado o recurso de exclusão automática, as notificações por email serão enviadas ao proprietário do conjunto de sites no número de vezes especificado. Se o proprietário do conjunto de sites não confirmar o status do conjunto de sites, o conjunto de sites será excluído automaticamente.

Recomendamos as seguintes práticas para a proteção contra a exclusão automática de um site:

• Exigir um contato secundário quando os usuários criam conjuntos de sites.

Por padrão, o criador do conjunto de sites é listado como o proprietário do conjunto de sites. Dependendo da sua configuração, o usuário também deve especificar um contato secundário para o conjunto de sites. As notificações de confirmação são enviadas automaticamente para o proprietário do conjunto de sites e para o contato secundário, se houver.

• Informa sua organização sobre seus planos de férias e de ausência.

Por exemplo, se um proprietário do conjunto de sites não estiver disponível durante quatro semanas, e o administrador do servidor tiver definido a exclusão dos conjuntos de sites, o site poderá ser excluído após quatro confirmações semanais ignoradas, sem que o proprietário tenha a oportunidade de confirmar se o site está ativo ou não.

• Certifique-se de que haja um agendamento para que os backups sejam realizados regularmente, para que você possa restaurar uma cópia recente de um conjunto de sites acidentalmente excluído.

A associação ao grupo Administradores de Farm é o mínimo necessário para concluir este procedimento.

Gerenciar sites não utilizados

Use este procedimento para gerenciar sites não utilizados.

Gerenciar sites não utilizados por meio da interface de usuário

1. No site da Administração Central do SharePoint, clique em Gerenciamento de Aplicativos.

2. Na página Gerenciamento de Aplicativo, na seção Gerenciamento de Sites do SharePoint, clique em Confirmação de Uso e Exclusão de Site.

3. Na página Confirmação e Exclusão de Uso do Site, na seção Aplicativo Web, clique na seta para baixo, ao lado de Aplicativo Web e clique em Alterar Aplicativo Web.

4. Selecione o nome do aplicativo Web onde você deseja configurar as definições de confirmação e de exclusão.

5. Na seção Definições de Confirmação e Exclusão Automática:

   • Marque ou desmarque a caixa de seleção Enviar notificações por email aos proprietários de conjuntos de sites não utilizados.

   • Especifique o número de dias, após a criação do site ou após a confirmação de uso do site, para iniciar o envio de notificações (mínimo de 30 e máximo de 365 dias).

   • Especifique com que frequência as notificações de confirmação por email devem ser enviadas: diariamente, semanalmente ou mensalmente (o padrão é diariamente). Você também pode especificar a hora exata para executar a verificação de uso do site (o padrão é à meia-noite).

   • Marque a caixa de seleção Excluir automaticamente o conjunto de sites se o uso não for confirmado.

   • Especifique o número de notificações de confirmação que devem ser enviadas antes da exclusão do conjunto de sites (o padrão é 28 notificações).

6. Clique em OK.

Consulte também

Conceitos

Criar modelos de cota
Alterar modelos de cota
Excluir modelos de cota
Bloquear e desbloquear sites
Configurar cotas com uma Lixeira de segundo estágio

Outros recursos

Planejar a manutenção e o gerenciamento de sites
Confirmação de uso de site e exclusão automática: propriedades de Stsadm