Планирование входящей электронной почты (Office SharePoint Server)

Содержание:

• Входящая электронная почта

• Основные решения, принимаемые при планировании входящей электронной почты

• Параметры конфигурации и режим настройки

• Перед настройкой входящей электронной почты

• Планирование службы управления каталогом Microsoft SharePoint

• Таблица

Входящая электронная почта

Входящая электронная почта — это функция сервера Microsoft Office SharePoint Server 2007, позволяющая сайтам SharePoint принимать и сохранять сообщения и вложения электронной почты в списки и библиотеки. С помощью этой новой функции участники групп пользователей могут сохранять электронные сообщения, отправляемые ими другим участникам своих групп, не открывая сайт SharePoint и не загружая отправленное в электронном сообщении содержимое. Это возможно, поскольку большинству типов списков и библиотек можно назначить уникальный адрес электронной почты.

Эта статья должна помочь администраторам серверов и ферм проанализировать разного рода решения, которые им предстоит принять перед развертыванием функции входящей электронной почты в своей компании.

Основные решения, принимаемые при планировании входящей электронной почты

В ходе планирования входящей электронной почты вам предстоит принять несколько основных решений. К числу таких решений относятся:

• принимать ли электронную почту со всех почтовых серверов или только с защищенных;

• использовать ли службу управления списками рассылки для создания списков и контактов рассылки от сайтов SharePoint;

• указывать ли папку, которая будет проверяться системой на наличие входящих электронных сообщений;

• назначать ли адрес почтового сервера, который будет отображаться на веб-страницах при создании пользователями адреса входящей электронной почты для сайта, списка или группы.

Для реализации некоторых сценариев (например, использования службы управления каталогом) требуется один или несколько специалистов подразделения ИТ. Однако реализация базового сценария входящей электронной почты возможна, даже если в компании нет персонала ИТ.

Базовый сценарий

Если в организации отсутствуют специалисты ИТ, то можно включить базовый сценарий входящей электронной почты, установив службу протокола SMTP на сервере, где запущены службы Office SharePoint Server 2007, и включив входящую электронную почту с помощью режима автоматической настройки со всеми параметрами по умолчанию. По этому сценарию электронная почта поступает непосредственно на ваш SMTP-сервер, а сервер Office SharePoint Server 2007 периодически проверяет наличие электронных сообщений в используемой по умолчанию папке для размещения электронных сообщений, которая настаивается автоматически службой SMTP.

Выбор режима автоматической настройки и установка всех параметров по умолчанию — это простейший способ включения входящей электронной почты, поскольку все параметры конфигурации будут назначены автоматически, а значит для этого не требуется большого опыта. Для многих компаний такая настройка полностью удовлетворяет их нуждам.

Включить базовый сценарий электронной почты можно выполнив следующие шаги:

1. Администратор сервера использует мастер компонентов Windows для установки компонента служб электронной почты на сервере, который будет получать входящую электронную почту. Это позволяет установить и запустить службу SMTP на сервере.

2. Администратор фермы включает входящую электронную почту с помощью режима автоматической настройки, приняв все значения по умолчанию.

3. Администратор семейства сайтов включает функцию входящей электронной почты для библиотек и списков, в которых будут храниться входящие электронные сообщения, и назначает каждой библиотеке и списку уникальный электронный адрес в формате адрес@SMTPserveraddress. Например, sharedfiles@SMTPserver.contoso.com.

При отправке пользователями сообщений электронной почты на адрес списка или библиотеки сервер Office SharePoint Server 2007 обнаруживает, что поступило новое сообщение электронной почты и отправляет его в соответствующий список или библиотеку в зависимости от адреса электронной почты.

Сценарии с улучшенными возможностями

Для более опытных администраторов доступны дополнительные возможности, некоторые из которых требуют большей компетентности для реализации, чем выбор базового сценария, где все параметры устанавливаются по умолчанию. В этом разделе представлены следующие параметры конфигурации:

• Безопасный почтовый сервер

• Папка для размещения сообщений

• Служба управления каталогом Microsoft SharePoint

• Отображаемый адрес сервера входящих сообщений электронной почты

Безопасный почтовый сервер

Можно настроить сервер Office SharePoint Server 2007 на прием электронных сообщений с любого почтового сервера или только тех электронных сообщений, которые поступили через приложение безопасного почтового сервера, например, Microsoft Exchange Server.

Чтобы включить этот параметр, специалист ИТ должен настроить маршрутизацию электронной почты через безопасный почтовый сервер. Параметр доступен только в автоматическом режиме.

Маршрутизация электронной почты через безопасный почтовый сервер имеет следующие преимущества:

• Проверка подлинности пользователя   Служба SMTP не может проверить подлинность пользователей, которые отправляют электронные сообщения в ваш сайт, а Exchange Server может. Администратор сервера может использовать веб-сайт центра администрирования SharePoint, чтобы назначить системе прием электронной почты от прошедших проверку, только если она отправляется через Exchange Server.

• Фильтрация нежелательной почты.   Сервер Exchange Server обеспечивает фильтрацию нежелательной почты, удаляя нежелательные рекламные сообщения перед их доставкой по адресу назначения, в данном случае на сервер, где запущены службы Office SharePoint Server 2007. Кроме того, можно сократить количество нежелательной почты, если разрешить участникам сайта группы пользователей архивацию электронной почты только в списках, для которых участникам данной группы предоставлены разрешения выполнять запись.

• Защита от вирусов   Exchange Server обеспечивает защиту от вирусов для поступающей через него электронной почты.

Папка для размещения сообщений

Можно указать место, откуда сервер Office SharePoint Server 2007 будет извлекать входящую электронную почту. Преимущество использования этого параметра заключается в том, что он позволяет серверу Office SharePoint Server 2007 извлекать входящие сообщения электронной почты из сетевой папки на другом сервере. Однако это не рекомендуется, поскольку сервер Office SharePoint Server 2007 не сможет обнаружить изменения настроек на удаленном почтовом сервере, который доставляет электронную почту в папку входящей почты. Следовательно, если администратор отменит доставку почтовым сервером электронной почты в эту папку, то сервер Office SharePoint Server 2007 не сможет обнаружить изменение настройки, а значит, не сможет извлечь файлы из нового местоположения.

Кроме того, для получения электронной почты можно использовать службу SMTP и указать папку, куда будут поступать электронные сообщения, вместо установки параметров по умолчанию для службы SMTP. Это необходимо для случаев, когда папка по умолчанию полностью или почти заполнена.

Служба управления каталогом Microsoft SharePoint

Служба управления каталогом Microsoft SharePoint соединяет сайты SharePoint с пользовательским каталогом компании, обеспечивая расширенные возможности электронной почты. Преимущество использования этой службы заключается в том, что она позволяет пользователям создавать и управлять группами рассылки сообщений из сайтов SharePoint. Кроме того, эта служба создает контакты в пользовательском каталоге компании, чтобы пользователи могли находить списки SharePoint, поддерживающие почту, в своих адресных книгах.

Стандартный сценарий управления каталогом предусматривает следующие шаги:

1. Администратор семейства сайтов создает новую группу SharePoint.

2. Администратор решает создать список рассылки, чтобы связать его с группой SharePoint, и назначает ему адрес электронной почты.

3. Со временем администратор может добавить или удалить пользователей из группы SharePoint. При добавлении и удалении пользователей из группы, служба управления каталогом SharePoint автоматически добавляет и удаляет их из списка рассылки, который хранится в службе каталога Active Directory. Поскольку списки рассылки связаны с определенной группой SharePoint, этот список рассылки доступен всем членам группы SharePoint.

4. Поскольку используется служба управления каталогом SharePoint, электронные адреса создаются для досок обсуждений и календарей в сайтах команды автоматически по умолчанию и добавляются в список рассылки команды. Электронные адреса для этих двух списков по умолчанию будут представлены в следующем формате: GroupAddress.discussions и GroupAddress.calendar.

5. Если включить адреса электронной почты для доски обсуждений и календаря в список рассылки, вся электронная почта и приглашения на собрания, отправляемые по этому списку рассылки, будут подвергаться архивации в сайте команды.

Дополнительные сведения о планировании службы управления каталогом SharePoint см. далее в разделе "Планирование службы управления каталогом Microsoft SharePoint".

Отображаемый адрес сервера входящих сообщений электронной почты

Администраторы могут назначить адрес почтового сервера, который будет отображаться на веб-страницах при создании пользователями адреса входящей электронной почты для сайта, списка или группы. Этот параметр часто используется вместе со службой управления каталогом Microsoft SharePoint для получения более удобного адреса почтового сервера.

Параметры конфигурации и режим настройки

Будучи администратором фермы, вы можете выбрать один из двух режимов настройки входящей электронной почты: автоматический и с расширенными возможностями. Как описано ранее в разделе "Базовый сценарий", можно выбрать режим автоматической настройки с установкой параметров по умолчанию. Однако режим автоматической настройки предусматривает дополнительные возможности на выбор.

В следующей таблице описываются параметры конфигурации, а также с помощью какого режима настройки (автоматического или с расширенными возможностями) их можно задать на странице "Настройка параметров входящей электронной почты" в центре администрирования.

