SharePoint 2010: Deixando as coisas fluírem — Trabalhando com os fluxos de trabalho do SharePoint
Usar fluxos de trabalho no SharePoint 2010 é uma boa maneira de automatizar processos empresariais complexos.
Por Brien Posey
Vários dos aplicativos que as organizações utilizam hoje em dia automatizam processos empresariais complexos. A automatização de processos eletrônicos, como rotear automaticamente um email para o destinatário correto, é bastante simples. É muito mais complicado automatizar processos que envolvem uma interação manual.
Desde o Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007, a Microsoft tem buscado resolver esse problema com os fluxos de trabalho do SharePoint, que são, essencialmente, mecanismos de roteamento de aprovações. Suponha que alguém em seu departamento de marketing crie um novo anúncio. Essa pessoa não iria simplesmente enviar esse anúncio diretamente para uma agência. Há uma cadeia inteira de aprovações internas necessárias.
O anúncio teria que ir para um editor, via o departamento jurídico da empresa, e provavelmente para um executivo sênior antes de ser enviado ao mundo exterior. O problema com tais requisitos de aprovação é que as pessoas são muito ocupadas. E tarefas como essas podem acabar sendo esquecidas. Qualquer erro humano poderia prejudicar o processo de roteamento de aprovações.
Os fluxos de trabalho do SharePoint foram criados para automatizar esses processos. Você pode até mesmo criar um fluxo de trabalho para enviar um lembrete ou contatar automaticamente um gerente quando alguma tarefa for negligenciada.
Os fluxos de trabalho tinham um papel fundamental no MOSS 2007, mas, por serem tão incríveis, eles tendiam a ser um pouco inflexíveis. Frequentemente, os administradores eram forçados a trabalhar confinados na GUI do SharePoint quando precisavam criar fluxos de trabalho.
A Microsoft trouxe muito mais flexibilidade ao processo de criação de fluxos de trabalho com o SharePoint 2010. Embora você ainda possa usar a GUI do SharePoint para associar um fluxo de trabalho a uma lista ou biblioteca, precisará criar o fluxo de trabalho fora do SharePoint (a menos que use um dos fluxos de trabalho internos).
Consequentemente, a Microsoft oferece várias ferramentas diferentes para criar fluxos de trabalho. Em geral, a ferramenta preferencial para desenvolver fluxos de trabalho do SharePoint será o SharePoint Designer 2010. Os desenvolvedores profissionais podem criar outras personalizações usando o Visual Studio 2010 para modificar o código criado pelo SharePoint Designer 2010 ou podem desenvolver fluxos de trabalho do zero.
Aventurando-se com o Visio
Criando um fluxo de trabalho
Para criar um fluxo de trabalho, abra o Visio 2010 e selecione a guia Arquivo. Em seguida, você será solicitado a definir o tipo de diagrama que deseja criar. Escolha a pasta Fluxograma, selecione o modelo Fluxo de Trabalho do Microsoft SharePoint e clique em Criar, conforme mostrado na Figura 1.
A ideia de usar o Visio Premium 2010 para criar fluxos de trabalho do SharePoint parecia um pouco estranha à primeira vista. O Visio é amplamente usado para criar diagramas de rede, mas a maioria das pessoas não o consideraria uma ferramenta de desenvolvimento. No entanto, um dos principais recursos do Visio é a criação de fluxos de trabalho, então isso faz todo o sentido. Qualquer pessoa de tenha assistido a uma aula introdutória de programação com computadores sabe que uma das primeiras lições é como criar um fluxograma. Isso porque criar um fluxograma é, normalmente, a primeira etapa da criação de um programa. Como os fluxos de trabalho do SharePoint são nada mais do que programas simples, realmente vale a pena usar um aplicativo desenvolvido para criar fluxogramas para facilitar a criação de fluxos de trabalho do SharePoint?
Antes de usar o Visio 2010 para criar um fluxo de trabalho do SharePoint, há dois pontos importantes que você precisa saber. Em primeiro lugar, você não utilizará o Visio 2010 para criar o fluxo de trabalho em sua forma final. Em vez disso, você usará o Visio para criar o modelo de fluxo de trabalho que será, então, importado no SharePoint Designer para que você possa concluir o fluxo de trabalho. Em segundo lugar, isso só funcionará se você tiver o Visio 2010 Premium. As edições Standard e Professional do Visio 2010 não oferecem suporte à criação de fluxos de trabalho do SharePoint.
