Anotações de campoSua tarefa mais importante do dia

Eric N. Bush

Bill Gates se afasta do escritório duas vezes por ano para o que ele chama de "semana da reflexão". Ele se isola de pessoas, telefonemas e emails e se dedica à leitura. Gates reflete sobre o estado da tecnologia na Microsoft e no mundo. Ele tenta entender no que a sua empresa e as outras estão trabalhando e como podem progredir de maneira mais estratégica. Gates sabe o valor da reflexão e do planejamento.

Cada um de nós pode se beneficiar reservando um tempo todos os dias para simplesmente pensar e planejar – um tempo para formular idéias, resolver problemas, priorizar tarefas, definir metas e sonhar acordado. Experimente realizar esse exercício na mesma hora e local todos os dias e evite outras interações durante esse período. Sua tarefa mais importante é planejar e priorizar o que fará com o seu dia. Se você estiver em uma função de gerenciamento, pode passar a maior parte do tempo planejando e priorizando o trabalho de outras pessoas.

Esteja você gerenciando a rede corporativa, administrando um importante banco de dados ou projetando e gerenciando os sistemas de informação corporativos, há questões que surgem diariamente que podem desviar sua atenção de continuar progredindo no trabalho, que é o que realmente conta. No final do dia, você não pode dizer realmente se avançou ou simplesmente ficou para trás.

Sua meta deve ser tornar-se mais preemptivo, mais organizado e melhor preparado para responder a emergências de TI. Planejando, você pode passar de reativo para proativo. Para fazer essa mudança, porém, você tem de refletir, planejar e priorizar. É de grande ajuda manter uma lista de tarefas – organizada em três categorias – e começar o dia revendo-a: Em andamento, URGENTE e Lista de desejos. Usando essas listas, você pode arrumar tempo para criar soluções que, antes de mais nada, evitam crises.

A lista Em andamento é fundamental para colocar tudo em ordem. É vital que você faça progressos nessas tarefas importantes todos os dias. Prontifique primeiro as metas principais do seu grupo e da sua empresa. Tarefas que não afetem diretamente essa prioridade podem descer de posição na lista. Se você ocupa um cargo de gerência, implemente um processo que ajude os funcionários a ficarem em sincronia com as principais prioridades.

As listas URGENTE e de desejos normalmente são utilizadas para aqueles planos estratégicos que pouparão tempo e dinheiro à empresa, tornando-a mais competitiva. Identifique essas tarefas e tente realizá-las lenta e metodicamente, movendo-as para a lista Em andamento à medida que forem subindo de prioridade.

Não se esqueça, porém: só porque você tem essas listas priorizadas não significa que tudo será realmente feito. Eis algumas dicas para ajudá-lo a dar cabo de suas tarefas:

• Livre-se primeiro das tarefas rápidas e fáceis.
• Em seguida, faça aquilo que não está motivado a fazer.
• Por último, ataque as tarefas interessantes.
• Evite alternância de contexto. Serialize seu trabalho, se possível.
• Entretanto, caso você se veja bloqueado em algum ponto, passe para a próxima tarefa até poder voltar.
• Delegue ou recuse tarefas que não fazem sentido para você, ou sugira alternativas.
• Saiba quando você trabalha melhor e é mais produtivo. Reserve esse tempo para se concentrar em tarefas importantes.

Saber planejar o seu tempo com sabedoria o ajudará a dar o melhor de si. Pessoas que passam pela vida sem um plano nunca são realmente felizes com o que conquistam porque, antes de mais nada, nunca sabem de verdade onde estão indo.

Eric N. Bush é chefe de desenvolvimento de software do grupo Engineering Excellence da Microsoft. Ele trabalha como consultor interno e instrutor de cursos, orientando aprimoramentos organizacionais e de engenharia nas áreas de habilidades humanas, processo e tecnologia. Você pode contatá-lo pelo email ericbush@microsoft.com.

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