Бизнес информационных технологийРасчет ценности информационно-технической инфраструктуры в правительстве

Асер Маамун (Acer Maamoun)

Демонстрация выгоды вложений в информационно-техническую инфраструктуру, включая оборудование и программное обеспечение, в правительственных организациях может быть непростым. Как и в прочих крупных организациях, менеджерам необходимо предъявлять экономические обоснования для любых дополнений и улучшений, которые будут состязаться со всеми прочими запросами на финансирование.

Поскольку существует много различных способов оформления экономических обоснований, руководителям по ИТ следует выбирать именно тот, который наиболее соответствует особой атмосфере их организации. Это также верно для правительственных организаций, как и для частных предприятий. Приведение информационных технологий в соответствие с другими деловыми приоритетами жизненно важно. В правительственном секторе отделы ИТ с успехом излагают экономические обоснования, используя концепцию общественной ценности в своем подходе к созданию портфелей проектов и предложений.

Создание экономического обоснования, демонстрирующего, как улучшение инфраструктуры ведет к повышению производительности или улучшению обслуживания, является сложным процессом. Давайте взглянем на некоторые решения по определению и измерению стоимости вложений в информационно-техническую инфраструктуру, которые сейчас принимаются реальными отделами ИТ правительственных организаций.

Оправдание вложений

Обычной жалобой в организациях и отделах ИТ является перегруженность запросами из множества различных областей бизнеса, каждый из которых является срочным. Новые инициативы обычно соответствуют нормативным требованиям или приоритетам долговременных целей конкретного отдела. Эти инициативы могут показаться случайным набором, но на деле они часто близко соответствуют работе для общества, которую стремится выполнять данный отдел.

С другой стороны, эксплуатационные затраты, распределяемые в соответствии с тем, сколько денег используется для поддержки отдельных операций отдела, могут скрыть стоимость (и ценность) функций, охватывающих все предприятие, или совместно используемых служб. В такой среде ценность вложений в новую инфраструктуру или улучшение существующей, влияющей все предприятие или непрямо соответствующей задачам конкретных отделов, иногда чрезвычайно сложно правильно оценить.

Как следствие, организация ИТ в целом часто затрудняется в поддержании корпоративного взгляда на информационные технологии, как он описан в документе Управления служб общего назначения (GSA) «Концепция архитектуры федеральных предприятий» (whitehouse.gov/omb/egov/a-1-fea.html). В такой среде трудноосуществима большая часть усилий по внедрению общего взгляда на архитектуру предприятия, единой модели создания экономических обоснований и процесса управления портфелями проектов с целью уравнивания шансов запросов на вложения в информационные технологии с другими запросами. Более эффективной моделью является поддержка портфеля работ по ИТ, чья ценность для общества дает наибольшую отдачу. Это требует выбора и строгого соблюдения общих критериев общественной ценности в процессе создания экономических обоснований, управления портфелями, реализации выгод и оценки.

Измерение ценности

Есть несколько проблем, связанных в вложениями в ИТ в масштабе всего предприятия. Во-первых, в плане выгод от повышения общественной ценности их влияние является относительно непрямым, но долговременным. Эти выгоды накапливаются, часто не в равной мере, разными частями организации, и их не всегда можно распознать заранее. Вдобавок, связанные с ними риски и затраты более заметны, чем менее видная и измеряемая общественная ценность.

Экономическое обоснование должно показывать, как вложения в инфраструктуру открывают путь для будущих вложений, равно как и для выполнения текущей работы. Существуют разные способы расчета этой ценности, каждый со своими достоинствами и недостатками и каждый с разным уровнем соответствия атмосфере и зрелости конкретной организации.

Математические Эти методы основаны на математических моделях возможных выгод. Один эффективный метод, именуемый методом реальных выборов, основан на финансовой теории. Он внедряет оценку будущих изменений и гибкости через прямую оценку права на то или иное действие по данной цене для данного промежутка времени (т.е. наличие реального выбора). Варианты выбора включают откладывание, расширение, поэтапное осуществление или отказ от вложений; изменение входящих и выходящих данных и разработку тестовых моделей.

Метод реальных выборов особенно подходит к случаям, когда решение о вложениях принимается с учетом будущих событий. В случае информационно-технической инфраструктуры в число таких событий могут входить: изменение нормативных требований либо требований рынка, или даже кризис вроде крупного отказа при эксплуатации.

Имитационные Анализ неопределенности основан на моделировании по методу Монте-Карло, в котором используются автоматизированные средства для расчета результатов альтернативных ситуаций, основанные на случайном выборе значений из данного диапазона и повторении процесса. Имитационная модель требует указания границ возможных значений (скажем, числа затрагиваемых рабочих станций, или ширины электронного канала) и распределения вероятностей для каждой переменной. Исходом имитации является спектр возможных результатов, позволяющий определить среднее значение выгод, а также затрат и рисков. Тщательный выбор переменных ценности и риска с целью отражение возможного влияния вложений в инфраструктуру позволяет поместить отдачу от этих вложений в общую перспективу.

Ситуационные Когда математические или имитационные модели непрактичны или не соответствуют атмосфере и возможностям организации, вместо них можно использовать методы, основанные на ситуациях. Беря в расчет посредническую деятельность или задачу, политические приоритеты и тенденции в ее окружении (включая развитие технологий), организация может разработать ограниченное число реалистичных ситуаций на следующие три-пять лет. В каждой ситуации следует уделять внимание исключительно демонстрации выгод от вложений в инфраструктуру.

В отличие от упражнений в долговременном планировании, ситуации не обязательно должны быть взаимоисключающими и могут быть снабжены оценочной вероятностью реализации. Ситуации могут брать в расчет будущие выборы, результаты политических дебатов и события на рынке ИТ, такие как покупка компаний или крупные сдвиги в стратегиях поставщиков.

Наихудшая возможная ситуация Эта версия ситуационного подхода используется, когда организация ИТ убеждена, что вложения срочно необходимы для преодоления будущих серьезных проблем в области бизнеса или выполняемых задач, либо для простого поддержания текущего уровня обслуживания. Если оставить проблемы инфраструктуры без внимания, они обострятся и потребуют еще больших усилий для исправления. Кто бы ни призывал к изменениям, он с большой вероятностью встретит сопротивление и с малой – должную оценку своих усилий. Такую ситуацию можно частично сгладить, уделив основное внимание на показателях и измерениях, относящихся к подвергшейся влиянию проблеме производительности – такой как время ответа на запросы и время ремонта. Эта информация должна быть широко доступна, чтобы заинтересованные лица были осведомлены о возможных изменениях производительности.

Модели наихудших возможных ситуаций намеренно подчеркивают последствия отсутствия вложений, уделяя основное внимание убыткам и повышению рисков. Этот подход следует использовать с большой осторожностью и лишь в действительно исключительных обстоятельствах. Постоянное его использование может создать впечатление, что организация ИТ пытается опрокинуть существующие процедуры управления вложениями, что приведет к конфликтам и рассогласованию целей, которых эти самые процедуры помогали избежать.

Выбор методологии планирования

На рис. 1 приведена сводка «за» и «против» каждого метода, а также подходящие для его применения обстоятельства. После того, как метод выбран, он должен последовательно использоваться всей организацией для обеспечения сравнимости.

Figure 1 Методики экономических обоснований

Эффективность любого из описанных подходов зависит от ряда факторов. Начать стоит с ответа на следующие вопросы. Насколько подход встроен в обязательные процедуры (такие, как планирование бюджета и капиталовложений) или совместим с ними? Является ли выбранное экономическое обоснование простым в использовании и способным продемонстрировать ценность вложений заинтересованным сторонам?

Организации должны добиваться баланса между выбором стоимостных показателей, которые удовлетворяют конкретное учреждение, и рекомендациями обеспечивать сравнимость между учреждениями. К тому же, возможность использования одинакового показателя оценки на протяжении всего цикла работы вложения, а не только при создании экономического обоснования, жизненно важна. Аналогичным образом, план должен быть полезен при различных типах вложений.

Как следствие, подход к определению ценности должен быть выбран и развит в тесной связи с представителями структуры управления организацией. Важно понять, что избранная концепция предоставляет эффективный способ донесения ценности проекта до внешних заинтересованных лиц. Это так же верно для корпоративных управленцев, как и для выборных должностных лиц или руководителей учреждений.

Дополнительные материалы

• Веб-трансляция: Информационные технологии как стратегически важный бизнес-актив
• Серия «Связи руководителя по ИТ»

Асер Маамун (Acer Maamoun) - консультант в области корпоративной стратегии, работающий на корпорацию Майкрософт. Он обладает более чем 18 годами опыта в областях стратегии развития информационных технологий и бизнес-ориентации.

© 2008 Корпорация Майкрософт и компания CMP Media, LLC. Все права защищены; полное или частичное воспроизведение без разрешения запрещено.