Режимы автоматической настройки и настройки с расширенными возможностями схожи в том, что оба позволяют администраторам ферм выполнять настройку службы управления списками рассылки Microsoft SharePoint и адреса почтового сервера, который отображается на веб-страницах. Эти режимы настроек отличаются тем, что в режиме автоматической настройки возможность выбора почтовых серверов, с которых принимается электронная почта, заменяется на возможность назначения папки, куда поступает электронная почта. Сервер Office SharePoint Server 2007 использует эту папку для электронной почты для обнаружения новых сообщений электронной почты.

Перед настройкой входящей электронной почты

Перед настройкой входящей электронной почты выполните следующие задачи:

• Установите службу SMTP на каждом сервере, который будет получать и обрабатывать входящую электронную почту. Помимо этого можно предусмотреть другой способ доставки электронной почты в папку входящих сообщений.

• В случае использования службы SMTP на сервере, где запущены службы Office SharePoint Server 2007, на этом сервере должна выполнятся служба веб-приложений служб Windows SharePoint. Это обеспечивает обработку сервером Office SharePoint Server 2007 получаемой на веб-сервере электронной почты.

Дополнительные сведения об установке службы SMTP см. в справочной системе Windows.

Планирование службы управления каталогом Microsoft SharePoint

Можно настроить службу управления списками рассылки Microsoft SharePoint с помощью режима либо автоматической настройки, либо настройки с расширенными возможностями. Существует возможность выбрать включение службы управления списками рассылки Microsoft SharePoint на своем сервере либо ферме серверов, на которой запущен сервер Office SharePoint Server 2007, или использование службы управления списками рассылки Microsoft SharePoint другой фермы. Одно из преимуществ использования службы, запущенной на другой ферме, заключается в том, что управление разрешениями службы Active Directory будет осуществляться в централизованном месте (т.е. на другой ферме).

Чтобы включить эту службу на своем сервере или серверной ферме, где запущены службы Office SharePoint Server 2007, используемая сервером Office SharePoint Server 2007 учетная запись пула приложений центра администрирования SharePoint должна иметь доступ для записи к контейнеру, который указывается в службе Active Directory. Для этого администратор службы Active Directory должен определить подразделение (OU) и разрешения для него. Преимущество использования службы управления списками рассылки Microsoft SharePoint на удаленной ферме заключается в том, что отпадает необходимость в помощи администратора службы Active Directory при создании и настройке подразделения, если подразделение уже существует.

Параметры конфигурации службы управления каталогом

При настройке службы управления каталогом Microsoft SharePoint для создания группы или контактов рассылки в Active Directory необходимо представить следующие сведения:

• Имя контейнера Active Directory, где будут созданы новые группы и контакты рассылки. Сведения должны быть в следующем формате:

  OU=ИмяКонтейнера, DC=Доменное имя, DC=ДоменноеИмяВерхнегоУровня

• Имя сервера SMTP для входящей электронной почты (или примите сервер SMTP по умолчанию, если он есть). Сведения должны быть в следующем формате:

  Сервер.субдомен.домен.домен_верхнего_уровня

  Например, SharePointServer.support.contoso.com

• Прием сообщений только от прошедших проверку пользователей.

• Наличие или отсутствие у пользователей права на создание групп рассылки из сайтов SharePoint. Если включить этот параметр, можно также разрешить пользователям выполнение той или иной комбинации следующих действий:

  • создание новой группы рассылки;

  • изменение адреса электронной почты для группы рассылки;

  • изменение названия и описания группы рассылки;

  • удаление группы рассылки.

При настройке службы управления каталогом Microsoft SharePoint для создания групп и контактов рассылки с помощью удаленной службы управления каталогом Microsoft SharePoint необходимо представить следующие сведения:

• URL-адрес удаленной службы управления каталогом. Например, http://server:adminport/_vti_bin/SharePointEmailWS.asmx.

• Имя сервера SMTP для входящей электронной почты.

• Прием сообщений только от прошедших проверку пользователей.

• Разрешить ли пользователям создание групп рассылки из сайтов SharePoint.

Таблица

Воспользуйтесь следующей таблицей для записи своих решений в отношеии входящей электронной почты:

• Таблица "Планирование входящей электронной почты" (на английском языке)

Загрузка этой книги

Для упрощения чтения и печати эта тема включена в следующую загружаемую книгу:

• Планирование сайтов и компонентов, часть1

См. полный список доступных книг на веб-сайте Загружаемые книги для Office SharePoint Server 2007.

См. также

Другие ресурсы

Демонстрационная версия: настройка сайта сервера SharePoint Server 2007 для приема электронной почты (на английском языке)