Управление документами в SharePoint Server
ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ:
2013 2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint в Microsoft 365
Эта статья содержит общее описание различных элементов решения для управления документами, основанного на SharePoint Server.
Система управления документами контролирует жизненный цикл документов в организации — их создание, просмотр и публикацию, а также окончательное удаление или сохранение. Хотя термин "управление" подразумевает контроль над информацией с верхнего уровня организации, эффективная система управления документами должна отражать сущность организации, в которой используется. Средства, используемые для управления документами, должны быть гибкими, что позволит строго контролировать жизненные циклы документа, если это соответствует корпоративной культуре и целям, но также позволит применять менее структурированную систему, если это больше подходит организации.
Сведения об управлении совместной работой для SharePoint в Microsoft 365.
Элементы системы управления документами
Эффективное решение для управления документами определяет:
типы документов и другого контента, которые можно создавать в организации;
шаблон, который рекомендуется использовать для каждого вида документа;
метаданные для каждого вида документа;
место для сохранения документа на каждом этапе его жизненного цикла;
способы управления доступом к документу на каждом этапе его жизненного цикла;
перемещение документов в рамках организации по мере того, как члены группы принимают участие в создании, рецензировании, утверждении, публикации и размещении документов.
SharePoint Foundation 2013 содержит функции, которые реализуют все эти аспекты управления документами. SharePoint Server включает те же функции, а также добавляет:
политики, применяемые к документам, что обеспечивает аудит связанных с документами действий, должное хранение или утилизацию документов, а также защиту важного для организации контента;
обработка документов в качестве корпоративных записей, которые можно сохранять в соответствии с юридическими требованиями и корпоративными политиками.
Чтобы информационные работники могли легко воспользоваться этими возможностями без необходимости отходить от повседневных операций и привычных инструментов, приложения в системе Microsoft Office, такие как Microsoft Outlook и Word, также включают функции, поддерживающие каждый этап жизненного цикла документа.
Процесс планирования
Процесс планирования управления документами состоит из следующих основных шагов.
Определение ролей для управления документами. Убедитесь, что планы обеспечивают реализацию отзывов ключевых заинтересованных лиц организации, а решение внедряют лучшие специалисты. Кроме того, вам должны быть известны участники процессов управления документами.
Анализ использования документов Определив, кто работает с документами, определите типы документов, с которыми они работают, и как они их используют.
Планирование организации документов Документы можно упорядочивать в семействах веб-сайтов, на сайтах и в библиотеках. SharePoint Server предлагает ряд функций для организации и хранения документов, от специализированных сайтов до слабо структурированных библиотек документов для быстрого создания документов и совместной работы. В пределах библиотеки также можно распределять контент по папкам и вложенным папкам.
Планирование перемещения содержимого между расположениями Может потребоваться переместить или скопировать документ с одного сайта или библиотеки на другой на разных этапах его жизненного цикла.
Планирование типов контента Используйте типы контента для упорядочения сведений о документах, таких как метаданные, шаблоны документов и рабочие процессы. Реализация этого метода является важным шагом для организации документов и обеспечения согласованности в организации.
Планирование рабочих процессов При планировании рабочих процессов для организации можно контролировать и отслеживать, как документы перемещаются от одного участника команды к другому по мере совместной работы каждого участника в жизненном цикле документа. SharePoint Server включает рабочие процессы для общих задач группы, таких как проверка и утверждение документов. SharePoint Server также поддерживает создание и установку пользовательских рабочих процессов.
Планирование управления содержимым Вы можете спланировать соответствующую степень управления, основанную на типе контента или расположении хранилища. Например, для редактирования документов в определенной библиотеке может потребоваться извлечь их.
Политики планирования Для каждого типа контента спланируйте политики управления информацией, чтобы убедиться, что документы проверяются, хранятся и обрабатываются иным образом в соответствии с институциональными и юридическими требованиями вашей организации. SharePoint Server включает политики, реализующие аудит, хранение документов и штрихкоды (чтобы убедиться, что печатное содержимое можно сопоставить с соответствующими электронными версиями).
Примечание.
Политики недоступны в SharePoint Foundation 2013.