Planejar políticas de gerenciamento de informações

  • Artigo

Atualizado em: 2009-02-26

Neste artigo:

  • Sobre diretivas de gerenciamento de informações e recursos de diretiva

  • Sobre os relatórios de diretiva de gerenciamento de informações

  • Sobre a integração de diretivas de gerenciamento de informações com os aplicativos do 2007 Office system

  • Recursos de diretiva disponíveis no Office SharePoint Server 2007

  • Planejar diretivas de gerenciamento de informações

Sobre diretivas de gerenciamento de informações e recursos de diretiva

Uma diretiva de gerenciamento de informações é um conjunto de regras para um tipo de conteúdo. Cada regra de uma diretiva é um recurso de diretiva. Por exemplo, um recurso de diretiva de Gerenciamento de Informações pode especificar por quanto tempo um tipo de conteúdo deve ser retido, ou fornecer auditoria de documentos. As diretivas de gerenciamento de informações permitem controlar quem pode acessar suas informações organizacionais, o que essas pessoas podem fazer com essas informações e por quanto tempo elas devem ser retidas.

Dica

Neste tópico, o termo "diretiva" é referente à diretiva de gerenciamento de informações, a menos que especificado de outra forma.

As diretivas podem ser implementadas para ajudar uma organização a cumprir requisitos legais, como a necessidade de reter registros. Por exemplo, uma diretiva de Recursos Humanos usada em uma organização para assegurar a manipulação dos registros dos funcionários em conformidade com diretrizes legalmente recomendadas pode incluir os seguintes recursos de diretiva:

  • Auditoria, para registrar o histórico de edição e exibição de cada documento relacionado aos funcionários.

  • Retenção, para assegurar que o conteúdo de trabalhos em andamento não seja retido por um tempo desnecessariamente longo.

  • Etiquetas, para assegurar a correta identificação de cópias físicas de cada documento.

  • Restrições de impressão, para assegurar que documentos confidenciais relacionados aos funcionários sejam impressos somente em impressoras seguras. Observe que este é um exemplo de diretiva personalizada que deve ser implementada com o uso do modelo de objeto do Office SharePoint Server 2007 ou adquirido de um fornecedor de software de terceiros.

Os recursos de diretiva são implementados como programas executados no Office SharePoint Server 2007. Eles podem ser habilitados e configurados por um administrador do servidor e, uma vez habilitados, podem ser usados por administradores do site para definir diretivas. O Office SharePoint Server 2007 inclui cinco recursos de diretiva para ajudar a gerenciar seu conteúdo. Usando o modelo de objeto do Office SharePoint Server 2007, você pode projetar e instalar recursos de diretiva que atendam às necessidades exclusivas da empresa.

Um recurso de diretiva pode usar um ou mais recursos auxiliares de diretiva, que são programas que fornecem alguma funcionalidade a um recurso de diretiva. Por exemplo, um recurso auxiliar de diretiva para o recurso de Geração de Códigos de Barras pode fornecer o valor exclusivo do código de barras. Você pode desenvolver recursos auxiliares de diretiva e instalá-los para oferecer suporte aos recursos de diretiva.

Quando sua organização usa aplicativos cliente do 2007 Microsoft Office System juntamente com o Office SharePoint Server 2007, as diretivas são impostas nos aplicativos do servidor e do cliente. Isso é feito de modo transparente; os recursos de diretiva aplicáveis a um documento são descritos em uma declaração da diretiva associada ao documento e os aplicativos a ela vinculados impedem os usuários de executar tarefas que violem a diretiva que rege esse documento.

Para implementar uma diretiva, associe-a a tipos de conteúdo, bibliotecas ou listas em sites.

Dica

Na Galeria Tipo de Conteúdo do Site, você pode aplicar uma diretiva a qualquer tipo de conteúdo, mas não pode aplicá-la diretamente a um tipo de conteúdo principal.

É possível associar uma diretiva a uma biblioteca, uma lista ou a um tipo de conteúdo dos seguintes modos:

  • Associar recursos de diretiva a uma diretiva de conjunto de sites e, em seguida, associar tal diretiva a um tipo de conteúdo, a uma lista ou biblioteca.   O site de nível superior de um conjunto de sites inclui uma galeria de Diretivas de Conjunto de Sites na qual os administradores do site de nível superior podem criar novas diretivas. Após criar uma diretiva de Conjunto de Sites, você pode exportá-la para que os administradores de outros conjuntos de sites possam importá-las para suas galerias de Diretivas de Conjunto de Sites. Isso permite padronizar diretivas em toda a organização.

    Quando uma diretiva de Conjunto de Sites é associada a um tipo de conteúdo por sua vez associado e uma lista ou biblioteca, o proprietário da lista ou biblioteca não pode modificar a diretiva de Conjunto de Sites na lista ou na biblioteca. Isso permite que diretivas atribuídas a um tipo de conteúdo sejam impostas em cada nível da hierarquia do site.

  • Associar um conjunto de diretivas diretamente a um tipo de conteúdo e, em seguida, adicionar esse tipo de conteúdo a uma ou mais listas ou bibliotecas.   Para assegurar que uma diretiva criada com o uso deste método seja usada em todo um conjunto de sites, associe-a a um tipo de conteúdo na galeria Tipo de Conteúdo do Site do conjunto de sites de nível superior. Assim, todos os itens do conjunto de sites desse tipo de conteúdo e todos os itens de um tipo de conteúdo herdado do tipo de conteúdo original terão essa diretiva. Quando você usa este método de associação de uma diretiva a um tipo de conteúdo, é mais difícil reutilizá-la em outros conjuntos de sites, pois as diretivas criadas com o uso desse método não podem ser exportadas.

    Dica

    Para controlar mais rigidamente as diretivas em uso em um conjunto de sites, os administradores do conjunto de sites podem desabilitar a capacidade de definir recursos de diretiva diretamente em um tipo de conteúdo. Quando a definição de recursos de diretiva em um tipo de conteúdo é restrita, os criadores de tipos de conteúdo podem associar diretivas na galeria Políticas de Conjunto de Sites apenas a tipos de conteúdo.

  • Associar um conjunto de recursos de diretiva diretamente a uma lista ou biblioteca.   Você só poderá usar este método se a lista ou biblioteca não oferecer suporte a diversos tipos de conteúdo. Este método de criação é útil apenas para casos de diretivas com definição de poucos elementos, aplicáveis a uma única lista ou biblioteca.

    Dica

    Para controlar mais rigidamente as diretivas em uso em um conjunto de sites, os administradores do conjunto de sites podem desabilitar a capacidade de definir recursos de diretiva diretamente em uma biblioteca. Quando a definição de recursos de diretiva em em uma biblioteca é restrita, os criadores de tipos de conteúdo podem associar diretivas na galeria de Políticas de Conjunto de Sites apenas a bibliotecas.

Sobre os relatórios de diretiva de gerenciamento de informações

Para controlar o modo como as diretivas estão sendo usadas em cada aplicativo Web da sua solução, você pode configurar relatórios de uso da diretiva de gerenciamento de informações com o uso da Administração Central do Microsoft Office SharePoint Server 2007. Os relatórios de diretiva de gerenciamento de informações ajudam a monitorar o nível de eficácia da sua organização no uso das diretivas. Como as diretivas são frequentemente implementadas para ajudar uma organização a cumprir regulamentações específicas, a monitoração frequente do uso da diretiva pode ajudar a assegurar a conformidade da sua organização.

O Office SharePoint Server 2007 inclui um modelo de relatório de diretiva padrão em formato XML-SS e você pode criar um modelo personalizado com base no esquema do modelo XML-SS. Você pode especificar um esquema para relatórios de diretiva e gerar relatórios manualmente.

Um relatório de diretiva é gerado para cada conjunto de sites em um aplicativo Web. Para cada lista e biblioteca um relatório registra:

  • O número de itens que estão usando cada diretiva.

  • Para cada diretiva em uso, com base em uma diretiva do Conjunto de Sites ou configurada em um tipo de conteúdo, um resumo dessa diretivaa — sua descrição, juntamente com uma descrição de cada recurso de diretiva.

Para obter mais informações sobre a criação e implantação de um relatório de diretiva de Conjunto de Sites personalizado, consulte o guia Implantação do Office SharePoint Server 2007.

Sobre a integração de diretivas de gerenciamento de informações com os aplicativos do 2007 Office system

As diretivas de gerenciamento de informações do Office SharePoint Server 2007 são expostas nos clientes do 2007 Office System. Quando você configura uma diretiva de gerenciamento de informações no servidor, pode gravar uma declaração de diretiva que informa os trabalhadores da área de informação sobre as diretivas impostas para documentos. Por exemplo, a declaração de diretiva pode indicar que um documento expirará após determinado período, ou que ali estejam contidas informações confidenciais que não devem ser divulgadas fora da empresa. A declaração pode até mesmo fornecer um nome de contado, caso o trabalhador precise de mais informações sobre a diretiva.

As diretivas incluídas no Office SharePoint Server 2007 são expostas aos trabalhadores da área de informação através de recursos de cliente do 2007 Office System . Por exemplo, quando uma etiqueta é definida como parte de uma diretiva, os usuários podem inserir rótulos em documentos no menu Inserir da maioria dos aplicativos cliente do 2007 Office System . Se uma etiqueta for necessária, os usuários são alertados ao salvar documentos nos quais ela não tenha sido inserida. Da mesma forma, os usuários poderão inserir códigos de barra de aplicativos cliente, se esse recurso de diretiva integrar a diretiva do documento.

Os recursos de diretiva também podem ser integrados em clientes do 2007 Office System. Entretanto, você deve implementar comportamentos específicos de diretivas que queira disponibilizar em programas cliente do 2007 Office System e fornecer aos usuários um meio para instalar tais comportamentos em seus computadores cliente via mecanismos, como suplementos, que os disponibilizem em programas cliente do 2007 Office System. Por exemplo, se você implementar um recurso de diretiva personalizado que restrinja as impressoras que podem ser usadas para imprimir um tipo de conteúdo, deve fornecer um suplemento personalizado para clientes do Microsoft Office para impor tal restrição em aplicativos cliente do Office.

