Распространенные сценарии утверждения сообщений

 

Применимо к:Exchange Online, Exchange Server 2013

Последнее изменение раздела:2014-09-29

Некоторые типы сообщений может потребоваться утверждать для выполнения юридических требований или требований соответствия, а также для реализации определенного бизнес-процесса. Ниже приведено несколько примеров распространенных действий, которые можно настроить с помощью Exchange.

Чтобы контролировать сообщения для крупной группы рассылки, можно назначить модератора, который будет утверждать сообщения, отправленные этой группе. Если критериев, определяющих сообщения, для которых требуется утверждение, нет, то легче всего настроить утверждение для группы.

В этом примере все сообщения для группы "All Employees" должны быть утверждены, если отправители не входят в группу рассылки "Legal Team".

Параметры подтверждения сообщений для группы рассылки

Чтобы настроить утверждение сообщений для определенной группы рассылки, в Центре администрирования Exchange (EAC) откройте раздел Получатели > Группы, измените группу рассылки и выберите параметр Утверждение сообщений.

Вот несколько распространенных типов сообщений, для которых можно требовать утверждение со стороны руководителя.

  • Сообщения, отправленные пользователем определенным группам рассылки или получателям

  • Сообщения, отправленные внешним пользователям или партнерам

  • Сообщения, пересылаемые между двумя группами

  • Сообщения с определенным содержимым, например именем какого-либо клиента

  • Сообщения, отправленные стажером

Чтобы применять утверждение для отправки сообщения, сначала создайте правило с помощью шаблона Отправлять сообщения модератору и выберите переадресацию сообщений руководителю отправителя, как показано на следующих снимках экрана.

Использование шаблона для создания нового правила

Затем определите, для каких сообщений требуется утверждение.

Вот пример, где все сообщения, отправляемые стажером Garth Fort получателям за пределами организации, должны быть утверждены руководителем.

Правило для перенаправления сообщений руководителю пользователя

Для начала в EAC перейдите в раздел > Поток обработки почты > Правила и создайте правило с помощью шаблона Отправлять сообщения модератору.

ВажноВажно!
Некоторые условия и действия, в том числе переадресация руководителю отправителя, по умолчанию скрыты на странице Создание правила. Чтобы увидеть все условия и действия, выберите Дополнительные параметры.

К сообщениям могут применяться несколько уровней утверждения. Например, сообщения для определенного клиента могут сначала утверждаться руководителем отдела по отношению с клиентами, а затем — ответственным за обеспечение соответствия требованиям. Или же отчеты о расходах могут утверждаться руководителями на двух уровнях.

Чтобы создать такой тип многоуровневого утверждения, создайте одно правило транспорта для каждого уровня. Каждое правило выявляет в сообщениях одинаковые шаблоны следующим образом:

  • Первое правило пересылает сообщение первому утверждающему пользователю. Когда он или она принимает сообщение, оно автоматически передается утверждающему пользователю из второго правила.

  • Если все пользователи в цепи утверждения нажимают кнопку Утвердить в запросе на утверждения, то исходное сообщение отправляется первоначально заданным получателям.

  • Если все в цепочке утверждения нажимают кнопку Отклонить, отправитель получает сообщение об отклонении.

  • Если в течение срока действия (2 дня для Exchange Online, 5 дней для Exchange Server 2013) кто-либо из утверждающих пользователей не утвердит сообщение, отправитель получает уведомление об истечении срока действия.

В следующем примере предполагается, что у вас есть клиент, Blue Yonder Airlines, и вы хотите, чтобы все сообщения для этого клиента утверждали руководитель отдела по отношениям с клиентами и ответственный за соблюдение требований. Вы создаете два правила для каждого утверждающего пользователя. Первое правило пересылает сообщение утверждающему пользователю первого уровня. Второе правило переправляет сообщение пользователю второго уровня.

Использование двух правил для двухуровневого подтверждения

Первое правило выявляет все сообщения с именем компании Blue Yonder Airlines в теме или тексте и отправляет их руководители по отношению с клиентами для компании Blue Yonder Airlines, пользователю Garret Vargas.

Правило для подтверждения на первом уровне

Второе правило отправляет эти сообщения ответственному за соблюдение требований, Tony Krijnen.

Правило для подтверждения на втором уровне (с теми же критериями)

В правиле транспорта все условия, настроенные в нем должны выполняться, чтобы правило сработало. Чтобы те же действия выполнялись для любого условия, необходимо создать отдельное правило для каждого условия.

Для этого на странице Правила в EAC создайте правило для первого условия. Затем выберите правило выберите Копировать и измените условия в новом правиле в соответствии со вторым правилом.

Будьте осторожны при создании нескольких правил с условиями "ИЛИ", чтобы сообщение не пересылалось модератору несколько раз. Чтобы избежать этого, добавьте во второе правило исключение, чтобы оно игнорировало сообщения, соответствующие первому правилу.

Например, одно правило не может проверить, содержит ли сообщение строку "коммерческое предложение" в теме или названии вложения. Чтобы сообщение не отправлялось модератору несколько раз, если первое правило ищет строку "коммерческое предложение" в теме или тексте, второе правило, которое ищет "коммерческое предложение" в содержимом вложения, должно использовать исключение с критериями первого правила.

Использование исключений для второго правила
ПримечаниеПримечание.
По умолчанию на странице Создание правила исключения скрыты. Чтобы увидеть все условия и действия, выберите Дополнительные параметры.

Если вы используете компонент Защита от потери данных (DLP), многие типы конфиденциальных сведений уже заданы. С помощью DLP можно увидеть, что сообщение содержит конфиденциальные данные. Независимо от того, используется ли DLP, можно создать условия, которые ищут определенные шаблоны конфиденциальных данных, уникальные для вашей организации.

Далее приведен пример, где для сообщений с конфиденциальными сведениями требуется утверждение. В этом примере сообщения с номером кредитной карты должны быть утверждены.

Правило для перенаправления электронной почты, содержащей конфиденциальную информацию
 
Показ: