Planejamento de biblioteca de documentos (SharePoint Foundation 2010)

Aplica-se a: SharePoint Foundation 2010

Tópico modificado em: 2016-11-30

Este artigo descreve como planejar bibliotecas de documentos em sua solução de gerenciamento de documentos do Microsoft SharePoint Foundation.

Neste artigo:

• Determinar o tipo de biblioteca

• Planejar o fluxo do conteúdo

• Planejar o Gerenciamento de Direitos de Informação

Bibliotecas de documento são coleções de arquivos no SharePoint Foundation 2010 que você pode compartilhar com outros usuários do site. A maioria dos recursos de gerenciamento de documentos é distribuída por meio de bibliotecas de documentos. Como parte do planejamento de gerenciamento de documentos, você deve determinar que tipo de biblioteca de documentos melhor atende às necessidades da sua organização. Se você planeja bibliotecas de documento para vários sites, talvez seja necessário planejar o fluxo do conteúdo de um site para outro. Se você planeja usar bibliotecas de documento como locais de armazenamento, personalize a caixa de diálogo Microsoft Office Professional 2010Abrir na caixa de diálogo Salvar a fim de assegurar que os documentos sejam armazenados no local preferido.

Antes de ler este artigo, entenda o processo de gerenciamento de documentos descrito em Visão geral de gerenciamento de documentos (SharePoint Foundation 2010).

Determinar o tipo de biblioteca

Ao identificar quais bibliotecas de documento atendem melhor às necessidades de sua organização, também é possível determinar se você precisa de múltiplos sites ou conjuntos de sites. Por exemplo, se você estiver criando conteúdo para publicação para clientes externos, talvez você precise de um site para a criação e revisão do conteúdo e um site separado, talvez em uma instalação separada do SharePoint Foundation 2010, para publicação de seu conteúdo.

Ao planejar bibliotecas de documento para múltiplos sites, talvez também seja necessário planejar como o conteúdo flui de um site para outro — por processos manuais, fluxos de trabalho ou soluções personalizadas. Para obter mais informações, consulte Planejar o fluxo do conteúdo, posteriormente neste artigo.

A tabela a seguir relaciona as utilizações normais das bibliotecas de documento.

O exemplo a seguir mostra como usar a análise concluída na seção Análise de uso do documento em Identificar usuários e analisar o uso de documentos (SharePoint Foundation 2010) para ajudá-lo a planejar a organização da biblioteca de documentos para sua empresa. Neste exemplo, Contoso Ltd. fornece conteúdo aos clientes com base em pesquisas de mercado. O conteúdo é criado principalmente por consultores que operam remotamente. Isso é realizado em um ciclo com as seguintes etapas:

1. Um parceiro avalia ideias e solicita propostas de compromisso.

2. Após o estabelecimento de um contrato, um gerente de projetos reúne uma equipe de consultores e cria um site de trabalho específico do compromisso no qual os resultados da pesquisa são registrados e o projeto é concluído.

3. Após a conclusão do projeto, os documentos finais são publicados em um site protegido da Internet, onde os clientes podem acessá-los.

4. A equipe redige documentos sobre práticas recomendadas e estudos de caso com base no projeto.

5. Os gerentes de conhecimento coletam, organizam e arquivam as práticas recomendadas e outros documentos.

6. Resultados finais, contratos e outros registros são mantidos como registros corporativos.

7. Usando o conteúdo mantido por gerentes de conhecimento, os parceiros avaliam oportunidades e criam novas propostas.

A tabela a seguir mostra uma análise de uso do documento para esse cenário.

Esta análise de uso do documento sugere os seguintes requisitos:

• Os líderes do projeto precisam de bibliotecas em sites de equipe para armazenar ideias sobre compromisso, solicitações de compromisso e rascunhos de propostas.

• Os advogados precisam de bibliotecas em um portal ou em um site de gerenciamento de documentos centralizado para armazenamento de modelos de contrato e de contratos ativos.

• Os líderes e parceiros do projeto precisam de bibliotecas em sites de equipe para criar resultados de pesquisa, resultados finais e estudos de caso.

• Os clientes precisam de bibliotecas em um site para a exibição de resultados finais.

