Relatórios do Visualizador de Arquivo

 

Última modificação do tópico: 2011-04-07

As funções de gestor de conformidade, administrador técnico e supervisor podem escolher a partir de uma vasta gama de relatórios. Pode seleccionar e executar relatórios conforme necessário. Também pode agendar a execução dos relatórios a intervalos regulares e o envio destes para si.

Pode ver um relatório como uma página Web, um ficheiro PDF (com o Adobe Acrobat 5.0 ou uma versão posterior com visualização inline de PDFs) ou uma folha de cálculo do Excel.

NoteNota:
O processamento de alguns relatórios poderá demorar algum tempo em organizações de grandes dimensões ou onde exista uma grande quantidade de mensagens de correio electrónico para rever. O tempo necessário para processar os relatórios poderá exceder as definições de tempo limite da sessão do Visualizador de Arquivo. Para relatórios de grandes dimensões cujo processamento possa ser muito demorado, subscreva o relatório para que o resultado deste lhe seja enviado por correio electrónico. Note que os relatórios subscritos utilizam as predefinições de relatório e não podem ser configurados.

A tabela seguinte resume os relatórios disponíveis no Visualizador de Arquivo.

 

Relatório Descrição

Relatório Resumo de Actividade

Fornece uma descrição geral do número de mensagens internas e externas enviadas e recebidas para correio electrónico, mensagens instantâneas e outros ficheiros e documentos. Este relatório também fornece o tamanho geral e médio para cada categoria de mensagem. Este relatório conta mensagens reais e remove as mensagens incorporadas.

Relatório Resumo de Arquivo

Apresenta as estatísticas de arquivo da organização. São incluídas estatísticas para mensagens de correio electrónico, mensagens instantâneas e outros ficheiros e documentos que incluem relatórios Bloomberg, faxes e documentos carregados. As estatísticas decompõem-se em número total, tamanho básico, tamanho dos anexos e tamanho médio. Os totais são apresentados para todas as categorias de dados.

Relatório Resumo de Anexos

Apresenta os dados numa tabela e num gráfico de colunas tridimensionais, mostrando os tipos de anexo mais comuns encontrados no tráfego de mensagens arquivadas. Este relatório inclui dados sobre extensões de nome de ficheiro, tipo de documento, quantidade, tamanho total e tamanho médio.

Relatório Eventos de Auditoria

Fornece detalhes sobre todas as acções relacionadas como utilizadores efectuadas. Estas actividades incluem a visualização de mensagens de correio electrónico, a exportação e o restauro de actividades de mensagens e o início e fim de sessão. Este relatório pode fornecer informações gerais e individuais para cada categoria.

Relatório Estatísticas Diárias

Apresenta as estatísticas diárias de todos os tipos de mensagem (mensagens de correio electrónico, mensagens instantâneas e outros ficheiros e documentos) arquivadas para um dia específico. É fornecida a contagem total e o tamanho para todas as colunas de dados.

Relatório de Destruição

Valida e lista mensagens destruídas como resultado da data de expiração do período de retenção. Os detalhes de cada mensagem incluem a data de destruição, a data de envio e recepção, a antiguidade no momento da descrição e o remetente, o destinatário e o assunto da mensagem. As mensagens que ultrapassem o período de retenção são destruídas em todos os centros de dados (produção e recuperação após desastre) uma vez por dia, às 18:00 Hora do Pacífico. Se tiver implementado um arquivo, as mensagens não são destruídas. Todas as mensagens de correio electrónico, mensagens instantâneas, transcrições Bloomberg ou documentos carregados serão destruídos quando o período de retenção expirar. As informações de cabeçalho de uma mensagem são mantidas, mas o corpo e os anexos das mensagens são destruídos.

Relatório Resumo de Correio Electrónico

Resume as estatísticas de todos os utilizadores ou de utilizadores individuais. Estas estatísticas incluem resumos das mensagens internas e externas enviadas e recebidas, o tamanho médio das mensagens e os totais.

Relatório Lista de Empregados

Apresenta uma lista completa de utilizadores com contas de arquivo, além das funções atribuídas a esses utilizadores, a identificação do supervisor e a data do último início de sessão. Este relatório também apresenta as definições de período de retenção e as últimas mensagens enviadas e recebidas de utilizadores individuais. São incluídos totais para todas as colunas de dados, além de uma divisão dos totais por função atribuída.

Relatório Funções Privilegiadas

Apresenta uma categoria para cada funções com privilégios: gestor de conformidade, operador de conformidade, auditor de conformidade externo, gestor de recursos humanos, monitor, operador monitor, gestor de funções, supervisor, administrador técnico e operador técnico. Em cada categoria são listados os utilizadores com essas função específica, incluindo a data de atribuição da função. São fornecidas as contagens totais de cada função.

Relatório SEC 17a-4

Comprova a existência de um sistema de correio electrónico completo, serializado e arquivado na sua organização. Identifica a primeira mensagem arquivada e a mensagem arquivada mais recente, bem como informações como a data, a hora, o destinatário, o remetente, o assunto e o ID da mensagem para serialização.

Este relatório também inclui o número de mensagens capturadas, de mensagens destruídas, de mensagens retidas e os IDs de mensagem nulos. Caso um número de ID não seja emitido sequencialmente, não será utilizado (são IDs nulos).

Relatório Prova de Revisão de Supervisão

O relatório Prova de Revisão de Supervisão é útil para fins de auditoria. Este relatório não só fornece aos gestores de conformidade os números e as percentagens de comunicações revistas para conformidade FINRA 3010, como também fornece as mesmas métricas aos subordinados cujo correio electrónico é revisto para fins gerais.

Um gestor de conformidade pode determinar quem deve ser incluído neste relatório. É possível seleccionar uma ou ambas as opções seguintes: Incluir Indivíduos que necessitam de revisão FINRA 3010 e Incluir indivíduos que necessitam de revisão. Se só seleccionar a primeira, o título do relatório aparece como Relatório de Prova FINRA 3010. Em qualquer outra situação, o título do relatório é Relatório Prova de Revisão de Supervisão.

Se seleccionar as opções Incluir indivíduos que necessitam de revisão FINRA 3010 e Incluir indivíduos que necessitam de revisão, os nomes sujeitos a revisão para conformidade FINRA 3010 são apresentados a vermelho e negrito. Os gestores de conformidade poderão utilizar este relatório para monitorizarem as actividades de revisão dos supervisores.

O relatório Prova de Revisão de Supervisão é decomposto por supervisor e mostra o número de mensagens capturadas e revistas por cada subordinado. No relatório Prova de Revisão de Supervisão, o campo Última Amostragem mostra a hora da última amostragem de mensagens efectuada pelo supervisor.

Relatório Estatísticas do Sistema

O relatório Estatísticas do Sistema fornece uma vista de todo o sistema para o intervalo de datas especificado. As estatísticas abrangem as caixas de correio, destinatários, remetentes, volume e estatísticas de arquivo existentes. A divisão dos dados inclui quantidade, tamanho, tamanho médio e totais para todas as categorias de dados.

 
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