Visão geral sobre governança (SharePoint Server 2010)

  • Artigo

 

Aplica-se a: SharePoint Server 2010

Tópico modificado em: 2017-01-19

Este artigo apresenta a governança como parte essencial de uma implantação bem-sucedida do Microsoft SharePoint Server 2010 e explica por que a arquitetura de informações e os serviços de TI são componentes-chave de um plano de governança.

Os artigos nesta seção destacam a necessidade de governança das implantações do SharePoint Server 2010. Apresenta também orientações gerais e exemplos de atividades e processos do Microsoft SharePoint Server que devem ser controlados pela sua organização.

Neste artigo:

  • Sobre governança

  • O que deve ser controlado?

  • Quem deve determinar diretivas de governança?

  • Como a governança deve ser implementada?

Sobre governança

Governança é o conjunto de diretivas, funções, responsabilidades e processos que orientam, norteiam e controlam como as divisões de negócios e as equipes de TI de uma organização cooperam visando atingir suas metas corporativas. Um plano de governança abrangente pode beneficiar sua organização por:

  • Simplificar a implantação de produtos e tecnologias, como o SharePoint Server 2010.

  • Auxiliar na proteção da sua empresa contra ameaças à segurança ou responsabilidades por não conformidade.

  • Ajudar a garantir o melhor retorno sobre investimento em tecnologias, por exemplo, impondo práticas recomendadas no gerenciamento de conteúdo ou arquitetura de informações.

O que deve ser controlado?

Cada organização possui metas e necessidades exclusivas que afetarão sua abordagem de governança. Por exemplo, organizações maiores, provavelmente, necessitarão de uma governança maior e mais detalhada do que as menores.

Uma implantação bem-sucedida do SharePoint Server 2010 requer os seguintes elementos:

  • Arquitetura da informação

    O objetivo da arquitetura de informações é criar um sistema que ajude os usuários a coletar, armazenar, recuperar e usar as informações necessárias para obter seus objetivos de negócios. A arquitetura de informações de um site da Web determina como as informações nesse site (páginas, documentos, listas e dados) estão organizadas e são apresentadas aos usuários do site.

    Uma avaliação criteriosa da arquitetura de informações da sua empresa pode ser útil para identificar possíveis ineficiências, como as seguintes:

    • O uso inconsistente de metadados, o que pode dificultar a pesquisa e a comparação de conteúdo e dados relacionados.

    • Um armazenamento de conteúdo criado e gerenciado de forma inadequada, o que pode gerar várias versões de documentos, sem nenhum meio de identificar a versão autoritativa.

    • Um armazenamento de dados precariamente catalogados e gerenciados, fazendo com que tomadores de decisões localizem e confiem em dados equivocados.

    • Uma navegação de portal mal projetada ou informações apresentadas de forma inadequada, dificultando a localização de sites e informações importantes.

  • Serviço de TI que hospeda o SharePoint Server

    O SharePoint Server 2010 inclui muitos recursos novos que devem ser tratados por um plano de governança eficiente. Entre esses, estão:

    • Uma nova arquitetura de aplicativo de serviços, incorporada no Microsoft SharePoint Foundation 2010, que substitui o modelo SSP.

    • Melhorias no backup e restauração.

    • Multitenancy, que cria um genuíno ambiente de hospedagem e viabiliza o compartilhamento dos recursos de serviço entre clientes (locatários) ao mesmo tempo que particiona os dados com base nas inscrições no site.

    • Contras gerenciadas que automatizam as mudanças de senhas.

    • O Windows PowerShell, a nova interface de linha de comando e linguagem de script, foi projetado especificamente para administradores de sistema.

    Se você não tiver um plano de governança, o crescimento rápido e descontrolado de servidores Web, gerenciados individualmente, que executam o SharePoint Server pode ter resultados imprevisíveis, como:

    • Servidores isolados hospedando um grupo mal organizado de sites que não possuem índice de pesquisa, navegação ou esquema de segurança em comum. Se você deseja dar suporte à criação de sites pessoais, precisa de um plano que inclua a disposição de conteúdo e o arquivamento de sites.

    • Servidores hospedando aplicativos que não são seguros, o que pode comprometer a integridade do conteúdo.

    • Solicitações de suporte técnico para servidores locais que estão executando o SharePoint Server sem o conhecimento da equipe de suporte.

    • Atividades essenciais, como conformidade normativa, que talvez sejam administradas de modo inconsistente entre servidores.

