Обзор процесса совместного редактирования в SharePoint 2013
**Применимо к:**SharePoint Foundation 2013, SharePoint Online, SharePoint Server 2013
**Последнее изменение раздела:**2017-07-19
Сводка: предоставление информации о совместном редактировании, а также о разрешениях и версиях программного обеспечения, которые необходимы для использования функции совместного редактирования в SharePoint 2013 и SharePoint Online.
Аудитория: ИТ-специалисты
Используйте функцию совместного редактирования в SharePoint Server 2013 или SharePoint Online для предоставления нескольким пользователям возможности одновременной работы с документом в любое время без создания помех для внесения изменений другими пользователями. Функция совместного редактирования устраняет препятствия для совместной работы над документом на базе сервера и позволяет организациям снижать накладные расходы, связанные со стандартным процессом обмена документами посредством вложений. Для использования этой функции не требуется дополнительная настройка сервера. Это состояние по умолчанию для документов, хранящихся в SharePoint Server 2013 и SharePoint Online. Для управления функцией совместного редактирования используются те же инструменты и технологии, которые уже применяются для управления SharePoint, что позволяет минимизировать нагрузку администраторов.
Office позволяет совместно редактировать документы в Word, PowerPoint, OneNote и Visio. Если вы используете SharePoint Online или для SharePoint Server 2013 настроено использование Office Web Apps Server, пользователи также могут совместно редактировать документы в веб-приложениях Word, PowerPoint, Excel и OneNote.
Важно!
Эта статья предназначена для ИТ-специалистов и используется для планирования процедур совместного редактирования в компании.
Вам нужна помощь в организации совместного редактирования? Возможно, вам будет полезна статья Совместное редактирование и совместная работа над документами, которая обеспечит более полное представление об использовании операций совместного редактирования и возможностей контроля версий SharePoint Server 2013.
В этой статье
Совместное редактирование в SharePointServer2013 и SharePoint Online
Получение представление о пользовательском интерфейсе совместного редактирования в SharePoint 2013 и SharePoint Online
Важные вопросы планирования совместного редактирования в SharePoint 2013 и SharePoint Online
Вопросы планирования совместного редактирования в записных книжках OneNote
Рекомендации по производительности и масштабируемости для совместного редактирования в SharePoint 2013 и SharePoint Online
Совместное редактирование в SharePoint Server 2013 и SharePoint Online
При традиционной организации совместной работы документы передаются в виде вложений электронной почты, поэтому отслеживание версий и изменений, внесенных различными авторами, представляет собой крайне трудоемкий процесс, который отнимает у пользователей много времени. Системы электронной почты перегружаются многочисленными копиями одного и того же документа, не говоря уже о повышении сетевого трафика в результате повторной передачи документов.
Использование SharePoint для хранения документов, предназначенных для совместной работы, позволило сократить количество этих проблем за счет предоставления постоянного доступа к самым актуальным версиям документов, возможности отслеживания предыдущих версий и централизованного управления. Хранение одного документа вместо множества вложений также позволило сократить накладные расходы, связанные с сетевой работой и хранением.
Но это решение оказалось не самым идеальным. Когда документ открыт у одного автора, другие авторы не могут работать с ним. Если кто-то забывает закрыть документ или зарегистрировать его, он может быть заблокирован для других пользователей на неопределенный срок и в этом случае часто требуется обращение в ИТ-отдел.
Функция совместного редактирования SharePoint Server 2013 позволяет устранить эти проблемы за счет предоставления нескольким пользователям возможности работы с документом в любое время без создания помех для внесения изменений другими пользователями. Этот подход позволяет оптимизировать многие распространенные сценарии совместной работы с документами. Например:
Два или более авторов работают над различными частями составного документа. Пока один автор редактирует свой раздел, другой автор может работать над своим, причем они не мешают работе друг друга.
Несколько авторов работают над составным слайд-шоу. Каждый автор может добавлять слайды в презентацию и редактировать их вместо того, чтобы работать изолированно, одновременно пытаясь объединить несколько документов и обеспечить их согласованность.
Документ передается нескольким экспертам и заинтересованным лицам, каждый из которых предлагает ряд правок или дополнений. При этом никакие правки не утрачиваются, так как все пользователи работают над документом, который централизованно хранится на сервере.
Получение представление о пользовательском интерфейсе совместного редактирования в SharePoint 2013 и SharePoint Online
С точки зрения конечного пользователя совместное редактирование — это просто. Для работы с документом в Word, PowerPoint, OneNote, Visio или одном из веб-приложений Office он просто открывает его как обычно в SharePoint Server 2013 или SharePoint Online. Если этот документ уже открыт другим пользователем, они могут редактировать его одновременно. Совместное редактирование в Excel Web App доступно, только если все пользователи используют Excel Web App для доступа к книге. Если книга будет открыта в Excel (клиентское приложение), совместное редактирование в Excel Web App будет недоступно.
Когда пользователь сохраняет документ Word, PowerPoint или Word Online, другие текущие пользователи уведомляются о том, что в документ внесены новые изменения. Эти пользователи могут незамедлительно обновить представление документа, чтобы отобразить изменения, или продолжить работу и обновить представление позже, чтобы увидеть последние правки. PowerPoint Web App и Excel Web App выполняют автоматическое сохранение, чтобы любые изменения автоматически отображались для пользователей. Авторы могут отслеживать работу другого автора, и все знают, кто еще работает с документом. Средства контроля версий и отслеживания SharePoint Server 2013 и SharePoint Online обеспечивают защиту документа, благодаря чему авторы могут выполнять откат нежелательных изменений. Если функция Skype для бизнеса доступна, пользователи могут видеть состояние других авторов в сети и обмениваться с ними мгновенными сообщениями, не закрывая при этом документ.
