Идентификация пользователей и анализ использования документов
Применимо к: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010
Последнее изменение раздела: 2016-11-30
Первым этапом планирования решения по управлению документами является определение пользователей и анализ использования документов. В этой статье представлено руководство по определению пользователей и анализу использования документов для решения на основе Microsoft SharePoint Server 2010.
Содержание:
Определение пользователей
Анализ использования документов
Листы
Определение пользователей
Чтобы определить ключевых заинтересованных лиц и участников решения по управлению документами, можно использовать опрос для сбора этих сведений. Например, опрос может содержать следующие вопросы:
Кто в организации создает документы?
Какие типы документов они создают?
Кто проверяет документы?
Кто изменяет документы?
Кто использует документы?
Кто утверждает публикацию документов?
Кто разрабатывает веб-сайты, служащие для размещения документов?
Кто определяет правила и политики для управления документами?
Кто управляет записями в организации?
Кто разворачивает и обслуживает серверы, где хранятся документы?
| Действие листа |
|---|
Каждый из этих вопросов может иметь множество ответов. Занесите сведения, собранные в ходе этого опроса, в таблицу "Участники управления документами" (Возможно, на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165871&clcid=0x419), как показано в следующем примере. |
Пример листа документов участника:
| Должность (положение) | Типы документов | Роль |
|---|---|---|
Финансовый аналитик Технический писатель |
Записи исследования активов Финансовая модель Веб-страница |
Автор |
Финансовый аналитик Руководитель |
Записи исследования активов Финансовая модель |
Проверяющий |
Технический редактор |
Записи исследования активов Веб-страница |
Редактор |
Клиент |
Записи исследования активов Финансовая модель Веб-страница |
Читатель |
Корпоративный юрист Руководитель |
Записи исследования активов Финансовая модель Веб-страница |
Утверждающий контент |
Администратор сервера |
Все |
ИТ-специалист |
Управляющий базами данных |
Все |
Специалист по базам данных |
Специалисты по соответствию требованиям |
Все |
Сотрудник юридической службы |
Управляющий записями |
Все |
Управляющий записями |
Управляющий сайтом |
Все |
Издатель контента |
Администратор сайта |
Все |
Проверяющий контент |
Определение заинтересованных лиц для контента позволит учесть в решении по управлению документами все стороны, а также разработать сайты и библиотеки документов, соответствующие требованиям и процессам организации.
Анализ использования документов
Определив для контента заинтересованных лиц, соберите от них информацию, которая поможет при анализе методов использования документов в организации. Это важная часть процесса планирования, поскольку данный анализ помогает определить:
Какой должна быть структура библиотек документов.
Какие шаблоны сайтов использовать.
Сколько требуется сайтов.
Какие политики управления информацией применить к сайтам.
Какую топологию физического сервера необходимо применить в решении.
К информации, которую необходимо собрать, относится:
Тип документа, например записи исследования активов, обзор производительности сотрудников, внутренние поля памяти или спецификация продукта.
Цель каждого документа, например "предоставление клиентам рекомендаций по активам с прилагаемыми данными о поддержке".
Автор каждого типа документа (полезно указать роль автора, например "финансовый аналитик" или "руководитель проекта", вместо отдельных имен).
Формат документа. Если документ нужно преобразовать из одного формата в другой в любой точке жизненного цикла, запишите эту информацию.
Пользователи каждого типа документов, например "клиенты" или "участники групп".
Другие роли, применимые к жизненному циклу документа, например "технический рецензент" или "редактор копии".
Расположение документа, например "клиентский компьютер", "веб-сервер" или "сервер файлов". Обратите внимание, что на этот вопрос может быть несколько ответов, если, например, документ создан на клиентском компьютере, а затем опубликован на веб-сервере.
Как пользователи просматривают документ, например с веб-страницы или из общего файла.
| Работа с листом |
|---|
Таблица "Анализ использования документов" (Возможно, на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0x419) предоставляется для записи анализа использования документов. Далее указаны примеры информации, которая может быть собрана и записана в таблицу из двух разных организаций корпорации. |
Пример листа использования документов:
| Введите | Цель | Автор | Пользователь | Формат | Другие роли | Расположения |
|---|---|---|---|---|---|---|
Записи исследования активов |
Предоставляет надежным клиентам финансовые рекомендации по покупке и продаже акций |
Финансовый аналитик |
Клиент |
DOCX (для создания), PDF (для публикации) |
Рецензент (технический), рецензент (юридический), утверждающий, редактор копии, ответственный за ведение записей, администратор сайта |
|
Анализ. Наличие разных форматов создания и опубликования требует преобразования формата. Большому количеству рецензентов требуется один или несколько рабочих процессов (бизнес-процессы, внедренные на сервер). Для четырех сайтов (разработки, тестирования, Интернета и хранилища записей) требуются механизмы переноса контента с одного сайта на другой. В связи с необходимостью архивировать контент в корпоративном хранилище данных и применением рекомендованных норм по публикации активов требуется наличие корпоративных политик и рекомендаций, например для аудита и хранения контента.
| Введите | Цель | Автор | Пользователь | Формат | Другие роли | Расположения |
|---|---|---|---|---|---|---|
Обзор производительности сотрудников |
Оценка производительности сотрудника, включая самостоятельную оценку и оценку руководителя |
Информационный работник, руководитель |
Руководители, специалисты по управлению персоналом |
DOC |
Рецензент (управление персоналом), рецензент (правовой), утверждающий (руководитель высшего звена), ответственный за ведение записей |
|
Анализ. Двум авторам и нескольким рецензентам требуется один или несколько рабочих процессов. Документ обрабатывается многими людьми, затем размещается на корпоративном веб-сервере (предположительно хорошо защищенном) и архивируется в хранилище записей. Конфиденциальность контента подразумевает, что на настольных компьютерах и серверах присутствуют службы управления правами на доступ к данным (IRM), дополняющие корпоративные политики и рекомендации (например, по аудиту), что обеспечивает конфиденциальность для сотрудников и правовое положение предприятия.
Таблицы
Для записи сведений, представленных в этой статье, используйте следующие таблицы: