Свободное место для хранения в Microsoft Dynamics 365

 

Опубликовано: Февраль 2017

Применимо к: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM 2016, Dynamics CRM Online

Это способы уменьшения объема дискового пространства, используемого при удалении разных типов информации из Microsoft Dynamics 365. С помощью этих методов можно управлять общим использованием хранилища данных в Microsoft Dynamics 365. Можно удалять определенные категории данных по мере необходимости или устанавливать массовое удаление заданий, повторяющееся через определенные интервалы.

System_CAPS_warningПредупреждение

В данном разделе предлагается настроить удаление заметок, вложений, истории импорта и других данных. Перед удалением данных убедитесь, что они более не требуются, потому что восстановить их будет невозможно. Операция отмены для восстановления удаленных данных не предусмотрена. Это означает, что, возможно, предпочтительнее увеличить объем дискового пространства, занимаемый Подписка на Microsoft Dynamics 365, а не уменьшать объем используемого пространства хранения.

System_CAPS_noteПримечание

Кроме методов 3 и 5, для всех этих методов необходимо наличие роли безопасности администратора Microsoft Dynamics 365, например "Системный администратор". Это позволяет выполнять массовое удаление записей и удалять системные задания.

Метод 1. Удаление массовой рассылки электронной почты и экземпляров бизнес-правил с помощью задания массового удаления

Метод 2. Оценка и удаление приостановленных бизнес-правил

Метод 3. Удаление вложений электронной почты с помощью функции расширенного поиска

Метод 4. Удаление сообщений электронной почты с вложениями при помощи задания массового удаления

Метод 5: удаление примечаний с вложениями при помощи функции расширенного поиска

Метод 6: удаление примечаний с вложениями при помощи задания массового удаления

Метод 7. Удаление заданий обнаружения повторяющихся записей и связанных с ними копий повторяющихся записей

Метод 8. Удаление экземпляров массового импорта с помощью задания массового удаления

Метод 9. Удаление экземпляров заданий массового удаления с помощью задания массового удаления

Метод 10. Удаление журналов аудита

System_CAPS_warningПредупреждение

После удаления этих данных будет невозможно определить, было ли сообщение электронной почты отправлено посредством массовой рассылки, и было ли бизнес-правило выполнено согласно записи. Сообщения электронной почты, которые были отправлены, и действия, выполненные согласно записи в бизнес-правиле, останутся.

  1. Перейдите в раздел Параметры > Управление данными. (Как это сделать?)

  2. Выберите Массовое удаление записей. В строке меню выберите Создать. После выполнения этих действий откроется мастер группового удаления.

  3. Нажмите кнопку Далее.

  4. В списке Искать выберите Системные задания.

  5. В области условий поиска добавьте следующие условия:

    Тип системного заданияРавноМассовая рассылка; Бизнес-процесс;

    Причина состоянияРавноВыполнено

    Дата завершенияСтарше X месяцев — 1

  6. Сгруппируйте три строки условий:

    1. Щелкните стрелку рядом с каждой строкой условий, затем щелкните Выбрать строку.

    2. Когда все три строки будут выбраны, щелкните Группировка И.

  7. Нажмите кнопку Далее.

  8. В текстовом поле Имя введите имя для задания группового удаления.

  9. Выберите дату и время начала выполнения задания; желательно указать время, когда пользователей нет в приложении Microsoft Dynamics 365.

  10. Установите флажок Выполнять это задание через каждые, а затем в списке дни выберите частоту выполнения задания.

  11. Если требуется отправлять уведомления по электронной почте, установите флажок Отправка сообщения электронной почты мне (email@domain.com), если это задание завершено.

  12. Нажмите кнопку Далее, просмотрите задание массового удаления и нажмите кнопку отправить, чтобы создать повторяющееся задание.

Иногда бизнес-правила переходят в состояние приостановленных из-за того, что существует невыполнимое условие или другие причины, не позволяющие бизнес-правилу продолжаться.

System_CAPS_warningПредупреждение

Некоторые бизнес-правила находятся в состоянии приостановленных, потому что они ожидают условия, которое пока не было выполнено. Например, бизнес-правило может ожидать завершения выполнения задания.

  1. Выберите Расширенный поиск.

  2. В списке Искать выберите Системные задания.

  3. В области условий поиска добавьте следующие условия:

    Тип системного заданияРавноБизнес-процесс

    Причина состоянияРавноОжидание

  4. Сгруппируйте две строки условий:

    1. Щелкните стрелку рядом с каждой строкой условий, затем щелкните Выбрать строку.

    2. Когда все три строки будут выбраны, щелкните Группировка И.

  5. Нажмите кнопку Поиск.

  6. В окне результатов откройте каждый элемент, чтобы определить, можно ли удалять бизнес-правило.

System_CAPS_warningПредупреждение

После удаления этих данных вложения больше не будут доступны в приложении Microsoft Dynamics 365. Однако, если они были сохранены в Microsoft Office Outlook, данные останутся там же.