    • Atividades regulares de manutenção, como backup e restauração de dados e instalação de atualizações de produto, que talvez não sejam executadas devido ao treinamento inadequado ou à inconsistência na configuração dos servidores.

    • Alterações nas propriedades do site que levantam dúvidas com relação à propriedade do conteúdo ou que provocam o bloqueio de sites.

    À medida que o uso do SharePoint Server 2010 aumentar na empresa, o departamento de TI deverá implementar um conjunto de serviços de hospedagem bem controlado que torne o SharePoint Server 2010 disponível e que administre o seu uso e configuração.

Para obter soluções do SharePoint Server 2010 eficientes e gerenciáveis, sua organização deve considerar a governança em uma ou mais das seguintes áreas adicionais:

  • Política de personalização

    O SharePoint Server 2010 inclui recursos e capacidades personalizáveis em diversas áreas de produtos, como business intelligence, formulários, fluxo de trabalho e gerenciamento de conteúdo. A personalização agrega riscos à estabilidade, manutenção e segurança do ambiente do SharePoint Server 2010. Para oferecer suporte à personalização de maneira controlada, desenvolva uma política de personalização que leve em consideração os seguintes pontos:

    • Ferramentas de personalização aprovadas. Por exemplo, você tem de decidir se permitirá o uso do Microsoft SharePoint Designer 2010, especificar que elementos do site poderão ser personalizados e por quem.

    • Modos de gerenciar o código-fonte, por exemplo, um sistema de controle de origem e padrões para documentação do código.

    • Padrões de desenvolvimento, como práticas recomendadas de codificação.

    • Padrões de teste e verificação.

    • Métodos de empacotamento e instalação exigidos. É necessário controlar o uso da área restrita, a qual permite que os proprietários dos sites hospedem soluções personalizadas em um contexto parcialmente confiável de modo que elas não afetem o restante da implementação do SharePoint.

    • Os tipos de personalizações suportadas. Por exemplo, talvez você queira permitir o uso de Web parts para integrar aplicativos do Microsoft Silverlight 3 com sites do SharePoint.

      Para obter mais informações sobre os processos de gerenciamento de personalizações, consulte o white paper Diretiva de personalização de Produtos e Tecnologias do SharePoint (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92311&clcid=0x416).

  • Marca

    Se estiver projetando a arquitetura de informações e um conjunto sites corporativos, convém incluir identidade visual no plano de governança. Um conjunto formal de diretivas de identidade visual é útil para assegurar que os sites usem consistentemente imagens, fontes, temas e outros elementos de design da empresa. Por exemplo, no SharePoint Server 2010, é possível importar um tema do Microsoft PowerPoint 2010 diretamente para o site do SharePoint, que o aplicará automaticamente a todos os subsites.

  • Treinamento

    Embora o SharePoint Server 2010 tenha uma interface intuitiva baseada na Web e inclua ajuda online, o uso e, principalmente, a administração de sites que se baseiem no SharePoint Server 2010 pode ser um desafio para alguns usuários. Além disso, o conjunto de diretivas de governança implementado pelas divisões de TI e de negócios pode exigir explicação adicional. Com o treinamento apropriado da comunidade de usuários, é possível aumentar a satisfação com a implementação do SharePoint Server 2010 e reduzir os custos do suporte.

Quem deve determinar as diretivas de governança?

Uma implantação bem-sucedida do SharePoint Server 2010 requer comunicação contínua e parceira entre gerentes de negócios, profissionais de TI e operadores de informações. Ao criar uma comissão de governança, inclua máximo de representantes possível dos seguintes grupos e funções:

Observação

Pode ser que sua organização não tenha uma função equivalente ou use uma nomenclatura diferente.

  • Participantes executivos: os principais executivos devem definir as metas gerais da comissão de governança, conceder-lhe autoridade e avaliar periodicamente o êxito das práticas e diretivas implementadas.

  • Participantes financeiros: os diretores financeiros devem assegurar que as regras e os processos de governança ajudem a aumentar o retorno sobre o investimento da empresa nos produtos e tecnologias do SharePoint.

  • Líderes de TI: os líderes de TI devem ajudar a desenvolver as ofertas de serviço e determinar o que deve ser feito para desincumbir suas responsabilidades com êxito (por exemplo, prover segurança e garantir confiabilidade) enquanto dão suporte aos recursos de que as equipes de negócios necessitam.

  • Líderes de divisão de negócios: os líderes de negócios representam as equipes que fazem o trabalho principal da empresa e geram os requisitos funcionais e arquiteturais de implantação do SharePoint Server 2010. Eles devem colaborar com os arquitetos para determinar os padrões de arquitetura de informações e taxonomia organizacional da empresa. Além disso, há a necessidade de que colaborem com a criação dos contratos de nível de serviço e de outras diretivas de suporte.

  • Arquitetos da informação ou taxonomistas: os membros desses grupos possuem ampla experiência no planejamento e design de sistemas de informações e taxonomias. Com base na análise das necessidades de informações dos públicos-alvo, eles desenvolvem planos que dão suporte aos objetivos organizacionais e definem a arquitetura e navegação de sites.

  • Responsável pela conformidade: a governança envolve a certeza de que a empresa está dentro dos requisitos regulatórios e legais, e de que ela gerencia seu conhecimento corporativo. Caso a sua empresa possua funções responsáveis por supervisionar tais questões, inclua representantes dessas disciplinas na comissão de governança.

  • Líderes de desenvolvimento: os líderes na organização de desenvolvimento de software devem ajudar a determinar quais ferramentas de personalização devem ser permitidas, como verificar a segurança do código e outras práticas recomendadas relacionadas ao código.

  • Profissionais de informações: os membros da sua organização que realizam um trabalho diário para ajudar a garantir que a arquitetura das informações e os serviços do SharePoint Server 2010 atenderão às suas necessidades.

  • Treinadores: os especialistas em instrução devem ser responsáveis pelo desenvolvimento de um plano de treinamento e conduzir todo o treinamento e educação apropriados.

Como a governança deve ser implementada?

Um plano de governança eficaz antecipa as necessidades e metas das divisões de negócios e equipes de TI da organização. Como cada empresa é exclusiva, determine o melhor modo para implementar esse plano e o mais adequado à sua empresa.

Observe os estágios de implementação de governança sugeridos para a sua organização:

  1. Determinar os princípios e as metas iniciais.

    A comissão de governança deve desenvolver padrões, diretivas e uma visão de governança capazes de serem medidos a fim de rastrear a conformidade e quantificar o benefício para a empresa. Por exemplo, o plano deve identificar os requisitos de entrega de serviço para os aspectos técnicos e de negócios da implantação do SharePoint Server 2010.

  2. Classificar as informações de negócios/conteúdo.

    Organize as informações de acordo com uma taxonomia existente ou crie uma taxonomia que inclua todo o conteúdo necessário para dar suporte à sua solução de negócios. Depois que as informações estiverem organizadas, projete uma arquitetura de informações que gerencie o conteúdo da empresa. Em seguida, determine os serviços de TI mais apropriados para dar sustentação a essa arquitetura.

  3. Desenvolver uma estratégia de educação.

    Depois do próprio plano de governança, o elemento humano é o ingrediente mais importante do sucesso ou falha da implantação do SharePoint Server 2010. Um plano de treinamento abrangente deve mostrar como usar o SharePoint Server 2010 de acordo com os padrões e práticas que você está implementando e explicar por que esses padrões e práticas são importantes. O plano deve abranger os tipos de treinamento necessários para grupos de usuários específicos e descrever ferramentas de treinamento apropriadas. Por exemplo, o departamento de TI pode manter uma página de perguntas frequentes sobre os serviços do SharePoint Server 2010 que ele oferece, ou a sua divisão de negócios pode prover treinamento online demonstrando como configurar e usar um novo processo de gerenciamento de documentos.

  4. Desenvolver um plano contínuo.

    Uma governança bem-sucedida é um processo iterativo. A comissão encarregada deve se reunir regularmente para considerar a incorporação de novos requisitos no plano de governança, reavaliar e ajustar princípios ou resolver conflitos entre divisões de negócios no que se refere aos recursos de TI. Além disso, ela deve se reportar com regularidade a seus patrocinadores executivos para prestar contas e colaborar com a imposição da conformidade em toda a empresa. Observe que, embora esse processo pareça complicado, a meta é aumentar o retorno sobre o investimento no SharePoint Server 2010, usufruir ao máximo a utilidade da solução do SharePoint Server 2010 e aumentar a produtividade da empresa.

See Also

Other Resources

Centro de Recursos de Governança (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=133502&clcid=0x416)