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Exchange Server 2013: Arquive com elegância

É possível configurar caixas de correio de arquivamento para que os usuários do Exchange controlem seus limites de armazenamento e políticas de retenção.

Brien M. Posey

De certa forma, os encarregados de sua infra-estrutura de Exchange Server são constantemente em desacordo com seus usuários. A maioria dos usuários quer ser capaz de manter todas as suas mensagens de email por tempo indeterminado. Por outro lado, Exchange Server tem que colocar um limite prático sobre o tamanho de cada caixa de correio.

Apesar do que seus usuários possam pensar, não estamos limitando o tamanho de suas caixas de correio como uma forma de punição (bem, normalmente não, mas isso acontece). Em vez disso, há razões importantes para limitar tamanhos de caixa de correio. Por um lado, você tem que manter os bancos de dados de caixa de correio do crescimento além de um limite razoável. Tamanho de banco de dados tem um impacto direto na sua capacidade de realizar eficientemente backup, restauração e outras tarefas de manutenção de banco de dados.

Você também deve considerar o custo de armazenamento de dados. Exchange Server 2010 usa uma arquitetura de banco de dados projetada especificamente para diminuir banco de dados I/O, assim você pode usar hardware de armazenamento de mercadoria. Exchange Server 2013 ainda mais diminui requisitos de I/O de banco de dados, tornando assim o armazenamento de commodities ainda mais prático. Mesmo assim, todo o armazenamento tem um preço. Ao gerenciar o Exchange Server, você muitas vezes relutantes em armazenamento de alto desempenho para armazenamento de mercadoria, por medo de problemas de desempenho ou confiabilidade de comércio.

A solução tradicional tem sido implementar cotas de caixa de correio como uma maneira de limitar a quantidade de usuários de email pode armazenar em suas caixas de correio. O problema com esta abordagem é que muitas vezes existem motivos comerciais legítimos por que um certo usuário talvez precise armazenar mensagens mais do que a cota permite.

Esse mesmo problema básico também entra em jogo, se você estabelecer diretivas de expiração do correio. Alguns usuários talvez precise pendurar sobre a mensagens por mais tempo do que o período de retenção especificado.

Para os arquivos

Uma maneira de resolver esses tipos de problemas é por meio de caixas de correio do arquivo. Caixas de correio do arquivo são caixas de correio secundárias no qual os usuários podem armazenar mensagens precisam manter por um longo período. Do ponto de vista administrativo, usar caixas de correio do arquivo resolve vários problemas.

Por um lado, caixas de correio do arquivo tendem a ser relativamente estática. Seus usuários podem ocasionalmente mova mensagens para uma caixa de correio do arquivo (ou mensagens podem ser movidas automaticamente por meio de políticas), mas o arquivo caixas de correio, certamente, não são o principal mecanismo para enviar e receber correio.

Como tal, caixas de correio do arquivo tendem a produzir uma carga de disco i/o muito mais baixa do que caixas de correio de produção. Este baixo overhead significa que você geralmente pode começar afastado com armazenamento de caixas de correio do arquivo em baixo custo, alta capacidade de armazenamento sem se preocupar com o impacto no desempenho.

Como é o caso com qualquer outro tipo de caixa de correio, caixas de correio do arquivo residem em um banco de dados de caixa de correio. Embora as caixas de correio do arquivo podem residir no mesmo banco de dados como principal caixas de correio do usuário, caixas de correio do arquivo geralmente são armazenadas em um banco de dados separado para que as mensagens arquivadas não consomem espaço no seu armazenamento principal. Lembre-se, porém, que o arquivamento é considerado uma característica premium no Exchange Server 2013. Sendo esse o caso, você precisará Enterprise licenças de acesso de cliente (CALs) para seus usuários.

Criar um arquivo de banco de dados

Não há realmente nenhuma coisa como um banco de dados do arquivo no Exchange Server. Caixas de correio do arquivo residem em um banco de dados típico de caixa de correio. Se você planeja manter arquivos separados do principal caixas de correio dos usuários, a primeira coisa que você precisa fazer é criar um banco de dados de caixa de correio dedicado para armazenar caixas de correio do arquivo.

Você pode criar um banco de dados de caixa de correio no Exchange Server 2013 abrindo o centro de administração do Exchange. Uma vez que é aberto, clique na guia servidores e, em seguida, clique no link na parte superior da janela Banco de dados. Quando você fizer isso, o Exchange exibirá uma lista dos bancos de dados atuais.

Para criar um novo banco de dados de caixa de correio, clique no ícone de sinal de mais. Isso fará com que o Exchange exibir a caixa de diálogo novo banco de dados (consulte Figura 1). Você não precisa se preocupar sobre como especificar um tipo de banco de dados. Em troca de 2013, não há nenhuma opção para criar qualquer coisa, mas um banco de dados de caixa de correio.

Figura 1 criar um novo banco de dados de caixa de correio através do centro de administração do Exchange.

Digite um nome para o banco de dados começar a criar o banco de dados. Você deve usar um nome descritivo que transmite a finalidade do banco de dados. Em seguida, clique no botão procurar e especifique o nome do Exchange Server em que o banco de dados deve residir.

Você pode criar o banco de dados em um membro de grupo (DAG) de disponibilidade de banco de dados, assim você pode replicar para outros servidores Exchange em sua organização. Arquivos são geralmente armazenados em servidores de caixa de correio que não são membros do DAG para evitar armazenamento caro de preenchimento com dados de arquivo.

O próximo passo é fornecer um caminho de arquivo de banco de dados e um caminho para os logs de transação. Embora o Exchange tentará colocar o banco de dados e a transação registra em c: unidade, você deve ter os logs de transação e banco de dados armazenados em discos separados. Se o disco com o banco de dados nunca falha, e você tem que restaurar um backup, você pode usar os logs de transação para trazer o banco de dados para um estado atual. Quando você é feito especificando o caminho, clique em salvar para criar o banco de dados.

Criar caixas de correio do arquivo

Criando o banco de dados é apenas o primeiro passo. O próximo passo é habilitar o arquivamento. Para fazer isso, clique na guia de destinatários. Em seguida, clique em caixas de correio na parte superior do console. Agora, selecione a caixa de correio para o qual você deseja habilitar o arquivamento. Quando você fizer isso, o painel à direita da lista de correio irá exibir uma lista de recursos de caixa de correio. Localize a seção de conformidade (ver Figura 2) e clique em habilitar.

Figura 2 localize a seção de conformidade no painel à direita, em seguida, clique em ativar para ativar arquivamento.

Exchange agora exibirá a caixa de diálogo Criar armazenamento de arquivo (consulte Figura 3). Clique no botão procurar e selecione o banco de dados no qual você deseja armazenar a caixa de correio do usuário arquivo. Clique em ok para criar o arquivo de caixa de correio.

Figura 3 especificar o banco de dados em que a caixa de correio do arquivo deve ser criada.

Múltiplos arquivos

Na maioria dos casos, você provavelmente vai querer criar o arquivo de caixas de correio para mais de um usuário. Criar caixas de correio arquivo um por vez certamente não é eficiente. Você pode criar scripts o processo de criação de múltiplas caixas de correio de arquivo através do Windows PowerShell. Se você não é selvagem sobre o uso do Windows PowerShell, não há outra maneira de criar várias caixas de correio do arquivo com o centro de administração do Exchange.

O processo é quase idêntico para os passos que eu acabei de descrever, exceto você selecionar vários destinatários em vez de um único destinatário. Quando você seleciona vários destinatários, as opções mostradas no painel à direita da lista de destinatários variam de Figura 2. A seção de conformidade ainda existe, mas para acessá-lo você vai ter que rolar a parte inferior da lista e clique em mais opções.

Quando você cria uma caixa de correio do arquivo para um usuário, essa caixa de correio é exibida no Outlook ou no Outlook Web App como um arquivo pessoal (ver Figura 4). O usuário pode clique sobre o arquivo pessoal para exibir mensagens arquivadas. O usuário pode arrastar também manualmente as mensagens da sua caixa de entrada para o arquivo pessoal.

Figura 4 isto é uma caixa de correio do arquivo parece quando visto através do Outlook Web App.

A idéia por trás da criação de caixas de correio do arquivo pessoal é evitar as restrições de cotas de caixa de correio. Mesmo assim, as caixas de correio do arquivo são armazenadas em um banco de dados típico de caixa de correio. Exchange Server 2013 impõe limites sobre bancos de dados de caixa de correio por padrão. Para modificar os limites do banco de dados, selecione o banco de dados que contém as caixas de correio do arquivo e clique no ícone Editar e selecione limites (ver Figura 5). Em seguida, você pode configurar manualmente os limites do banco de dados.

Figura 5 você pode definir ou remover limites de banco de dados.

Automatizado de arquivamento

Você pode usar essas técnicas para fornecer aos usuários uma caixa de correio arquivamento, que eles podem usar para armazenar os itens que desejam manter. No entanto, cabe aos usuários mover mensagens importantes da caixa de entrada para seu arquivo pessoal. Em algumas organizações, pode ser eficaz automatizar o processo de arquivamento. Você pode fazer isso usando o gerenciamento de registros de mensagens.

Gerenciamento de registros de mensagens funciona atribuindo tags política uma série de retenção para pastas padrão, como a caixa de entrada. Normalmente, você terá que aplicar uma marca de diretiva padrão de correio usado para gerenciar a retenção para qualquer item manualmente não marcados. No entanto, o usuário pode atribuir marcas pessoais para itens individuais que pretende manter.

Você pode pensar de marcas como uma série de elementos de diretiva, controlando os dados de maneira é mantida. Uma política de retenção é uma coleção de marcas de política de retenção. Uma vez que você aplicou uma política de retenção para uma caixa de correio, o Assistente de pasta gerenciada periodicamente analisa o conteúdo da caixa de correio e processa mensagens de acordo com a política de retenção aplicada. Você pode aprender mais sobre a implantação de políticas de retenção, na página da biblioteca do TechNet, " lista de verificação: Implantação de políticas de retenção de. "

Exigências de trabalho do usuário são muitas vezes em desacordo com políticas do departamento de TI, quando se trata de retenção de mensagens. Caixas de correio do arquivo são uma solução eficaz para você fornecer aos usuários com capacidades de armazenamento a longo prazo, sem afetar o armazenamento primário na infra-estrutura do Exchange.

Brien Posey MVP, é um escritor técnico freelance com milhares de artigos e dezenas de livros para o seu crédito. Você pode visitar o site de Web do Poseyem brienposey.com.

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