SharePoint 2010: Entrega eficiente de informações

Artigo
08/19/2016

Assegurar que o conteúdo correto é em frente os direito usuários requer controle de processo, bem como design de página e tecnologia eficiente.

Steve Wright e Corey Erkes

Adaptado de "Pro SharePoint 2010 governança" (Apress)

Uma mudança significativa no uso de tecnologia nos últimos anos é como perto características do usuário e atividades on-line são controladas e usadas para exibir informações relevantes, como a publicidade on-line. Devido a essa mudança, os usuários normalmente esperam informações relevantes serão empurradas para eles em vez de procurá-lo por conta própria.

É importante pensar nestes termos como você determinar como entregar conteúdo para os usuários que visitam seus sites do SharePoint, se interno ou externo. Você precisa saber a melhor maneira de entregar os vários tipos de informações que o SharePoint pode manipular de uma maneira que seja significativa para o usuário atual.

Compreender o público

Para identificar a melhor abordagem para a entrega de conteúdo, é fundamental compreender seu público e suas necessidades. Em uma escala mais ampla, também é importante compreender os tipos de usuários que o portal vai apoiar.

Quais idiomas você precisa de apoio? Você precisa instalar os pacotes de idiomas e configurar o Multilingual User Interface (MUI)? Will o portal tem um componente de forte colaboração com conteúdo do Office, como Word e Excel? Faz sentido para implantar o Office Web Apps para permitir que os usuários navegar e fazer alterações mínimas conteúdo diretamente no navegador sem abrir o aplicativo de cliente? Os usuários precisam compartilhar e editar o conteúdo com os outros dentro da organização? Pedir esses tipos de perguntas ajudarão a conduzir a maneira mais eficaz de fornecer conteúdo.

Em uma escala maior, é importante entender que cada usuário individual ou grupo de usuários terão prioridades e perspectivas diferentes. Enquanto todos podem estar interessados em grandes temas como benefícios de notícias ou empregado da empresa, usuários individuais muitas vezes estão mais interessados em itens diretamente relacionados aos seus projetos e a posição dentro da empresa ou equipe.

Em vez de forçar um usuário navegar através de milhares de relatórios, por exemplo, ter o relatório específico que interessam-lhe empurrado diretamente a ele, ou tê-lo aparecer no topo de qualquer lista de pesquisa. A chave aqui é entender o que cada grupo ou na unidade empresarial interage com muitas vezes contra o conteúdo que pode ser referenciado ocasionalmente.

Outra maneira de considerar isto é perguntar qual conteúdo é necessária para tomar decisões de negócios versus o conteúdo suporta como um usuário faz negócios. Isso exigirá trabalho com cada equipe para identificar o conteúdo que é usado com mais freqüência e como melhor deve ser estruturado. Isso inclui empurrando o conteúdo para usuários em vez de exigir a extensa pesquisa ou navegação.

Ferramentas para definir a entrega de informações

O velho ditado, "uma imagem vale mil palavras," é especialmente verdadeiro quando se tenta definir o layout e a estrutura de uma página do SharePoint para apoiar a entrega de informações. É especialmente verdadeiro quando se trabalha com usuários que não estão familiarizados com o SharePoint e o geral, estrutura e layout que do produto suporta. Zombando de um site do SharePoint, incluindo navegação, Web Parts e branding — pode ajudar o usuário final conceituar seus pensamentos e visualizar o layout.

Uma abordagem comum para definir o layout e a estrutura é criar uma estrutura de arame de cada site ou página dentro do portal. O wireframe deve imitar o layout da página do SharePoint, incluindo qualquer navegação, controles de caixa de pesquisa e zonas de Web Parts disponíveis. Porque esta é uma prática tão comum, a Microsoft forneceu formas do Visio para ajudar neste processo. Estes componentes podem ser encontrados página de download no Microsoft. Se você não tiver o Microsoft Visio, você pode usar o Microsoft PowerPoint para criar wireframes para definir a entrega de informações. PowerPoint oferece uma série de formas e elementos gráficos que são necessários para criar um design rico. Caso contrário, existem inúmeros produtos de terceiros que são projetados especificamente para a criação de wireframes.

Wireframes são parte integrante da definição de entrega de informações dentro de qualquer ambiente de SharePoint. Todos os principais sites no SharePoint primeiro devem ter uma estrutura de arame criada para definir as áreas de conteúdo e de como este conteúdo é exibido. Esta abordagem permitirá que você trabalhe com o negócio e mudar a estrutura mais facilmente, ao invés de tentar ironizar os sites acima diretamente no SharePoint. Independentemente das ferramentas disponíveis, este é um processo que não deve ser menosprezado.

