Microsoft SharePoint 2010 Plano de governança

Artigo
08/19/2016

Definir uma estrutura de governança efetiva requer pesquisa, planejamento, uma execução precisa e avaliação e manutenção contínuas.

Steve Wright e Corey Erkes

Adaptado de "Governança SharePoint" (Apress, 2012)

Portanto, a organização decidiu implantar uma solução baseada em SharePoint. Você está olhando para hardware, licenças de software, redes e todos os outros detalhes técnicos que influenciam na implantação do SharePoint. Neste momento, existem apenas como muitos problemas não técnicos que você deve considerar, mas eles provavelmente não estão na vanguarda de sua mente. Talvez eles parecem óbvios ou parecem ser a preocupação de outra pessoa. Isto inclui:

Quem é o patrocinador executivo para este projeto; ou, em outras palavras, quem está pagando por isso?
O que você está tentando realizar?
Como você irá manter o sistema uma vez que está no lugar?
Como você tornará-se o sistema oferece os serviços de negócio precisa? Como você será capaz de dizer se ele não está fornecendo valor?

Todas estas questões levam à necessidade de governança. Infelizmente, responder-lhes não vai levantar o sistema e executando qualquer um mais rápido e na falta para respondê-las não vai impedir atrasos. Daí então, muitos sites são implantados sem um plano de governança estabelecida. É também porque tão muitos falham. De certa forma, os custos de arranque relativamente barato e fácil configuração de SharePoint contribuem para este problema. Nenhum negócio seria considerar a implementação de um datacenter multimilionária dólar sem uma ideia clara sobre o que seria usado para e como ele iria ser gerenciado.

Idealmente, o patrocinador executivo deve ser a pessoa que a governação do sistema. Esta é a pessoa que presta o financiamento para o projeto, que tem a autoridade para controlar os requisitos. O patrocinador, portanto, tem um interesse ver que o sistema é bem gerenciado e retorna o valor para a empresa.

O gerente de TI é muitas vezes incumbido de criar o ambiente do SharePoint por outra pessoa no negócio. Nesse caso, eles devem imediatamente identificar o patrocinador executivo e envolvê-los no esforço de governança. Sem o envolvimento do patrocinador, uma governança eficaz não será possível porque ela falta autoridade suficiente.

A próxima tarefa é estabelecer a visão do site. Essa afirmação descreve por que você está criando o site e qual o valor esperado para retornar à organização. Há muitas referências disponíveis para escrever declarações de boa visão e muitas maneiras de escrevê-los. Aqui estão algumas sugestões para manter em mente:

Escreva a instrução de como se o sistema já existe e tem alcançado seus objetivos.
A instrução deve ser não mais do que uma ou duas frases.
A visão deve ser geral o suficiente para cobrir a finalidade inteira do sistema, mas suficientemente específicos para orientar as decisões posteriores relativos à sua execução.
A instrução deve descrever o papel do portal dentro da organização e o valor que pretende fornecer.

A declaração de visão será diferente para uma intranet, extranet ou site na Internet. Irá variar dependendo do alcance do portal através de departamentos, divisões ou toda a empresa. A visão deve refletir as características mais importantes que irão fornecer o valor para a empresa sem habitação sobre o óbvio. Uma declaração de visão descreve o que o site aspira a alcançar em nome da empresa.

Além da declaração de visão, isso pode ser bom momento para considerar a criação de uma declaração de missão. A declaração de missão é semelhante à instrução de visão em que ela ajuda a orientar o processo de tomada de decisão. A diferença é que uma declaração de missão descreve o que o sistema vai fazer, Considerando que uma declaração de visão define o que vai ser. Poderá ser adequado considerar a declaração de missão logo após a criação da equipe de governança.

Depois de definir a visão e a missão, você precisará compreender o escopo do esforço de governança. Isso anda de mãos dadas com o escopo do sistema. Por exemplo, se o site irá servir como a intranet para uma divisão dentro da empresa, o esforço de governança incidirá sobre as necessidades de que a divisão. O âmbito de aplicação permite-lhe dizer o que é e não é relevante para o projeto, e se concentrar no que é mais importante.

