Архивация на месте в Exchange 2013

Область применения: Exchange Server 2013 г.

Архивация на месте помогает восстановить контроль над данными сообщений организации, устраняя необходимость в файлах личного хранения (PST) и позволяя пользователям хранить сообщения в архивном почтовом ящике, доступном в Microsoft Outlook 2010, русская версия и более поздних версиях, а также в Microsoft Office Outlook Web App.

В Microsoft Exchange Server 2013 г. In-Place архивация предоставляет пользователям альтернативное хранилище для хранения исторических данных сообщений. Архив In-Place — это дополнительный почтовый ящик (называемый архивным почтовым ящиком), включенный для пользователя почтового ящика. Пользователи Outlook 2007 и более поздних версий и Outlook Web App имеют удобный доступ к архивным почтовым ящикам. С помощью любого из этих клиентских приложений пользователи могут просматривать архивный почтовый ящик и перемещать или копировать сообщения между основным почтовым ящиком и архивом. In-Place архивация предоставляет пользователям согласованное представление данных обмена сообщениями и устраняет накладные расходы, необходимые для управления PST-файлами.

Вы можете подготовить архив пользователя в той же базе данных почтовых ящиков, что и основной почтовый ящик пользователя, другую базу данных почтовых ящиков на том же сервере почтовых ящиков или базу данных почтовых ящиков на другом сервере почтовых ящиков на том же сайте Active Directory. В гибридных развертываниях Exchange 2010 и более поздних версий можно также подготовить облачный архив для почтовых ящиков, расположенных на локальных серверах почтовых ящиков.

Данные обмена сообщениями и PST-файлы

Outlook использует PST-файлы для локального хранения данных на компьютерах пользователей или сетевых ресурсах. В отличие от файлов автономного хранения (OST) (которые используются Outlook в режиме кэширования Exchange для хранения копии почтового ящика для автономного доступа), PST-файлы не синхронизируются с почтовым ящиком Exchange пользователя. Если пользователь переместит сообщения в PST-файл, эти сообщения будут удалены из почтового ящика.

Использование PST-файлов для управления данными обмена сообщениями может привести к следующим проблемам:

• Неуправляемые файлы. Как правило, PST-файлы создаются пользователями и размещаются на их компьютерах или в общих сетевых ресурсах. Они не управляются данной организацией. Пользователь может создать несколько PST-файлов, содержащих одинаковые или различные сообщения, и хранить их в разных расположениях без организационного контроля.

• Увеличение затрат на обнаружение. Судебные иски и некоторые бизнес-требования или нормативные требования иногда приводят к запросам на обнаружение. Обнаружение данных системы обмена сообщениями в PST-файлах на компьютерах пользователей может быть трудоемким процессом. Так как отслеживание неуправляемых PST-файлов может быть затруднительным, данные в таких файлах во многих случаях могут не обнаруживаться. Потенциально это может подвергать организацию определенным юридическим и финансовым рискам.

• Невозможность применения политик хранения сообщений. Политики хранения сообщений не могут применяться к сообщениям, расположенным в PST-файлах. В результате, в зависимости от ситуации в бизнесе или применимых нормативов, работа организации может стать несогласованной.

• Риск кражи данных. Данные обмена сообщениями, хранящиеся в PST-файлах, уязвимы для кражи данных. Например, PST-файлы часто хранятся на портативных устройствах, таких как ноутбуки, съемные жесткие диски и портативные носители, например USB-накопители, диски CD и DVD.

• Фрагментированное представление данных для обмена сообщениями. Пользователи, которые хранят информацию в PST-файлах, не получают единообразное представление своих данных. Сообщения, которые хранятся в PST-файлах, как правило, хранятся на том компьютере, на котором хранятся сами эти файлы. В результате, если пользователи получают доступ к своим почтовым ящикам с помощью Outlook Web App или Outlook на другом компьютере, сообщения, хранящиеся в их PST-файлах, недоступны.

Клиентский доступ к архивным почтовым ящикам

В следующей таблице приведены клиентские приложения, которые могут использоваться для доступа к архивным почтовым ящикам.

Outlook не создает локальную копию архивного почтового ящика на компьютере пользователя, даже если включен режим кэширования Exchange. Архивный почтовый ящик доступен только в сети.

Делегированный доступ

Делегирование доступа происходит тогда, когда пользователю или группе пользователей предоставляется доступ к почтовому ящику другого пользователя. Существует несколько сценариев предоставления делегированного доступа, в том числе:

• Предоставление одному или нескольким пользователям доступа к почтовому ящику пользователя, который больше не работает в организации. В этом случае к пользователям, которым может быть предоставлен делегированный доступ, относятся руководитель или руководитель ушедших пользователей или другой пользователь, который возьмет на себя обязанности ушедшего пользователя.

• Предоставление одному или нескольким пользователям доступа к общему почтовому ящику.

• Предоставление помощникам руководителей доступа к почтовым ящикам руководителей, которым они помогают.

В Exchange 2013 при назначении разрешений на полный доступ почтовому ящику делегат, которому назначены разрешения, также может получить доступ к архиву пользователя. Делегаты должны использовать Outlook для доступа к почтовому ящику и подключаться к серверу клиентского доступа Exchange 2010 с пакетом обновления 1 (SP1) или более поздней версии для автообнаружения. Автообнаружения — это служба Exchange, которая предоставляет параметры конфигурации для автоматической настройки клиентов Outlook. Когда делегаты используют Outlook для доступа к почтовому ящику Exchange 2013, из Outlook отображаются как основной почтовый ящик, так и архив, к которому у них есть доступ.

Перемещение сообщений в архивный почтовый ящик

Существует несколько способов перемещать сообщения в архивные почтовые ящики.

• Перемещение или копирование сообщений вручную. Пользователи почтовых ящиков могут вручную перемещать или копировать сообщения из основного почтового ящика или PST-файла в архивный почтовый ящик. Архивный почтовый ящик отображается как другой почтовый ящик или PST-файл в Outlook и Outlook Web App.

• Перемещение или копирование сообщений с помощью правил папки "Входящие". Пользователи почтовых ящиков могут создавать правила папки "Входящие" в Outlook или Outlook Web App для автоматического перемещения сообщений в папку в архивном почтовом ящике. Дополнительные сведения см. в статье Управление сообщениями электронной почты с помощью правил.

• Перемещение сообщений с помощью политик хранения. Политики хранения можно использовать для автоматического перемещения сообщений в архив. Пользователи также могут применять личные теги для перемещения сообщений в архив. Дополнительные сведения о политиках архивации и хранения см. в разделе Политики архивации и хранения далее в этом разделе.

  Примечание.

  Личные теги доступны только в Outlook Web App и Outlook 2010 и более поздних версий.

• Импорт сообщений из PST-файлов. В Exchange 2013 можно использовать запрос на импорт почтового ящика для импорта сообщений из PST-файла в архив или основной почтовый ящик пользователя. Дополнительные сведения см. в разделе Запросы на импорт и экспорт почтовых ящиков. Вы также можете использовать средство записи PST для поиска PST-файлов на компьютерах в организации и импорта данных PST-файлов в архивы пользователей.

Политики архивации и хранения

В Exchange 2013 политики архивирования можно применить к почтовому ящику для автоматического перемещения сообщений из основного почтового ящика пользователя в архивный почтовый ящик по истечении указанного периода. Политики архивации реализованы путем создания тегов хранения, которые задают действие Переместить в архив.

Сообщения перемещаются в папку в архивном почтовом ящике, имеющую имя исходной папки в основном почтовом ящике пользователя. Если в архивном почтовом ящике папка с тем же именем не существует, она создается, когда помощник по обслуживанию управляемых папок перемещает сообщение. Благодаря воссозданию той же иерархии папок в архивном почтовом ящике пользователи легко могут находить сообщения.

Дополнительные сведения о политиках хранения, тегах хранения и действии "Переместить в архив " см. в статье Теги хранения и политики хранения.

Политика управления записями сообщений по умолчанию

Программа установки Exchange 2013 создает политику архивации и хранения по умолчанию с именем Политика MRM по умолчанию. Эта политика содержит теги хранения с действием Переместить в архив , как показано в следующей таблице.

Если вы включите архив In-Place для пользователя почтового ящика и ему еще не назначена политика хранения, автоматически назначается политика архивации и хранения по умолчанию. После того как помощник для управляемых папок обработает почтовый ящик, эти теги становятся доступными для пользователя, который затем может разметить с их помощью папки или сообщения для перемещения в архивный почтовый ящик. По умолчанию сообщения электронной почты из всего почтового ящика перемещаются через два года.

Перед предоставлением архивных почтовых ящиков пользователям рекомендуется информировать их о политиках архивации, применяемых к их почтовым ящикам, и предоставить последующее обучение или документацию для удовлетворения их потребностей. В эту документацию должны входить следующие сведения:

• Функциональные возможности, доступные в архиве, архиве по умолчанию и политиках хранения.
• Сведения о том, когда сообщения могут автоматически перемещаться в архив.
• Информация об иерархии папок, созданных в архивном почтовом ящике.
• Применение личных тегов (отображается в меню Архивация политики в Outlook и Outlook Web App).

Сведения о соответствии требованиям и архивации в Outlook 2010 и более поздних версиях см. в статье Планирование соответствия требованиям и архивации в Outlook 2010.

Архивные квоты

Архивные почтовые ящики были разработаны для хранения журнальных данных пользователей системы обмена сообщениями за пределами их основных почтовых ящиков. Часто пользователи используют PST-файлы в связи с низкими квотами на хранение в почтовых ящиках и ограничениями, налагаемыми при превышении этих квот. Например, пользователи могут запретить отправку сообщений, если размер их почтового ящика превышает квоту Запретить отправку. Аналогичным образом пользователям можно запретить отправку и получение сообщений, если размер их почтового ящика превышает квоту Запретить отправку и получение.

Чтобы устранить необходимость в использовании PST-файлов, можно установить для архивного почтового ящика предельные размеры хранилища, которые удовлетворяют требованиям пользователя. Тем не менее, может по-прежнему требоваться сохранять некоторый контроль над квотами хранилища и ростом архивных почтовых ящиков для отслеживания затрат и расширения.

Для улучшения контроля можно настроить архивные почтовые ящики с помощью квоты предупреждения архива и квоты архива. Если архивный почтовый ящик превышает указанную квоту выдачи предупреждений для архива, событие предупреждения регистрируется в журнале событий приложения. Когда архивный почтовый ящик превышает указанную квоту архива, то сообщения больше не перемещаются в архив, событие предупреждения регистрируется в журнале событий приложения, а в почтовый ящик пользователя отправляется сообщение квоты. По умолчанию в Exchange 2013 квота предупреждений архива устанавливается в 45 ГБ, а квота архива — 50 ГБ.

В следующей таблице приведены зарегистрированные события и сообщения с предупреждениями, отправляемые в случае достижения квоты выдачи предупреждений для архива и квоты архива.

архивы In-Place и другие функции Exchange

В этом разделе описаны функциональные возможности In-Place архивов и различных функций Exchange:

• Поиск Exchange. Возможность быстрого поиска сообщений становится еще более важной в архивных почтовых ящиках. Для поиска Exchange разница между основным и архивным почтовым ящиком отсутствует. Содержимое обоих почтовых ящиков индексируется. Так как архивный почтовый ящик не кэширован на компьютере пользователя (даже при использовании Outlook в режиме кэширования Exchange), результаты поиска для архива всегда предоставляются поиском Exchange. При поиске по всему почтовому ящику в Outlook 2010 и более поздних версиях и Outlook Web App результаты поиска включают основной и архивный почтовый ящик пользователей.