Público-alvo conteúdo

Como discutido anteriormente, é importante entender que conteúdo é importante para que equipe ou grupo de usuários e a melhor forma de obter essas informações a eles de uma forma lógica. Na maioria das vezes isso é feito criando um site do SharePoint que tem todo o conteúdo relacionado em um só lugar para esse grupo específico consumir conforme necessário. Embora esta seja uma abordagem perfeitamente bom, às vezes paga fora a pensar sobre como você pode dirigir esse conteúdo para o usuário, ao invés de conduzir o usuário ao conteúdo. SharePoint público alvo fornece a capacidade de conteúdo de destino com base nas características do usuário atual.

Lembre-se de que o público alvo não deve ser um substituto para a segurança. Público alvo utiliza associações para limitar o que um usuário pode ver inicialmente. Audiências do SharePoint podem basear-se as seguintes informações:

Associação no Active Directory
Lista de distribuição
Grupo de segurança
Participação no grupo de SharePoint
Localização na estrutura de comunicação organizacional
Propriedades públicas no perfil de usuário

Público alvo usando Associação dentro do Active Directory ou um grupo do SharePoint não requer qualquer configuração diferente de criação de um grupo do SharePoint se necessário. Recomendamos que você utilizar listas de distribuição do Active Directory ou grupos de segurança, tanto quanto possíveis, pois estes muitas vezes são controlados em um nível mais alto dentro da organização e podem reduzir a carga de atualizar continuamente um grupo do SharePoint. É importante entender o estado de suas listas de distribuição e grupos de segurança dentro de sua organização e se estão sendo mantidos efetivamente. Isto irá determinar se você deve utilizar os grupos fornecidos dentro do Active Directory ou utilizar os grupos do SharePoint. Talvez você precise reverter usando grupos do SharePoint, se o seu Active Directory é rígido e é difícil criar grupos adicionais.

Usando o perfil de usuário para o direcionamento

Público alvo também pode ser realizado usando as propriedades de perfil do usuário do SharePoint 2010. O SharePoint oferece 58 Propriedades de perfil de usuário, algumas das quais são mapeadas diretamente de propriedades no Active Directory. Essas propriedades estão localizadas dentro do serviço de perfil de usuário no âmbito da Administração Central. Para acessar essas propriedades, navegue até Administração Central do SharePoint 2010 e selecione "Gerenciar aplicativos de serviço" sob o título de gerenciamento de aplicativos. A tela de aplicativos de serviço, selecione o aplicativo de serviço de perfil de usuário. As propriedades de perfil podem ser encontradas sob o link Gerenciar Propriedades de usuário sob o povo posição.

O número real de propriedades do Active Directory que pode ser mapeado em Propriedades de perfil de usuário depende de como povoado e organizado as propriedades estão no Active Directory. Para definir um público que usa propriedades de perfil de usuário, uma regra precisa ser criado. As regras são constituídas por três componentes:

Operando: Usuário ou propriedade.
Operador:

Usuário operando
Relatórios sob
Membro de
Propriedade operando
=, >, >=, <, <=, <>
Contém, não contém

Valor: pesquisa de seqüência de caracteres ou usuário

Vamos examinar alguns exemplos para que você pode entender melhor como criar um público pode beneficiar a entrega de informações. No primeiro exemplo, talvez você deseja mostrar Aluguer de novas informações, tais como formulários e listas de verificação, para somente aqueles empregados novos para a empresa. Uma regra como a seguir poderia ser criada e aplicada ao conteúdo para limitar o acesso aos funcionários que começou no ano calendário:

Operando: Propriedade: Data de contratação
Operador: “<”
Valor: 01/01/2011

Outro exemplo pode ser criar uma regra para distribuição de conteúdo para apenas os funcionários desse relatório ao director de recursos humanos:

Operando: Usuário
Operador: Relatórios sob
Valor: Sally Gold (nome do diretor de recursos humanos)

Esta mesma regra poderia ser criada de forma ligeiramente diferente:

Operando: Propriedade: Departamento
Operador: “=”
Valor: Recursos Humanos

Finalmente, uma necessidade muito comum é a informação específica de destino com base em localização, como um almoço de menu ou site de notícias:

Operando: Propriedade: Localização
Operador: “=”
Valor: Omaha

Audiências precisam ser compilados inicialmente para criar a lista de usuários que atendem a determinada regra, mas eles também precisam ser compilados com freqüência — como propriedades alteram dentro do Active Directory, as audiências no SharePoint também mudar. Eles podem ser compilados em uma base diária, semanal ou mensal; o cronograma de compilação dependerá muito da quantidade de mudanças que ocorrem dentro da organização.

Direcionamento de conteúdo para o público

Recomendamos que você primeiro analisar o ambiente e determinar onde público alvo vai ser usado para fornecer o conteúdo antes de atravessar o processo de criação de audiências. Não é sempre necessário saltar para a Administração Central e criar um público para conteúdo de destino. Tenha em mente que você também pode utilizar associações de Active Directory diretamente no conteúdo também. Estas podem incluir uma lista de distribuição para um departamento ou um local de escritório. Passe algum tempo investigando a grupos do Active Directory e o que está disponível antes de mergulhar e criar seu próprio. As seções a seguir descrevem métodos público-alvo usados no SharePoint.

Lista de itens exibidos no conteúdo consulta Web Part o conteúdo consulta Web parte (CQWP) fornece a capacidade de puxar o conteúdo de muitas listas diferentes e enrole-os em um recipiente. No painel de ferramentas CQWP sob consulta, o Web Part fornece a capacidade de aplicar audiência filtragem de listas que o Web Part está consumindo. Isso é independente da opção de destino público toda a parte da Web, que pode ser encontrado na seção avançado no painel de ferramentas.

Web Parts qualquer Web Part do SharePoint podem ser direcionado para um público. Isso pode ser feito selecionando o público adequado, lista de distribuição ou grupo do SharePoint e que entram no campo de públicos-alvo dentro da seção avançado do painel de ferramentas de Web Part.

Parte de páginas da Web quando o SharePoint publishing é ativado, uma biblioteca chamada páginas é criada. Esta biblioteca contém todas as páginas de suporte do site. Como Web Parts, estas páginas podem ser direcionadas utilizando audiências, listas de distribuição ou grupos do SharePoint. No entanto, em vez de digitar as informações do público dentro do painel de ferramentas de Web Part, você precisará editar as propriedades do item de página dentro da lista e adicione o público necessário.

Links de navegação links de navegação, na navegação global e navegação de inicialização rápida, pode ser direcionado para o público. Links podem ser adicionados para as áreas de navegação dentro do SharePoint 2010, clicando em ações do Site | Site Settings e selecionando navegação na seção aparência. Alguns links podem não ser capaz de ser o público-alvo, como eles são parte do site interno. Essa abordagem fornece um método fácil de direcionamento de navegação baseados no público. Usar esse recurso poderia vir a ser muito útil na definição da hierarquia do site global.

Classificações um novo componente social do SharePoint 2010 é a classificação. Você provavelmente já viu isso em sites de varejo popular como a Amazon.com, que mostra a popularidade de um item com base no feedback do usuário sob a forma de uma classificação de estrelas de um a cinco. SharePoint 2010 adotou essa mesma abordagem; Você pode classificar qualquer item da lista ou item de biblioteca do documento com uma classificação de estrelas de um a cinco. Ao passar o mouse sobre as estrelas, basta clicar a classificação adequada e sua classificação será salvo.

Enquanto isso não um único grupo ou alvo público, esse recurso fornece grande insight sobre o que outros usuários achar conteúdo potencialmente bom ou ruim. Estas classificações também entram em jogo durante a pesquisa, onde o conteúdo que tem uma pontuação maior é retornado superior nos resultados da pesquisa de conteúdo que tem uma classificação de estrelas menor. As classificações não são habilitadas por padrão em uma lista ou biblioteca. Para habilitar esse recurso, navegue até a guia de configurações de biblioteca da lista ou biblioteca de documentos, selecione biblioteca de configurações e selecione configurações de classificação na seção de configurações gerais. Este procedimento deverá ser executada em cada lista ou biblioteca que exige o recurso de classificação.

Usando estes recursos do SharePoint, bem como o público e táticas de direcionamentos de conteúdo, você pode garantir que o conteúdo correto é facilmente acessível para aqueles que mais necessitam. Tornando mais fácil para as pessoas a encontrar o conteúdo que está procurando, você melhorar a sua experiência e aumenta a produtividade.

Steve Wright

Steve Wright é gerente sênior de gestão de inteligência de negócios (BIM) para Sogeti USA LLC em Omaha, Nebraska Ao longo dos anos 20-última Plus, Wright trabalhou no controle de tráfego aéreo, financeiro, seguros e uma infinidade de outros tipos de sistemas. Ele tem o autor e realizadas avaliações técnicas para muitos títulos anteriores cobrindo produtos Microsoft, incluindo Windows, SharePoint, SQL Server e BizTalk.

Corey Erkes é Consultor Gerente Sogeti USA LLC em Omaha, Nebraska Erkes trabalhou com uma vasta gama de empresas em diferentes pontos do ciclo de vida de suas implementações de SharePoint. Ele também é um dos membros fundadores do grupo de usuários do SharePoint de Omaha.

© 2012 Apress Inc. Todos os direitos reservados. Impresso com permissão da Apress. Copyright 2012. "Pro SharePoint 2012 governação" por Steve Wright e Corey Erkes. Para obter mais informações sobre este título e outros livros similares, visite por favor apress.com.