Iniciar a comunicação

Comunicação entre a equipe de governança e o resto da organização é essencial. Neste ponto, é uma boa idéia para começar a abertura das linhas de comunicação. Planos de comunicação e educação formais vão vir mais tarde, mas apenas obter a palavra fora por agora:

Solicite voluntários para a equipe de governança.
Solicite propostos requisitos funcionais e de conteúdo.
Pergunte para qualquer e todas as idéias que podem adicionar valor ao portal do esforço de governança.

Liderança de governança

Agora que você entende o que você está tentando realizar e você não, você precisará montar um grupo para liderar o esforço de governança. Esta é a boa governança. Não deixe que o Comité de palavra ficar no caminho. Se a cultura da sua organização vê comissões como coisas ruins, chamá-lo outra coisa. Algumas alternativas comuns são o Comité Director, equipe de liderança, Centro de excelência e assim por diante. Qualquer que seja seu nome, este grupo irá definir as políticas e normas que compõem o sistema de trabalham.

Considere os tipos de pessoas que devem formam a equipe de governança. Estes incluem os líderes de TI, negócios e gestão. Especificamente, você precisará determinar os interessados do sistema. Estas são as pessoas e departamentos com todo o interesse em ver o projeto tenha êxito. Na procura de partes interessadas do sistema, considere estas perguntas:

Quem financia o sistema?
Quem é responsável pelo sucesso ou falha do sistema?
Que utilizarão o sistema?
Quem será afetado se o sistema não atende às necessidades de negócios?
Quem vai gastar o tempo de execução ou manutenção do sistema?
Quem será responsável por definir a arquitetura de informações do sistema?
Quem irá fornecer e consumir o conteúdo no sistema?

É improvável que todas as partes interessadas poderão comprometer o tempo necessário para participar activamente no esforço de governança. Em vez disso, cada área deverá nomear um ou mais representantes. Estes representantes devem ter a experiência e a autoridade para tomar decisões vinculativas para seus respectivos grupos.

Esses membros da equipe se tornará mentores para usuários e defensores do sistema dentro de sua parte da organização. Certifique-se de que qualquer um para ser incluído na equipe de governança está comprometido com o esforço de tempo e interesse.

Devem também ser recompensados e reconhecidos por suas contribuições. Participando deste tipo de atividade pode ser demorado quando bem feito. É importante que neste momento ser fatoradas em sua carga de trabalho geral e plano de carreira. Pedir a alguém para realizar este tipo de trabalho superior seu trabalho normal de 40 horas por semana irá inevitavelmente transformar isso em uma prioridade baixa.

Definir os objectivos

Como qualquer projeto, SharePoint portal governança precisa de um conjunto de objectivos ou metas bem definidas. Como com as declarações de visão, há muitas idéias sobre como definir metas. Uma das abordagens mais comuns é usar o S.M.A.R.T. abordagem:

Específicas. Objectivos devem especificar exatamente o que deve ser feito.
Mensuráveis. Objetivos devem ser quantificáveis e concreto assim que você pode julgar objectivamente progresso, sucesso e fracasso.
Atingível. Objectivos nunca devem ser definidos de tal forma que eles não podem ser plenamente realizados. Definir uma meta difícil de alcançar é bom. Definir uma meta que está fora do alcance é inútil.
Relevantes. Objectivos devem sempre contribuir para a realização da missão e visão do projeto.
Tempo-limite. Objectivos devem vir com uma data de expiração. Um objectivo aberto é de pouca utilidade, porque nunca tem realmente satisfeitas.

Ao definir metas para um projeto de portal do SharePoint, tente se lembrar por que você está realizar o projeto. Os objectivos devem mover a organização mais perto para alcançar a visão, proporcionando uma vara de medição para medir o progresso.

Objectivos para o portal governança freqüentemente mapeiam para o valor fornecido para o negócio. Estas podem incluir coisas como reduzir o custo total de propriedade, ou TCO, para o sistema e estabelecimento de políticas e normas organizacionais. Você pode cumprir estes objectivos através da definição e implementação de serviços dentro do portal para usuários de negócios.

Outra consideração ao estabelecer metas de governança é criar um equilíbrio entre a flexibilidade e controle. Boa governança requer uma abordagem equilibrada. Demasiado pouco controle pode causar uma falta de foco e um desperdício de tempo e recursos. Muito controle pode sufocar a inovação e fazer com que o sistema a cair em desuso. Um dos objetivos do esforço de governança deve ser eficazmente este equilíbrio.