Recursos de diretiva disponíveis no Office SharePoint Server 2007

Esta seção descreve os recursos de diretiva incluídos no Office SharePoint Server 2007.

  • Expiração   O recurso de diretiva de Expiração ajuda a distribuir conteúdo de modo consistente, que possa ser controlado e gerenciado. Você pode definir o conteúdo de um tipo específico para que expire em uma data específica, ou em um período calculado, após alguma atividade do documento (como a criação do documento).

  • Auditoria   O recurso de diretiva de Auditoria registra operações e eventos executados em documentos e itens de lista. Você pode configurar a Auditoria para registrar eventos como:

    • Edição de um documento ou item

    • Exibição de um documento ou item

    • Check-in/check-out de um documento

    • Alteração das permissões para um documento ou item

    • Exclusão de um documento ou item

  • Etiquetagem   O recurso de diretiva de Etiquetagem especifica uma etiqueta para ser associada a um tipo de documento ou item de lista. Etiquetas são áreas com texto pesquisável que o Office SharePoint Server 2007 gera com base em propriedades e itens de formatação especificados por você. Por exemplo, em um escritório de advocacia, um documento relacionado a uma questão jurídica pode incluir uma etiqueta contendo os nomes dos clientes, o número da causa, o advogado encarregado e assim por diante. As etiquetas são particularmente úteis em versões impressas de documentos, como modo de exibir propriedades dos documentos em cópia impressa. Juntamente com o uso de etiquetas para documentos, você pode associar uma etiqueta a um item de lista para incluí-la em exibições da lista.

  • Código de Barras   O recurso de diretiva de Código de Barras permite controlar um documento em cópias físicas criando um valor identificador exclusivo para um documento e inserindo uma imagem de código de barras nesse documento. Por padrão, os códigos de barras são compatíveis com o padrão comum do Código 39 (ANSI/AIM BC1-1995, Código 39) e você pode conectar outros provedores de códigos de barras usando o modelo de objeto de diretivas.

Planejar diretivas de gerenciamento de informações

Ao planejar as diretivas da sua solução, determine primeiro as necessidades de diretivas no âmbito da organização e, em seguida, crie diretivas do Conjunto de Sites que atendam a tais necessidades; distribua essas diretivas para que sejam incluídas em todas as galerias de Políticas de Conjunto de Sites. Isso pode exigir o planejamento de recursos de diretiva personalizados. Observe que, se sua diretiva exigir recursos e recursos auxiliares de diretiva personalizados, eles deverão ser instalados e habilitados em todos os farms de servidores nos quais sua solução for usada. Consulte o guia Implantação do Office SharePoint Server 2007 para obter mais informações sobre a implantação e habilitação de recursos e recursos auxiliares do Office SharePoint Server 2007.

Um exemplo típico de diretiva no âmbito da organização é uma diretiva criada para promover práticas recomendadas de auditoria e validade de especificações de produtos nas divisões de uma organização. Uma única diretiva de Conjunto de Sites é criada para ser aplicada a todas as especificações de produtos, para que sejam auditadas e retidas de modo consistente. Após a definição e o teste da diretiva de Conjunto de Sites, ela é exportada e, em seguida, importada para galerias de Políticas de Conjunto de Sites de outros conjuntos de sites onde as especificações de produtos são armazenadas. Ela é então associada a todos os tipos de conteúdo de especificação nos vários conjuntos de sites para impor a diretiva a todos os documentos de especificação de produtos.

Ação de planilha

Para ajudá-lo a planejar diretivas de gerenciamento de informações, use o recurso para a criação de uma Planilha de diretivas (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73307&clcid=0x416). Crie uma planilha separada para cada diretiva que você estiver planejando e, em cada registro da planilha:

  • A finalidade da diretiva, por exemplo, "Diretiva para ser aplicada a todas as especificações de produtos".

  • O conjunto de sites no qual a diretiva está sendo criada.

  • O escopo da definição da diretiva. Se a diretiva for usada em vários conjuntos de sites, defina-a na galeria de Modelos de Diretiva. Defina uma diretiva para um tipo de conteúdo se a diretiva tiver uma meta mais específica para um único tipo de conteúdo em um conjunto de sites.

  • Cada recurso de diretiva, como "Validade" ou "Auditoria". Opcionalmente, insira notas de configuração para um recurso de diretiva. Por exemplo, para Auditoria é possível especificar as ações a serem auditadas, como "Edição de Itens". Se o recurso for personalizado, liste todos os recursos que devem ser instalados para que o recurso funcione.

  • Todos os tipos de conteúdo aos quais a diretiva será aplicada e liste todos os conjuntos de sites nos quais os tipos de conteúdo estão em uso.

Planilha

Use a planilha a seguir com este artigo para ajudá-lo a planejar sua implantação:

Baixar este manual

Este tópico está incluído no manual baixável a seguir para facilitar a leitura e a impressão:

Consulte a lista completa de manuais disponíveis na página de download de conteúdo do Office SharePoint Server 2007.