Определение потребностей в бизнес-данных и бизнес-аналитике

Содержание:

• Бизнес-аналитика

• Планирование функций сервера Office SharePoint Server 2007 для бизнес-аналитики

• Планирование сценариев бизнес-данных

• Определение потребностей организации в бизнес-аналитике

• Таблицы

Сервер Microsoft Office SharePoint Server 2007 включает возможности бизнес-аналитики, способные помочь сохранить целостность данных в рамках всей организации, обеспечивая мощные сценарии поиска, объединения, анализа, обработки и совместного использования данных.

Функции бизнес-аналитики сервера Office SharePoint Server 2007 делают возможным централизованное управление и контроль общих ресурсов, к числу которых могут относиться отчеты, формы, документы, электронные таблицы и подключения к данным.

В качестве части процесса планирования изначального развертывания сервера Office SharePoint Server 2007 следует понять бизнес-аналитику и то, как она связанна с процессами и условиями организации. Это позволит выявить конкретные потребности организации в бизнес-аналитике и, зная эти потребности, определить, какие функции сервера Office SharePoint Server 2007 следует внедрить для улучшения со временем бизнес-процессов.

Бизнес-аналитика

Бизнес-аналитика, иногда называемая управлением эффективностью коммерческой деятельности, — это набор технологий, используемых для улучшения понимания бизнес-процессов и связанных с ними данных. Правильное использование бизнес-аналитики помогает организовать данные об организации так, чтобы они были полезными, позволяющими действовать на их основании и способными преобразовать лежащие в основе бизнес-процессы. Эти задачи выполняются посредством следующих процессов:

• Сбор данных: первым этапом построения бизнес-аналитики является создание и хранение данных, которые точно представляют происходящее в организации. Базы данных являются полезными только в том случае, если отслеживаемые с помощью них данные обеспечивают реальное представление о бизнес-процессах и бизнес-условиях. Бывает сложно определить, чего не хватает среди источников данных, чтобы можно было собрать дополнительные данные с целью улучшить бизнес-процессы.

• Превращение данных в полезную информацию: данные обычно представляются в виде совокупностей полей, которым соответствуют определенные значения. Сами по себе данные являются нейтральными и не являются по определению полезными. При использовании различных средств и бизнес-процессов для того, чтобы сделать данные полезными, создается информация. Одним из ключевых способов создания информации является создание представление данных, содержащее подмножество данных, полезное для одной или нескольких групп пользователей организации.

• Использование информации для передачи знаний: знания создаются при предоставлении пригодной для осуществления определенных действий информации лицам, которые имеют возможность эту информацию использовать. Владение перечнем данных, которые могут быть интересны определенной группе лиц, — это лучше, чем владение необработанными данными, но, фактически, это не дает возможности действовать. Позволяющая предпринимать определенные действия информация, которая является основой знаний в организации, создается путем индивидуализации информации, определения соответствующих аудиторий и групп, а также предоставления определенным лицам способа выполнения анализа данных и взаимодействия с ними.

• Превращение знаний в действие: в результате построения основы знаний своей организации специалисты по анализу начинают более эффективно действовать для достижения основных коммерческих целей, а руководители получают возможность выявлять возможности для улучшения и принимать на основе этих знаний решения, направленные на улучшение бизнес-процессов.

Бизнес-аналитика обеспечивает эффективный набор решений, соответствующих каждому из этих этапов, объединенных в единый процесс, позволяющий непрерывно совершенствовать бизнес-процессы. Начиная с данных, создается информация, которая способна помочь в достижении понимания процессов. Затем в отношении этой информации выполняются некоторые действия, чтобы создать базу знаний и обновить информацию, при этом также изменяя бизнес-процессы. Эти изменения приводят к созданию новых данных и информации, которые можно использовать для углубления знаний и дальнейшего изменения бизнес-процессов в будущем.

Бизнес-аналитика включает несколько стратегий и методик, разработанных для совершенствования бизнес-процессов:

• Интеграция данных: включает хранение и организацию хранения данных, их интеллектуальный анализ и консолидацию. Интеграция данных включает сбор информации из различных структурированных и неструктурированных источников, а также ее объединение в один источник данных, который можно использовать для создания осмысленной информации с помощью средств бизнес-аналитики организации. Представление информации позволяет пользователям обращаться к источникам данных с запросами и находить пригодную для использования информацию, которую можно анализировать применительно к бизнес-целям, и обеспечивает при этом безопасность и целостность данных в рабочей области для совместной работы.

