Determinar dados corporativos e business intelligence

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Atualizado em: 2009-02-26

Neste artigo:

  • Sobre business intelligence

  • Planejar os recursos do Office SharePoint Server 2007 para business intelligence

  • Planejar cenários de dados corporativos

  • Determinar as necessidades de business intelligence de sua organização

  • Planilhas

O Microsoft Office SharePoint Server 2007 inclui recursos de business intelligence que podem ajudá-lo a preservar a integridade dos dados em toda a sua organização, ao mesmo tempo possibilitando cenários eficientes de pesquisa, integração, análise, processamento e compartilhamento de dados.

A funcionalidade de business intelligence do Office SharePoint Server 2007 habilita o gerenciamento e controle centralizados dos recursos compartilhados que podem incluir relatórios, formulários, documentos, planilhas e conexões de dados.

Como parte do planejamento de sua implantação inicial do Office SharePoint Server 2007, você deve entender o business intelligence e como ele se relaciona com os processos e as condições da sua organização. Isso permitirá identificar as necessidades de business intelligence específicas e usá-las para identificar quais recursos do Office SharePoint Server 2007 serão implementados para melhorar seus processos corporativos ao longo do tempo.

Sobre business intelligence

O business intelligence, às vezes conhecido como gerenciamento do desempenho dos negócios, é um conjunto de tecnologias usadas para melhorar o entendimento dos processos corporativos e respectivos dados. O uso adequado do business intelligence ajuda a organizar os dados para que sejam úteis, práticos e capazes de transformar seus processos corporativos subjacentes. Essas metas são alcançadas usando os seguintes processos:

  • Coletar dados   A primeira etapa no desenvolvimento do business intelligence é criar e armazenar dados que representem com precisão o que está acontecendo em sua organização. Os bancos de dados são úteis somente quando os dados que eles estão controlando são representativos dos processos e das condições corporativos. Pode ser difícil determinar o que está ausente nas fontes de dados, por isso dados adicionais podem ser coletados para melhorar os processos corporativos.

  • Transformar os dados em informações úteis   Os dados em geral são representados como conjuntos de campos que têm valores correspondentes. Os dados em si são neutros e em essência inúteis. Ao usar ferramentas e processos corporativos para tornar os dados úteis, você cria informações. Um dos segredos para criar informações é criar um modo de exibição dos dados que contenha um subconjunto de dados úteis para um ou mais grupos de usuários em sua organização.

  • Usar as informações para melhorar o conhecimento   O conhecimento é criado quando você fornece informações práticas para as pessoas que podem usá-las. Ter uma lista de dados possivelmente interessantes para um grupo de pessoas específico é melhor do que ter dados brutos, mas na prática isso não é de grande utilidade. Se você personalizar as informações, direcionar as audiências e os grupos e oferecer uma maneira de as pessoas analisarem os dados e interagirem com eles, criará informações práticas que servirão de base para o conhecimento em sua organização.

  • Transformar o conhecimento em ação   À medida que você desenvolve uma base de conhecimento em sua organização, os trabalhadores do conhecimento atuam com mais eficiência na busca das principais metas dos negócios, e os gerentes podem identificar oportunidades de melhoria e tomar decisões com base nesse conhecimento para melhorar os processos corporativos.

O business intelligence proporciona um conjunto eficaz de soluções que correspondem a cada uma dessas etapas em um processo integrado que permite melhorar continuamente os processos corporativos. Começando com os dados, você pode criar informações que podem ajudá-lo a ter um entendimento dos processos. Depois, aproveitar essas informações para desenvolver uma base de conhecimento e atualizá-las, ao mesmo tempo mudando também os processos corporativos. Essas alterações produzem novos dados e informações que podem ser usados para aprofundar o conhecimento e continuar mudando seus processos de negócios no futuro.

O business intelligence inclui várias estratégias e técnicas projetadas para melhorar os processos corporativos:

  • **Integração de dados   **Inclui armazenamento e data warehouse, data mining e consolidação de dados. A integração envolve a coleta de informações de várias fontes estruturadas e não estruturadas, além da consolidação em uma única fonte de dados que pode ser usada para criar informações significativas usando as ferramentas de business intelligence de uma organização. A apresentação de informações permite que os usuários consultem fontes de dados e localizem informações úteis que podem ser analisadas com base nas metas corporativas, ao mesmo tempo garantindo a segurança e integridade dos dados em um espaço de trabalho colaborativo.

