Планирование контроля версий, утверждения контента и извлечения (SharePoint Server 2010)

Применимо к: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

Последнее изменение раздела: 2011-05-21

В этом разделе описано планирование использования системы создания версий, одобрения контента, а также функции выдачи документов в Microsoft SharePoint Server 2010 для управления версиями документов на протяжении всего жизненного цикла.

Содержание:

• Управление версиями, утверждение контента и извлечение

• Планирование управления версиями

• Планирование утверждения контента

• Планирование извлечения и возврата документов

• Таблица

Об управлении версиями, утверждении контента и извлечении

Microsoft SharePoint Server 2010 включает следующие компоненты, которые помогают управлять документами в библиотеке документов.

• Управление версиями — это способ нумерации и сохранения последовательных итераций документа.

• Утверждение контента — это способ, с помощью которого участники сайтов с разрешениями на утверждение управляют публикацией контента.

• Операции извлечения и возврата позволяют пользователю контролировать момент создания версии документа, а также создавать комментарии по изменениям, выполненным при возврате документа.

Настройка параметров для функций управления контентом, представленных в этой статье, производится в библиотеках документов. Чтобы эти параметры можно было использовать для нескольких библиотек в решении, можно создать шаблоны библиотек документов с параметрами для управления контентом. В этом случае в новых библиотеках будут отражены решения по управлению контентом.

Планирование контроля версий

Система управления версиями, используемая по умолчанию в библиотеке документов, зависит от выбранного шаблона семейства веб-сайтов. Однако, для библиотеки документов можно настроить систему управления версиями с учетом конкретных требований. Каждая библиотека документов может иметь собственную систему управления версиями, оптимально соответствующую хранящемуся в ней типу документов. В SharePoint Server 2010 доступно три варианта системы контроля версий.

• Без контроля версий   указывает, что предыдущие версии документов не сохраняются. Если управление версиями не используется, предыдущие версии документов извлечь невозможно; история документов также становится недоступной, поскольку не сохраняются примечания, сопровождающие каждую итерацию документа. Этот параметр следует включать в библиотеках документов с маловажным или неизменяемым контентом.

• Создать основные версии   указывает, что нумерованные версии документов сохраняются с помощью упрощенной схемы управления версиями (например 1, 2, 3). Чтобы держать под контролем дисковое пространство, можно обозначить, сколько предыдущих версий можно сохранять, отсчитывая назад начиная с текущей версии.

  Если включен параметр "Только основные версии" при каждом сохранении новой версии документа все пользователи с разрешениями на библиотеку документов смогут просматривать контент. Этот параметр следует использовать, когда не требуется различать черновые и опубликованные версии документов. Например, для библиотеки документов, которая используется рабочей группой организации, управление основными версиями будет оптимальным выбором, если всем членам группы требуется просматривать все итерации всех документов.

• Создать основные и вспомогательные (черновые) версии   указывает, что нумерованные версии документов хранятся с помощью схемы управления основными и вспомогательными версиями (например 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). Версии, оканчивающиеся на .0, являются основными, а версии, оканчивающиеся не на нуль, являются вспомогательными. Предыдущие основные и вспомогательные версии документов хранятся наряду с текущими. Чтобы держать под контролем дисковое пространство, можно обозначить, сколько предыдущих версий можно сохранять, начиная с текущей. Кроме того, можно указать количество сохраняемых основных версий, которые содержат вспомогательные версии. Например, если указать, что вспомогательные версии следует хранить для двух основных версий, а текущая версия 4.0, будут сохраняться все вспомогательные версии, начиная с 3.1.

  Если включен параметр "Основные и вспомогательные версии", все пользователи с разрешениями на чтение смогут просматривать основные версии документов. Можно также указать пользователей, которые могут просматривать версии. Обычно просмотр и работу со вспомогательными версиями следует разрешать пользователям, которые могут изменять элементы, а пользователей с разрешениями на чтение ограничивать просмотром только основных версий.

  Управление основными и вспомогательными версиями следует использовать, когда требуется различать опубликованный контент, который может просматривать аудитория, и проект контента, еще не готовый к публикации. Например в веб-сайте отдела кадров, где описаны корпоративные льготы и пособия, следует использовать управление основными и вспомогательными версиями, чтобы ограничить доступ сотрудников к описаниям льгот и пособий в ходе изменения этих описаний.

Планирование процедуры утверждения контента

Используйте утверждение контента для его легализации и контроля за предоставлением аудитории доступа к контенту. Например, компании, публикующей контент как один из ее продуктов или услуг, может понадобиться юридическая экспертиза и утверждение перед публикацией контента. Публикацию контента можно планировать в зависимости от состояния документа. Дополнительные сведения см. в разделе Планирование утверждения контента и расписания контента.

Проект документа, ожидающий утверждения содержимого, находится в режиме ожидания. После проверки утверждающим документа и утверждения содержимого документ становится доступен для просмотра пользователями сайта с разрешениями на чтение. Владелец библиотеки документов может включить утверждение содержимого для библиотеки документов и при необходимости связать рабочий процесс с библиотекой для выполнения процедуры утверждения.

Способы предоставления документов на утверждения зависят от параметров контроля версий, используемых в библиотеке документов:

• Без контроля версий   Если управление версиями не используется, и сохраняются изменения документа, он переходит в режим ожидания. Службы SharePoint Server 2010 сохраняют предыдущую версию документа, чтобы пользователи с разрешениями на чтение могли ее просмотреть. После утверждения отложенных изменений новая версия документа становится доступной для просмотра пользователями с разрешениями на чтение, а предыдущая версия не будет сохранена.

  Если в библиотеке не используется функция контроля версий, то при загрузке нового документа он добавляется в библиотеку в состоянии ожидания и не доступен для пользователей с разрешениями на чтение до момента его утверждения.

• Создать основные версии   Если используется управление основными версиями, и сохраняются изменения документа, документ переходит в состояние ожидания, а предыдущая основная версия документа становится доступной для просмотра пользователями с разрешениями на чтение. После утверждения изменений документа будет создана новая основная версия документа, которая станет доступной пользователям сайта с разрешениями на чтение, а предыдущая основная версия сохраняется в списке истории документа.

  Если в библиотеке используется функция контроля основных версий, то при загрузке нового документа он добавляется в библиотеку в состоянии ожидания и не доступен для пользователей с разрешениями на чтение до момента его утверждения в качестве версии 1.

• Создание основных и вспомогательных (черновых) версий   Если используется управление основными и вспомогательными версиями, и сохраняются изменения в документе, автор может сохранить новую вспомогательную версию документа в качестве проекта или создать новую вспомогательную версию, после чего документ перейдет в состояние ожидания. После утверждения изменений документа будет создана новая вспомогательная версия документа, которая станет доступной пользователям сайта с разрешениями на чтение. При управлении основными и вспомогательными версиями списке истории документа будут сохранятся как основные, так и вспомогательные версии документов.

  Если используется управление основными и вспомогательными версиями, а в библиотеку документов загружен новый документ, его можно добавить в библиотеку в состоянии проекта в качестве версии 0.1, или автор может сразу запросить утверждение, в таком случае документ перейдет в состояние ожидания.

Планирование операций извлечения и возврата

Можно обязать пользователей извлекать документы из библиотеки документов перед внесением в них изменений. Рекомендуется включить этот параметр. К числу преимуществ извлечения и возврата документов относятся:

• Более эффективный контроль времени создания версий документов. При извлечении документа автор может сохранить его, не выполняя операцию возврата. Другие пользователи библиотеки документов не смогут получить доступ к этим изменениям, и новая версия не создается. Новая версия (видимая остальным пользователям) создается только при выполнении операции возврата автором документа. Это дает автору большую гибкость и контроль.

• Более эффективный захват метаданных. При выполнении операции возврата документа автор может внести свои комментарии, описывающие внесенные в документ изменения. Это позволяет непрерывно вести запись истории изменений в документе.

Если для решения требуется извлечение и возвращение документов при их изменении, в клиентских приложениях Microsoft Office 2010 предусмотрены функции, поддерживающие эти действия. Пользователи могут извлекать документы, отменять извлечения и возвращать документы из клиентских приложений Office 2010.

При извлечении документа он сохраняется в пользовательской папке "Мои документы" в подпапке "Проекты SharePoint". Эта папка отображается клиентских приложениях Office 2010. Пока документ извлечен, пользователь может сохранять изменения только в этой локальной папке. Когда пользователь готов возвратить документ, он опять будет сохранен в исходном расположении на сервере.

При необходимости пользователи могут оставить на сервере извлеченные документы из клиентских приложений Office 2010, изменив для этого параметры изменения контента.

Форма

Следующая таблица позволит спланировать управление версиями, утверждение контента и извлечения документов:

• Таблица библиотек (Возможно, на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0x419)

See Also

Concepts

Планирование библиотеки документов (SharePoint Server 2010)