Autoria de um fluxo de trabalho
Para criar um fluxo de trabalho, abra o Visio 2010 e selecione a guia Arquivo. Em seguida, você será solicitado a definir o tipo de diagrama que deseja criar. Escolha a pasta Fluxograma, selecione o modelo Fluxo de Trabalho do Microsoft SharePoint e, em seguida, clique em Criar, conforme mostrado na Figura 1.
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Figura 1 Usando o Visio 2010 para criar um fluxograma de fluxo de trabalho do SharePoint.
Neste ponto, você será levado à tela principal do Visio. Aqui, você pode realmente começar a desenvolver seu fluxo de trabalho. Se você nunca tiver usado o Visio, terá que se acostumar com o processo de criar um fluxo de trabalho. O lado esquerdo da tela contém diversas coleções (ou “estênceis”) contendo vários ícones (ou “formas mestras”). O modelo Fluxo de Trabalho do SharePoint inclui estênceis para as formas de Ação, Condições e Terminador de fluxo de trabalho. Arraste as formas para o desenho do Visio e organize-as de maneira a simplificar seu fluxo de trabalho.
Para obter um exemplo visual, dê uma olhada no desenho do Visio mostrado na Figura 2. Ele mostra um modelo Fluxo de Trabalho do SharePoint simples, que começa com o terminador Iniciar (o triângulo verde). Depois disso, há uma condição que verifica se o campo de título contém determinados valores. O nome do campo ou a lista de palavras-chave não importam neste momento. Só conseguiremos fornecer valores específicos ou nomes de campos mais tarde. Por enquanto, precisamos apenas definir a lógica do fluxo de trabalho.
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Figura 2 Um Fluxo de Trabalho do SharePoint básico criado no Visio.
Você perceberá na figura que a condição é ramificada dependendo da detecção de valores específicos. O Visio requer a criação de um caminho Sim e outro Não para cada condição que você usar em seu fluxo de trabalho. Este fluxograma específico será encerrado com o objeto Terminar, caso nenhum valor correspondente seja encontrado (o caminho Não). Se as palavras-chave forem encontradas, o item será excluído e o fluxo de trabalho será encerrado.
Você também verá que cada objeto é conectado a, pelo menos, um outro objeto (conforme mostrado pelas setas entre objetos). Essas conexões são necessárias, mas não acontecem automaticamente. Para conectar duas formas, arraste uma forma para a página de desenho e passe o mouse sobre a outra forma com a qual você deseja conectar a primeira. Deverá haver alguns ícones de seta azul exibidos em torno das extremidades do objeto. Solte a forma no ícone de seta para criar uma conexão entre as duas formas.
Depois de criar seu fluxo de trabalho, será necessário validar todas as etapas. A validação do fluxo de trabalho garante que não haverá problemas que impedirão o SharePoint de usá-lo com êxito. Por exemplo, o processo de validação informará se há objetos desconectados dentro do fluxo de trabalho, ou se você esqueceu de terminar o fluxo de trabalho.
Para validar o fluxo de trabalho, vá até a guia Processo e clique no botão Verificar Diagrama. Esperamos que o Visio não encontre nenhum problema em seu diagrama. Mas, se encontrar, os problemas aparecerão em uma janela Problemas na parte inferior do espaço de trabalho do Visio. A maioria dos problemas é normalmente fácil de resolver: basta clicar duas vezes no problema e o Visio selecionará o objeto relacionado a ele.
A última etapa do processo é exportar o diagrama do Visio. Vá para a guia Processo e clique no botão Exportar na faixa de opções. Agora, deverá ser exibida uma caixa de diálogo na qual você poderá especificar um nome de arquivo para o desenho que está exportando. Insira o nome do arquivo e selecione o caminho do local onde deseja salvar o arquivo exportado. Confirme se você está exportando o arquivo no formato Visio Workflow Interchange (*.VWI) e clique em Salvar.
Apresentando o SharePoint Designer
Agora que você já tem um modelo de fluxo de trabalho, estamos prontos para a segunda parte do processo de criação do fluxo de trabalho. Importe o modelo no SharePoint Designer e transforme-o em um fluxo de trabalho do SharePoint.
O SharePoint Designer 2010 é uma ferramenta de personalização de sites, fontes de dados, fluxos de trabalho, etc. Você pode fazer algumas personalizações de dentro da GUI do SharePoint, mas, como a interface do SharePoint é um pouco limitada, o SharePoint Designer é capaz de levar a personalização de sites do SharePoint ao próximo nível.
O SharePoint Designer é disponibilizado gratuitamente. É possível baixá-lo nos seguintes locais:
Versão de 32 bits: microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=d88a1505-849b-4587-b854-a7054ee28d66&displaylang=en
Versão de 64 bits: microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=566D3F55-77A5-4298-BB9C-F55F096B125D&displaylang=en
Usando o SharePoint Designer
Depois de ter baixado e instalado o SharePoint Designer 2010, abra-o e, em seguida, abra o site do SharePoint a ser modificado. Para fazer isso, inicie o SharePoint Designer 2010 e clique no botão Abrir Site.
Você será solicitado a especificar o site a ser aberto. Insira a URL do site do SharePoint e clique no botão Abrir. Ou navegue até o site, escolha Ações do Site e edite o site no SharePoint Designer. Ao fazer isso, você será levado à tela principal do SharePoint Designer, mostrada na Figura 3.
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Figura 3 A tela principal do SharePoint Designer.
Você perceberá que a lista de Objetos do Site à esquerda da tela contém um objeto chamado Fluxos de Trabalho. Ao clicar no objeto Fluxos de Trabalho, você verá uma lista dos fluxos de trabalho internos.
Como criamos nosso próprio modelo de fluxo de trabalho no Visio 2010, precisaremos importá-lo. Para isso, clique no botão Importar do Visio localizado na faixa de opções Fluxos de Trabalho. Você será solicitado a selecionar um desenho do Visio para importação. Clique no botão Procurar, selecione o desenho criado anteriormente e clique em Abrir e em Avançar.
Nesse ponto, uma tela será exibida solicitando um nome para o fluxo de trabalho que você está importando. Você também deverá especificar se deseja importar o fluxo de trabalho como um fluxo de trabalho de lista ou reutilizável, conforme mostrado na Figura 4. A diferença é que um fluxo de trabalho de lista é vinculado a uma lista ou biblioteca específica, enquanto um fluxo de trabalho reutilizável é vinculado a um tipo de conteúdo que pode ser aplicado a qualquer lista ou biblioteca.
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Figura 4 Escolhendo se você deseja importar o fluxo de trabalho como um fluxo de trabalho de lista ou reutilizável.
Depois de fazer sua escolha, clique em Concluir e o fluxo de trabalho será importado. Quando o processo de importação for concluído, você será direcionado ao Editor de Fluxo de Trabalho, mostrado na Figura 5.
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Figura 5 O Editor de Fluxo de Trabalho permite fazer alterações em seu fluxo de trabalho.
Um pouco de trabalho de preparação final
Antes de começar a usar os recursos de visualização junto com o fluxo de trabalho que você acabou de criar, será necessário fazer algumas configurações no SharePoint Server. Especificamente, você deverá confirmar se o recurso Visio Web Access e o Serviço de Gráficos do Visio estão ativos.
Para fazer isso, abra seu site do SharePoint e escolha o comando Configurações do Site no menu Ações do Site. Quando a página Configurações do Site for carregada, clique no link Recursos do Conjunto de Sites. Certifique-se de que o Recurso do Conjunto de Sites do SharePoint Server Enterprise esteja ativo. Se não estiver, clique no botão Ativar correspondente.
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Figura 6 Escolhendo seu fluxo de trabalho na lista de modelos de fluxo de trabalho.
Em seguida, abra o console de Administração Central do SharePoint 2010 e clique no link Gerenciar Serviços no Servidor (localizado na seção Configurações do Sistema). Agora, confirme se o Serviço de Gráficos do Visio está em execução. Se não estiver, clique no botão Iniciar correspondente.
A etapa final do processo é associar o fluxo de trabalho criado a uma lista ou biblioteca (supondo que você tenha criado um fluxo de trabalho reutilizável). Para fazer isso, basta abrir o navegador da Web e ir para sua biblioteca de documentos do SharePoint. Em seguida, clique na guia Biblioteca. Ao clicar na guia, você verá uma faixa de opções correspondente à biblioteca de documentos. Clique no botão Definições de Fluxo de Trabalho, seguido do link Adicionar um Fluxo de Trabalho. Agora, você terá a oportunidade de adicionar seu fluxo de trabalho à biblioteca de documentos, conforme mostrado na Figura 6. Para obter mais informações, consulte Adicionar uma associação de fluxo de trabalho.
Seu novo fluxo de trabalho foi armazenado e está pronto para ser usado ou compartilhado com seus colegas.
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Brien Posey é um MVP e autor técnico freelance com milhares de artigos e dezenas de livros de sua autoria. Você pode visitar o site dele em brienposey.com.