• Представление информации: включает обнаружение, визуальное представление, анализ информации, а также возможность совместной работы.

• Формирование отчетов: включает использование систем показателей и других средств, применяемых для сравнения информации из нескольких бизнес-процессов. Средства формирования отчетов, например, системы показателей, позволяют специалистам по анализу оценивать информацию и действовать в соответствии с ней, тем самым создавая базу знаний своей организации.

Каждая из этих стратегий соответствует весьма важному этапу коммерческой деятельности. Использование всех этих методик в совокупности создает увеличивающие знания положительные контуры обратной связи, которые со временем могут быть использованы для совершенствования организации, а также ее бизнес-процессов и связанных с ними данных.

Планирование функций сервера Office SharePoint Server 2007 для бизнес-аналитики

Сервер Office SharePoint Server 2007 включает множество средств, позволяющих отображать информацию и создавать знания организации. Для повышения пригодности данных для использования и обеспечения специалистам организации по анализу возможности выполнять с полученной на основе этих данных информацией какие-либо действия, можно воспользоваться функциями индивидуализации определения направленности данных сервера Office SharePoint Server 2007. Также можно обобщать контент различных источников и с помощью функций поиска более легко находить его. Сервер Office SharePoint Server 2007 дополняет эти функции набором важных для бизнес-аналитики функций.

В их число входят:

• функции интеграции данных, например, библиотеки подключений к данным, каталог бизнес-данных и списки бизнес-данных;

• функции представления информации и формирования отчетов, например, отчеты, ключевые показатели производительности (KPI) и панели мониторинга.

Планирование функций интеграции данных сервера Office SharePoint Server 2007

Организация хранения и интеллектуальный анализ данных — это методики сбора полезной информации из существующих источников данных. Для решений бизнес-аналитики часто используются средства OLAP (online analytical processing — интерактивная аналитическая обработка) с целью обеспечения имеющих смысл данных и раскрытия лежащих в основе схем, которые иначе могут быть неочевидными. Сервером Office SharePoint Server 2007 используются службы анализа сервера Microsoft SQL Server 2005. Средства OLAP и службы анализа сервера SQL Server 2005 являются предпочтительными в случае больших источников, содержащих относительно стабильные и неизменяющиеся данные. Затем эти данные используются для создания информации в процессах, которые изменяются быстрее.

Сервер Office SharePoint Server 2007 может также использовать данные из других коммерческих приложений, называемых бизнес-приложениями. Хотя они и не являются частью основных функциональных возможностей бизнес-аналитики, данные этих приложений могут отображаться и анализироваться аналогично данным, находящимся в библиотеках подключений к данным, обеспечивая целостное представление всех бизнес-данных организации. Бизнес-приложения управляют данными о людях и коммерческих операциях и имеют широкое применение в крупных организациях и предприятия. Примерами бизнес-приложений могут служить:

• SAP Business Information Warehouse или mySAP ERP;

• приложения Siebel eBusiness;

• решения Attunity Legacy Data Access;

• Microsoft BizTalk Server.

Эти приложения регистрируются в каталоге бизнес-данных. Данные из каталога бизнес-данных используются сервером Office SharePoint Server 2007 для создания дополнительных видов информации для специалистов по анализу организации. Эта информация может быть легко интегрирована с другими функциями семейств сайтов Office SharePoint Server 2007.

Консолидация данных — это процесс группировки данных имеющим смысл образом, чтобы они были полезными. Основными функциями консолидации данных сервера Office SharePoint Server 2007 являются библиотеки подключений к данным, профили бизнес-данных и списки бизнес-данных.

Библиотека подключений к данным — это библиотека подключений к источникам данных, которые могут анализироваться с помощью служб SQL Server 2005 Analysis Services. Это позволяет осуществлять анализ и отображение данных с помощью функций бизнес-аналитики сервера Office SharePoint Server 2007. Библиотеки подключений к данным включают ссылки на источники данных, например, кубы служб SQL Server 2005 Analysis Services, которые имеют отношение к конкретному сайту или семейству сайтов.

Профили бизнес-данных — это списки свойств, связанных с типами бизнес-данных бизнес-приложений, зарегистрированными в каталоге бизнес-данных. Каждый профиль бизнес-данных является имеющей смысл консолидацией соответствующих данных, позволяющих ключевым бизнес-процессам создать пригодную для использования информацию для пользователей организации. Например, можно иметь профиль бизнес-данных для клиентов, в котором отслеживаются номера телефонов, адреса, адреса электронной почты и места нахождения каждого клиента.

Списки бизнес-данных — это списки SharePoint, которые извлекают один или несколько столбцов из данных одного или нескольких бизнес-приложений. Каждый список содержит совокупность элементов с несколькими столбцами, представляющими свойства каждого из них. Списки могут содержать информацию, аналогичную содержащейся в профилях бизнес-данных. Также существует возможность создавать списки ключевых индикаторов производительности, являющиеся еще одной важной функцией бизнес-аналитики.

Планирование функций представления информации и формирования отчетов сервера Office SharePoint Server 2007

После того как данные консолидированы в имеющей смысл форме, дополнительные средства бизнес-аналитики позволяют специалистам по анализу обращаться с запросами и анализировать полученную в результате информацию и действовать на ее основании настолько быстро и эффективно, насколько это возможно.

Бизнес-данные можно запрашивать с помощью функций бизнес-данных поиска по серверу Office SharePoint Server 2007. Для этого приложения регистрируются в каталоге бизнес-данных и затем выполняется обход источников контента для этих приложений. После этого выбранное администраторами для каталога бизнес-данных подмножество данных становится доступным для выполнения администраторами поиска с целью сопоставления с управляемыми свойствами, которые влияют на результаты запросов поиска.

Пользователи организации могут осуществлять поиск бизнес-данных и получать имеющие смысл и полезные результаты. Например, администратор каталога бизнес-данных регистрирует приложение управления сбытом и выбирает типы бизнес-данных для клиентов, товарных рядов и торговых партнеров, а также выбирает для профилей бизнес-данных, связанных с этими типами бизнес-данных, свойства. Затем отвечающий за функцию поиска администратор поставщика общих служб создает для приложения источник контента. После обхода контента отвечающий за функцию поиска администратор поставщика общих служб сопоставляет выбранные из полученных в результате обхода свойства с управляемыми свойствами, используемыми системой во время обработки запросов поиска. Выполняющие поиск клиента по имени клиента, его местонахождению или адресу пользователи с большей вероятностью найдут нужного клиента, если имя, местонахождение и адрес клиента будут являться управляемыми свойствами. Эти управляемые свойства могут также использоваться для создания областей поиска.

Бизнес-данные можно анализировать, представляя их в пределах сайтов семейства. Бизнес-данные, хранящиеся в виде информации в списках или профилях бизнес-данных в каталоге бизнес-данных, могут использоваться в нескольких технологиях, предназначенных для выполнения анализа информации, чтобы специалисты по анализу могли действовать на основании этой информации и создавать значения.

Например, можно создать ключевые индикаторы производительности, рассчитывающие значение из диапазона данных и сравнивающие эти данные с целевым значением, чтобы определить производительность основных бизнес-процессов. Анализируя список связанных между собой ключевых показателей производительности, можно увидеть, как взаимодействуют различные бизнес-процессы.

Также можно создать отчеты, которые с помощью свойств из каталога бизнес данных принимают ключевые индикаторы производительности или списки бизнес-данных и выводят на экран эту информацию с взаимосвязанной информацией SharePoint, например, документами или рабочими областями.

Панели мониторинга отображают несколько веб-частей бизнес-данных для различных источников данных и бизнес-процессов в одном месте. Расположенные на панелях мониторинга веб-части подключены к фильтрам, с помощью которых владелец панелей мониторинга может ограничивать область представляемых данных для всех веб-частей. Пользователи могут применить один или несколько фильтров, чтобы выполнить анализ данных наиболее подходящим для каждого человека способом. В пределах панелей мониторинга пользователи организации могут также использовать службы Служба вычислений Excel и веб-части веб-клиента Excel для просмотра источников данных и их фильтрации на основе одного или нескольких столбцов из каждой рабочей книги.

Каждое из этих средств анализа создает более пригодную для осуществления действий информацию. Для завершения цикла бизнес-аналитики существует несколько обеспечиваемых сервером Office SharePoint Server 2007 методов для осуществления действий на основе информации непосредственно после выполнения анализа данных. В случае использования приложения Microsoft Office Excel 2007 и при наличии соответствующих разрешений можно запустить клиента Office Excel 2007, чтобы непосредственно изменять лежащую в основе рабочую книгу. Можно добавить действия с бизнес-данными, которые будут показаны в результатах поиска, профиль бизнес-данных, отчеты и панели мониторинга, которые непосредственно связаны с информацией, содержащейся в каждом из этих вариантов представления информации. Существует возможность изменять профили бизнес-данных по мере сбора новой информацию о предприятии. Специалисты организации по анализу могут действовать на основании информации, как только будут ее видеть, немедленно реагируя для повышения производительности. Они также могут определять лежащие в основе схемы бизнес-процессов, и использовать их для улучшения процессов, сбора данных и представления информации.

Планирование сценариев бизнес-данных

Функции бизнес-аналитики реализуются в качестве части более крупных сценариев бизнес-данных. Эти сценарии могут быть определены несколькими способами, в том числе:

• В соответствии с назначением организации и семейства сайтов, использующего бизнес-данные;

• в соответствии с конкретными бизнес-процессами в рамках более крупного сценария организации;

• в соответствии с требованиями к инфраструктуре, развертыванию и безопасности для информационных технологий.

Планирование сценариев на основе цели

Примерами сценариев на основе назначения организации и семейства сайтов являются:

• Центр обработки вызовов: найдите в базе данных запросов службы поддержки пользователей сайта центра поиска открытые запросы службы поддержки пользователей, обновите их с помощью форм служб InfoPath Forms Services, связанных с бизнес-действиями, и просмотрите рабочие показатели обслуживающих клиентов техников, воспользовавшись ключевыми индикаторами производительности.

• Записи сотрудников и индивидуализация: предоставление работникам целевых данных на сайтах портала на основе их свойств в системах Siebel или SAP и обеспечение им возможности обновлять свою информацию с помощью форм на основе веб-технологий.

• Интерфейс для клиентов: для предоставления клиентам возможности настраивать информацию своей учетной записи, обновлять информацию о своих страховых требованиях или заполнять государственные формы используйте основанные на веб-технологиях формы служб InfoPath Forms Services.

Эти типы сценариев могут быть полезны в процессе планирования потребностей структуры сайтов в бизнес-аналитике.

Потребности в бизнес-аналитике могут быть намного более разнообразными, чем показано с помощью этих примеров, и каждая организация является уникальной. Для той или иной организации целесообразно определить соответствующий широкий сценарий, прежде чем начинать конкретное планирование, чтобы выполнить развертывание решения для этого сценария. Для каждого семейства сайтов организации определите те, которыми используются бизнес-приложения, и определите, какие приложения занимают центральное положение в плане цели каждого из семейств сайтов. Рассматривайте функции, которые будут использоваться, в целом.

Планирование сценариев на основе процессов

Примерами сценариев на основе более целенаправленных бизнес-процессов в составе структуры бизнес-данных и бизнес-аналитики большего размера являются:

• Упреждающий анализ: показ дополнительных элементов, которые могут представлять интерес для приобретающих отображаемый элемент лиц. Например, на экран могут выводиться дополнительные продукты, созданные тем же лицом или организацией.

• Перекрестные продажи: предложение услуг или товаров по сниженной цене в связи с приобретением чего-либо. Например, предложение какого-то элемента бесплатно при покупке двух аналогичных элементов.

• Интеллектуальный анализ данных: поиск и использование скрытых данных. Построение поведенческих моделей на основе отслеживаемой информации. Например, поиск случаев доступа с помощью карты-ключа по времени суток, дате, зданию или событию для определения схем движения.

• Прогнозирование продаж: изучение состояние текущих счетов или характеристик клиентов и внесение корректировок на основе поступающих в текущий момент данных.

• Утверждение заказов на поставку: проверка текущего состояния бюджета и иных данных перед утверждением сгенерированного рабочим процессом заказа на поставку.

Можно определить аналогичные сценарии для различных совокупностей бизнес-процессов организации. Затем можно спланировать конкретные функции, необходимые для реализации каждой совокупности бизнес-процессов.

Также следует уделить внимание планированию инфраструктуры, системы безопасности и иным связанным с информационными технологиями вопросам. На бизнес-сценарии и планирование бизнес-процессов в составе каждого определенного сценария оказывает влияние среда, в которой выполняется развертывание, следовательно, аналогичные общие сценарии, имеющие различные сценарии развертывания, планируются по-разному.

Эти типы сценариев целесообразно рассматривать в случае направления усилий на планирование бизнес-аналитики и при желании определить соответствующую сферу действия определенного решения бизнес-аналитики.

Планирование сценариев на основе информационных технологий

Примерами сценариев на основе соображений в отношении развертывания и безопасности являются:

• Семейство сайтов кадровой службы: один источник, один клиент. Администратор приложений использует функции бизнес-данных для построения семейства сайтов, отображающего данные о кадрах, находящиеся в хранилище. Данные этого семейства сайтов являются секретными и отображаются только на этом семействе сайтов.

• Отчеты о расходах между сайтов и семейств сайтов: один источник, много клиентов. Владельцы сайтов групп хотят обеспечить членам своих групп возможность выводить на экран список ожидающих рассмотрения отчетов о расходах для членов. Отдельные лица хотят иметь на главных страницах своих личных сайтов веб-часть "Мои отчеты о расходах". Данные о расходах претерпевают частые изменения, поэтому данные извлекаются из системы SAP путем регистрации приложения в каталоге бизнес-данных и затем используются на различных сайтах.

• Базы данных о касающихся продуктов вопросах: много источников, много клиентов. Владельцы сайтов групп хотят иметь передаваемые в режиме реального времени обслуживающим базы данных о касающихся продуктов вопросах приложением данные на сайтах своих групп. Для различных продуктов и групп существует множество баз данных.

• Данные о касающихся продуктов вопросах предоставляются внешнему партнеру: коммерческий партнер использует экстрасеть, имеющую доступ к вопросам, касающимся какого-либо подмножества продуктов.

Эти типы сценариев целесообразно рассматривать при планировании архитектуры и развертывания решения бизнес-аналитики.

Независимо от существующих соображений в отношении развертывания члены групп планирования должны учитывать каждый бизнес-сценарий и каждую функцию в контексте поддерживающей инфраструктуры организации.

Определение потребностей организации в бизнес-аналитике

Один или несколько из описанных выше сценариев могут существовать в любой организации, в которой осуществляется развертывание сервера Office SharePoint Server 2007. В ходе планирования бизнес-данных и бизнес-аналитики следует рассмотреть применимые к организации сценарии и затем выбрать подлежащие использованию функции сервера Office SharePoint Server 2007, соответствующие этим сценариям.

Сценарии строятся вокруг определенных бизнес-процессов, каждый из которых строится на основе одного или нескольких источников данных. Эти источники используются функциями, которые представляют эти данные в виде информации специалистам по анализу. Потребности в бизнес-аналитики для каждого бизнес-процесса соответствуют существенным этапам бизнес-аналитики. Существенными этапами бизнес-аналитики являются:

1. Подключение к источникам бизнес-данных и получение данных.

2. Представление бизнес-данных в виде информации.

3. Формирование запросов и анализ данных.

4. Осуществление действий на основании данных.

Соответствующими этапами планирования функций являются:

1. Планирование бизнес-приложений и каталога бизнес-данных, а также баз данных SQL Server.

2. Планирование профилей и списков бизнес-данных.

3. Планирование поиска бизнес-данных, ключевых индикаторов производительности и отчетов.

4. Планирование панелей мониторинга, сайта центра отчетов и действий с бизнес-данными.

Если в процессе планирования первоначального развертывания функций бизнес-аналитики сервера Office SharePoint Server 2007 эти моменты будут учтены, то вероятность создания решения бизнес-аналитики, обеспечивающего достижение поставленных целей, значительно возрастет.

Таблицы

Для определения потребностей в бизнес-данных и бизнес-аналитике используйте следующие таблицы:

• Таблица "Бизнес-данные" (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0x419) (на английском языке)

• Таблица "Создание узла" (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0x419) (на английском языке)

Загрузка этой книги

Для упрощения чтения и печати эта тема включена в следующую загружаемую книгу:

• Планирование сайтов и компонентов, часть1

См. полный список доступных книг на веб-сайте Загружаемые книги для Office SharePoint Server 2007.