Vantagens do Exchange Hosted Archive

 

Última modificação do tópico: 2011-05-12

O EHA proporciona vantagens excepcionais em várias áreas chave:

  • Conveniência de um Serviço Alojado: O EHA proporciona arquivo completo de mensagens para a sua organização com um custo total de propriedade (TCO) reduzido, incluindo nenhum investimento de capital em hardware ou software.

  • Fluxo de Trabalho Automatizado de Retenção e Conformidade: O EHA foi concebido para ajudar os clientes com requisitos de retenção de mensagens electrónicas relacionados com práticas corporativas ou regulamentos da indústria. O EHA tem ferramentas de fluxo de trabalho totalmente integradas para supervisão, auditoria e geração de relatórios de conformidade.

  • Detecção e Obtenção Integradas de Mensagens: O EHA fornece acesso personalizado e baseado em funções a um repositório de dados centralizado. Inclui ferramentas que permite que os utilizadores procurem, organizem e restaurem mensagens. O texto de todas as mensagens é totalmente indexado, podendo assim ser obtido, restaurado ou exportado quando pretendido.

  • Interface de Utilizador Intuitiva Baseada na Web: Todos os aspectos do sistema, desde a interacção do utilizador até às tarefas de administração e supervisão, são processadas através de uma interface Web familiar e de fácil utilização, que minimiza a necessidade de formação extensiva de administradores e utilizadores.

As capacidades de pesquisa simples e avançadas do EHA podem ajudá-lo a responder rapidamente a necessidades de negócio, como pedidos de detecção electrónico, obtenção de mensagens para recuperação de dados de negócio ou investigações internas.

As pesquisas simples podem incluir datas, intervalos de datas e palavras-chave na linha de assunto, no corpo da mensagem e nos anexos. Estas pesquisas podem ser limitadas a mensagens com tamanhos ou tipos de anexos de ficheiro específicos, além de endereços de correio electrónico, domínios ou nomes de um ou vários remetentes/destinatários.

O EHA também contém funcionalidades de operador avançadas para a execução de pesquisas complexas. O âmbito dos resultados da pesquisa apresentados varia consoante as funções atribuídas. Por exemplo, os utilizadores atribuídos à função de trabalhador só podem efectuar pesquisas nos próprios arquivos e verem as mensagens enviadas e recebidas por eles próprios.

É possível guardar os resultados da pesquisa ou mensagens específicas em pastas criadas pelo utilizados no arquivo, para facilitar a organização. As pesquisas podem ser atribuídas a uma pasta específica, para refinar ainda mais os resultados. Também poderá partilhar as suas pastas com outros utilizadores; por exemplo, os membros de uma equipa que estejam a trabalhar em conjunto numa investigação poderão partilhar pastas entre si, para efeitos de verificação dos dados. É ainda possível criar uma conta dentro do arquivo para um utilizador externo, como um advogado ou auditor externo, e partilhar apenas os dados organizados numa pasta com esse utilizador externo, para limitar o âmbito das informações às quais o utilizador externo tem acesso e reduzir o volume de mensagens que este necessitará de rever.

O EHA permite-lhe monitorizar periodicamente as comunicações empresariais em curso, para ajudar a impor as suas políticas de conformidade ou controlo de qualidade. Várias empresas financeiras baseadas nos E.U.A. estão abrangidas pelas normas da Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) e da Security and Exchange Commission (SEC). Um dos mandatos da regra 3010 da FINRA (anteriormente chamada National Association of Securities Dealers [NASD]) impõe que as empresas revejam as comunicações empresariais dos seus funcionários, para ajudar a assegurar a conformidade com os regulamentos. Os recursos humanos, os gabinetes de conformidade e outros grupos empresariais também poderão utilizar a funcionalidade de monitorização da EHA para ajudar a garantir que os departamentos e os funcionários estão a respeitar políticas de prática corporativa internas, como as relacionadas com práticas de contratação e conduta empresarial genérica. As organizações também poderão pretender monitorizar as mensagens de correio electrónico enviadas pelas equipas de assistência aos clientes, para efeitos de garantia de qualidade.

A funcionalidade de supervisão do EHA permite-lhe estabelecer relações de supervisor e subordinado e configurar um fluxo de trabalho para as mensagens, para que estas sejam monitorizadas e revistas pelos supervisores depois de serem enviadas. O EHA proporciona os mecanismos seguintes de captura de mensagens para revisão:

  • Correspondência de palavras-chave/expressões em mensagens de correio electrónico, mensagens instantâneas e mensagens Bloomberg - o sistema de mensagens Bloomberg é uma ferramenta de comunicações padrão na comunidade dos mercados financeiros.

  • Amostragem aleatória de mensagens com base numa percentagem especificada.

  • Correspondência de palavras-chave e amostragem aleatória.

A sua organização pode criar dicionários personalizados para necessidades empresariais diferentes, incluir listas adicionais e adicionar palavras-chave para capturar mensagens correspondentes. Também é possível definir percentagens de amostragem diferentes para mensagens de correio electrónico, mensagens instantâneas e mensagens Bloomberg a enviar e a receber para utilizadores individuais. É ainda possível efectuar pesquisas de teste de conformidade, para ajudar a determinar se os critérios de amostragem propostos proporcionam os resultados esperados, ou efectuar uma pesquisa de conformidade específica.

 
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