В OneNote и OneNote Web App общие записные книжки позволяют пользователям свободно обмениваться заметками. Если пользователь редактирует страницу записной книжки, эти правки автоматически синхронизируются с другими пользователями данной записной книжки, благодаря чему каждый пользователь обладает доступом к полному набору заметок. Правки, вносимые несколькими пользователями на одной и той же страницы, отображаются автоматически, что обеспечивает совместную работу практически в режиме реального времени. Благодаря контролю версий и другим функциям общего доступа в OneNote пользователи могут выполнять откат правок, видеть, какие заметки являются самыми новыми, и определять, кто внес ту или иную правку.
Клиентское приложение Excel не поддерживает совместное редактирование книг в SharePoint Server 2013 или SharePoint Online. Но в нем есть функция "Общая книга", которая позволяет совместно редактировать книги, хранящиеся локально или в сети UNC, не в режиме реального времени. Совместное редактирование книг в SharePoint поддерживается за счет Excel Web App.
Важные вопросы планирования совместного редактирования в SharePoint 2013 и SharePoint Online
Существует ряд факторов, которые администраторы должны учитывать при планировании использования функции совместного редактирования в рабочей среде.
Функция совместного редактирования в SharePoint разработана таким образом, что обеспечивает простоту настройки и требует минимального администрирования. Однако при настройке и контроле функции совместного редактирования следует учитывать некоторые факторы:
Разрешения — чтобы несколько пользователей смогли редактировать один и тот же документ, им требуются права на редактирование в библиотеке документов, где хранится данный документ. Проще всего это сделать путем предоставления всем пользователям доступа к сайту SharePoint, где хранятся документы. В тех случаях, когда разрешение на совместное редактирование документов в определенной библиотеке следует предоставить только подгруппе пользователей, для управления доступом можно использовать разрешения SharePoint. Для получения дополнительной информации см. Обзор разрешений сайта в SharePoint 2013.
Контроль версий — контроль версий в SharePoint Server 2013 позволяет отслеживать изменения документов во время редактирования и даже сохранять более ранние версии в справочных целях. По умолчанию в SharePoint Server 2013 эта функция выключена. SharePoint Server 2013 поддерживает два вида контроля версий: создание основных версий и создание дополнительных версий. Рекомендуется не включать создание дополнительных версий для библиотек документов, которые используются для совместного редактирования в OneNote, так как это может препятствовать работе функций синхронизации и контроля версий, которые входят в состав продукта. Это ограничение относится только к созданию дополнительных версий. Функцию создания основных версий можно использовать в OneNote. Для получения дополнительной информации см. статью Принципы управления версиями в списках и библиотеках.
Количество версий — количество сохраняемых версий документов влияет на требования к серверному хранилищу. Это количество можно изменить в настройках библиотеки документов для ограничения количества сохраняемых версий. Частое обновление записных книжек OneNote может привести к тому, что на сервере будет храниться слишком большое количество версий. Во избежание потребления чрезмерного объема дискового пространства рекомендуется, чтобы администратор задал приемлемое максимальное количество версий, сохраняемых в библиотеках документов, которые используются для хранения записных книжек OneNote. Дополнительные сведения см. в статье Включение и настройка управления версиями для списка или библиотеки
Период проверки версий — период проверки версий определяет, как часто SharePoint Server 2013 создает версию совместно редактируемого документа Word или PowerPoint. Установка минимального значения для этого периода приведет к более частому получению версий для более тщательного их отслеживания, но для этого может потребоваться увеличение объема пространства для хранения на сервере. Период проверки версий не влияет на записные книжки OneNote. Это значение можно изменить путем настройки свойства coAuthoringVersionPeriod на сервере. Для получения дополнительной информации о настройке этого параметра см. Настройка периода сохранения версий при совместном редактировании в SharePoint 2013.
Извлечение — когда пользователь выгружает документ в целях редактирования, документ блокируется этим пользователем и внесение в него изменений невозможно. Это предотвращает возможность совместного редактирования. Не включайте функцию обязательного извлечения в библиотеках документов, в которых используется совместное редактирование. По умолчанию функция обязательного извлечения в SharePoint Server 2013 отключена. Пользователи не должны выгружать документы вручную при использовании функции совместного редактирования. Для получения дополнительной информации см. статью Как включить в библиотеке обязательное извлечение файлов.
Вопросы планирования совместного редактирования в записных книжках OneNote
В отличие от Word и PowerPointOneNote сохраняет информацию о версии в самом файле. По этой причине администраторы должны соблюдать следующие рекомендации при сохранении записных книжек OneNote в библиотеке документов SharePoint Server 2013:
Не включайте создание дополнительных версий. По умолчанию создание дополнительных версий в SharePoint Server 2013 отключено.
Если включена функция создания основных версий, задайте приемлемое максимальное количество версий для хранения. По умолчанию функция создания основных версий в SharePoint Server 2013 отключена.
Рекомендации по производительности и масштабируемости для совместного редактирования в SharePoint 2013 и SharePoint Online
Приложения SharePoint Server 2013 и Office 2016 позволяют свести к минимуму влияние на производительность и масштабируемость, связанное с организацией совместного редактирования в рабочей среде. Клиенты Office не передают и не загружают данные совместного редактирования с сервера, пока правки вносит несколько авторов. Если редактирование документа осуществляет один пользователь, влияние на производительность аналогично предыдущим версиям SharePoint.
Клиенты Office сконфигурированы таким образом, что сокращают влияние на работу сервера за счет снижения частоты выполнения синхронизации данных совместного редактирования, если сервер сильно загружен или пользователь редактирует документ недостаточно активно. Это позволяет сокращать общее влияние на производительность.