  1. Выберите Расширенный поиск.

  2. В списке Искать выберите Сообщения электронной почты.

  3. В области условий поиска добавьте следующие условия:

    Вложения электронной почты (элемент)

    Размер файла (байт)Больше — в текстовом поле введите значение в байтах, например 25000.

  4. Выберите Результаты.

  5. В разделе Действия отобразится список сообщений электронной почты, которые содержат вложения размером более "X" байт. Просмотрите сообщения электронной почты и удалите вложения по мере необходимости.

System_CAPS_warningПредупреждение

После удаления этих данных сообщения электронной почты и связанные с ними вложения больше не будут доступны в приложении Microsoft Dynamics 365. Однако, если они были сохранены в Microsoft Office Outlook, данные останутся там же.

  1. Перейдите в раздел Параметры > Управление данными. (Как это сделать?)

  2. Выберите Массовое удаление записей, а затем в строке меню выберите Создать. После выполнения этих действий откроется мастер группового удаления.

  3. Нажмите кнопку Далее.

  4. В списке Искать выберите Сообщения электронной почты.

  5. В области условий поиска добавьте следующие условия:

    Причина состоянияРавноЗавершено

    Фактическое окончаниеСтарше X месяцев — 1

    Вложения электронной почты (элемент)

    Размер файла (байт)Больше — в текстовом поле введите значение в байтах, например 25000.

  6. Сгруппируйте первые две строки условий:

    1. Щелкните стрелку рядом с каждой строкой условий, затем щелкните Выбрать строку.

    2. Когда обе строки будут выбраны, щелкните Группировка И.

  7. Нажмите кнопку Далее.

  8. В текстовом поле Имя введите имя для задания группового удаления.

  9. Выберите дату и время начала выполнения задания; желательно указать время, когда пользователей нет в приложении Microsoft Dynamics 365.

  10. Установите флажок Выполнять это задание через каждые, а затем в списке дни выберите частоту выполнения задания.

  11. Если требуется отправлять уведомления по электронной почте, установите флажок Отправка сообщения электронной почты мне (email@domain.com), если это задание завершено.

  12. Нажмите кнопку Далее, просмотрите задание массового удаления и нажмите кнопку отправить, чтобы создать повторяющееся задание.

System_CAPS_warningПредупреждение

После удаления этих данных примечания и связанные с ними вложения больше не будут доступны в приложении Microsoft Dynamics 365.

  1. Выберите Расширенный поиск.

  2. В списке Искать выберите Примечания.

  3. В области условий поиска добавьте следующие условия:

    Размер файла (байт)Больше — в текстовом поле введите значение в байтах, например 1048576.

  4. Выберите Результаты.

  5. В результате отобразится список вложений, размер которых превышает указанный.

  6. Выберите одно или несколько вложений и нажмите кнопку Удалить (X).

System_CAPS_warningПредупреждение

После удаления этих данных примечания и связанные с ними вложения больше не будут доступны в приложении Microsoft Dynamics 365.

  1. Перейдите в раздел Параметры > Управление данными. (Как это сделать?)

  2. Выберите Массовое удаление записей, а затем в строке меню выберите Создать. После выполнения этих действий откроется мастер группового удаления.

  3. Нажмите кнопку Далее.

  4. В списке Искать выберите Примечания.

  5. В области условий поиска добавьте следующие условия:

    Размер файла (байт)Больше — в текстовом поле введите значение в байтах, например 1048576.

    Дата созданияСтарше X месяцев — 1

  6. Сгруппируйте две строки условий:

    1. Щелкните стрелку рядом с каждой строкой условий, затем щелкните Выбрать строку.

    2. Когда все три строки будут выбраны, щелкните Группировка И.

  7. Нажмите кнопку Далее.

  8. В текстовом поле Имя введите имя для задания группового удаления.

  9. Выберите дату и время начала выполнения задания; желательно указать время, когда пользователей нет в приложении Microsoft Dynamics 365.

  10. Установите флажок Выполнять это задание через каждые, а затем в списке дни выберите частоту выполнения задания.

  11. Если требуется отправлять уведомления по электронной почте, установите флажок Отправка сообщения электронной почты мне (email@domain.com), если это задание завершено.

  12. Нажмите кнопку Далее, просмотрите задание массового удаления и нажмите кнопку отправить, чтобы создать повторяющееся задание.

Каждый раз при выполнении задания обнаружения повторяющихся записей копия каждой повторяющейся записи сохраняется в базе данных как часть задания обнаружения повторяющихся записей. Например, если есть 100 повторяющихся записей, при каждом запуске задания обнаружения, как выполняемого вручную, так и повторяющегося автоматически, эти 100 повторяющихся записей будут сохраняться в базе данных в качестве экземпляра данного задания обнаружения до тех пор, пока они не будут слиты или удалены, или пока не будет удален экземпляр данного задания обнаружения повторяющихся записей.