Atribuir funções e responsabilidades

Um dos principais objetivos da governança deve assegurar que todos os envolvidos compreendam o que se espera deles. Esse processo começa, que estabelece as funções de cada pessoa ou departamento e atribuindo responsabilidades para essas funções. Aqui estão algumas funções comuns de governação e as responsabilidades associadas:

Patrocinador executivo. Esta "campeão" do projeto é geralmente associado com a parte do negócio fornecendo os recursos para o projeto.

Gerente de projeto. Esta pessoa dirige o projeto frente e é muitas vezes responsável facilitando os encontros, garantindo os prazos sejam cumpridos e comunicando-se com a organização da equipe.

Proprietário da empresa. Isso geralmente é um gerente ou membro de uma das unidades de negócios usando o sistema. Donos de empresas ajudam a estabelecer os requisitos de sistema e fornecer um canal para comentários do usuário.

Usuário Mentor (treinador). O mentor ou treinador está empenhada em ajudar os usuários a obter o máximo do sistema e pode executar o treinamento formal ou informal, escrever posts, responder a perguntas e fazer outras formas de tutoria conforme necessário.

Usuário avançado. Esta pessoa é proficiente com novo design de conteúdo e implementação dentro do portal e Maio ou pode não ser técnica, dependendo do tipo de conteúdo ajudam autor.

Gerente de TI. Os gerentes de TI fornecem orientação para os administradores e desenvolvedores associados ao sistema.

Desenvolvedor de aplicações. Os desenvolvedores de aplicativos criar a funcionalidade personalizada. Isso pode incluir novas Web parts, fluxos de trabalho, formulários do InfoPath e assim por diante. Os desenvolvedores executam personalizações altamente técnicas além do escopo do grupo usuários avançados.

Administrador do sistema. Os administradores do sistema instalar, monitorar e atualizar os servidores associados do portal.

Suporte. Recursos de suporte estão disponíveis para responder perguntas e resolver problemas quando eles são relatados por usuários finais.

Arquiteto de informação. Esta pessoa ajuda os proprietários do negócio definir metadados, fluxos de trabalho, as estruturas do site e outros componentes que controlam a organização de informações.

Web Designer. Esta pessoa ajuda a estabelecer a aparência do site em conjunto com o arquiteto de informação e também ajuda os desenvolvedores e usuários avançados implementar o design do site.

Proprietário do site. Cada site do SharePoint tem um ou mais proprietários que controlam o acesso ao site.

Criador do site. Os controles do designer site listas, bibliotecas e outros conteúdos dentro do site. Muitas vezes, o proprietário do site e criador do site são a mesma pessoa.

Colaborador do site. Um colaborador do site adiciona conteúdo novo ou atualizado para o site.

Definir responsabilidades para as funções anteriores pode ser tão simple quanto criar uma lista e atribuir as responsabilidades de cada função. Uma função pode ser responsável por uma tarefa, outros papéis muitas vezes também estão envolvidos. Existem numerosas variações nas definições desses termos, mas a idéia geral é a mesma.

Como seu esforço de governança começa, a lista de tarefas será bastante curta. Como seu sistema cresce e surgem problemas, a lista pode ser expandida conforme necessário para garantir que todos estão confortáveis com as funções de todos os envolvidos.

Steve Wright

Steve Wright é gerente sênior de gestão de inteligência de negócios para Sogeti EUA em Omaha, Neb. Última 20-plus anos, Wright trabalhou no controlo do tráfego aéreo, financeiro, seguros e em uma infinidade de outros tipos de sistemas. Ele tem criado e realizado avaliações técnicas para muitos títulos anteriores que abrange produtos Microsoft, incluindo Windows, SharePoint, SQL Server e BizTalk.

Corey Erkes é consultor gerente Sogeti EUA em Omaha, Neb. Erkes trabalhou com uma vasta gama de empresas em diferentes pontos em ciclos de vida de suas implementações de SharePoint. Ele também é um dos membros fundadores do grupo de usuários do SharePoint de Omaha.