Планирование политики управления сведениями в SharePoint Server 2013

  • Статья

 

**Применимо к:**SharePoint Server 2013

**Последнее изменение раздела:**2017-07-19

Сводка: Сведения об использовании политик управления сведениями в SharePoint Server 2013.

Политика управления сведениями — это набор правил для типа контента. Каждое правило — это компонент политики. Например, компонент политики управления сведениями может указывать срок хранения контента или обеспечивать аудит документов. Политика управления сведениями позволяют определять, кто может получать доступ к данным организации, что они могут с ней делать и в течение какого срока информация должна храниться.

В этой статье

  • Политики управления сведениями и компоненты политики

  • Интеграция политики управления сведениями с приложениями Office

  • Компоненты политик, доступные в SharePointServer2013

  • Планирование политик документов

Политики управления сведениями и компоненты политики

Примечание

В этой статье термин политика означает политику управления сведениями, если не указано иначе.

Политики можно реализовать, чтобы упростить выполнение нормативных требований в организации, например для хранения записей. Так политика отдела кадров, которая позволяет обеспечить обработку записей сотрудников в соответствии с требованиями законодательства, может включать в себя следующие компоненты:

  • аудит для записи журнала редактирования и просмотра каждого документа, связанного с сотрудниками;

  • хранение контента, формируемого в процессе работы, в течение только необходимого времени;

  • Печать ограничения, чтобы убедиться, что конфиденциальные документы, связанного с сотрудниками печатаются только на безопасной принтеров. Обратите внимание на то, что это пример компонента пользовательскую политику, необходимо реализовать с помощью объектной модели SharePoint Server 2013 или полученный от поставщика программного обеспечения сторонних производителей.

Компоненты политики реализованы в качестве программы, которые запускаются на SharePoint Server 2013. Они могут быть включены и настроены администратором сервера и, если они включены, они может использоваться администраторами сайтов для определения политик. SharePoint Server 2013 включает в себя компоненты политики для управления содержимым. С помощью объектной модели SharePoint Server 2013, при проектировании и установить компоненты пользовательскую политику, уникальный предприятий.

Если организация использует Office клиентских приложений с SharePoint Server 2013, политики принудительно применяются на сервере и в клиентских приложениях. Для этого прозрачно; компоненты политик, которые применяются к документу, описаны в правила политики, связанные с этим документом и приложения, поддерживающие политики запрет выполнения задач, которые нарушают политики документов.

Для реализации политики свяжите ее с типами контента, библиотеками или списками сайтов.

Политику можно связать с библиотекой, списком или типом контента следующими способами.

  • Вы можете связать компоненты политики с политикой семейства веб-сайтов, а затем связать эту политику с типом контента, списком или библиотекой.   Сайт верхнего уровня семейства сайтов содержит коллекцию политик, в которой администраторы сайта верхнего уровня могут создавать новые политики. Создав политику семейства сайтов, вы можете экспортировать ее, чтобы администраторы других семейств сайтов могли импортировать их в свои коллекции политик. Это позволяет использовать стандартные политики во всей организации.

    Если политика семейства сайтов связана с типом контента, который связан со списком или библиотекой, их владелец не может изменить эту политику семейства сайтов. Так политики, назначенные типу контента, применяются на каждом уровне иерархии сайтов.

  • Вы можете связать набор компонентов политики с типом контента, а затем добавить его в один или несколько списков или библиотек.   Чтобы политика, созданная таким методом, использовалась во всем семействе сайтов, свяжите ее с типом контента в коллекции типов контента сайта в семействе сайтов верхнего уровня. После этого каждый элемент этого типа контента и всех наследуемых типов контента будут использовать данную политику. При использовании такого метода для связи политики с типом контента становится сложнее применять политики в других семействах сайтов, так как такие политики нельзя экспортировать.

    Примечание

    Чтобы более жестко контролировать политики, используемые в семействе сайтов, администраторы семейства могут отключить возможность задавать компоненты политики непосредственно в типе контента. В этом случае разработчики типов контента смогут связывать их только с политиками из коллекции политик семейства сайтов.

  • Вы можете связать набор компонентов политики напрямую со списком или библиотекой.   Этот метод можно использовать, только если список или библиотека не поддерживают множество типов контента. Такой способ создания политики полезен только для политик с узкой областью действия, которая применяется к одному списку или одной библиотеке.

    Примечание

    Чтобы более жестко контролировать политики, используемые в семействе сайтов, администраторы семейства могут отключить возможность задавать компоненты политики непосредственно в библиотеке. В этом случае разработчики типов контента смогут связывать библиотеки только с политиками из коллекции политик семейства сайтов.

Интеграция политики управления сведениями с приложениями Office

политики управления сведениями SharePoint Server 2013, предоставляемые в Office клиентских приложений. При настройке политики управления сведениями на сервере, можно написать правила политики, чтобы сообщить о политиках, которые применяются на документы информационных работников. К примеру правила политики могут указывать, что документа будут удалены в течение некоторого времени или содержащий конфиденциальных данных, который не удалось передать за пределами компании. Оператор может указывать имя контакта даже в том случае, если для информационных работников требуются дополнительные сведения о политике.

Настраиваемые компоненты можно интегрировать в Office клиентских приложений. Тем не менее необходимо реализовать поведения политики, которые должны быть доступны из Office клиентских приложений, и необходимо предоставить пользователям способ установки поведений на клиентских компьютерах с помощью механизмов, например, надстройки, чтобы сделать их доступными из Office клиентских приложений. Например при реализации функциональная возможность пользовательскую политику, которая ограничивает принтеры, которые могут использоваться для печати типа контента, необходимо предоставить настраиваемой надстройки для клиентских приложений Microsoft Office для установки ограничений из этих приложений.

Компоненты политик, доступные в SharePoint Server 2013

В этом разделе представлены компоненты политик, включенные в SharePoint Server 2013.

  • Хранение   Компонент политики "Хранение" позволяет определить этапы хранения и действие, которое выполняется в конце каждого этапа. Например, можно создать политику хранения из двух этапов для всех документов в определенной библиотеке, которая удаляет все предыдущие версии документа через год после его создания, а через пять лет объявляет документ архивным.

    Ниже перечислены действия, которые могут выполняться в конце этапа:

    • перемещение элемента в корзину;

    • окончательное удаление элемента;

    • перемещение элемента в другое расположение;

    • запуск рабочего процесса;

    • переход к следующему этапу;

    • объявление элемента как записи;

    • удаление всех предыдущих черновых версий элемента;

    • удаление всех предыдущих версий элемента.

  • Аудит   Компонент политики "Аудит" записывает в журнал события и операции, выполняемые с документами и элементами списков. Его можно настроить для записи в журнал следующих событий:

    • редактирование документа или элемента;

    • просмотр документа или элемента;

    • возврат и извлечение документа;

    • изменение разрешений для документа или элемента;

    • удаление документа или элемента.

  • Создание меток   Функции политики Маркировка указывает метку для связи с типом документа или элемента списка. Метки — это области текст с возможностью поиска, что SharePoint Server 2013 создает на основе свойства и форматирование, которые вы укажите. Например в Юридическая фирма документа, относящегося к юридическим данному включить метки, который содержит имена клиентов, номер обращения и адвокату, назначенный заключается в. Метки особенно полезны в распечатанных версий документов, чтобы отобразить свойства документа в печатной копии. Наряду с помощью меток для документов, можно связать элемент label с элементом списка и включить эту метку в представлениях списка.

    Примечание

    Компонент политики метки устарел и не должен использоваться в SharePoint Server 2013.

  • Штрихкод   Компонент политики "Штрихкод" позволяет отслеживать физические копии документа, создав уникальный идентификатор документа и вставив изображение штрихкода для идентификатора в документ. По умолчанию штрихкоды соответствуют распространенному стандарту Code 39 (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39), но вы можете использовать другие поставщики штрихкодов с помощью объектной модели политик.

Планирование политик документов

При планировании политик решения сначала определите соответствующие потребности для всей организации, а затем спроектируйте политики семейства сайтов для этих потребностей и добавьте их в коллекции политик всех требуемых семейств сайтов. Для этого может потребоваться запланировать настраиваемые компоненты политик. Обратите внимание, что если для политики требуются настраиваемые компоненты и ресурсы, их необходимо установить и включить во всех фермах серверов, в которых используется ваше решение.

Типичный пример политики для всей организации — это политика, направленная на реализацию рекомендаций по аудиту и спецификациям продуктов в разных подразделениях организации. Создается одна политика семейства сайтов, которая применяется ко всем спецификациям продуктов, чтобы их можно было согласованно проверять и хранить. После создания и проверки политики семейства сайтов она экспортируется в коллекции политик других семейства сайтов, в которых хранятся спецификации. Затем она связывается со всеми типами контента спецификаций продуктов в различных семействах сайтов, чтобы применить политику ко всем спецификациям.

See also

Планирование типов контента и рабочих процессов в SharePoint 2013
SharePoint 2013 для ИТ-специалистов