Criar um plano de comunicação (SharePoint Foundation 2010)

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Aplica-se a: SharePoint Foundation 2010

Tópico modificado em: 2016-11-30

É importante comunicar-se com os usuários durante o processo de atualização do Windows SharePoint Services 3.0 para o Microsoft SharePoint Foundation 2010. Os usuários de sites precisam saber o que esperar quando visitarem seus sites novamente após a atualização, e os proprietários de sites precisam saber como podem ajudar a preparar a atualização e o que deverão fazer depois dela. Os proprietários e usuários de sites precisam saber quando a atualização ocorrerá. Como parte do processo de planejamento, determine o seguinte:

  • Quem são os membros da equipe de atualização, quais são os outros participantes envolvidos e quem será afetado pela atualização.

  • Que informações a equipe de atualização deve ter e quando.

  • Que informações os usuários de sites e outros participantes devem ter e quando.

Este artigo descreve como criar seu plano de comunicação, para que a equipe de atualização, os participantes e os usuários saibam o que esperar antes, durante e depois da atualização.

Neste artigo:

  • Quem está na equipe de atualização?

  • Quando e o que deve ser comunicado à equipe de atualização

  • Quando e o que comunicar aos usuários do site

Quem faz parte da equipe de atualização?

Para pequenas implantações em que os sites não foram altamente personalizados, a equipe de atualização pode ser formada por apenas uma pessoa. No entanto, para maiores implantações, várias pessoas com diferentes funções podem ser necessárias, como mostra a lista a seguir:

  • Administradores de servidor   O administrador de servidor executa a maioria das tarefas de atualização. Deve haver ao menos um administrador de servidor na equipe de atualização, já que a execução do Assistente de instalação precisa de alguém que seja membro do Administradores local em cada servidor Web front-end.

    Observação

    Os administradores de farm podem não ser os administradores locais do servidor.

  • Administradores de bancos de dados   Se houver uma equipe de administração de banco de dados separada, em coordenação com ela, você deverá agendar e executar a atualização, principalmente se planejar usar o método de atualização com anexação de banco de dados.

  • Equipes de segurança de servidor   Em coordenação com as equipes de segurança, como a equipe de serviços de diretório Active Directory, você deve verificar contas e permissões ou tirar proveito das novas configurações de diretiva que pode aplicar para o SharePoint Foundation 2010.

  • Equipe de implantação de cliente   Comunique-se com as equipes de implantação de cliente para coordenar as implantações de novos aplicativos de cliente e servidor. A implantação de cliente talvez precise ocorrer antes da atualização, podendo também ser uma opção disponível para os usuários depois que seus sites forem atualizados.

  • Proprietários do conjunto de sites   Você deve notificar os proprietários do conjunto de sites de que o processo de atualização está prestes a ocorrer e alertá-los sobre qualquer problema encontrado ao executar a verificação de pré-atualização ou ao atualizar os sites. Se você estiver usando o Visual Upgrade, também será necessário comunicar aos proprietários do conjunto de sites sobre as alterações à nova interface de usuário e se os administradores do farm ou do conjunto de sites irão concluir essa alteração.

  • Desenvolvedores e designers de sites   Se você tiver modelos, Web Parts, serviços da Web ou outros elementos personalizados associados aos seus sites, você deverá trabalhar com as pessoas responsáveis pelo desenvolvimento ou personalização desses elementos, para garantir que seja possível criar novas versões desses elementos personalizados ou verificar se esses elementos foram atualizados corretamente. Para obter mais informações sobre possíveis problemas com elementos personalizados, consulte Usar uma atualização de avaliação para encontrar possíveis problemas (SharePoint Foundation 2010).

  • Usuários do site   Mesmo que os usuários do site não precisem ser incluídos nas decisões do processo de atualização, será necessário avisá-los quando a atualização ocorrerá e o que eles devem esperar.

  • Patrocinadores e outros participantes   Outras pessoas da sua organização poderão estar envolvidas no processo de planejamento da atualização. Certifique-se de que elas estejam apropriadamente incluídas no seu plano de comunicação.

    Observação

    Uma equipe de atualização pode incluir um ou mais membros em cada função, dependendo da organização.