• Обнаружение электронных данных на месте. Когда диспетчер обнаружения выполняет In-Place поиска eDiscovery, также выполняется поиск в архивных почтовых ящиках пользователей. При создании поиска обнаружения из Центра администрирования Exchange (EAC) невозможно исключить архивные почтовые ящики. При использовании командной консоли Exchange для создания поиска можно исключить архив с помощью параметра DoNotIncludeArchive . Дополнительные сведения см. в разделе New-MailboxSearch. Дополнительные сведения см. в разделе In-Place eDiscovery.

  Важно!

  Вы не можете использовать In-Place eDiscovery для поиска в отключенном почтовом ящике.

• Удержание на месте и удержание для судебного разбирательства. Когда вы помещаете почтовый ящик в In-Place удержание или удержание для судебного разбирательства, удержание помещается как в основной, так и в архивный почтовый ящик. Чтобы узнать больше о хранении на месте и судебном удержании, см. раздел Хранение на месте и хранение для судебного разбирательства.

• Папка "Элементы с возможностью восстановления". Архивный почтовый ящик содержит собственную папку "Элементы с возможностью восстановления" и к ней применяются те же квоты папок с возможностью восстановления, что и для основного почтового ящика. Дополнительные сведения о восстанавливаемых элементах см. в разделе Папка "Элементы с возможностью восстановления".

• Архивация содержимого Lync в Exchange. Вы можете архивировать беседы с мгновенными сообщениями и документы общих собраний по сети в основном почтовом ящике пользователя. Почтовый ящик должен находиться на сервере почтовых ящиков Exchange 2013, а в организации должен быть развернут Microsoft Lync 2013. Дополнительные сведения см. в разделе Integration with SharePoint and Lync.

Управление архивными почтовыми ящиками

В Exchange 2013 создание архивных почтовых ящиков и управление ими интегрировано с общими задачами управления почтовыми ящиками, включая:

• Создание архивного почтового ящика. Вы можете создать архивный почтовый ящик при создании почтового ящика или включить архивный почтовый ящик для существующего почтового ящика. Дополнительные сведения см . в разделе Управление архивами In-Place в Exchange 2013.

• Перемещение архивного почтового ящика. Архивный почтовый ящик пользователя можно переместить в другую базу данных почтовых ящиков на том же сервере почтовых ящиков или на другой сервер независимо от основного почтового ящика. Для перемещения архивного почтового ящика пользователя необходимо создать запрос на перемещение почтового ящика. Дополнительные сведения см. в разделе Управление локальными перемещениями.

  Важно!

  Поиск почтового ящика и архива пользователя в разных версиях Exchange Server не поддерживается.

• Отключение архивного почтового ящика. Вы можете отключить архивный почтовый ящик пользователя для устранения неполадок или переместить основной почтовый ящик в версию Exchange, которая не поддерживает архивацию In-Place. Отключение архива аналогично отключению основного почтового ящика. Дополнительные сведения см . в разделе Управление архивами In-Place в Exchange 2013. В локальных развертываниях отключенный архивный почтовый ящик сохраняется в базе данных почтовых ящиков до тех пор, пока не будет достигнут срок хранения удаленного почтового ящика для этой базы данных. В течение этого периода можно повторно подключить архив к пользователю почтового ящика. Когда будет достигнут период хранения удаленных почтовых ящиков, отключенный архивный почтовый ящик удаляется из базы данных почтовых ящиков.

• Получение статистики почтовых ящиков и статистики папок. Статистику почтовых ящиков и статистику папок почтовых ящиков для архивного почтового ящика пользователя можно получить с помощью параметра Архив с командлетами Get-MailboxStatistics и Get-MailboxFolderStatistics .

• Проверка подключения к архиву. В Exchange 2013 можно использовать командлет Test-ArchiveConnectivity для проверки подключения к локальному или облачному архиву указанного пользователя.