Создание плана файлов для управления записями в SharePoint Server 2010

  • Статья

 

Применимо к: SharePoint Server 2010

Последнее изменение раздела: 2016-11-30

План файлов является основным документом для планирования управления записям в SharePoint Server 2010. Несмотря на то, планы файлов различных организаций могут отличаться, они служат следующим общим целям:

  • Описание типов элементов, признаваемых записями в организации.

  • Описание более широкой категории записей, к которой принадлежат элементы.

  • Указание места хранения записей.

  • Описание периодов хранения записей.

  • Разграничение ответственности за управление различными типами записей.

В данной статье описывается содержимое плана файлов и способ создания плана файлов для своей организации. В ней также имеется ссылка на лист, на котором можно записать план файлов.

Содержание:

  • Идентификация разных типов записей

  • Составление плана файлов

  • Лист

Идентификация разных типов записей

Определение активных документов в организации, которые могут быть признаны записями, требует совместной работы ответственных за управление записями, юристов, контролеров и ответственных за управление контентом. Следует помнить, что, даже если предприятие не является предприятием строго контролируемой отрасли, существуют общие законы, которые могут обязывать предприятие хранить записи. Помимо торгового права следует также оценить законодательные требования, применяемые к организации.

В рамках данной статьи рассматриваются только общие принципы определения записей в организации. Вероятней всего, в вашей организации уже существует определенная система управления записями и большая часть ролей управления записями присутствуют, равно как таксономия записей уже может поддерживаться.

Как правило, для определения записей в организации необходимо придерживаться следующих принципов.

  1. Нужно понимать обязательства организации перед законом и ее бизнес-потребности.

  2. Следует совместно в рамках организации проанализировать использование активных документов.

  3. Необходимо составить список типов активных документов, которые должны стать записями. Например, в качестве записей для хранения можно определить:

    • Контракты на аренду офисных помещений.

    • Документы, имеющие отношение к вознаграждению сотрудников.

    • Документы, относящиеся к исследованию и разработке продуктов.

  4. Определяйте категории записей. Записи в одной категории часто имеют одинаковые периоды хранения и могут требовать дополнительной обработки различными способами.

Сохраняйте собранные сведения. Для этого можно использовать лист, упомянутый в разделе Лист. Сохраните тип записи, категорию таких записей и краткое описание типа записи.

Ниже приведен пример листа:

Тип записи Категория записей Описание

Планы льгот, планы страхования, пенсионные планы

Описания планов льгот

Описание всех планов льгот для сотрудников.

Платежные ведомости, сведения о дополнительных начислениях

Записи о начислении заработной платы

Сводки по отработанным часам, сверхурочным и выплаченное зарплате.

Счета поставщиков

Счета

Записи и товарах или услугах, приобретенных у поставщиков.

Опросы о продуктах, анкеты, обучающие материалы, учебные видеозаписи

Учебные материалы

Предоставление внутреннего и внешнего обучения.

Отгрузочные формы, отчеты об отгрузке

Записи по отгрузке

Документирование отгрузки материалов.

Пресс-релизы, газетные статьи

Пресс-релизы

Информация о связях с общественностью по продуктам и услугам.

Списки контактных лиц при чрезвычайных ситуациях, формы записи на план медицинского обслуживания, резюме, отчеты о состоянии льгот

Записи о персонале

Записи личных дел сотрудников и связанных действий с персонала.

Составление плана файлов

После выбора документов, которые требуется хранить в качестве записей, и создания набора категорий записей составьте план файлов путем задания дополнительных сведений о каждом типе записи. Укажите следующие сведения:

  • Срок хранения для каждого из типов записей.

  • Способ уничтожения записей по истечении срока их хранения.

  • Главное ответственное лицо за управление записями этого типа.

  • Носитель, на котором хранятся записи этого типа.

Ниже приведен образец готового плана файлов:

Записи Описание Носитель Категория записей Хранение Ликвидация Контактное лицо

Планы 401k

Описание плана льгот для сотрудников.

Веб-страницы

Планы льгот для сотрудников

X лет

Нет

Иван Федоров

Планы страхования

Описание плана страхования для сотрудников.

Бумажный

Планы льгот для сотрудников

X лет

Не используется

Олег Туманов

Пенсионные планы

Описание пенсионного плана для сотрудников.

Бумажный

Планы льгот для сотрудников

X лет

Не используется

Олег Туманов

Платежные ведомости

Сводки по отработанным часам, сверхурочным и выплаченным зарплатам.

Электронные документы

Записи о начислении заработной платы

X лет

Уничтожение

Олег Туманов

Сведения о дополнительных начислениях

Сводки по больничным, отпускам и другим случаям выплат, не входящих в заработную плату.

Электронные документы

Записи о начислении заработной платы

X лет

Уничтожение

Олег Туманов

Счета поставщиков

Записи и товарах или услугах, приобретенных у поставщиков.

Бумажный

Счета

X лет

Уничтожение

Владимир Егоров

Опросы по продуктам

Исследование удовлетворенности клиентов.

Веб-страницы

Материалы опросов

X лет

Архивация

Ольга Костерина

Анкеты

Анкеты для определения демографии клиентов.

Бумажный

Материалы опросов

X лет

Архивация

Ольга Костерина

Учебные материалы

Печатные учебные материалы.

Бумажный

Учебные материалы

X лет

Уничтожение

Ольга Костерина

Обучающие видеоролики

Обучающие видеоматериалы.

Видеоролики

Учебные материалы

X лет

Уничтожение

Ольга Костерина

Формы отгрузки

Конфигурация отгрузки материалов

Бумажный

Материалы для отгрузки

X лет

Уничтожение

Владимир Егоров

Отчеты по отгрузке

Документирование отгрузки материалов

Электронные таблицы

Материалы для отгрузки

X лет

Уничтожение

Владимир Егоров

Пресс-релизы

Информация о продуктах и услугах.

Электронные документы

Информация о связях с общественностью

X лет

Архивация

Ольга Костерина

Газетные статьи

Новости и продуктах и услугах.

Бумажный

Информация о связях с общественностью

X лет

Архивация

Ольга Костерина

Списки контактных лиц при чрезвычайных происшествиях

Данные о сотрудниках.

Электронные документы

Записи о персонале

X лет

Уничтожение

Олег Туманов

Формы записи на планы медицинского обслуживания

Формы заявлений сотрудников на планы медицинского страхования.

Электронные документы

Записи о персонале

X лет

Уничтожение

Олег Туманов

Резюме

Полученные резюме.

Смешанные

Записи о персонале

X лет

Уничтожение

Олег Туманов

Примечание

Выше представлен просто пример, который не является рекомендацией каких-либо определенных параметров плана файлов. Отсутствие указания периодов хранения лишний раз подтверждает, что это всего лишь образец, а не рекомендации по какой-либо политике управления записями.

Форма

Следующие таблицы в рамках этой статьи помогут при планировании развертывания