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SharePoint Online: Introdução ao SharePoint on-line

  • Artigo

O SharePoint apresenta suas capacidades de colaboração para a nuvem, que deve simplificar a implantação e gerenciamento.

Joshua Hoffman

Nós vivemos em uma economia de ideias. A aurora da era das informações deu lugar à plena luz do dia. Muitos dos antigos conceitos da economia industrial “tradicional” (trabalhos em horário comercial mantidos por 20 anos, fabricação de produtos físicos e assim por diante) se dissiparam no plano de fundo. Os dados se tornaram a moeda dos negócios e a colaboração, o combustível.

Nem sempre a colaboração entre diferentes escritórios, fusos horários e continentes é fácil. O SharePoint tem sido há muito a plataforma líder que possibilita esse processo de colaboração cada vez mais crítico. O SharePoint facilita o compartilhamento de notícias e informações, o compartilhamento de documentos, planilhas e outros dados corporativos estruturados, além de promover novos canais de comunicação com parceiros, fornecedores e clientes.

Entretanto, o cenário da infraestrutura de TI está mudando, conforme as empresas se dão conta dos benefícios dos serviços baseados em nuvem. As economias de custos obtidas por meio de recursos compartilhados e virtualizados, a capacidade de dimensionamento por demanda e a resiliência da redundância física e geográfica compreendem um enunciado interessante.

Agora, você pode dar acesso ao SharePoint 2010 à sua comunidade de usuários por meio da nuvem, com o SharePoint Online. O SharePoint Online faz parte do pacote do Microsoft Office 365. Agora, é possível aperfeiçoar e estender suas instalações tradicionais “locais” com serviços baseados em nuvem. O gerenciamento do SharePoint Online certamente é diferente de uma instalação local, especialmente as em relação às considerações de implantação e a forma de criar e gerenciar usuários e sites.

introdução

Como o SharePoint Online faz parte do pacote do Office 365, para começar, basta inscrever-se em uma conta. Para fazer isso, visite o site do Office 365 e adquira uma assinatura.

O Office 365 oferece diversos planos para atender suas necessidades, desde os “P Plans” para profissionais e pequenas empresas (que dão suporte a até 50 usuários) até os “E Plans”, mais adequados às necessidades empresariais. Além de uma capacidade maior, eles incluem também funcionalidades adicionais. Visite o blog da equipe do SharePoint para obter orientações sobre como escolher o plano correto para você.

Depois de ter se registrado, vá para a página Visão Geral do Administrador no portal do Office 365 (veja a Figura 1).

The Office 365 Admin Overview page in the Office 365 portal

Figura 1 A página Visão Geral do Administrador no portal do Office 365.

A página Visão geral do Admin é o hub para todas as principais tarefas administrativas relacionadas ao Office 365. Esses incluem gerenciamento de usuários e domínios, incluindo Lync on-line e on-line do Exchange e sua infra-estrutura de SharePoint on-line de serviços de comunicação unificada. O Portal de Administração também permite gerenciar suas assinaturas e licenças de serviços do Office 365.

Considere como você planeja implantar o SharePoint Online em sua organização no contexto de sua infraestrutura mais ampla. O SharePoint Online substituirá ou ampliará partes de suas instalações locais? Quais dos usuários precisarão ter acesso aos sites e dados do SharePoint Online? Quanto dos dados existentes serão migrados para a nova instalação do SharePoint Online (de onde e de que tipo)? Você delegará privilégios administrativos a outros usuários? Depois de ter respondido a essas perguntas, você estará mais bem-preparado para começar a implantar o SharePoint Online para seus usuários.

A adição de domínios

Se você já possui seu próprio nome de domínio, pode usar esse nome com os serviços do Office 365, inclusive o SharePoint Online. Para adicionar um domínio personalizado, selecione Domínios na seção Gerenciamento da barra lateral da página Visão Geral do Administrador. A partir daí, selecione "Adicionar um domínio". Você será solicitado a inserir o nome de domínio que deseja usar (consulte a Figura 2).

Adding a custom domain to Office 365.

Figura 2 Adicionando um domínio personalizado ao Office 365.

Depois de ter verificado se as informações estão corretas, clique em Avançar. Em seguida, você deverá verificar sua propriedade do domínio (criando um registro DNS MX ou TXT com seu registrador). Normalmente, o processo de verificação demora apenas de 15 a 30 minutos. Ele pode levar até 72 horas, dependendo de seu sistema DNS. Depois que sua propriedade do domínio for verificada, você receberá instruções para configurar o restante de seus registros DNS para apontá-los para o Office 365.

Adicionar e gerenciar usuários

O SharePoint Online tem uma estrutura com recursos completos para adicionar e gerenciar identidades de usuários e estabelecer modelos administrativos granulares. Você encontrará a primeira opção para adicionar novos usuários na seção Usuários da página Visão Geral do Administrador. É possível adicionar novas identidades de usuários manualmente (veja a Figura 3).

O SharePoint Online também fornece um conjunto padrão de atributos do usuário, que pode ser aumentado para ajustar-se às necessidades de sua organização. Consulte “Adicionar, editar ou excluir propriedades de um perfil de usuário” para obter mais detalhes sobre como personalizar os atributos de perfis de usuários. (Observação: você precisará de uma assinatura "E planejar" Criar usuário personalizado atributos de perfil, além do que é incluído por padrão.)

