Fluxo de trabalho no Office SharePoint Server: um cenário

Atualizado em: 2009-02-26

Como antes, a melhor maneira de ter uma ideia de como funciona um fluxo de trabalho em um ambiente do Office SharePoint Server é percorrer um cenário. Esta seção mostra o mesmo fluxo de trabalho usado como um exemplo na seção do Windows SharePoint Services deste documento. Conforme mencionado anteriormente, esse é, na verdade, o fluxo de trabalho de aprovação predefinido fornecido com o Office SharePoint Server. No exemplo do Windows SharePoint Services, o fluxo de trabalho interagia com seus usuários através de formulários ASPX exibidos em um navegador da Web. Entretanto, como este cenário também usa o Office SharePoint Server, toda interação com o fluxo de trabalho agora acontece através de formulários de fluxo de trabalho do InfoPath exibidos em aplicativos do Office 2007.

Mais uma vez, o processo começa a instalação do fluxo de trabalho e a associação com alguma lista ou biblioteca de documentos e, mais uma vez, esses detalhes serão omitidos aqui. A parte mais interessante começa com o iniciador do fluxo de trabalho criando uma instância de fluxo de trabalho em execução. Como a tela abaixo mostra, isso agora pode ser feito diretamente de um documento do Word 2007. Se o Office SharePoint Server for implantado, uma opção Iniciar Fluxo de Trabalho aparecerá quando o botão Microsoft Office for clicado.

Quando esta opção é selecionada, a janela Iniciar Novo Fluxo de Trabalho é exibida, como mostrado abaixo.

Como no cenário anterior, todas as associações de fluxo de trabalho disponíveis para este documento são mostradas. Quando você clica no link Iniciar do fluxo de trabalho de aprovação, esse fluxo de trabalho é iniciado, exibindo a janela mostrada abaixo (que, na verdade, é um formulário de fluxo de trabalho do InfoPath). Conforme ilustrado no cenário anterior, o fluxo de trabalho de aprovação predefinido permite que seu iniciador personalize seu comportamento especificando uma lista de aprovadores, definindo o durante quanto tempo cada um tem que realizar sua tarefa e mais. Os campos no formulário abaixo - o formulário de iniciação do fluxo de trabalho - permitem que essas coisas sejam definidas.

Os aprovadores listados neste fluxo de trabalho receberão agora uma mensagem de email na ordem em que seus nomes foram inseridos. Supondo que esses aprovadores usam o Outlook 2007, a mensagem terá esta aparência:

O aprovador pode examinar o documento clicando no link do nome do documento no corpo do email. Se o botão Editar esta tarefa… na parte superior da mensagem (marcada aqui com um quadrado vermelho) for clicado, o formulário mostrado abaixo será exibido.

Este é o formulário de conclusão de tarefa do fluxo de trabalho. Seu conteúdo é idêntico ao mostrado anteriormente no exemplo do Windows SharePoint Services. Desta vez, entretanto, o formulário foi definido como um formulário de fluxo de trabalho do InfoPath e é exibido diretamente no Outlook 2007. Como antes, o aprovador pode adicionar comentários e aprovar ou rejeitar o documento.

A operação deste fluxo de trabalho é idêntica ao exemplo do Windows SharePoint Services. Contudo, há diferenças importantes. Com o Office SharePoint Server, o iniciador do fluxo de trabalho cria uma instância de fluxo de trabalho diretamente do Word em vez de usar um navegador para acessar um site do Windows SharePoint Services. De forma similar, os participantes do fluxo de trabalho interagem com essa instância em execução totalmente através de aplicativos do Office 2007. Assim como com o iniciador, não há necessidade de acessar o site em si. A capacidade de criar e usar fluxos de trabalho em um ambiente totalmente baseado no Office é provavelmente importante para um número significativo de aplicativos de fluxo de trabalho.

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Este tópico está incluído no seguinte manual baixável para facilitar a leitura e a impressão:

• Planejamento e arquitetura para o Office SharePoint Server 2007, parte 1

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