Planejar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho (SharePoint Server 2010)

Aplica-se a: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

Tópico modificado em: 2016-11-30

Este artigo descreve tipos de conteúdo e fluxos de trabalho, bem como fornece orientações sobre planejamento de como integrá-los à solução de gerenciamento de documentos do Microsoft SharePoint Server 2010.

Neste artigo:

• Planejar tipos de conteúdo

• Planejar fluxos de trabalho

• Planilhas

Planejar tipos de conteúdo

Nesta seção:

• O que são tipos de conteúdo?

• Integração de propriedades com a versão 2010 do Office

• Modelos de coluna

• Tipos de conteúdo de pasta

• Planejando tipos de conteúdo de documento

• Planejando tipos de conteúdo de lista

• Planejando conversões de documentos

O que são tipos de conteúdo?

Um tipo de conteúdo define os atributos de uma lista de itens, um documento ou uma pasta. Cada tipo de conteúdo pode especificar:

• Propriedades a serem associadas a itens de seu tipo.

• Metadados para associar a itens do seu tipo.

• Fluxos de trabalho que podem ser iniciados de itens de seu tipo.

• Diretivas de gerenciamento de informações a serem associadas a itens de seu tipo.

• Modelos de documentos (para tipos de conteúdo de documento)

• Conversões de documentos a serem disponibilizadas (para tipos de conteúdo de documentos)

• Recursos personalizados.

Você pode associar um tipo de conteúdo a uma lista ou biblioteca. Ao fazer isso, você estará especificando que a lista ou biblioteca pode conter itens desse tipo de conteúdo e que o comando Novo dessa lista ou biblioteca permitirá que os usuários criem novos itens desse tipo.

Bibliotecas e listas de documentos podem conter vários tipos de conteúdo. Por exemplo, uma biblioteca pode conter tanto documentos como elementos gráficos relacionados a um projeto. Quando uma lista ou biblioteca contém vários tipos de conteúdo, o seguinte se aplica:

• Por padrão, o comando Novo nessa lista ou biblioteca permite que os usuários escolham entre todos os tipos de conteúdo disponíveis quando criam um novo item. Os proprietários de tipo de conteúdo podem configurar o comando Novo para exibir apenas certos tipos de conteúdo.

• As colunas associadas a todos os tipos de conteúdo disponíveis são exibidas.

Você pode definir tipos de conteúdo personalizados na galeria de tipos de conteúdo de um site. Um tipo de conteúdo personalizado deve ser derivado, direta ou indiretamente, de um tipo de conteúdo principal, como Documento ou Item. Depois de definido em um site, um tipo de conteúdo personalizado é disponibilizado nesse site e em todos os sites abaixo dele. Para disponibilizar um tipo de conteúdo da forma mais ampla possível dentro de um conjunto de sites, defina-o na galeria de tipos de conteúdo do conjunto de sites de nível superior. Também é possível criar um tipo de conteúdo personalizado em um hub de tipo de conteúdo definido em uma instância do serviço de metadados gerenciados. Se ele for criado em um hub de tipo de conteúdo, o tipo de conteúdo ficará disponível a outros conjuntos de sites que fazem parte dos aplicativos Web associados a essa instância do serviço de metadados gerenciados.

Por exemplo, se a sua organização usa um modelo de contrato específico, na galeria de tipos de conteúdo do site de nível superior de um conjunto de sites, você poderá criar um tipo de conteúdo que defina os metadados desse contrato, o modelo dele, os fluxos de trabalho necessários para analisá-lo e concluí-lo, as políticas que impõem auditoria das ações relacionadas a ele, um período de retenção e rótulos para inserir nas versões impressas do contrato. Em seguida, qualquer biblioteca de documentos do conjunto de sites ao qual você associar o tipo de conteúdo Contrato incluirá todos esses recursos e permitirá que os autores criem novos contratos com base no modelo.

Em sites baseados no SharePoint Server 2010, cada item padrão de lista ou biblioteca, como Contrato, Tarefa ou Documento, tem um tipo de conteúdo principal correspondente na galeria de tipos de conteúdo do site. Ao planejar tipos de conteúdo, você pode usar essas definições de tipo de conteúdo principal como ponto de partida e basear os novos tipos de conteúdo naqueles já existentes, conforme necessário, ou modificar os tipos principais.

Os tipos de conteúdo são organizados em uma hierarquia que permite que um tipo de conteúdo herde suas características de outro tipo de conteúdo. Essa herança permite que classes de documentos compartilhem características dentro da organização e que as equipes ajustem essas características para sites ou listas específicas.