  • **Apresentação de informações   **Inclui descoberta, visibilidade, análise e colaboração de informações.

  • **Geração de relatórios   **Inclui o uso de scorecards e outras ferramentas para comparar informações entre vários processos corporativos. As ferramentas de geração de relatórios, como os scorecards, permitem que os trabalhadores do conhecimento avaliem as informações e as desenvolvam, criando assim uma base de conhecimento para sua organização.

Cada uma dessas estratégias corresponde a uma etapa essencial do desempenho corporativo. O uso de todas essas técnicas em conjunto cria ciclos de comentários positivos de aumento do conhecimento que podem ser empregados para melhorar sua organização, seus processos corporativos e seus respectivos dados ao longo do tempo.

Planejar os recursos do Office SharePoint Server 2007 para business intelligence

O Office SharePoint Server 2007 fornece muitas ferramentas que permitem exibir informações e desenvolver o conhecimento em sua organização. Você pode usar os recursos de personalização e direcionamento do Office SharePoint Server 2007 para aumentar a facilidade de uso dos dados e permitir que os trabalhadores do conhecimento em sua organização desenvolvam as informações com base nesses dados. Pode também agregar conteúdo entre muitas fontes e localizá-lo de maneira mais fácil usando recursos de pesquisa. O Office SharePoint Server 2007 suplementa esses recursos com um importante conjunto de recursos de business intelligence.

Esses recursos incluem:

  • Os recursos de integração de dados, como as bibliotecas de conexão de dados, o Catálogo de Dados Corporativos, os perfis de dados corporativos e as listas de dados corporativos.

  • Apresentação de informações e recursos de geração de relatórios, como relatórios, indicadores chave de desempenho (KPIs) e painéis.

Planejar recursos de integração de dados do Office SharePoint Server 2007

Data warehousing e data mining são técnicas para coletar informações úteis de suas fontes de dados existentes. As soluções de business intelligence com frequência usam ferramentas de processamento analítico online (OLAP) para fornecer dados significativos e expor padrões subjacentes que podem não ser evidentes de outro modo. O Office SharePoint Server 2007 usa o Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services. O OLAP e o SQL Server 2005 Analysis Services são preferíveis no caso de fontes de dados extensos relativamente estáveis e inalterados. Esses dados são então usados para criar informações em processos que mudam mais rapidamente.

O Office SharePoint Server 2007 também pode usar dados de outros aplicativos corporativos, conhecidos como aplicativos de linha de negócios. Embora não façam parte da funcionalidade principal de business intelligence, os dados desses aplicativos podem ser exibidos e analisados de maneiras semelhantes às dos dados nas bibliotecas de conexão de dados, proporcionando uma visão integrada de todos os dados corporativos na organização. Os aplicativos de linha de negócios gerenciam dados sobre pessoas e operações corporativas e são amplamente usados nas grandes organizações e empresas. Exemplos de aplicativos de linha de negócios são:

  • SAP Business Information Warehouse ou mySAP ERP

  • Siebel eBusiness Applications

  • Attunity Legacy Data Access Solutions

  • Microsoft BizTalk Server

Esses aplicativos são registrados no Catálogo de Dados Corporativos. Os dados desse catálogo são usados pelo Office SharePoint Server 2007 para criar tipos adicionais de informações para os trabalhadores do conhecimento em sua organização. Essas informações podem ser facilmente integradas aos outros recursos de conjuntos de sites do Office SharePoint Server 2007.

A consolidação de dados é o processo de agrupar dados de maneiras significativas para que sejam úteis. Os principais recursos de consolidação de dados do Office SharePoint Server 2007 são as bibliotecas de conexão de dados, os perfis de dados corporativos e as listas de dados corporativos.

Uma biblioteca de conexão de dados é uma biblioteca de conexões a fontes de dados que podem ser analisadas usando o SQL Server 2005 Analysis Services. Isso permite que os dados sejam analisados e exibidos usando os recursos de business intelligence do Office SharePoint Server 2007. As bibliotecas de conexão de dados incluem links para fontes de dados, como os cubos do SQL Server 2005 Analysis Services, que são relevantes para um determinado site ou conjunto de sites.

