Заявления об отказе от ответственности, подписи, нижние колонтитулы и заголовки в Exchange 2013
Область применения: Exchange Server 2013 г.
В верхнюю или нижнюю часть электронных сообщений, поступающих в организацию или исходящих из нее, можно добавить предупреждение, юридическую оговорку, заявление о раскрытии информации, подпись или другие сведения. Это может потребоваться для юридических, деловых или нормативных требований, для выявления потенциально опасных сообщений электронной почты или по другим причинам, уникальным для вашей организации.
Чтобы настроить отказ от ответственности, создайте правило транспорта, которое включает условия, например, когда отправитель находится в определенной группе или если сообщение содержит определенные текстовые шаблоны и добавляемый текст. Чтобы применить несколько отказов от ответственности к одному сообщению электронной почты, используйте несколько правил транспорта.
Важно!
Если вы хотите, чтобы информация добавлялась только в исходящие сообщения, необходимо добавить условие, например получателей, находящихся за пределами организации. По умолчанию правила транспорта применяются как к входящим, так и к исходящим сообщениям.
Примеры
Вот несколько идей использования заявлений об отказе.
| Тип | Пример добавляемого текста |
|---|---|
| Юридическая оговорка для исходящих сообщений | Это сообщение и любые передаваемые в нем файлы конфиденциальны и предназначены исключительно для использования адресатом. Если вы получили его по ошибке, уведомите системного администратора. |
| Юридическая оговорка для входящих сообщений | Сотрудники обязуются не делать клеветнических заявлений и не нарушать авторские или другие права, а также не допускать такого нарушения в сообщениях электронной почты. В случае получения подобных сообщений необходимо немедленно уведомить своего руководителя. |
| Уведомление об отправке сообщения псевдониму | Это сообщение отправлено группе обсуждений по продажам. |
| Подпись — извлекает данные для каждого сотрудника. | Кэтлин Майер Отдел продаж Contoso www.contoso.com kathleen@contoso.com cell: 111-222-1234 |
| Реклама | Специальные предложения за март см. здесь |
Примеры, приведенные в этой статье, не предназначены для использования как есть. Измените их в соответствии со своими потребностями.
Определение области заявления об отказе от ответственности
Используя оговорки, следует учитывать, к каким сообщениям они будут применяться. Например, могут потребоваться различные заявления об отказе от ответственности для внутренних и внешних сообщений или сообщений, отправляемых пользователями в определенных отделах. Чтобы убедиться, что только первое сообщение в беседе получает заявление об отказе, добавьте исключение, которое ищет уникальный текст в заявлении об отказе от ответственности.
Ниже приведены примеры возможных условий и исключений.
| Описание | Условия и исключения в Центре администрирования Exchange (EAC) | Условия и исключения в оболочке |
|---|---|---|
| За пределами вашей организации, если исходное сообщение не содержит текст из вашего заявления об отказе, например "CONTOSO LEGAL NOTICE" | Условие: получатель находится>за пределами организации Исключение: тема или текст>темы или текста соответствует этим текстовым шаблонам>CONTOSO LEGAL NOTICE |
-FromScope NotInOrganization -ExceptIf -SubjectOrBodyMatches "CONTOSO LEGAL NOTICE" |
| Входящие сообщения с исполняемыми файлами во вложениях | Условие 1. Отправитель находится>за пределами организации Условие 2. Любое вложение>содержит исполняемое содержимое |
-FromScope NotInOrganization -AttachmentHasExecutableContent |
| Отправитель находится в отделе маркетинга | Условие: отправитель>является членом этой группы>. | -FromMemberOf "Marketing Team" |
| Сообщения от внешнего отправителя группе обсуждений по продажам | Условие 1. Отправитель находится>за пределами организации Условие 2. Поле "Кому>" или "Копия" содержитимя группы пользователя > |
-FromScope NotInOrganization -SentTo "Sales Discussion Group" -PrependSubject "Sent to Sales Discussion Group: " |
| Добавление рекламы в исходящие сообщения на один месяц | Условие 1. Получатель находится>за пределами организации Укажите даты в нижней части диалогового окна Создание правила . |
-ApplyHtmlDisclaimerLocation 'Prepend' -SentToScope 'NotInOrganization' -ActivationDate '03/1/2014' -ExpiryDate '03/31/2014' |
Полный список условий правил транспорта, которые можно использовать для назначения заявления об отказе, см. в разделе Условия правила транспорта (предикаты).
Форматирование заявления об отказе от ответственности
При необходимости можно отформатировать заявление об отказе от ответственности. Вот что можно включить в текст заявления об отказе от ответственности.
| Тип сведений | Описание |
|---|---|
| Текст | Максимальная длина: 5000 символов, в том числе HTML-теги и встроенные каскадные таблицы стилей (CSS). |
| HTML и встроенные CSS | Для форматирования текста можно использовать стили HTML и встроенные CSS. Например, используйте <HR> тег, чтобы добавить строку перед заявлением об отказе. HTML-код в отказе от ответственности игнорируется, если заявление об отказе добавляется в текстовое сообщение. |
| Добавление изображений | Используйте тег, <IMG> чтобы указать на изображение, доступное в Интернете. Пример: <IMG src="http://contoso.com/images/companylogo.gif" alt="Contoso logo"> Помните, что Outlook Web App и Outlook по умолчанию блокируют внешнее веб-содержимое, включая изображения. Если пользователи захотят просмотреть заблокированное внешнее содержимое, им потребуется выполнить дополнительные действия. Это означает, что изображения, добавленные с помощью тега IMG , могут не отображаться по умолчанию. Мы рекомендуем протестировать заявление об отказе от ответственности с IMG тегами в почтовых клиентах, которые, скорее всего, будут использовать получатели, чтобы убедиться, что оно хорошо отображается. |
| Добавление сведений для персонализированных подписей | Если вы хотите, чтобы все подписи были в одинаковом формате с одинаковыми сведениями, можно добавить уникальные сведения для каждого сотрудника, например DisplayName, FirstName, LastName, PhoneNumber, Email, FaxNumberи Department. Эти сведения должны быть заключены в два процента знаков (%%) на каждой стороне информации. Например, чтобы использовать DisplayName, необходимо использовать %%DisplayName%% в своем отказе от ответственности. При активации правила отказов от ответственности вставляются соответствующие значения для этого пользователя. Данные поступают из учетной записи пользователя Active Directory отправителя (для локальной Exchange Server) или из учетной записи отправителя Microsoft 365 или Office 365 для Exchange Online. Полный список атрибутов, которые можно использовать в заявлениях об отказе и персонализированных подписях, см. в описании ADAttribute свойства в разделе Условия правила транспорта (предикаты). |
Например, ниже приведен пример html-заявления об отказе от ответственности, который включает в себя сигнатуру IMG , тег и внедренный CSS.
<div style="font-size:9pt; font-family: 'Calibri',sans-serif;">
%%displayname%%<br/>
%%title%%<br/>
%%company%%<br/>
%%street%%<br/>
%%city%%, %%state%% %%zipcode%%</div>
<br/>
<div style="background-color:#D5EAFF; border:1px dotted #003333; padding:.8em; ">
<div><img alt="Fabrikam" src="http://fabrikam.com/images/fabrikamlogo.png"></div>
<span style="font-size:12pt; font-family: 'Cambria','times new roman','garamond',serif; color:#ff0000;">HTML Disclaimer Title</span><br/>
<p style="font-size:8pt; line-height:10pt; font-family: 'Cambria','times roman',serif;">This message contains confidential information and is intended only for the individual(s) addressed in the message. If you are not the named addressee, you should not disseminate, distribute, or copy this e-mail. If you are not the intended recipient, you are notified that disclosing, distributing, or copying this e-mail is strictly prohibited.
<span style="padding-top:10px; font-weight:bold; color:#CC0000; font-size:10pt; font-family: 'Calibri',Arial,sans-serif; "><a href="http://www.fabrikam.com">Fabrikam, Inc.</a></span><br/><br/>
</div>
Резервные параметры, если не удается добавить заявление об отказе
Некоторые сообщения, например зашифрованные сообщения, не позволяют Exchange изменять содержимое исходного сообщения. Вы можете контролировать обработку этих сообщений в организации. Вы указываете, следует ли завернуть сообщение, которое нельзя изменить, в конверте сообщения с заявлением об отказе, отклонить сообщение, если не удается добавить заявление об отказе, или игнорировать действие об отказе от ответственности и доставить сообщение без заявления об отказе.
В списке ниже описаны все резервные действия.
Обертывание. Если заявление об отказе не удается вставить в исходное сообщение, Exchange заключает или "заключает" исходное сообщение в новый конверт сообщения. Затем заявление об отказе вставляется в новое сообщение. Если исходное сообщение не может быть помещено в конверт нового сообщения, исходное сообщение не доставляется. Отправитель сообщения получает отчет о недоставке в котором объясняется, почему сообщение не было доставлено.
Важно!
Если исходное сообщение завернуто в новый конверт сообщения, последующие правила транспорта применяются к новому конверту сообщения, а не к исходному сообщению. Следовательно, необходимо настроить правила транспорта с действиями об отказе от ответственности, которые заключают исходные сообщения в новый текст сообщения после настройки других правил транспорта.
Отклонить. Если отказ от ответственности не может быть вставлен в исходное сообщение, Exchange не доставляет сообщение. Отправитель сообщения получает отчет о недоставке, в котором объясняется, почему сообщение не было доставлено.
Игнорировать. Если заявление об отказе не удается вставить в исходное сообщение, Exchange доставляет исходное сообщение без изменений. Заявление об отказе не добавляется.