  1. Перейдите в раздел Параметры > Управление данными. (Как это сделать?)

  2. Выберите Задания поиска повторяющихся данных.

  3. Выберите экземпляры заданий поиска повторяющихся данных, которые необходимо удалить, и нажмите кнопку Удалить (X).

Чтобы эффективно использовать дисковое пространство, убедитесь, что повторяющиеся записи обрабатываются быстро и не хранятся в многочисленных заданиях обнаружения повторяющихся записей.

При каждом выполнении массового импорта также выполняется системное задание, связанное с импортом. Сведения о системном задании показывают, какие записи импортированы успешно, а какие импортировать не удалось.

System_CAPS_warningПредупреждение

После удаления этих заданий массового импорта будет невозможно определить, какие данные были импортированы, а также невозможно выполнить откат импорта.

  1. Перейдите в раздел Параметры > Управление данными. (Как это сделать?)

  2. Выберите Массовое удаление записей, а затем в строке меню выберите Создать. После выполнения этих действий откроется мастер группового удаления.

  3. Нажмите кнопку Далее.

  4. В списке Искать выберите Системные задания.

  5. В области условий поиска добавьте следующие условия:

    Тип системного заданияРавноИмпорт

    Причина состоянияРавноВыполнено

    Дата завершенияСтарше X месяцев — 1

  6. Сгруппируйте три строки условий:

    1. Щелкните стрелку рядом с каждой строкой условий, затем щелкните Выбрать строку.

    2. Когда все три строки будут выбраны, щелкните Группировка И.

  7. Нажмите кнопку Далее.

  8. В текстовом поле Имя введите имя для задания группового удаления.

  9. Выберите дату и время начала выполнения задания; желательно указать время, когда пользователей нет в приложении Microsoft Dynamics 365.

  10. Установите флажок Выполнять это задание через каждые, а затем в списке дни выберите частоту выполнения задания.

  11. Если требуется отправлять уведомления по электронной почте, установите флажок Отправка сообщения электронной почты мне (email@domain.com), если это задание завершено.

  12. Нажмите кнопку Далее, просмотрите задание массового удаления и нажмите кнопку отправить, чтобы создать повторяющееся задание.

При выполнении массовых удалений данных, таких как описаны выше в данной статье, создается системное задание массового удаления и его тоже можно удалить.

System_CAPS_warningПредупреждение

После удаления этих заданий история ранее выполненных заданий массового удаления будет потеряна.

  1. Перейдите в раздел Параметры > Управление данными. (Как это сделать?)

  2. Выберите Массовое удаление записей, а затем в строке меню выберите Создать. После выполнения этих действий откроется мастер группового удаления.

  3. Нажмите кнопку Далее.

  4. В списке Искать выберите Системные задания.

  5. В области условий поиска добавьте следующие условия:

    Тип системного заданияРавноМассовое удаление

    Причина состоянияРавноВыполнено

    Дата завершенияСтарше X месяцев — 1

    System_CAPS_noteПримечание

    Также можно удалять задания, которые не удалось выполнить или которые были отменены.

  6. Сгруппируйте три строки условий:

    1. Щелкните стрелку рядом с каждой строкой условий, затем щелкните Выбрать строку.

    2. Когда все три строки будут выбраны, щелкните Группировка И.

  7. Нажмите кнопку Далее.

  8. В текстовом поле Имя введите имя для задания группового удаления.

  9. Выберите дату и время начала выполнения задания; желательно указать время, когда пользователей нет в приложении Microsoft Dynamics 365.

  10. Установите флажок Выполнять это задание через каждые, а затем в списке дни выберите частоту выполнения задания.

  11. Если требуется отправлять уведомления по электронной почте, установите флажок Отправка сообщения электронной почты мне (email@domain.com), если это задание завершено.

  12. Нажмите кнопку Далее, просмотрите задание массового удаления и нажмите кнопку отправить, чтобы создать повторяющееся задание.

При включении ведения аудита Microsoft Dynamics 365 создает журналы аудита для хранения истории аудита записей. Когда эти журналы станут не нужны, их можно удалить, чтобы освободить пространство.

System_CAPS_warningПредупреждение

После удаления журнала аудита пользователь больше не сможет просматривать историю аудита за период, который охватывает журнал аудита.

  1. Перейдите в раздел Параметры > Аудит. (Как это сделать?)

  2. В области Аудит щелкните Управление журналом аудита.

  3. Выберите самый старый журнал аудита и щелкните Удалить журналы.

  4. В окне подтверждения нажмите кнопку ОК.

System_CAPS_noteПримечание

Можно удалять только самый старый журнал аудита системы. Чтобы удалить больше одного журнала, повторяйте удаление самых старых доступных журналов аудита, пока не будет удалено достаточное число журналов.

© Корпорация Майкрософт (Microsoft Corporation), 2017. Все права защищены. Авторские права

Добавления сообщества

ДОБАВИТЬ
Показ: