Aprimorando o Time and Absence Reporting com o Microsoft Office InfoPath 2003

Estudo de casos técnicos

Data de publicação: Dezembro de 2003

A primeira versão da ferramenta TAR (Time and Absence Reporting) na Microsoft tornou a inserção de informações de licença e ausência um processo complexo e ineficiente, e muitos funcionários deixaram de inserir suas informações. Essa situação levou a uma carga financeira significativa para a empresa quando os funcionários saíam da Microsoft e eram pagos erroneamente pelo tempo de licença que tinham utilizado. A organização de TI da Microsoft mudou para o Microsoft® Office InfoPath™ 2003 para desenvolver uma solução TAR aperfeiçoada em um espaço de tempo muito curto—cinco semanas. A nova solução TAR inclui uma interface do usuário mais flexível e com mais recursos, fornece uma experiência intuitiva para o usuário final e tem contribuído com o aumento na conformidade dos relatórios de dados de licenças e ausências — enquanto é executado com 99,7% de confiabilidade, 24 horas por dia, sete dias por semana.

Situação

A Microsoft precisava aprimorar a usabilidade de sua ferramenta interna TAR para alcançar um nível mais alto de conformidade dos usuários na empresa. Muitos funcionários não inseriam as licenças e as ausências, o que gerou a uma perda financeira significativa para a empresa.

Solução

A Microsoft desenvolveu o TAR, usando o Microsoft Office InfoPath 2003, em apenas cinco semanas. A atualização aumentou a conformidade dos funcionários e salvou a receita da empresa que havia sido perdida anteriormente, devido a relatórios de licença e ausência imprecisos.

Vantagens

• Desenvolvimento e implantação rápida da ferramenta.
• Maior precisão nos relatórios. A Microsoft agora tem uma visão precisa das horas de licença e ausência de toda a empresa a qualquer momento.
• Retorno financeiro. Os relatórios do TAR permitem que a Microsoft compense, de modo apropriado, os funcionários efetivos por período de férias não usado.
• Redução da necessidade geral de pessoal em 50%.
• Suporte a XML. O suporte a XML no InfoPath permite que a Microsoft reutilize os serviços XML da Web.

Produtos e tecnologias

• C#
• Microsoft Office InfoPath 2003
• IIS (Internet Information Services, Serviços de Informações da Internet) versão 6.0
• Microsoft Office Professional Edição 2003
• Microsoft SQL Server 2000
• Serviços da Web
• Microsoft JScript
• Microsoft Windows 2000 e Windows XP Professional SP1

Situação

A Microsoft usa a ferramenta TAR desenvolvida internamente para obter informações sobre licenças e ausências, incluindo férias, feriados e licença de saúde. A ferramenta TAR original era difícil de usar. Os funcionários não podiam exibir várias semanas de uma vez, selecionar um intervalo de dias nem enviar mais de uma semana de dados de licenças ou ausências por vez. Esse processo complexo fez com que muitos usuários parassem de inserir suas informações de licenças e ausências.

O efeito mais significativo desse relatório de perdas foi o problema financeiro ocorrido quando os funcionários deixaram a empresa. Algumas vezes, a Microsoft pagou aos funcionários, que saíram da empresa, por férias não devidas, pois os funcionários não haviam inserido o período de férias no TAR. Em outras palavras, alguns funcionários efetivos foram pagos duas vezes pelo período de férias.

Mais de 35.000 funcionários efetivos da Microsoft usam o TAR. Com uma rotatividade de funcionários de 3 a 5% por ano, mesmo que apenas 1% desses funcionários não tenha inserido seus respectivos períodos de férias corretamente, o resultado seria uma perda financeira significativa. A Microsoft precisava, rapidamente, implementar uma solução fácil e simples para controlar e gerenciar dados de licenças e ausências.

Solução

"Os usuários podem encontrar suas informações em uma única tela, eliminando a necessidade de exibir várias telas. Conseqüentemente, aumentamos a usabilidade, reduzimos os erros e aperfeiçoamos as taxas de conformidade, o que nos permitiu ser mais precisos nas despesas com licenças."