Adding a new user to Office 365

Figura 3 Adicionando um novo usuário ao Office 365.

Você também pode adicionar usuários em massa importando um arquivo CSV preenchido com todas as informações do usuário. Há um arquivo CSV de exemplo na página Adição em Massa da página Visão Geral do Administrador.

Se a sua organização tiver uma assinatura “E Plan” de nível empresarial, você poderá usar a Sincronização do Active Directory. Ela permite usar sua infraestrutura de Serviços de Domínio Active Directory (AD DS) existente para conceder acesso aos recursos do SharePoint Online.

Também é possível habilitar a funcionalidade Logon Único (SSO). Ela é baseada nos Serviços de Federação do Active Directory (AD FS). O SSO permite que seus usuários acessem os recursos do SharePoint Online integralmente sem precisar reinserir suas credenciais. O SSO também fornece recursos adicionais. Você pode gerenciar políticas de conta e restrições de acesso por meio das ferramentas administrativas centralizadas do Active Directory.

Há alguns requisitos para o uso do SSO. Você deve estar ciente deles antecipadamente:

Com esses requisitos satisfeitos, você pode configurar o SSO e a sincronização do Active Directory na página Visão Geral do Administrador. Para obter instruções passo a passo detalhadas, leia “Preparar-se para o Logon Único” e “Mapa de sincronização do Active Directory”. Você pode exibir a apresentação online “Usando o Active Directory com o Office 365” para obter orientações avançadas adicionais.

O SharePoint Online concede acesso a recursos hospedados em sites protegidos do SharePoint Online a usuários externos para facilitar ainda mais a colaboração. Seu objetivo é simplificar o compartilhamento de documentos e informações. Ele não atende aos requisitos empresariais típicos para uma solução de extranet completa.

Para permitir que usuários externos acessem um site do SharePoint Online, é necessário habilitar seu acesso clicando em Configurações | Gerenciar Usuários Externos no Centro de Administração do SharePoint Online (veja a Figura 4).

Enabling access for external users in SharePoint Online

Figura 4 Habilitando o acesso de usuários externos no SharePoint Online.

Assim, o administrador de cada conjunto de sites do ambiente terá a opção de permitir o compartilhamento externo em seus sites. Os administradores de conjuntos de sites poderão então habilitar convites de usuários externos para seus conjuntos (veja a Figura 5). Depois, os proprietários e designers do site poderão enviar um convite por email para que usuários externos acessem seus sites.

Enabling external user invitations in SharePoint Online

Figura 5 Habilitando convites de usuários externos no SharePoint Online.

O estabelecimento de permissão

Com seus usuários implementados, você também precisará considerar como planeja conceder permissões na sua infraestrutura do SharePoint Online. No SharePoint Online, da mesma forma que em uma instalação local do SharePoint, os níveis de permissão representam coleções de permissões que permitem aos usuários executar tarefas específicas. Por exemplo, o nível de permissão Leitura inclui as permissões Exibir Itens, Abrir Itens, Exibir Páginas e Exibir Versões, todas necessárias para exibir páginas, documentos e itens no SharePoint Online.

Suas permissões podem fazer parte de mais de um nível de permissão. Você também pode herdar permissões, então é importante examinar quais permissões está concedendo a seus usuários e grupos de usuários.

É recomendável evitar atribuir permissões diretamente a usuários individuais. Isso dificulta o acompanhamento e o gerenciamento de quem tem acesso aos sites. A atribuição de permissões a grupos é uma estratégia melhor. Então, atribui-se usuários individuais aos grupos apropriados.

O SharePoint Online permite criar grupos de segurança na página Visão Geral do Administrador. Se você está sincronizando com o Active Directory, seus grupos de segurança existentes também estarão disponíveis. Com os grupos de segurança necessários implantados, você pode atribuir permissões a grupos de segurança (veja a Figura 6) no Console de Administração do SharePoint Online (Configurações do Site | Pessoas e Grupos).

Granting permissions in SharePoint Online

Figure 6 Concedendo permissões no SharePoint Online.

Soluções personalizadas

O SharePoint Online também permite carregar soluções de aplicativos personalizados, que podem ser executados em nível do conjunto de sites usando um subconjunto do namespace do Microsoft SharePoint. O SharePoint Online dá suporte a soluções personalizadas desenvolvidas com o Visual Studio 2010 e o SharePoint Designer 2010.

Com sua assinatura do Office 365 implantada, seu domínio configurado e seus usuários e grupos preenchidos, você estará pronto para continuar com o SharePoint Online. Você encontrará todos os recursos familiares do SharePoint, incluindo bibliotecas de documentos, calendários, blogs, wikis, grupos de discussão e assim por diante.

Joshua Hoffman

Joshua Hoffmané o primeiro diretor in editor de TechNet Magazine*.*Agora, ele é autor e consultor independente, aconselha seus clientes sobre tecnologia e marketing seletivo. Hoffman também trabalha como editor-chefe do ResearchAccess.com, um site dedicado ao crescimento e aperfeiçoamento da comunidade de pesquisas de mercado. Ele mora em Nova York.

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