Quando e o que deve ser comunicado à equipe de atualização

Em geral, os administradores de servidores e de serviços compartilhados definem o cronograma de atualização e os proprietários de sites são notificados somente quando o processo está prestes a começar. Entretanto, como os integrantes de equipes têm suas próprias tarefas, que devem ser executadas em determinados pontos do processo global de atualização, é fundamental que você tenha um plano sólido para comunicar o progresso da atualização para todos os integrantes de equipes, de modo que todos saibam em que momento devem executar suas tarefas específicas.

Toda a equipe de atualização precisa trabalhar em conjunto para definir:

  • A abordagem de atualização a ser usada   O artigo Determinar a abordagem de atualização (SharePoint Foundation 2010) contém informações para ajudá-lo a decidir qual tipo de atualização deve ser executada. O relatório gerado pelo verificador de pré-atualização também é importante e deve ser levado em consideração ao tomar essa decisão.

  • Datas e horários para executar a atualização   Recomendamos (especialmente para uma atualização in-loco) que você faça a atualização nos horários de menor uso do site. Para implantações pequenas de um único servidor, a atualização pode ser concluída em menos de um dia. Para implantações maiores, como farms de servidores com grandes quantidades de dados, por exemplo, o método de atualização com anexação de banco de dados ou o método de atualização in-loco com desanexação de bancos de dados poderá ser usado para distribuir o processo de atualização em várias janelas de interrupção. Não há como determinar a quantidade exata de tempo necessária para atualizar um determinado conjunto de sites. Por isso, é muito importante a comunicação com outros integrantes da equipe envolvidos no processo de atualização, assim como com os usuários finais. Os dias que você escolher para a atualização devem ser distantes o suficiente para que a equipe de atualização possa concluir todas as etapas preliminares. Ao planejar o cronograma, agende um horário para a validação dos sites atualizados e um horário para a implementação de possíveis alterações ou trabalhos de renovação da marca.

É importante se comunicar com os proprietários, designers e desenvolvedores do site nos seguintes pontos do processo de atualização:

  • Antes de o processo começar, para que eles saibam a linha do tempo geral e quais serão suas funções no processo.

  • Depois que o verificador de pré-atualização for executado, para que eles possam solucionar qualquer problema identificado pela ferramenta. Para obter mais informações sobre o verificador de pré-atualização, consulte Executar o verificador de pré-atualização (SharePoint Foundation 2010). Por exemplo, problemas como modelos de site personalizados ou Web Parts personalizadas devem ser relatados ao proprietário, designer ou desenvolvedor do site apropriado antes do agendamento da atualização, para que ele possa ter tempo para investigar os problemas e executar as etapas preliminares. Um desenvolvedor pode decidir que é prudente reconstruir uma Web Part antes da atualização, e os proprietários do site podem desejar registrar todas as personalizações que foram feitas no site, incluindo modelos de sites e alterações nos principais arquivos ASPX (Active Server Page Extension).

  • Depois que os sites tiverem sido atualizados, para que eles possam examinar os sites e fazer alterações, conforme necessário.

Quando e o que deve ser comunicado aos usuários do site

A comunicação com os usuários dos sites é igualmente importante para informá-los sobre os seguintes problemas:

  • Quando os sites serão atualizados   No caso de uma atualização in loco, eles também devem ser informados que os sites ficarão indisponíveis durante a atualização.

  • Quando esperar que os sites atualizados estejam prontos   Isso significa que a equipe de atualização não apenas atualizou, como também verificou a funcionalidade dos sites atualizados.

  • Como a atualização pode afetá-los e o que eles devem saber sobre o novo ambiente   Por exemplo, o site terá uma aparência diferente ou uma função um pouco diferente na nova interface do usuário. Se você estiver usando a Atualização Visual, informe aos seus usuários se eles verão a nova ou a antiga experiência do usuário e o que devem esperar. Você também pode direcioná-los a conteúdo disponível, como artigos do tipo "Novidades" ou materiais de treinamento para que eles saibam mais sobre a nova versão. Para obter mais informações sobre alterações de recursos e atualização visual, consulte Planejar a atualização visual (SharePoint Foundation 2010) e Alterações nos principais recursos entre versões no artigo "Novidades na atualização".

  • Como obter ajuda   Se houver um problema com o site após a atualização, onde deve-se buscar ajuda para resolvê-lo?