Steve Devin

Gerente de programas do grupo de TI da Microsoft

Microsoft Corporation

A equipe de TI da Microsoft mudou para o mais novo membro da família Microsoft Office 2003 — o programa de coleta de informação InfoPath 2003 — para desenvolver uma nova solução TAR no curto espaço de tempo de cinco semanas. A solução TAR atualizada está disponível aos funcionários no portal da intranet da Microsoft.

A nova interface da Web aprimorada do TAR fornece aos usuários uma ampla quantidade de novos recursos. Por exemplo, os usuários podem escolher dentre três exibições:

• Na exibição mensal, os usuários podem exibir até quatro meses de seus calendários de uma vez e informar vários dias de licença, simplesmente selecionando os dias e clicando em um botão.
• Na exibição semanal, os usuários podem enviar relatórios de licenças e ausências detalhados por hora. Os usuários também podem exibir totais semanais e anuais das horas informadas.
• Na exibição de resumo, os usuários podem exibir resumos diários detalhados das licenças e ausências informadas. Eles podem revisar o número total de horas para cada categoria de tempo informada.

Os desenvolvedores fizeram várias atualizações de recursos para o TAR no ambiente do InfoPath. A habilidade dos usuários para exibir e inserir horas em várias semanas do calendário, na exibição mensal, (mostrada na figura 1) forneceu um excelente retorno de investimento. Como disse Steve Devin, gerente de programas do grupo de TI da Microsoft, "A exibição mensal é uma melhoria significativa. Os usuários podem encontrar suas informações em uma única tela, eliminando a necessidade de exibir várias telas. Conseqüentemente, aumentamos a usabilidade, reduzimos os erros e aperfeiçoamos as taxas de conformidade, o que nos permitiu ser mais precisos nas despesas com licenças."

Figura 1 - Exibição mensal do TAR

A exibição dos usuários informa os dados que foram inseridos em seus próprios clientes. Mesmo quando não estão conectados ao banco de dados TAR, os funcionários podem exibir todos os seus dados de licenças e ausências, por um recurso offline do TAR. Eles podem revisar os dados antes de enviá-los para a atualização dos registros. Agora, os funcionários podem planejar, com facilidade, suas licenças e ausências diretamente na ferramenta TAR. Além disso, eles podem exibir instantâneos precisos dos dados enviados para o ano todo usando a exibição de resumo.

Arquitetura

A solução TAR original usava três diferentes serviços da Web. Os usuários interagiam com o TAR por meio de um navegador ASP.NET fornecido com o aplicativo. O aplicativo exigia uma conversão de dados de XML para HTML e de HMTL para XML quando os dados eram enviados para o banco de dados TAR e para o computador cliente do usuário. Cada hora de licença e ausência da semana era enviada para o banco de dados separadamente. A equipe de solução original era composta de um desenvolvedor em tempo integral, um desenvolvedor e um gerente de programa em meio período e uma pessoa responsável pelo teste.

A equipe de atualização do TAR era composta de um gerente de programa, um desenvolvedor e uma pessoa responsável pelo teste, ambos em meio período — reduzindo a necessidade geral de pessoal em relação à instalação original em 50%. A equipe de atualização do TAR realizou uma avaliação detalhada das vantagens do InfoPath, da perspectiva da usabilidade e da perspectiva do desenvolvedor, antes de decidir usá-lo para desenvolver o TAR. Uma das principais vantagens do InfoPath é a capacidade de coletar informações de modo flexível e dinâmico.

Os desenvolvedores de TI da Microsoft experimentaram uma curva de aprendizagem relativamente pequena no novo ambiente de desenvolvimento do InfoPath. Usando a versão beta do InfoPath disponível naquele momento, a equipe de atualização do TAR concluiu todo o projeto em cinco semanas, do início ao fim — permitindo que a Microsoft percebesse rapidamente um retorno financeiro.

Os requisitos para a execução da nova solução TAR são:

• Uma instalação de cliente completa do InfoPath 2003, fornecida na instalação do Microsoft Office Professional Edição 2003 ou como um produto independente.
• Microsoft Windows® 2000 ou Windows XP Professional SP1 (Service Pack 1)
• Microsoft Internet Explorer versão 6.0

A arquitetura da solução TAR começa com o manifesto da solução InfoPath 2003 — uma coleção de arquivos usados para formatar e exibir dados XML no cliente InfoPath. O manifesto é publicado na URL do TAR na intranet da Microsoft. Os usuários devem acessar o site e clicar no link do arquivo de manifesto. A solução é armazenada em um cliente local, e os dados de licenças e ausências são inseridos e enviados à ferramenta TAR no computador cliente do usuário.

Quando o usuário está pronto para enviar os dados, os dados de XML são transmitidos por meio de um protocolo baseado em XML, o SOAP (Simple Object Access Protocol, protocolo de acesso a objeto simples) ao serviço da Web. O serviço da Web formata os dados usando o Microsoft ADO.NET para gravação final no banco de dados do Microsoft SQL Server™ 2000 que utiliza os procedimentos armazenados. Na viagem de volta, os dados são enviados ao computador cliente, pelo caminho inverso, onde poderão ser exibidos na interface do TAR. A equipe de TI da Microsoft executa o TAR em dois servidores IIS versão 6.0 com a seguinte configuração: 2 × 1,4 GHz, 2 GB de RAM.

Na arquitetura ASP.NET, cada ação do usuário exigia uma chamada para o banco de dados. Na arquitetura do InfoPath, o cliente comunica-se com o banco de dados somente uma vez por sessão e armazena todos os dados relevantes. O fato de o TAR não exigir mais várias comunicações com o banco de dados aperfeiçoa a experiência dos usuários, pois eles gastam menos tempo aguardando o estabelecimento da comunicação entre o cliente e o banco de dados. Ele também reduz a carga do servidor e aprimora a utilização da rede e da infra-estrutura.

A figura 2 mostra a arquitetura para a versão do TAR atualizada.

Figura 2 - Arquitetura do TAR

A equipe de atualização do TAR reutilizou o esquema de controle de tempo de XML existente para a ferramenta TAR com base no InfoPath. A equipe verificou que um alto nível de segurança era fornecido com a execução de várias revisões de código e testes de desempenho.

Outras tecnologias usadas para desenvolver a atualização do TAR incluem:

• Microsoft JScript®. Toda a lógica de negócios do TAR é escrita em JScript.
• C#. A equipe usou C# para desenvolver o serviço da Web.

A equipe de atualização do TAR precisa de uma interface do usuário mais intuitiva, mapeada diretamente para o recurso do InfoPath para fornecer flexibilidade, formatos de dados com mais recursos que sejam fáceis de usar e manipular.

Vantagens comerciais

Os desenvolvedores de TI da Microsoft forneceram uma ferramenta intuitiva e precisa para registrar licenças e ausências com várias atualizações de recursos em um período de tempo relativamente curto. As principais vantagens são:

• Implantação simplificada. O InfoPath simplifica a implantação da atualização do TAR. Para uma nova versão, a solução SAP.NET requer a implantação de vários arquivos; a solução InfoPath requer a implantação de apenas um arquivo combinado. O InfoPath permite uma implantação mais confiável, pois há um risco muito menor de ausência de um arquivo e de uma reinicialização forçada da implantação. Além disso, qualquer alteração feita no manifesto do servidor é automaticamente enviada para o manifesto da solução do cliente — simplificando a manutenção e as atualizações.
• Confiabilidade aprimorada. O TAR agora fornece os mesmos 99,7% de confiabilidade que a solução anterior fornecia, 24 horas por dia, 7 dias por semana. O resultado mais importante para Microsoft é o aumento significativo da precisão dos relatórios.
• Reutilização dos serviços da Web. A equipe de TI da Microsoft IT aproveitou os recursos do InfoPath para reutilizar os serviços da Web armazenados em XML em outros aplicativos da empresa. Por exemplo, os parceiros europeus da Microsoft não usaram o TAR para controlar licenças e ausência, mas usaram o serviço da Web do TAR para fornecer uma exibição global dos dados para gerentes cujos funcionários faziam viagens internacionais.
• Redução da necessidade geral de pessoal. O TAR não exige nenhum pessoal para manutenção. A equipe de suporte de produção está preparada para lidar com qualquer problema que possa surgir, e os custos de manutenção são mínimos.
• Mínimo impacto de servidor. As empresas que executam aplicativos de nível empresarial precisam de soluções que reduzam o impacto de servidor, porque o espaço do servidor é freqüentemente utilizado. A solução TAR com base no InfoPath reduz a carga total em servidores de TI da Microsoft. Além disso, os usuários podem enviar mais dados de licenças e ausências por vez; portanto, a nova solução lê e grava informações no banco de dados com menos freqüência. Por exemplo, se um funcionário envia uma informação de férias de duas semanas, ele/ela pode agora enviar essa informação clicando apenas uma vez e não duas. Além disso, o InfoPath fornece suporte a XML original no cliente. Dessa forma, não há mais necessidade de fazer conversões de dados de XML para HTML e de HTML para XML.

O que se aprendeu

Cada ciclo de desenvolvimento resulta em comentários sobre como trabalhar melhor com ferramentas e tecnologias. No caso do TAR, os desenvolvedores de TI da Microsoft podem oferecem as seguintes dicas para outros desenvolvedores que desejam usar o InfoPath para estabelecer comunicação com um serviço da Web:

• Concluir os métodos do serviço da Web antecipadamente. Fazer alterações na solução InfoPath pode levar muito tempo e ser complicado se a interface (SOAP) do serviço da Web for alterada. Os desenvolvedores devem, portanto, concluir os métodos do serviço da Web assim que possível, antes de projetar a solução do InfoPath cliente.
• Agregar dados antecipadamente. O InfoPath comunica-se com um único serviço da Web. No plano de implantação, os desenvolvedores precisam de uma conta para agregar dados fora do ambiente do InfoPath.
• Plano para curva de aprendizagem. Para uma solução InfoPath, os desenvolvedores precisam usar uma configuração com base em XML do código, que pode exigir uma alteração nas práticas comuns. Além disso, com a primeira versão do InfoPath 2003, todos os códigos devem ser gravados em scripts; os desenvolvedores não podem implantar códigos gerenciados. Ao criar um plano de implantação, uma organização deve fornecer um tempo para que os desenvolvedores definam seus conjuntos de habilidades e seus pensamentos.

A Microsoft anunciou recentemente que o InfoPath permitirá o desenvolvimento com códigos gerenciados. Esse aperfeiçoamento de recurso será distribuído no primeiro semestre de 2004 como um kit de ferramentas de download da Web gratuito em https://msdn.microsoft.com/office/understanding/infopath/default.aspx (site em inglês).

Planos futuros

A equipe de TI da Microsoft está considerando a criação de uma segunda versão da ferramenta TAR atualizada. Como o InfoPath é uma plataforma e uma ferramenta para desenvolvedores, estes perceberão um grande retorno no que diz respeito ao conhecimento do InfoPath em futuras versões do TAR. Agora que a solução está em funcionamento, os desenvolvedores podem atualizar e ampliar seu uso para cenários adicionais, como relatório de gerentes.

Atualmente, os funcionários assalariados da Microsoft usam a solução TAR. A próxima versão estenderá a solução aos funcionários contratados, que atualmente são cerca de 2.500 pessoas.

Conclusão

A atualização do TAR no ambiente de desenvolvimento do InfoPAth forneceu várias vantagens para a solução. A equipe concluiu o ciclo de desenvolvimento de cinco semanas sem atrasos; o lançamento da solução para os funcionários foi perfeito, com 99% de confiabilidade. A vantagem mais significativa para a Microsoft é o aumento da conformidade dos relatórios de licenças e ausências na empresa, o que gerou um relatório mais preciso. A precisão dos relatórios reduz o risco de pagamento adicional relativo ao período de férias a funcionários efetivos — levando a uma retorno financeiro real de investimento para a Microsoft.

Para obter mais informações

Para obter mais informações sobre os produtos e serviços da Microsoft nos EUA, ligue para (800) 426-9400. No Canadá, ligue para o Microsoft Canada Information Centre, telefone (800) 563-9048. No Brasil, entre em contato com a Microsoft Informática Ltda., telefone (11) 5853-2345. Para acessar informações na Internet, vá para:

https://www.microsoft.com/brasil/

https://www.microsoft.com/technet/itsolutions/msit/default.mspx (site em inglês)

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