Архивные почтовые ящики в Exchange Online

Exchange Online
 

Применимо к:Exchange Online, Office 365

Последнее изменение раздела:2016-12-09

Архивные почтовые ящики (известные как архив на месте в Exchange Online) помогают пользователям в вашей организации Office 365 контролировать данные, предоставляя дополнительную память для хранения сообщений. С помощью Outlook или Outlook Web App пользователи могут просматривать сообщения в своем архивном почтовом ящике, а также перемещать или копировать сообщения между основным и архивным почтовыми ящиками. После включения архивного почтового ящика политика хранения по умолчанию, назначаемая всем новым почтовым ящикам в организации, делает следующее:

  • Перемещает элементы, которые хранились два года или дольше, из основного почтового ящика пользователя в архивный.

  • Перемещает элементы, которые хранились 14 дней или дольше, из папки "Элементы для восстановления" в основном почтовом ящике пользователя в такую же папку архивного почтового ящика.

Инструкции по созданию архивного почтового ящика см. в статье Включение и отключение архивного почтового ящика в Exchange Online. Или посмотрите это видео, чтобы узнать, как включить архивный почтовый ящик.

Содержание

Доступ пользователей к архивным почтовым ящикам

Лицензии, необходимые для доступа к архивному почтовому ящику в Outlook

Способы перемещения сообщений в архивный почтовый ящик

Политики архивации

Политики архивации, включенные в политику хранения по умолчанию

Архивные почтовые ящики и другие компоненты Exchange Online

Управление архивными почтовыми ящиками

Помощь пользователям при использовании архивного почтового ящика

Пользователи могут использовать Microsoft Outlook или Outlook Web App, чтобы просматривать свой архивный почтовый ящик, а также перемещать или копировать сообщения между основным и архивным почтовым ящиком. Пользователи не могут получать доступ к своему архивному почтовому ящику с помощью Outlook или Outlook Web App на мобильном устройстве, таком как смартфон. Это связано с тем, что Exchange ActiveSync не поддерживает архивные почтовые ящики.

На следующем снимке экрана показаны основной и архивный почтовые ящики в Outlook Web App.

Снимок экрана: архивный почтовый ящик в Outlook Web App.

Для доступа к архивному почтовому ящику с помощью Outlook пользователям необходима одна из указанных ниже лицензий.

Outlook в подписках на Office 365

  • Outlook в Office 365 профессиональный плюс

  • Outlook в Office 365 корпоративный E3

Розничные лицензии на Outlook

  • Отдельный экземпляр Outlook 2016

  • Отдельный экземпляр Outlook 2013

Корпоративные лицензии на Outlook

  • Отдельный экземпляр Outlook 2013

  • Outlook 2013 в составе Microsoft Office профессиональный плюс 2013

  • Отдельный экземпляр Outlook 2010

  • Outlook 2010 в составе Microsoft Office профессиональный плюс 2010

К началу

Есть несколько способов перемещения сообщений в архивный почтовый ящик пользователя.

  • Перемещение или копирование сообщений вручную. Пользователи могут перемещать или копировать сообщения из основного почтового ящика в архивный вручную. Архивный почтовый ящик отображается как очередной почтовый ящик в корневом каталоге почтового ящика пользователя в Outlook и Outlook Web App.

  • Перемещение сообщений с помощью политики хранения. Для автоматического перемещения сообщений в архивный почтовый ящик используется политика хранения, назначенная почтовому ящику пользователя. Фактически политика хранения по умолчанию, назначаемая каждому новому почтовому ящику при его создании в Exchange Online, автоматически перемещает элементы почтового ящика старше двух лет в архивный почтовый ящик пользователя. Пользователи также могут использовать личные теги с действием сохранения Move to Archive (также известные как архивные теги) для перемещения сообщений в свой архивный почтовый ящик.

    ВажноВажно!
    Если архивный почтовый ящик пользователя не включен, к элементам старше двух лет не применяются никакие действия. Эти элементы остаются в основном почтовом ящике пользователя. Если архивный почтовый ящик включен, элементы почтового ящика старше двух лет автоматически перемещаются в архив в течение 7 дней после включения архивного почтового ящика. Если архивный почтовый ящик не включен, к этим элементам не применяются никакие действия.
  • Перемещение или копирование сообщений с помощью правил для папки "Входящие". Пользователи не могут создавать правила для папки "Входящие" в Outlook и Outlook Web App, чтобы перемещать или копировать сообщения непосредственно в свой архивный почтовый ящик. Но они могут создать правило для папки "Входящие" для перемещения сообщений в другую папку своего основного почтового ящика, а затем назначить этой папке личный тег архивации для перемещения этих элементов в архивный почтовый ящик. Дополнительные сведения см. в статье Правила для папки "Входящие" в Outlook.

  • Импорт сообщений из PST-файлов. Пользователи могут использовать Outlook, чтобы импортировать файл данных Outlook (известный как PST-файл) в свой архивный почтовый ящик. Пользователи не могут использовать Outlook Web App для импорта PST-файлов. Дополнительные сведения см. в разделе Импорт элементов Outlook из файла данных Outlook (PST-файла).

В начало

Политики архивации — это теги хранения, для которых используется действие хранения Переместить в архив. Как объяснялось ранее, политики архивации автоматически перемещают сообщения из основного почтового ящика пользователя в архивный по окончании указанного периода

При назначении политики архивации для почтового ящика, папки почтового ящика или определенных элементов почтового ящика сообщения перемещаются в архивный почтовый ящик по окончании периода хранения. Сообщения перемещаются в папку в архивном почтовом ящике, имеющую имя исходной папки в основном почтовом ящике пользователя. Если в архивном почтовом ящике нет папки с тем же именем, она создается при перемещении сообщения.

Дополнительные сведения о политиках хранения, тегах хранения и действии хранения Переместить в архив см. в разделе Теги хранения и политики хранения.

Как объяснялось ранее, политика хранения по умолчанию с именем Политика управления записями сообщений по умолчанию автоматически назначается всем почтовым ящикам Exchange Online при их создании. Эта политика хранения содержит несколько политик архивации, которые перемещают сообщения в архивный почтовый ящик пользователя. Когда эти политики архивации применяются к сообщениям в почтовом ящике с включенным архивным почтовым ящиком, сообщения перемещаются в архивный почтовый ящик на основании периода хранения, определенного тегом. Если архивный почтовый ящик не включен, с этими сообщениями не выполняются какие-либо действия.

Политика управления записями сообщений по умолчанию в Exchange Online содержит следующие политики архивации.

 

Имя политики архивации Тип тега Что происходит

По умолчанию — перемещение в архив через 2 года

Тег политики по умолчанию (DPT)

Сообщения автоматически перемещаются в архивный почтовый ящик через 2 года. Применяется ко всем элементам почтового ящика, к которым не применен другой тег хранения.

Элементы для восстановления — перемещение в архив через 14 дней

Тег политики хранения (RPT), назначенный папке "Элементы для восстановления"

Сообщения автоматически перемещаются из папки "Элементы для восстановления" в основном почтовом ящике пользователя в папку "Элементы для восстановления" в архивном почтовом ящике через 14 дней. Пользователи, пытающиеся восстановить или окончательно стереть удаленные элементы в архивном почтовом ящике, должны использовать в нем функцию восстановления удаленных элементов.

Личная — перемещение в архив через 1 год

Личный архивный тег

Когда пользователь применяет этот тег, сообщения перемещаются в архивный почтовый ящик через 1 год.

Личная — перемещение в архив через 5 лет

Личный архивный тег

Когда пользователь применяет этот тег, сообщения перемещаются в архивный почтовый ящик через 5 лет.

Личная — никогда не перемещать сообщения в архив

Личный архивный тег

Когда пользователь применяет этот тег, сообщения никогда не перемещаются в архивный почтовый ящик.

В начало

В этом разделе объясняются возможности взаимодействия между архивными почтовыми ящиками и другими компонентами Exchange Online.

  • Хранение для судебного разбирательства и хранение на месте. При переводе почтового ящика в режим хранения для судебного удержания или хранения на месте это действие применяется как к основному, так и архивному почтовому ящику. Дополнительные сведения о режимах хранения см. в разделе Хранение на месте и хранение для судебного разбирательства.

  • Обнаружение электронных данных на месте. При выполнении поиска с целью обнаружения электронных данных на месте менеджер по обнаружению также включает в область поиска архивные почтовые ящики пользователей. Дополнительные сведения об обнаружении электронных данных см. в статье Обнаружение электронных данных на месте.

  • Служба поиска Exchange. При использовании Exchange порядок поиска одинаковый для основного и архивного почтового ящиков. Содержимое обоих почтовых ящиков индексируется. Когда пользователь выбирает параметр Все почтовые ящики, в результаты поиска в Outlook и Outlook Web App включаются сообщения как из основного, так и из архивного почтового ящика.

  • Архивация содержимого Lync в Exchange Online. Вы можете архивировать беседы с обменом мгновенными сообщениями и документы из общих собраний по сети в основном почтовом ящике пользователя. Дополнительные сведения см. в разделе Архивация бесед Lync и содержимого собраний в Exchange.

В Exchange Online можно включить или отключить архивные почтовые ящики. Вы также можете получить статистику (например, текущий размер) для архивного почтового ящика и проверить связь с архивными почтовыми ящиками. Дополнительные сведения см. в разделе Включение и отключение архивного почтового ящика в Exchange Online.

  • Включение архивного почтового ящика. При создании нового почтового ящика архив не включен по умолчанию. После создания почтового ящика архив можно включить в любой момент.

  • Отключение архивного почтового ящика. Вам может потребоваться отключить архивный почтовый ящик пользователя для обеспечения соответствия требованиям. В течение 30 дней после отключения архивного почтового ящика его можно повторно подключить к основному почтовому ящику пользователя. В этом случае исходное содержимое архивного почтового ящика восстанавливается. Через 30 дней содержимое исходного архивного почтового ящика удаляется безвозвратно и не может быть восстановлено. Поэтому при повторном включении архива по прошествии более 30 дней с момента его отключения создается новый архивный почтовый ящик.

  • Проверка связи с архивным почтовым ящиком. В Exchange Online можно проверить связь с архивным почтовым ящиком пользователя при помощи параметра Archive с командлетом Test-MapiConnectivity.

К началу

Перед включением архивного почтового ящика для пользователей мы рекомендуем вам уведомить их о политиках архивации, примененных к их почтовому ящику, и предоставить им специальное обучение или документацию, чтобы помочь им в использовании своего архивного почтового ящика. Сюда может входить поддержка и сведения о следующем:

В начало

 
Показ: