Создание и управление службой SharePoint

Ключ к успеху разработки ИТ-службы для поддержки Microsoft Office SharePoint Server 2007 — способность предприятия управлять этой службой, обеспечивая безопасное и выгодное выполнение бизнес-потребностей внутренних клиентов. В этой статье описаны типовые элементы IT-службы, в которой размещается Office SharePoint Server 2007, предлагаются ключевые показатели успеха управления службой Office SharePoint Server и даются примеры трехуровневой службы SharePoint.

• Что такое служба SharePoint?

• Элементы успешной службы

• Какие элементы службы SharePoint нуждаются в управлении?

• Создание нескольких служб

Что такое служба SharePoint?

Служба SharePoint представляет собой IT-службу с размещенными сайтами и порталами на базе продуктов и технологий SharePoint. В частности, служба предлагает следующее:

• Сайты и комплексные порталы, например, семейства сайтов, веб-приложения или фермы серверов

• Функции резервного копирования и восстановления

• Хранилище содержимого

• Поддержка личных настроек

• Безопасность

• Высокий уровень скорости и доступности

Элементы успешной службы

При планировании и внедрении службы Office SharePoint Server следует продумать следующие элементы, способствующие успеху управления:

• Форма и использование управляющей группы

  IT-службой, поддерживающей Office SharePoint Server, должна управлять группы, в которую входят, в частности, заинтересованные ответственные работники, руководители подразделения, влиятельные информационные работники, IT-менеджеры и технические специалисты. Группа должна следить за работой службы. В процессе работы она подбирает начальные предложения службы, определяет текущие политики службы и регулярно собирается для оценки результатов.

• Общение по поводу службы

  Разработанные политики управления необходимо донести до сотрудников предприятия. Создайте веб-сайт с описанием набора служб.

• Поощрение использования службы

  Отговаривайте пользователей от развертывания собственных серверов и поощряйте использовать службу. Изолированные серверы не всегда настраиваются в соответствии с политикой информационной безопасности и нормативными требованиями организации. Кроме того, пользователи, развернувшие собственные серверы, не всегда правильно выполняют резервное копирование или своевременно устанавливают пакеты обновлений программного обеспечения. Наконец, содержимое серверов, которыми не управляет служба, не всегда обходит корпоративная служба индексирования, а в результате образуются изолированные блоки содержимого.

• Создание нескольких служб

  Необходимо предложить набор служб, поддерживающих Office SharePoint Server. Например, одна из них может предлагать тысячи сайтов для совместной работы, а другая — поддерживать очень большие и важные сайты, например, порталы предприятия. Набор служб Office SharePoint Server позволяет применять уникальные правила управления на разных уровнях. Другое преимущество диапазона служб — возможность менять стоимость активов для организации в зависимости от уровня службы. Наконец, многоуровневая служба позволяет вводить службы в действие управляемым образом.

Какие элементы службы SharePoint нуждаются в управлении?

При разработке IT-служб с поддержкой Office SharePoint Server управляющая группа должна сформулировать пределы и политики, контролирующие следующие элементы служб:

• Шаблоны квот

  Шаблон квоты состоит из значений, определяющих количество данных, которые могут храниться в семействе сайтов. Кроме того, значение определяет предел, по достижении которого администратору семейства сайтов отправляется по электронной почте уведомление. Квоты можно связать с сайтами служб разных уровней для управления расширениемOffice SharePoint Server на предприятии. Кроме того, на каждом уровне можно установить максимальный размер загружаемых файлов.

• Самообслуживание

  Пользователям можно дать возможность создавать собственные веб-сайты верхнего уровня, посещая размещенные страницы и вводя данные о предполагаемом назначении сайтов. Затем можно будет предоставлять доступ к сайту на основе пользовательского рабочего процесса. На разных уровнях служб можно регулировать размер таких сайтов и их долговечность.

• Политика личной настройки

  Основное преимущество использования сайтов на основе Office SharePoint Server состоит в том, что владельцы могут их настраивать. Например, владелец сайта может изменить вид сайта или добавить функции, например, настраиваемую веб-часть или рабочий процесс. Тщательно продумайте количество допустимых и поддерживаемых на каждом уровне настроек. Например, служба, допускающая самостоятельное создание сайтов, может включать в себя тысячи сайтов с одним общим веб-приложением. В этом случае можно разрешить только настройки, поддерживаемые интерфейсом пользователя, например, добавление на страницы веб-частей. В службе, которая обеспечивает виртуальную или физическую изоляцию фермы серверов, например, сайте корпоративного портала, можно разрешить широкий диапазон настроек, например, настраиваемые обработчики событий и рабочие процессы. Полное описание поддерживаемых Office SharePoint Server 2007 настроек и рисков и преимуществ поддержки каждой настройки на каждом уровне службы см. в техническом документе SharePoint Products and Technologies customization policy (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92311&clcid=0x419) (на английском языке).

• Классификация актива

  Чтобы идентифицировать значение информации для организации, можно разработать и внедрить систему классификации сайтов и содержимого, поддерживаемого службой. Например, при использовании метаданных можно разделить содержимое по важности для бизнеса (высокая, средняя или низкая). Дальнейшие действия будут зависеть от классификации. Например, содержимое высокой ценности можно передавать только в шифрованном виде или требовать обязательного утверждения содержимого средней ценности перед публикацией или отображением на общедоступном веб-сайте

• Управление жизненным циклом

  Для службы необходимо создать рекомендации по жизненному циклу или средства для активных и неиспользуемых сайтов. Для службы нижнего уровня, например, можно внедрить механизм, позволяющий только владельцам создавать сайты, которые существуют шесть месяцев до того, как пользователю придется распространить запрос на этот сайт. Кроме того, можно внедрить средство, которое будет искать и удалять сайты, которые некоторое время не использовались. Также управление жизненным циклом подразумевает интеграцию службы с принятыми в организации средствами и процессами управления записями. Дополнительные сведения см. в разделе Планирование управления записями. См. Governance and manageability tools on CodePlex (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=114564&clcid=0x419) . Здесь содержится набор рекомендаций и примеров и средств управления, включая "средство управления жизненным циклом MS IT", призванное помочь специалистам по IT.

• Фирменная настройка и шаблоны

  Шаблон сайта — это набор сохраненных личных настроек определения сайта (дополнительные сведения см. в разделе Working with Site Templates and Definitions (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119099&clcid=0x419)). Можно настроить доступ к шаблонам, особенно на нижних уровнях службы, где владелец не может существенно настраивать сайт. Шаблоны сайтов позволяют выполнить фирменную настройку и использовать другие элементы, определяющие назначение сайта и связывающие его с предприятием.

• Защита данных

  Защиту данных обеспечивают такие функции, как резервное копирование и восстановление. Степень защиты можно менять в зависимости от уровня службы (на высоких уровнях может потребоваться смена владельца). На каждом уровне службы нужно спланировать частоту резервного копирования сайтов и гарантированное время отклика при восстановлении сайтов. Дополнительные сведения см. в разделе Планирование защиты и восстановления данных (Office SharePoint Server).

• Обучение

  Хорошо обученное сообщество пользователя облегчает работу отдела IT. Это сокращает количеств обращений в службу технической поддержки, способствует принятию изменений, помогает обеспечить правильное использование Office SharePoint Server и помогает пользователям понять свои обязанности при использовании службы Office SharePoint Server. На каждом уровне службы можно внедрить соответствующий обязательный уровень обучения. Даже на минимальном уровне у пользователей с правами администрирования сайта есть доступ ко многим функциям, влияющим на функции сайта. Интерактивное обучение таких пользователей, например, с помощью учебников, поможет им оптимально использовать сайт.

Создание нескольких служб

Пользователям корпоративной службы Office SharePoint Server потребуются сайты, для самых разнообразных целей, например:

• Краткосрочные, однонаправленные рабочие пространства для планирования событий

• Групповые сайты для совместной работы

• Порталы подразделений, через которые большие рабочие группы смогут управлять своими бизнес-процессами

• Корпоративные порталы для распространения сведений и предоставления услуг в масштабах организации

Подумайте о том, чтобы разделить службу Office SharePoint Server на несколько частей, соответствующих разнообразным потребностям предприятия. Каждый пользователь конкретной службы получит один и тот же уровень поддержки по одной и той же цене. Когда потребуются более сложные и дорогие решения, можно будет добавить для поддержки новые службы. Одно из преимуществ этого подхода — возможность внедрять по одной службе за раз, облегчая работу IT-персонала. Проработайте вместе с заинтересованными ответственными работниками, руководителями бизнес-подразделений и IT-менеджерами требования к каждому уровню службы и порядок их внедрения.

Следующая таблица иллюстрирует один из возможных подходов к созданию многоуровневого набора служб. Предположим, предложено три уровня службы. Обратите внимание, что приведенные значения не являются рекомендациями и даны только для примера:

Пример подхода к набору служб

Загрузите эту книгу

Этот раздел включен в следующую загружаемую книгу для удобства чтения и печати:

• Планирование сайтов и компонентов, Часть 1

Полный список доступных книг приведен в разделе Загружаемые материалы для Office SharePoint Server 2007.