Por exemplo, todos os documentos de produto do cliente de uma empresa podem exigir um conjunto de metadados, como número da conta, número do projeto e gerente do projeto. Com a criação de um tipo de conteúdo Produtos do Cliente do qual todos os outros tipos de documento de produto do cliente herdarão, você garante que informações necessárias, como números de conta e projeto, sejam associados a todas as variações dos documentos de produtos do cliente de sua organização. Lembre-se de que se o proprietário do tipo de conteúdo adicionar outra coluna obrigatória ao tipo de conteúdo Produtos do Cliente de nível superior, o proprietário do tipo de conteúdo poderá propagar as alterações para todos os tipos de conteúdo que herdam dele, o que adicionará a nova coluna a todos os documentos de produtos do cliente.

Integração de propriedades com a versão 2010 do Office

No o Microsoft Office system, quando um usuário está editando um documento de um servidor de gerenciamento de documentos do SharePoint Server 2010, um Painel de Informações do Documento é mostrado na parte superior do documento. O Painel de Informações do Documento exibe um formato editável das propriedades do documento no servidor.

O SharePoint Server 2010 facilita a personalização do formulário de propriedades de um tipo de conteúdo. Ao configurar um tipo de conteúdo, você pode iniciar o Microsoft InfoPath 2010, que gera um formulário de propriedades padrão baseado nas propriedades do tipo de conteúdo. O formulário padrão inclui controles, layout e esquema exatamente iguais aos que o InfoPath 2010 usaria se não houvesse um formulário personalizado definido. Assim, você pode personalizar e implantar o formulário como faria com qualquer outro formulário do InfoPath 2010. Por exemplo, você pode adicionar o logotipo, fontes e esquema de cores da sua empresa a um formulário; conectá-lo a uma fonte de dados personalizada; adicionar lógica condicional; e criar recursos do formulário que serão disponibilizados para os usuários com base em suas funções.

Além de editar propriedades no Painel de Informações do Documento, os autores que estiverem usando o Microsoft Word 2010 podem inserir propriedades que estiverem definidas no servidor em seus documentos. Por exemplo, se as propriedades do documento incluem um gerente de projeto, esse nome pode ser inserido na página de título, no rodapé ou em qualquer outro lugar em que o nome seja usado no documento. Se um novo gerente de projeto é atribuído a um projeto, a propriedade Gerente de Projeto pode ser atualizada no servidor de gerenciamento de documentos; esse nome de gerente de projeto atualizado será refletido em cada instância dessa propriedade que foi inserida em um documento.

Usando metadados com tipos de conteúdo

Metadados, ou colunas, são informações sobre um documento usadas para categorizar e classificar seu conteúdo. Os metadados são associados a um tipo de conteúdo como uma coluna. Eles podem fornecer informações contextuais sobre os seus documentos associando-as a um autor, assunto, audiência, idioma etc. Diferentemente das propriedades, os metadados são armazenados como colunas e podem ser indexados e pesquisados pelo mecanismo de Pesquisa do SharePoint.

Os metadados adicionados no nível do conjunto de sites podem ser associados a tipos de conteúdo. A utilização de metadados com tipos de conteúdo permite que todos os tipos de conteúdo subsequentes herdem todos os seus metadados ou parte deles, derivados do tipo de conteúdo pai no nível do conjunto de sites. Os metadados adicionais podem então ser adicionados em um nível inferior, como um documento.

Modelos de coluna

Cada item de metadados associado a um tipo de conteúdo é uma coluna, que é um local de uma lista para armazenar informações. Listas ou bibliotecas são frequentemente exibidas graficamente como colunas de informações. No entanto, dependendo da exibição associada à lista, as colunas podem aparecer em outros formatos, como dias de uma exibição de calendário. Em formulários associados a uma lista ou biblioteca, as colunas são exibidas como campos.

Você pode definir colunas para uso em vários tipos de conteúdo. Para isso, crie-as em uma galeria de Modelos de Coluna. Há uma galeria de Modelos de Coluna em cada site do conjunto de sites. Como nos tipos de conteúdo, colunas definidas na galeria de Modelos de Coluna de um site estão disponíveis nesse site e em todos os sites abaixo dele.

Tipos de conteúdo de pasta

Os tipos de conteúdo de pasta definem os metadados associados a uma pasta em uma lista ou biblioteca. Quando você aplica um tipo de conteúdo de pasta a uma lista ou biblioteca, o comando Novo dessa lista ou biblioteca inclui o tipo de conteúdo de pasta, permitindo que os usuários criem pastas desse tipo.

Você pode definir modos de exibição em uma lista ou biblioteca que estejam disponíveis somente nas pastas de um determinado tipo de conteúdo. Isso é útil quando você deseja que uma pasta contenha um tipo específico de documento e quer que os modos de exibição dessa pasta só exibam colunas relevantes ao tipo de documento contido nessa pasta.

Ao usar o modelo de objeto do SharePoint Server 2010, você pode personalizar o comando Novo do tipo de conteúdo de uma pasta para que, quando um usuário criar uma nova pasta desse tipo, ela seja preenchida previamente com vários arquivos e documentos, com base nos modelos armazenados no servidor. Isso é útil, por exemplo, para implementar um tipo composto de documento que exija vários arquivos para colaborar em um único documento final.

Conjuntos de documentos é um novo recurso no SharePoint Server 2010 que permite usar o O Microsoft Office 2010 para gerenciar produtos de trabalho que abrangem vários documentos. Conjuntos de documentos são tipos especiais de pastas que são usados para gerenciar um produto único ou um produto de trabalho, que podem incluir vários documentos em vários locais. Você pode criar conjuntos de documentos com modelos extensíveis fornecidos com o SharePoint Server 2010. Também é possível personalizar modelos de Conjunto de Documento para representar os produtos de trabalho relevantes à sua empresa. Os conjuntos de documentos também incluem o controle de versão, com o qual é possível capturar o estado do conjunto de documentos inteiro em várias fases do seu ciclo de vida.

Planejando tipos de conteúdo de documento

Planeje tipos de conteúdo de documento para sua solução usando a planilha de análise de uso de documento, que você preencheu no artigo Identificar usuários e analisar o uso de documentos. Use a planilha de tipo de conteúdo (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0x416) para registrar suas decisões sobre cada novo tipo de conteúdo.

Cada tipo de conteúdo de documento deve herdar suas configurações diretamente do tipo de conteúdo Documento principal ou de um tipo de conteúdo descendente dele. Isso garantirá que as colunas básicas de seus tipos de documento, como Título e Criado por, estejam presentes e que você possa associar um modelo ao tipo de conteúdo.

O primeiro estágio do planejamento de tipos de conteúdo de documento é analisar cada tipo de documento listado na sua planilha de análise de uso para determinar se um tipo de conteúdo existente funcionaria para esse tipo de documento. Se um tipo de conteúdo principal (como Documento) for suficiente, digite o nome do tipo de conteúdo na coluna Tipo de Conteúdo da planilha.

Depois que você analisar a lista de tipos de documento para determinar quais poderão usar tipos de conteúdo principais, planeje os novos tipos de conteúdo de documento usando as etapas a seguir. Para cada tipo de conteúdo planejado, preencha uma planilha de tipo de conteúdo separada.

1. Insira o tipo de documento da planilha de análise de uso de documento.

2. Insira a URL do site no qual o novo tipo de conteúdo será definido. Lembre-se de que os tipos de conteúdo estarão disponíveis no site no qual foram definidos e em todos os sites abaixo dele.

3. Determinar o tipo de conteúdo pai   Digite o tipo de conteúdo pai no campo Tipo de Conteúdo Pai da planilha de tipo de conteúdo. Trata-se de um tipo de conteúdo principal ou personalizado que você já planejou.

4. Determinar as colunas   Na tabela Planejar Colunas da planilha de tipo de conteúdo, faça o seguinte:

   1. Insira cada coluna que for herdada do tipo de conteúdo pai. Na coluna Novo?, digite Não para cada entrada.

   2. Para cada coluna adicional, insira o nome de uma coluna predefinida ou de uma coluna que você irá criar. O nome de uma coluna é importante, pois ele pode comunicar a finalidade dela. Portanto, mesmo que uma coluna de um tipo necessário já esteja definida na galeria de colunas do conjunto de sites, talvez seja conveniente definir uma coluna semelhante usando um nome mais relevante ao seu aplicativo. Além dos nomes das colunas adicionais, digite seus tipos e indique se são novos ou não.

5. Determinar o modelo   Na seção Modelo de Plano da planilha, digite o nome do modelo que será associado a esse tipo de conteúdo, juntamente com o tipo (como .Docx) e uma descrição resumida da finalidade do modelo. Se o modelo não for herdado do tipo de conteúdo pai, no campo Novo? , digite Não.

6. Determinar os fluxos de trabalho   Os fluxos de trabalho anexam lógica de negócios a documentos e itens de lista. Você pode associar qualquer fluxo de trabalho disponível a um tipo de conteúdo; o fluxo de trabalho poderá então ser iniciado em qualquer documento desse tipo de conteúdo. Após examinar os fluxos de trabalho e determinar os que estão disponíveis, digite cada fluxo a ser associado ao tipo de conteúdo na tabela Planejar Fluxos de Trabalho da planilha de tipo de conteúdo. Se o fluxo de trabalho não for herdado do tipo de conteúdo pai, digite essa informação na coluna Novo?.

7. Determinar a diretiva   Uma diretiva é um conjunto de regras para um tipo de conteúdo, sendo composta de recursos de diretiva que fornecem os detalhes de cada regra – por exemplo, se os itens do tipo de conteúdo podem ser impressos ou quais ações relacionadas ao item devem ser auditadas. Você pode aplicar uma diretiva a qualquer tipo de conteúdo personalizado. Observe que não é possível aplicar uma diretiva a um tipo de conteúdo principal. Para obter mais informações sobre planejamento de diretivas, consulte Planejamento de políticas de gerenciamento de informações (SharePoint Server 2010). Após examinar as diretivas e determinar os recursos e modelos de diretiva que estão disponíveis, na seção Planejar uma Diretiva da planilha de tipo de conteúdo, faça o seguinte:

   1. Se o tipo de conteúdo pai tiver configurações de diretiva, elas serão aplicadas sem alterações ao novo tipo de conteúdo. Isso garante que, após serem definidas, as diretivas sejam impostas a todos os tipos de conteúdo relevantes. Se o tipo de conteúdo atual herdar suas configurações de diretiva do tipo pai, na seção Planejar uma Diretiva da planilha de tipo de conteúdo, responda Sim à seguinte pergunta: "A diretiva está definida no tipo de conteúdo pai?".

   2. Se o tipo de conteúdo atual estiver herdando uma política baseada no tipo de conteúdo pai, no campo Registrar o Nome da Política da seção Planejar uma Política, digite o nome do modelo de política. Da mesma maneira, se o tipo de conteúdo atual não herdar uma política e você quiser aplicar um modelo de política, no campo Registrar o Nome da Política da seção Planejar uma Política, digite o nome do modelo de política.

   3. Se o tipo de conteúdo atual estiver herdando um ou mais recursos individuais de política do tipo de conteúdo pai, digite cada recurso de política na tabela de Recursos na seção Planejar uma Política da planilha. Caso contrário, se o tipo de conteúdo atual não herdar uma política e você quiser associar recursos de política ao tipo de conteúdo atual, digite esses recursos na tabela de Recursos. Observe que não é possível associar recursos de política individuais e uma política por nome a um tipo de conteúdo.

8. Determinar conversões de documento O SharePoint Server 2010 oferece suporte à instalação de componentes de conversão de documento no servidor, que transformam o formato dos documentos. Para obter uma visão geral de conversões de documento, consulte Planejando conversões de documento, mais adiante neste artigo.

   Você pode associar um ou mais conversores de documento a um tipo de conteúdo. Por exemplo, se um tipo de conteúdo for associado a um modelo de tipo .docx, você poderá associar o conversor De Documento do Word para Página da Web incluído no SharePoint Server 2010 ao tipo de conteúdo. Dessa forma, os autores têm como gravar documentos do tipo de conteúdo no Microsoft Office Word 2007 e, em seguida, convertê-los em páginas da Web para publicação.

Na seção Planejar Conversões de Documento da planilha de tipo de conteúdo, registre cada conversor de documento a ser associado ao tipo de conteúdo, especifique se o conversor é novo (e requer instalação) e adicione observações opcionais.

Planejando tipos de conteúdo de lista

Os elementos de um tipo de conteúdo de lista incluem as colunas de metadados associadas ao tipo de conteúdo, bem como fluxos de trabalho que podem ser executados em itens do tipo de conteúdo da lista em questão. Use um tipo de conteúdo de lista para definir um tipo de item de lista exclusivo para sua solução. Em uma solução de call center de cliente, na qual os profissionais de suporte investigam e resolvem problemas técnicos de clientes, por exemplo, um tipo de conteúdo de lista poderia ser usado para padronizar os dados de cada incidente de suporte e acompanhar o incidente usando um fluxo de trabalho.

Planejando conversões de documentos

O SharePoint Server 2010 oferece suporte à instalação de componentes de conversão de documentos no servidor, os quais convertem o formato do documento. As conversões podem ser executadas na interface do usuário ou programaticamente, como de um fluxo de trabalho personalizado. A relação entre os documentos de origem e seus equivalentes convertidos é mantida. O SharePoint Server 2010 inclui conversores que criam páginas da Web a partir de documentos do Microsoft Office Word 2007 e de formulários do Microsoft Office InfoPath 2007.

Além de fornecer a infraestrutura no servidor para instalar e executar conversores de documentos, o SharePoint Server 2010 inclui um serviço de balanceamento de carga que você pode configurar para otimizar o uso dos recursos do servidor. Parte do planejamento das conversões de documento é o ajuste do farm de servidores para obter o balanceamento de carga ideal quando os documentos são convertidos.

Para estar disponível para os usuários, um conversor deve ser instalado no farm de servidores e, em seguida habilitado pelo administrador do servidor. Após a habilitação de um conversor em um servidor, ele estará disponível para execução dos documentos de origem desse servidor.

Use as seguintes etapas para configurar os conversores de documentos:

1. Na análise de uso de documento executada no Identificar usuários e analisar o uso de documentos, identifique os candidatos à conversão de documento, ou seja, documentos gravados em um formato, mas que devem ser publicados ou arquivados em outro.

2. Para cada conversão que os documentos exigirem, localize os programas conversores que você pode usar para implementar a conversão em seus servidores.

3. Se necessário, instale os programas de conversão nos servidores de aplicativos (camada intermediária) de seu farm.

4. Configure o iniciador e os serviços de balanceamento de carga, nos servidores Web ou nos servidores de aplicativos (camada intermediária).

5. Identifique os pontos do ciclo de vida de seus documentos nos quais ocorrerão as conversões.

6. Identifique como as conversões serão implementadas: manualmente ou com a ajuda de soluções personalizadas para iniciá-las.

Planejar fluxos de trabalho

Fluxos de trabalho implementam processos empresariais em documentos, páginas da Web, formulários e itens de listas no SharePoint Server 2010. Eles podem ser associados a bibliotecas, listas ou tipos de conteúdo.

No gerenciamento de documentos, use os fluxos de trabalho para encaminhar documentos de uma pessoa para outra, para que elas possam concluir suas tarefas de gerenciamento de documentos, como revisão, aprovação para publicação ou gerenciamento de disposição. Além disso, use fluxos de trabalho personalizados para mover documentos entre sites ou bibliotecas. Por exemplo, você pode criar um fluxo de trabalho para copiar um documento de um site a outro quando o documento for agendado para ser arquivado.

O SharePoint Server 2010 inclui fluxos de trabalho que atendem às seguintes necessidades de gerenciamento de documentos:

• Coletar Comentários   Envia um documento para revisão.

• Aprovação   Envia um documento para aprovação, geralmente como um pré-requisito para publicá-lo.

• Disposição   Gerencia a expiração e a disposição de documentos.

• Coletar Assinaturas   Encaminha um documento para coletar assinaturas.

• Tradução   Gerencia a tradução de um documento em um ou mais idiomas.

• Aprovação de documento do Leste Asiático   Encaminha um documento para aprovação usando carimbos de assinatura e um processo de consenso orientado por grupo.

Associe um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo quando você quiser disponibilizar o fluxo de trabalho sempre que esse tipo de conteúdo estiver em uso. Por exemplo, um tipo de conteúdo de ordem de compra pode precisar da aprovação de um gerente antes da conclusão da transação. Para garantir que o fluxo de trabalho de aprovação esteja sempre disponível quando uma ordem de compra for iniciada, crie um tipo de conteúdo Ordem de Compra e associe o fluxo de trabalho de aprovação a ele. Em seguida, adicione o tipo de conteúdo Ordem de Compra a qualquer biblioteca de documentos na qual esses pedidos serão armazenados.

Para planejar fluxos de trabalho para a sua solução de gerenciamento de documentos, analise cada tipo de conteúdo de documento que você planeja implementar e identifique os processos empresariais que precisam estar disponíveis para execução nesse tipo de conteúdo. Em seguida, identifique os fluxos de trabalho que você precisará disponibilizar para esse conteúdo.

Veja a seguir uma tabela de exemplo que analisa fluxos de trabalho para um tipo de conteúdo de contrato:

Planilhas

Use as planilhas a seguir para registrar as informações abordadas neste artigo:

• Planilha de tipo de conteúdo (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0x416)

• Planilha de análise de uso do documento (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0x416)