Заявления об отказе от ответственности, подписи, нижние колонтитулы или верхние колонтитулы в Exchange Online

В Exchange Online организациях или автономных организациях Exchange Online Protection (EOP) без Exchange Online почтовых ящиков можно добавить заявление об отказе от ответственности в формате HTML или обычного текста, заявление о раскрытии информации, подпись или другую информацию в верхнюю или нижнюю часть сообщений электронной почты, которые входят в вашу организацию или выходят из нее. Для этого создается специальное правило для потока обработки почты (правило транспорта).

Примечания.

• Пользователи могут применять подписи к своим исходящим сообщениям в Outlook или Outlook в Интернете (прежнее название — Outlook Web App). Дополнительные сведения см. в статье Создание и добавление подписи электронной почты в Outlook в Интернете.

• Чтобы добавлять информацию только к исходящим сообщениям, необходимо добавить соответствующее условие (получатели находятся вне организации). По умолчанию правила для потока обработки почты применяются ко входящим и исходящим сообщениям.

• Чтобы избежать дублирования заявлений об отказе в одной цепочке сообщений, добавьте исключение, которое будет искать уникальный текст в заявлении об отказе. Это исключение гарантирует, что заявление об отказе добавляется только в исходное сообщение.

• Протестируйте заявление об отказе. При создании правила потока обработки почты вы можете немедленно начать использовать его (принудительно) или протестировать его сначала и записать результаты в журнал. Рекомендуем тестировать все правила для потока обработки почты.

Что нужно знать перед началом работы

• Предполагаемое время выполнения каждой процедуры: 7 минут.

• Сведения о Центре администрирования Exchange см. в разделе Центр администрирования Exchange в Exchange Online. Сведения о том, как подключиться к Exchange Online PowerShell, см. в статье Подключение к Exchange Online PowerShell. Сведения о подключении к автономному EOP PowerShell см. в статье Подключение к автономной Exchange Online Protection PowerShell.

• Чтобы вы могли выполнить эти процедуры, вам должны быть назначены соответствующие разрешения. Сведения о необходимых разрешениях см. в записи "Поток обработки почты" в статье Разрешения функций в Exchange Online.

• Сведения о сочетаниях клавиш, которые могут применяться к процедурам, описанным в этой статье, см. в разделе Сочетания клавиш для Центра администрирования Exchange.

Добавление заявления об отказе или другого содержимого колонтитула с помощью центра администрирования Exchange

1. В центре администрирования Майкрософт по адресу https://admin.exchange.microsoft.comперейдите в разделПравилапотока обработки почты>. Или, чтобы перейти непосредственно на страницу Правила , используйте https://admin.exchange.microsoft.com/#/transportrules.

2. На странице Правила выберите +Добавить правило, а затем — Применить отказ от ответственности.

   

3. В открывавшемся мастере создания правил настройте следующие параметры на странице Задание условий правила :

   • Имя. Введите уникальное имя правила.

   • Примените это правило, если: выберите условия, определяющие, какие сообщения получают отказ от ответственности. Например:

     • Получатель>является внешним или внутренним
     • Во всплывающем окне Выбор расположения получателя выберите Вне организации и нажмите кнопку Сохранить.

     Или, если вы хотите, чтобы это правило применялось ко всем сообщениям, которые входят в организацию или покидают ее, выберите Применить ко всем сообщениям из раскрывающегося списка Применить это правило, если .

   • Выполните следующие действия. Убедитесь, что для сообщения выбрано применить заявление об отказе от ответственности и добавить заявление об отказе . Если вы предпочитаете поместить текст заявления об отказе в верхней части сообщения, выберите вместо этого предварительное заявление об отказе от ответственности .

     • Щелкните ссылку Ввод текста , чтобы ввести текст заявления об отказе от ответственности, и нажмите кнопку Сохранить.

       Текст заявления об отказе может включать HTML-теги и встроенные теги каскадных таблиц стилей (CSS). Изображения можно добавлять с помощью тега IMG. Текст заявления об отказе также поддерживает следующие маркеры, использующие значения отправителя:

       • %%City%%
       • %%Company%%
       • %%CountryOrRegion%%
       • %%Отдел%%
       • %%DisplayName%%
       • %%Fax%%
       • %%FirstName%%
       • %%HomePhone%%
       • %%Initials%%
       • %%LastName%%
       • %%Manager%%
       • %%MobilePhone%%
       • %%Notes%%
       • %%Office%%
       • %%Pager%%
       • %%Phone%%
       • %%Почтовый код%%
       • %%PostOfficeBox%%
       • %%StateOrProvince%%
       • %%StreetAddress%%
       • %%Title%%
       • %%UserPrincipalName%%
       • %%WindowsEmailAddress%%

     • Выберите ссылку Выбрать один , чтобы ввести резервное действие, если заявление об отказе не удается вставить в сообщение.

     • На странице укажите резервное действие выберите значение из раскрывающегося списка и нажмите кнопку Сохранить.

   • За исключением случая, если: Чтобы добавить исключение, которое предотвращает добавление нескольких отказов от ответственности в беседе по электронной почте, настройте следующие параметры:

     • Выберите Тема или текст и Тема или текст соответствуют этим текстовым шаблонам.
     • Во всплывающем окне Укажите слова или фразы введите слова или фразы в заявлении об отказе, нажмите кнопку Добавить, а затем нажмите кнопку Сохранить.

   По завершении нажмите кнопку Далее.

4. На странице Задание параметров правила настройте следующие параметры:

   • Режим правил. Оставьте значение по умолчанию Принудительно , чтобы немедленно включить правило, или выберите Тест без подсказок политики , чтобы записать результаты без фактического добавления заявления об отказе в сообщениях.
   • Серьезность: назначьте уровень серьезности, который отображается в журнале сообщений. Допустимые значения:
     • Низкая
     • Средний
     • Высокий
     • Не аудит
     • Не указано
   • Активировать это правило в и Отключить это правило в: при необходимости выберите диапазон даты и времени, когда правило активно.
   • Остановить обработку дополнительных правил. При необходимости прекратите применение дополнительных правил к сообщению после обработки сообщения правилом об отказе от ответственности.
   • Отложить сообщение, если обработка правила не завершена. При необходимости отложите сообщение, если правило не может обработать сообщение.
   • Сопоставить адрес отправителя в сообщении. Выберите одно из следующих значений:
     • Заголовок: проверяются только заголовки сообщений. Это значение является значением по умолчанию.
     • Конверт. Проверяется только конверт сообщения SMTP.
     • Заголовок или конверт: проверяются как заголовки сообщений, так и конверт сообщения SMTP.
   • Примечания. При необходимости введите примечания, чтобы описать правило.

   По завершении нажмите кнопку Далее.

5. На странице Проверка и завершение просмотрите параметры правила и нажмите кнопку Готово.

Добавление заявления об отказе или другого колонтитула с помощью Exchange Online PowerShell

Используйте командлет New-TransportRule, чтобы создать правило, связанное с заявлением об отказе. Подробные сведения о параметрах см. в разделе Условия и исключения (предикаты) правил потока обработки почты в Exchange Online.

В следующем примере создается новое правило потока обработки почты, которое добавляет заявление об отказе от ответственности с изображением в конце всех сообщений электронной почты, отправляемых за пределы организации.

New-TransportRule -Name "External Disclaimer" -SentToScope NotInOrganization -ApplyHtmlDisclaimerText "<h3>Disclaimer Title</h3><p>This is the disclaimer text.</p><img alt='Contoso logo' src='http://www.contoso.com/images/logo.gif'>"

В следующем примере создается новое правило потока обработки почты, которое добавляет объявление на один месяц в начале всех исходящих сообщений:

New-TransportRule -Name "March Special" -Enabled $true -SentToScope NotInOrganization -ApplyHtmlDisclaimerLocation Prepend -ActivationDate '03/1/2017' -ExpiryDate '03/31/2017'-ApplyHtmlDisclaimerText "<table align=center width=200 border=1 bordercolor=blue bgcolor=green cellpadding=10 cellspacing=0><tr><td nowrap><a href=http://www.contoso.com/marchspecials.htm>Click to see March specials</a></td></tr></table>"

Как проверить, все ли получилось?

Чтобы убедиться, что заявление об отказе создано и работает, выполните следующие действия:

• Отправьте себе два сообщения (одно в текстовом формате, а другое — в формате HTML), которые соответствуют заданным вами условиям и исключениям, и убедитесь, что текст отображается надлежащим образом.
• Если вы добавили исключение, чтобы избежать добавления заявления об отказе к последующим сообщениям в беседе, перенаправьте тестовые сообщения себе, чтобы убедиться, что вы не получили дополнительную копию заявления об отказе от ответственности.
• Отправьте себе сообщения, которые не должны получать заявление об отказе от ответственности, и убедитесь, что заявление об отказе не включено.

Резервные варианты для правил оговорок

Если правило потока обработки почты не может изменить сообщение, чтобы добавить заявление об отказе (например, сообщение зашифровано), необходимо указать, что делать. Эта непредвиденность называется резервным вариантом для правила. Доступные резервные варианты для правил заявления об отказе от ответственности:

• Оболочка: создается новое сообщение, и исходное сообщение добавляется в него в виде вложения. Текст заявления об отказе добавляется в новое сообщение, которое доставляется получателям. Это имя резервного параметра является значением по умолчанию.

  • Последующие правила потока обработки почты, которые проверяют свойства сообщения (например, тему сообщения или текст в тексте сообщения), будут проверять новое сообщение, а не исходное сообщение (которое теперь является вложением в новом сообщении). Если вы хотите, чтобы другие правила проверяли исходное сообщение и действовали на них, убедитесь, что эти правила применяются перед правилом об отказе от ответственности, используя более низкий приоритет для правила заявления об отказе от ответственности и более высокий приоритет для других правил.
  • Если процесс вставки исходного сообщения в качестве вложения в новое сообщение завершается ошибкой, исходное сообщение не доставляется. Исходное сообщение возвращается отправителю в отчете о недоставке (также известном как недоставка или сообщение о отказе).

• Игнорировать: правило игнорируется, а исходное сообщение доставляется без заявления об отказе.

• Отклонить. Исходное сообщение возвращается отправителю в отчете о недоставке.

В Центре администрирования Exchange выбирайте резервный вариант в действиях для правила. В Exchange Online PowerShell используется параметр ApplyHtmlDisclaimerFallbackAction.

Дополнительные сведения

После настройки правила об отказе от ответственности см. в разделе Управление правилами потока обработки почты, чтобы узнать, как просмотреть, изменить, включить, отключить или удалить правило.