Os perfis de dados corporativos são listas de propriedades associadas a tipos de dados corporativos de aplicativos de linha de negócios registrados no Catálogo de Dados Corporativos. Cada perfil de dados corporativos é uma consolidação significativa de dados relevantes para que os principais processos corporativos criem informações úteis para os usuários de sua organização. Por exemplo, você pode ter um perfil de dados corporativos para os clientes que controla números de telefone, endereços, endereços de email e locais de cada cliente.

As listas de dados corporativos são listas do SharePoint que coletam uma ou mais colunas diretamente dos dados de um ou mais aplicativos corporativos. Cada lista tem um conjunto de itens com várias colunas que representam as propriedades de cada item. As listas podem conter informações semelhantes àquelas dos perfis de dados corporativos. Você também pode criar listas para KPIs, outro importante recurso de business intelligence.

Planejar informações de apresentação e recursos de geração de relatórios do Office SharePoint Server 2007

Depois que os dados são consolidados de maneira significativa, ferramentas adicionais de business intelligence permitem que os trabalhadores do conhecimento consultem e analisem as informações resultantes e as desenvolvam com o máximo de rapidez e eficiência.

Você pode consultar dados corporativos usando os recursos de pesquisa do Office SharePoint Server 2007. Registre os aplicativos no Catálogo de Dados Corporativos e rastreie as fontes de conteúdo referentes a esses aplicativos. O subconjunto de dados selecionados pelos administradores para o Catálogo de Dados Corporativos fica então disponível para que os administradores de pesquisa mapeiem as propriedades gerenciadas que afetam os resultados das consultas da pesquisa.

Os usuários de sua organização podem pesquisar os dados corporativos e encontrar resultados significativos e úteis. Por exemplo, o administrador do Catálogo de Dados Corporativos registra um aplicativo de vendas e seleciona os tipos de dados corporativos para clientes, linhas de produtos e associados de vendas, além de também selecionar as propriedades para os perfis de dados corporativos associados a esses tipos de dados corporativos. O administrador do provedor de serviços compartilhados (SSP) responsável pela pesquisa cria uma fonte de conteúdo para o aplicativo. Após rastrear a fonte de conteúdo, o administrador do SSP de pesquisa mapeia as propriedades rastreadas selecionadas para as propriedades gerenciadas usadas pelo sistema durante as consultas de pesquisa. Será mais provável que os usuários que pesquisam um cliente com base no nome, local ou endereço do cliente o encontrem se esses itens forem propriedades gerenciadas, as quais também podem ser usadas para criar escopos de pesquisa.

Você pode analisar os dados corporativos apresentando-os nos sites do conjunto de sites. Dados corporativos armazenados como informações em listas ou perfis de dados corporativos no Catálogo de Dados Corporativos podem ser usados em várias tecnologias projetadas para habilitar a análise das informações para que os trabalhadores do conhecimento possam desenvolvê-las e criar conhecimento.

Por exemplo, você pode criar KPIs, que calculam um valor de um intervalo de dados e comparar esses dados com base em um destino para indicar o desempenho dos principais processos corporativos. Analisando uma lista de KPIs relacionados, você pode ver como os diferentes processos corporativos interagem.

Você também pode criar relatórios que obtêm KPIs ou listas de dados corporativos usando as propriedades do Catálogo de Dados Corporativos e exibir essas informações com as informações do SharePoint relacionadas, como documentos ou espaços de trabalho.

Os painéis exibem várias Web Parts de dados corporativos para diferentes fontes de dados e processos corporativos em um local. As Web Parts nos painéis são conectadas aos filtros para que o proprietário do painel possa limitar o escopo dos dados apresentados em todas as Web Parts. Os usuários podem aplicar um ou mais filtros para analisar os dados de maneira que seja mais relevante para cada pessoa. Nos painéis, os usuários de sua organização também podem usar o Serviços de Cálculo do Excel e as Web Parts do Excel Web Access para analisar as fontes de dados e filtrá-las com base em uma ou mais colunas em cada pasta de trabalho.

Cada uma dessas ferramentas de análise cria mais informações práticas. Para completar o ciclo de business intelligence, há vários métodos fornecidos pelo Office SharePoint Server 2007 para desenvolver as informações imediatamente após analisar os dados. Se você estiver usando o Microsoft Office Excel 2007 e tiver as devidas permissões, poderá iniciar um cliente do Office Excel 2007 para editar diretamente a pasta de trabalho subjacente. Você pode adicionar ações de dados corporativos que aparecem nos resultados da pesquisa, o perfil de dados corporativos, os relatórios e os painéis que se relacionam diretamente com as informações de cada uma dessas opções de apresentação. Pode também editar os perfis de dados corporativos à medida que novas informações sobre seus negócios são coletadas. Os trabalhadores do conhecimento em sua organização podem desenvolver as informações à medida que as veem, fornecendo imediatamente comentários que melhoram a produtividade. Também podem detectar padrões subjacentes nos processos corporativos, que podem ser usados para melhorar os processos, o conjunto de dados e a apresentação de informações.

Planejar cenários de dados corporativos

Recursos de business intelligence são implantados como parte dos cenários maiores de dados corporativos. Esses cenários podem ser definidos de várias maneiras, incluindo:

  • Pela finalidade da organização e do conjunto de sites que está usando os dados corporativos.

  • Pelos processos corporativos específicos em um cenário maior para a organização.

  • Pelas preocupações de infraestrutura, implantação e segurança da tecnologia da informação.

Planejar cenários com base em finalidades

Exemplos de cenários com base na finalidade de uma organização e no conjunto de sites são:

  • Call center   Localize as solicitações de atendimento ao cliente (CSRs) em aberto no banco de dados de CSR do site do Centro de Pesquisa, atualize as CSRs usando os formulários do InfoPath Forms Services vinculados às ações corporativas e exiba o desempenho dos técnicos de linha de frente usando KPIs.

  • Registros de funcionários e personalização   Direcione os dados para os funcionários em sites de portal com base em suas propriedades do Siebel ou SAP e permita que eles atualizem as informações usando formulários habilitados para a Web.

  • Contato com o cliente   Use formulários do InfoPath Forms Services habilitados para a Web para oferecer uma maneira de os clientes personalizarem informações de conta, atualizarem informações de pedidos de indenização de seguros ou enviarem formulários governamentais.

É útil considerar esses tipos de cenários ao planejar as necessidades de business intelligence da sua estrutura de site.

As necessidades de business intelligence podem ser muito mais variadas do que esses poucos exemplos, e cada organização é exclusiva. Para sua organização, uma boa ideia é declarar o cenário amplo que é relevante antes de começar o planejamento específico para implantar uma solução para ele. Para cada conjunto de sites na sua organização, identifique aqueles que estão usando aplicativos corporativos e identifique quais aplicativos são vitais para a finalidade de cada conjunto de sites. Considere os recursos que serão usados em termos amplos.

Planejar cenários com base em processos

Exemplos de cenários que se baseiam em processos corporativos mais focalizados em uma estrutura maior de dados corporativos e de business intelligence incluem:

  • **Análise de prognóstico   **Mostre itens adicionais que podem ser de interesse para pessoas que compram um item exibido. Por exemplo, exiba produtos adicionais criados pela mesma pessoa ou organização.

  • **Venda cruzada   **Ofereça serviços e produtos com desconto em conjunto com uma compra. Por exemplo, ofereça um item gratuitamente com a compra de dois itens semelhantes.

  • **Data mining   **Localize e use dados ocultos. Desenvolva modelos comportamentais com base no rastreamento. Por exemplo, localize o acesso via cartão por hora do dia, data, prédio ou evento para determinar os padrões de tráfego.

  • **Previsão de vendas   **Consulte o status de conta atual ou as características do cliente e faça ajustes com base em dados ativos.

  • **Aprovação de ordem de compra   **Verifique o status do orçamento atual e outros dados antes de aprovar uma ordem de compra gerada por um fluxo de trabalho.

Você pode identificar cenários semelhantes para representar diferentes conjuntos de processos corporativos em sua organização. Também pode planejar os recursos específicos necessários para abordar cada conjunto de processos corporativos.

Você também deve considerar o planejamento de considerações de infraestrutura, segurança e outras sobre tecnologia da informação. Os cenários corporativos e o planejamento do processo corporativo de cada cenário que você identificar são afetados pelo ambiente no qual você implantar, e cenários gerais semelhantes que tenham cenários de implantação diferentes serão planejados de outra maneira.

É útil considerar esses tipos de cenários ao impor o planejamento de business intelligence e para determinar o escopo apropriado de sua solução de business intelligence.

Planejar cenários baseados na TI

Exemplos de cenários com base em considerações de implantação e segurança incluem:

  • Conjunto de sites de recursos humanos   Uma fonte, um cliente. O administrador do aplicativo usa recursos de dados corporativos para construir um conjunto de sites que exibirá dados de recursos humanos de um data warehouse. Os dados desses conjuntos de dados são confidenciais, e são exibidos somente nesse conjunto de sites.

  • Relatórios de despesas entre sites e conjuntos de sites   Uma fonte, muitos clientes. Os proprietários de sites de equipe desejam exibir uma lista de relatórios de despesas pendentes para suas equipes. Os indivíduos desejam uma Web Part de Meus Relatórios de Despesas em suas home pages de sites pessoais. Os dados de despesas são alterados com frequência, por isso os dados são coletados do SAP registrando o aplicativo no Catálogo de Dados Corporativos e usando esses dados em vários sites.

  • Bancos de dados de problemas de produto   Muitas fontes, muitos consumidores. Os proprietários de sites de equipe desejam incluir dados ativos de um aplicativo de banco de dados de problemas de produto em seus sites de equipe. Há muitos bancos de dados para diferentes produtos e equipes.

  • Dados de problemas de produto são fornecidos a um parceiro externo   Um parceiro comercial usa uma extranet que tem acesso a um subconjunto de problemas de produtos relevantes.

É útil considerar esses tipos de cenários ao planejar a arquitetura e implantação da solução de business intelligence.

Quaisquer que sejam suas considerações de implantação, o pessoal de sua equipe de planejamento deve considerar cada cenário e recurso corporativo no contexto da infraestrutura de suporte da sua organização.

Determinar as necessidades de business intelligence de sua organização

Um ou mais dos cenários descritos anteriormente, ou cenários semelhantes, podem existir em qualquer organização que está implantando o Office SharePoint Server 2007. Ao se planejar para dados corporativos e business intelligence, considere os cenários que se aplicam à sua organização e selecione os recursos do Office SharePoint Server 2007 a ser usados que correspondem a esses cenários.

Os cenários ficarão em torno de processos corporativos distintos, sendo cada um deles desenvolvido sobre uma ou mais fontes de dados. Essas fontes são usadas pelos recursos que apresentam esses dados como informações aos trabalhadores do conhecimento, que depois as desenvolvem. As suas necessidades de business intelligence corresponderão às etapas essenciais de business intelligence a seguir:

  1. Conectar-se às fontes de dados corporativos e coletar dados.

  2. Apresentar os dados corporativos como informações.

  3. Consultar e analisar os dados.

  4. Desenvolver os dados.

As etapas de planejamento de recursos correspondentes são:

  1. Planejar aplicativos de linha de negócios e os bancos de dados do Catálogo de Dados Corporativos e do SQL Server.

  2. Planejar perfis de dados corporativos e listas de dados corporativos.

  3. Planejar pesquisa de dados corporativos, KPIs e relatórios.

  4. Planejar painéis, o site Central de Relatórios e ações de dados corporativos.

Se você considerar esses pontos ao planejar a implantação inicial dos recursos de business intelligence do Office SharePoint Server 2007, será muito mais provável que você crie uma solução de business intelligence que realize suas metas.

Ação da planilha

Use a planilha de dados corporativos (em inglês) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0x416) (em inglês) para registrar suas decisões. Para obter mais informações, consulte as ações de planilha descritas nos tópicos de planejamento para recursos específicos de dados corporativos e business intelligence.

Planilhas

Use as seguintes planilhas para determinar as necessidades dos dados corporativos e de business intelligence:

Baixar este manual

Este tópico está incluído nos seguintes manuais que podem ser baixados para facilitar a leitura e a impressão:

Consulte a lista completa de manuais disponíveis na página de download de conteúdo do Office SharePoint Server 2007.