Planejar o fluxo de conteúdo

Com frequência, o conteúdo de uma solução de gerenciamento de documentos é dinâmico, mudando de um site para outro a fim de atender às necessidades dos usuários. Portanto, quando você planeja bibliotecas de documento, normalmente planeja o fluxo de conteúdo de uma biblioteca ou site para outro. O SharePoint Foundation inclui as seguintes maneiras de mover o conteúdo, manual ou dinamicamente:

• é possível criar fluxos de trabalho personalizados que copiam ou movem o conteúdo de um site ou biblioteca para outro. Um fluxo de trabalho orienta um documento por um processo corporativo e atribui tarefas aos participantes quando suas funções no ciclo de vida do documento se tornam ativas. Um fluxo de trabalho pode ser projetado para mover um documento de um site ou biblioteca para outro. Para obter informações sobre como planejar os fluxos de trabalho, consulte Planejamento de tipos de conteúdo (SharePoint Foundation 2010) e Planejar fluxos de trabalho (SharePoint Foundation 2010).

• Os autores podem copiar um documento em uma biblioteca em qualquer site no qual possuam permissões de criação. O relacionamento entre os documentos de origem e de destino é mantido para que a cópia possa ser atualizada conforme necessário.

• Ao usar Pastas da Web ou Locais de Rede, um autor pode copiar ou mover manualmente o conteúdo de uma biblioteca de documentos a partir de uma biblioteca ou site para outro.

• Usando o comando Copiar, um autor pode copiar documentos no site da Central de Documentos.

• Usando um fluxo de trabalho personalizado, um autor pode copiar documentos em bibliotecas de documentos no site da Internet.

Planar o Gerenciamento de Direitos de Informação

O IRM (Gerenciamento de Direitos de Informação) permite que os criadores de conteúdo controlem e protejam seus documentos. O conteúdo de documentos gerenciados por direitos são criptografados e recebem uma licença de publicação que impõe restrições aos usuários. Essas restrições variam dependendo do nível de permissões dos usuários. Restrições típicas incluem tornar um documento somente leitura, desabilitar a cópia do texto, não permitir que os usuários salvem uma cópia do documento ou impedir que os usuários imprimam o documento. Aplicativos cliente que leem tipos de arquivo suportados por IRM usam a licença de publicação dentro de um documento gerenciado por IRM para aplicar as restrições sobre os usuários que acessam o documento.

Para obter mais informações sobre o IRM à medida que ele é implementado pelo Rights Management Services (RMS), consulte Perguntas frequentes sobre RMS (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=230459&clcid=0x416).

O Microsoft SharePoint Foundation 2010 suporta o uso de IRM nos documentos armazenados nas bibliotecas de documento. Para adicionar outros tipos de arquivo, um administrador precisa instalar um protetor para esse tipo de arquivo, que é um programa que controla a criptografia e descriptografia de documentos gerenciados por direitos para um tipo de arquivo.

Ao usar o IRM no SharePoint Foundation 2010, é possível controlar centralmente quais ações os usuários podem realizar em documentos abertos a partir de bibliotecas no SharePoint Foundation 2010. Isso é o oposto do IRM aplicado a documentos armazenados em computadores cliente, onde o proprietário de um documento pode escolher quais direitos atribuir a cada usuário do documento. Use IRM nas bibliotecas de documento para controlar o conteúdo confidencial armazenado no servidor. Por exemplo, se você estiver disponibilizando uma biblioteca de documentos para visualização dos próximos produtos para outras equipes em sua empresa, use o IRM para impedir que as equipes publiquem o conteúdo para públicos fora de sua organização.

Quando o IRM é habilitado em uma biblioteca de documentos e um documento em um formato suportado por IRM é baixado do servidor para um aplicativo cliente, o SharePoint Foundation 2010 criptografa o documento e adiciona uma licença de publicação. Quando o documento é carregado de volta no servidor, o SharePoint Foundation 2010 descriptografa o arquivo e o armazena na biblioteca em uma forma não criptografada. Ao criptografar documentos somente quando são baixados e descriptografá-los quando são carregados, o SharePoint Foundation 2010 permite a operação normal de recursos como pesquisa e indexação nos arquivos da biblioteca de documentos protegida por IRM. As permissões de IRM aplicadas a um documento quando os usuários o baixam de uma biblioteca de documentos têm base nas permissões de cada usuário para o conteúdo nas configurações de segurança do SharePoint Foundation 2010. A tabela a seguir descreve como as permissões do SharePoint Foundation 2010 são convertidas para permissões do IRM.

See Also

Concepts

Planejamento de tipos de conteúdo (SharePoint Foundation 2010)
Planejar fluxos de trabalho (SharePoint Foundation 2010)
Configurar o Gerenciamento dos Direitos de Informação (SharePoint Foundation 2010)