Анализ использования документа
Определив для контента заинтересованных лиц, соберите от них информацию, которая поможет при анализе методов использования документов в организации. Это важная часть процесса планирования, поскольку данный анализ помогает определить:
Какова структура библиотек документов.
Какие шаблоны сайтов использовать.
Сколько требуется сайтов.
Какие политики управления информацией применить к сайтам.
Какую топологию физического сервера необходимо применить в решении.
К информации, которую необходимо собрать, относится:
Тип документа, например записи исследования активов, обзор производительности сотрудников, внутренние поля памяти или спецификация продукта.
Цель каждого документа, например "предоставление клиентам рекомендаций по активам с прилагаемыми данными о поддержке".
Автор каждого типа документов (перечисляются роли, а не лица, например "финансовый аналитик", "специалист по управлению персоналом" или "руководитель проекта").
Формат документа. Если документ преобразован из одного формата в другой, запишите эту информацию.
Пользователи каждого типа документов, например "клиенты" или "участники групп".
Другие роли, применимые к жизненному циклу документа, например "технический рецензент" или "редактор копии".
Расположение документа, например "клиентский компьютер", "веб-сервер" или "сервер файлов". Обратите внимание, что на этот вопрос может быть несколько ответов, если, например, документ создан на клиентском компьютере, а затем опубликован на веб-сервере.
Как пользователи просматривают документ, например с веб-страницы или из общего файла.
| Действие листа |
|---|
Таблица "Анализ использования документов" (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73284&clcid=0x419) (на английском языке) предоставляется для записи анализа использования документов. Далее указаны примеры информации, которая может быть собрана и записана в таблицу из двух разных организаций корпорации. |
| Введите | Цель | Автор | Пользователь | Формат | Другие роли | Расположения |
|---|---|---|---|---|---|---|
Записи исследования активов |
Предоставляет надежным клиентам финансовые рекомендации по покупке и продаже акций |
Финансовый аналитик |
Клиент |
DOCX (для создания); PDF (для публикации) |
Рецензент (технический); рецензент (юридический); утверждающий; редактор копии; ответственный за ведение записей; администратор сайта |
|
Анализ Наличие разных форматов создания и опубликования требует преобразования формата. Большому количеству рецензентов требуется один или несколько рабочих процессов (бизнес-процессы, внедренные на сервер). Для четырех сайтов (разработки, тестирования, Интернета и хранилища записей) требуются механизмы переноса контента с одного сайта на другой. В связи с необходимостью архивировать контент в корпоративном хранилище данных и применением рекомендованных норм по публикации активов требуются наличие корпоративных политик и рекомендаций, например для аудита и хранения контента.
| Введите | Цель | Автор | Пользователь | Формат | Другие роли | Расположения |
|---|---|---|---|---|---|---|
Обзор производительности сотрудников |
Оценка производительности сотрудника — включая самостоятельную оценку и оценку руководителя |
Информационный работник, руководитель |
Руководители, специалисты по управлению персоналом |
DOC |
Рецензент (управление персоналом), рецензент (правовой), утверждающий (руководитель высшего звена), ответственный за ведение записей |
|
Анализ Двум авторам и нескольким рецензентам требуется один или несколько рабочих процессов. Документ перемещается с одного настольного компьютера на другой в качестве вложения в электронной почте, затем размещается на корпоративном веб-сервере (предположительно хорошо защищенном) и архивируется в хранилище записей. Конфиденциальность контента подразумевает, что на настольных компьютерах и серверах присутствуют службы управления правами на доступ к данным (IRM), дополняющие корпоративные политики и рекомендации (например, по аудиту), что обеспечивает конфиденциальность для сотрудников и правовое положение предприятия.
Форма
Для записи информации, которая рассмотрена в данной статье, используйте следующую таблицу:
- Таблица "Анализ использования документов" (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73284&clcid=0x419) (на английском языке)
Загрузить эту книгу
Для упрощения чтения и печати эта тема включена в следующую загружаемую книгу:
См. полный список доступных книг на веб-сайте Загружаемые материалы для Office SharePoint Server 2007.