• Статья

Планирование преобразования документов в Office 2010

 

Применимо к: Office 2010

Последнее изменение раздела: 2011-08-05

Бизнес-процессы организации основаны на контенте, который создается, изменяется и потребляется ежедневно. Администратор должен иметь представление о том, как повлияет переход на Microsoft Office 2010 на контент. Перед преобразованием администратор должен решить, следует ли преобразовывать в формат Open XML все двоичные файлы Office или только некоторые из них. В большинстве случаев достаточно преобразовать критически важные файлы, а для остальных файлов использовать режим совместимости. С другой стороны, если в организации используются процессы управления документами, а также политики хранения, аудита и классификации, то, как правило, требуется массовое преобразование. Организациям, которые используют Выпуск 2007 системы Office и уже провели стандартизацию на основе формата файлов Microsoft Open XML, при переходе на Office 2010 не требуется преобразовывать или восстанавливать существующие файлы Open XML.

Содержание:

  • Общие сведения о преобразовании файлов в Office 2010

  • Требуется ли преобразование для вашей организации?

  • Подходит ли диспетчер планирования миграции Office для вашей организации?

  • Руководство по планированию и преобразованию с помощью OMPM

Общие сведения о преобразовании файлов в Office 2010

При планировании перехода на Office 2010 необходимо определить, требуется ли преобразовывать в формат Open XML все двоичные файлы Office, такие как файлы с расширениями DOC, PPT и XLS, или только некоторых из них. Формат Open XML, впервые представленный в выпуске 2007 системы Office, является форматом на основе XML, который отличается от двоичных файлов такими преимуществами, как меньший размер файла и повышенная информационная безопасность. Стандартизация на Office 2010 и формат Open XML позволяют избежать проблем совместимости, которые могут возникнуть у пользователей при работе с разными форматами файлов и использовании разных версий Office. Однако большинство файлов двоичного формата открываются в Office 2010 в режиме совместимости. Следовательно, не каждый файл подлежит преобразованию. Если режим совместимости удовлетворяет потребностям организации для большинства файлов, можно сэкономить время, требуемое на преобразование, и сосредоточиться на критически важных файлах и файлах, имеющих потенциальные проблемы совместимости.

После оценки возможностей полного преобразования файлов и режима совместимости большинство организаций приходят к выводу, что им вполне достаточно функций совместимости в Office 2010, и полностью пропускают процесс массового преобразования. В процессе перехода на Office 2010 пользователи в этих организациях могут сохранять новые файлы в формате Open XML и выполнять преобразование во время редактирования. Пользователи, которые еще не перешли на Office 2010, могут редактировать файлы Open XML с помощью пакета обеспечения совместимости. Этот метод преобразования по мере необходимости позволяет с течением времени преобразовать в формат Open XML наиболее часто используемые файлы; при этом старые неиспользуемые файлы останутся в двоичном формате.

Однако поддержка двоичного формата и формата Open XML не является лучшим решением для всех организаций. Некоторым организациям необходимо тщательно рассмотреть возможности преобразования, особенно если переход на Office 2010 связан с новыми функциями. Это особенно справедливо для следующих организаций:

  • Организации, которые используют продукты для управления документами и имеют представление о расположении и типах файлов, создаваемых этими продуктами.

  • Организации, использующие для управления документами политики хранения, соответствия, аудита или службу управление правами на доступ к данным (IRM).

  • Организации, имеющие критически важные документы, управление которыми улучшится при преобразовании.

  • Организации, для которых меньший размер файлов формата Open XML (по сравнению с двоичными файлами) является обоснованием перехода на Office 2010.

Процесс преобразования включает определение файлов, подлежащих преобразованию, и доступ к ним, непосредственно преобразование и форматирование, а также другие действия в преобразованных документах. Для облегчения оценки и преобразования файлов корпорация Майкрософт предоставляет диспетчер планирования миграции Office 2010 (OMPM). С помощью средств диспетчера OMPM можно проверять файлы версий с Office 97 по Office 2003 на наличие проблем преобразования, создавать отчеты для анализа данных сканирования, хранить данные сканирования и преобразовывать устаревшие форматы файлов Office в форматы Open XML (при необходимости). В этой статье приведены инструкции по использованию диспетчера планирования миграции Office в крупных средах. Дополнительные сведения о OMPM см. в статье Обзор диспетчера планирования миграции Office (OMPM) для Office 2010. Для загрузки OMPM посетите Центр загрузки Майкрософт (Возможно, на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=204300\&clcid=0x419) (Возможно, на английском языке).

Требуется ли преобразование для вашей организации?

В некоторых организациях число документов Office в двоичном формате достигает сотен тысяч или даже миллионов. Прежде чем приступить к преобразованию документов в таком объеме, необходимо иметь четкие представления о требованиях организации к преобразованию. Кроме того, необходимо иметь представления о том, где хранятся файлы и какой формат используется для хранения. Если требования организации и область охвата проекта заданы не четко, сначала необходимо определить, соответствует ли режим совместимости потребностям организации для некоторых или всех файлов организации. Ниже приведены ссылки на ресурсы, которые помогут принять решение.

Сроки и продолжительность перехода на Office 2010 также могут повлиять на преимущества, получаемые от преобразования файлов. При продолжительном переходе преимущества преобразования двоичных файлов в Open XML будут невелики, если всего лишь небольшая часть пользователей работает с Office 2010. Кроме того, при продолжительном переходе может потребоваться несколько преобразований, поскольку некоторые пользователи более ранних версий Office будут по-прежнему создавать файлы в двоичном формате. Если потребности организации требуют проведения преобразования, рекомендуется установить круг пользователей, которые совместно используют документы, и переносить эти документы в рамках максимально тесного сотрудничества. Для просмотра и редактирования файлов Open XML пользователи Office 2003 и более ранних версий должны использовать пакет обеспечения совместимости. Чтобы просмотреть требования к системе и загрузить пакет обеспечения совместимости, посетите Центр загрузки Майкрософт (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=204348\&clcid=0x419).

Подходит ли диспетчер планирования миграции Office для вашей организации?

Если требуется преобразовать двоичные файлы Office в формат Open XML, необходимо выбрать средство для оценки и преобразования. Диспетчер планирования миграции Office (OMPM) для Office 2010, предоставляемый корпорацией Майкрософт, предназначен для массового преобразования двоичных файлов в формат Open XML. Кроме того, имеются решения сторонних производителей. Сведения о диспетчере планирования миграции Office, приведенные ниже, помогут определить, подходит ли это средство для вашей организации.

Компоненты диспетчера планирования миграции Office

Диспетчер планирования миграции Office состоит из следующих компонентов:

  • Сканер файлов   Сканер файлов диспетчера планирования миграции Office (Offscan.exe) — это средство командной строки, которое позволяет выполнять сканирование файлов, расположенных на клиентах, файловых серверах и в хранилищах документов, доступных с помощью протокола WebDAV, для выявления проблем преобразования. Диспетчер планирования миграции Office поддерживает два режима сканирования:

    • Глубокое сканирование документов Office для обхода свойств документов, которые помогают определить, присутствуют ли потенциальные проблемы преобразования в том или ином документе. Этот режим используется по умолчанию.

    • Быстрое сканирование для быстрого поиска документов Office на компьютере пользователя или в файловой системе NFS.

  • Поддержка баз данных   Диспетчер планирования миграции Office предоставляет набор пакетных файлов, которые можно использовать для импорта XML-файлов журнала, созданных сканером файлов диспетчера планирования миграции Office. Базы данных, поддерживаемые диспетчером планирования миграции Office, приведены в разделе Требования к компьютеру администратора.

  • Создание отчетов   Диспетчер планирования миграции Office предоставляет решение для создания отчетов на основе Microsoft Access 2010, с помощью которого можно создавать различные аналитические отчеты и определять наборы файлов для автоматической обработки.

  • Массовое преобразование   Диспетчер планирования миграции Office предоставляет конвертер файлов Office (OFC), который представляет собой средство командной строки для массового преобразования отдельных файлов в форматы файлов Office 2010.

  • Извлечение версий   Диспетчер планирования миграции Office содержит средство извлечения версий (VET), которое является средством командной строки, извлекающим различные сохраненные версии документа Word 97–2003 в отдельные файлы в Office 2010.

Усовершенствования в OMPM 2010

Для поддержки Office 2010 в диспетчер планирования миграции Office добавлены следующие усовершенствования:

  • Массовое сканирование макросов для выявления проблем совместимости   Эта функция объединяет логику инспектора совместимости кода Office (OCCI) для подсчета числа потенциальных проблем, связанных с макросами и надстройками Visual Basic для приложений (VBA), которые возникли вследствие изменений объектной модели. Для включения этого типа сканирования используется новый параметр в файле offscan.ini.

  • Сканирование на совместимость с 64-разрядными версиями   Эта функция объединяет логику инспектора совместимости кода Office для подсчета числа потенциальных проблем совместимости кода VBA с 64-разрядными версиями Office. Для включения этого типа сканирования используется новый параметр в файле offscan.ini.

  • Исключение файлов за определенные промежутки времени   С помощью этой функции можно исключить из сканирования файлы, которые не были изменены в течение указанного периода времени или не запрашивались в течение этого периода.

  • Поддержка SQL Server 2008 и SQL Server 2008 R2   Дополнительные требования к установке SQL Server 2008 R2 см. в разделе Требования к компьютеру администратора.

Характеристики диспетчера планирования миграции Office

Чтобы выбрать между диспетчером планирования миграции Office и средствами сторонних производителей, ознакомьтесь со следующими сведениями.

Файлы, поддерживаемые диспетчером планирования миграции Office

Диспетчер планирования миграции Office поддерживает сканирование файлов, созданных с помощью следующих приложений Microsoft Office:

  • Access

  • Excel

  • PowerPoint

  • Project

  • Publisher

  • Visio

  • Word

Полный список поддерживаемых типов файлов см. в разделе, посвященном файлам, сканируемым сканером файлов OMPM, статьи Установка сканера файлов диспетчера планирования миграции Office для Office 2010.

Файлы, не поддерживаемые диспетчером планирования миграции Office

Диспетчер планирования миграции Office не поддерживает сканирование PDF-файлов или файлов, созданных с помощью следующих приложений Microsoft Office:

  • Outlook

  • FrontPage

  • OneNote

  • InfoPath

Диспетчер планирования миграции Office не сканирует документы, защищенные паролем или службами управления правами на доступ к данным (IRM). Кроме того, сканер файлов диспетчера планирования миграции Office не сканирует внедренные объекты в документах. Тем не менее, он сообщает о наличии внедренных объектов в документе.

Рекомендации по созданию отчетов и исправлению

При сканировании файлов диспетчер планирования миграции Office использует одно из следующих состояний: Проблемы не обнаружены, Зеленый, Желтый или Красный. Документы с состоянием Проблемы не обнаружены являются лучшими кандидатами на преобразование. Документы с состоянием Зеленый также являются кандидатами на преобразование, поскольку содержат незначительные проблемы преобразования. Документы с состоянием Желтый или Красный содержат известные проблемы совместимости, из-за которых невозможно выполнить преобразование устаревших объектов или данных или полученные результаты будут отличаться от ожидаемых.

Результаты сканирования OMPM показывают, возникнут ли проблемы при преобразовании двоичных файлов Office в формат Open XML. Для каждого сканируемого файла диспетчер планирования миграции Office показывает тип и краткое описание проблемы, которая может возникнуть при преобразовании файла. Диспетчер планирования миграции Office не предоставляет какие-либо сведения о потенциальных проблемах совместимости, если файлы Office остаются в двоичном формате (97–2003 или более поздней версии) или если для доступа к файлам используется режим совместимости.

Диспетчер планирования миграции Office не изменяет файлы для устранения проблем совместимости. Кроме того, он не выполняет проверку на наличие ошибок. Вместо этого диспетчер планирования миграции Office определяет, какие известные проблемы совместимости могут возникнуть при преобразовании файла в формат Open XML исходя из функций приложения, которые были существенно изменены или удалены.

Если файл содержит макрос, диспетчер планирования миграции Office проверяет его на совместимость со всеми приложениями Office, чтобы определить, у какой программы могут возникнуть проблемы совместимости с этим файлом. Это может привести к тому, что в столбце Число функциональных проблем вкладки Сводка по макросам будет отображаться очень большое число. Несмотря на то что это число преувеличено, полученные результаты можно использовать для идентификации файлов, которые будут иметь максимальное число проблем после преобразования. Чтобы получить более точное число потенциальных проблем с макросами для отдельного файла, используйте инспектор совместимости кода Office, который доступен на странице, посвященной вопросам совместимости для Microsoft Office 2010, веб-сайта TechNet.

Перед запуском массового преобразования рекомендуется выполнить тестовое преобразование образцов файлов. Пользователю потребуется проверять образцы один за другим и сравнить их с оригиналом, чтобы определить, приведет ли преобразование к каким-либо результатам или другим проблемам. Кроме того, потребуется запланировать дополнительное исправление ошибок, чтобы устранить ошибки макросов и поврежденные ссылки в преобразованных файлах, поскольку диспетчер планирования миграции Office не устраняет эти проблемы в ходе преобразования. Если в ходе процесса массового преобразования требуется автоматическое исправление ошибок, рекомендуется рассмотреть возможность использования решений для преобразования сторонних производителей.

Руководство по планированию использования диспетчера планирования миграции Office в больших средах

Если вы являетесь администратором, который предполагает использовать диспетчер планирования миграции Office в большой среде, ознакомьтесь со следующими рекомендациями.

Определение файлов, подлежащих сканированию с помощью OMPM, и назначение приоритетов файлам

Чтобы определить, какие клиенты, серверы и хранилища документов подлежат сканированию с помощью диспетчера планирования миграции Office, организуйте совместную работу с руководителями бизнес-групп. Бизнес-группы также должны назначить приоритет или важность каждого набора файлов, чтобы можно было определить порядок их сканирования. Наборы файлов с низкими приоритетами можно сканировать в последнюю очередь или не сканировать вообще. Кроме того, можно попросить пользователей определить, какие из файлов являются критически важными для преобразования. Прямое общение с пользователями позволяет уведомить их о предстоящем преобразовании и уменьшить число файлов, подлежащих сканированию.

Возможно, наиболее приемлемым вариантом будет сканирование всех файлов и использование полученных результатов для более точного определения приоритетов файлов. Как правило, диспетчер планирования миграции Office используется для получения сведений о количестве и расположении файлов Office, потенциальных проблемах преобразования и даты последнего изменения файлов. Дата последнего изменения файлов Office может оказаться особенно полезной для лиц, ответственных за принятие решений, поскольку они могут обнаружить, что большинство файлов Office не используется в течение продолжительного периода времени. Следовательно, хранение этих файлов нецелесообразно. Для освобождения дискового пространства можно очистить сетевые папки путем архивации устаревших файлов Office.

Подготовка пользователей к работе с преобразованными файлами

Корпорация Майкрософт предоставляет несколько ресурсов, предназначенных для изучения нового пользовательского интерфейса и функций Office 2010. Для подготовки пользователей используйте следующие ресурсы:

  • Обучающие ресурсы   Центр ресурсов обучения и готовности пользователей (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=202000\&clcid=0x419) на веб-сайте TechNet содержит актуальные списки учебных ресурсов, например интерактивные руководства, руководства по ленте Office, электронные обучающие курсы и многое другое.

  • Практические статьи   Раздел Document compatibility reference for Excel 2010, PowerPoint 2010, and Word 2010 в Набор ресурсов Office 2010 содержит ссылки на статьи, которые были созданы для пользователей Excel 2010, PowerPoint 2010 и Word 2010. Рассматриваемые вопросы:

    • Включение режима совместимости

    • Преобразование файлов в формат Office 2010 (выход из режима совместимости)

    • Запуск средства проверки совместимости

    • Функции, измененные при открытии файла Office 2010 в более ранней версии Office

Советы по сканированию большого числа файлов с помощью диспетчера планирования миграции Office

В статье Диспетчера планирования переноса Office 2010 (OMPM) приведены инструкции по сканированию файлов. Если предстоит отсканировать миллионы файлов, используйте следующие рекомендации для упрощения процесса сканирования.

  • Выполните очистку старых файлов перед сканированием. Это возможность очистить общие папки и документы.

  • Не сканируйте файлы, которые не были изменены в течение последних 6–12 месяцев.   Диспетчер планирования миграции Office 2010 позволяет исключить файлы, которые не были изменены в течение указанного периода времени или не использовались в течение этого периода. Чтобы определить, требуется ли сканирование старых файлов, обратитесь к бизнес-группе. Если сканирование не требуется, исключите эти файлы из сканирования и преобразования. После завершения перехода на Office 2010 составьте план удаления или архивации документов со старыми форматами файлов.

  • Сосредоточьтесь на критически важных файлах, особенно тех, которые используются группами для создания сложных документов. Чтобы определить, какие документы можно считать критически важными, а какие документы подлежат преобразованию в связи с нормативными или юридическими требованиями, организуйте совместную работу с бизнес-группами. Если возможно, при определении приоритетов сканируемых файлов используйте в качестве основного критерия сложность документа. Например, особые бизнес-группы, такие как финансовые, как правило, имеют более сложные документы, которые требуется тщательно просматривать и тестировать.

  • Сканируйте общие папки в первую очередь.   Файлы в общих папках являются более централизованными и полученные результаты могут быть хорошим примером, который можно использовать для определения необходимости дополнительного сканирования. Например, если файлы в общей папке использовались более года назад, их можно не преобразовывать.

  • Запускайте несколько экземпляров offscan.exe.   Рекомендуется запускать несколько экземпляров сканера (для масштабирования) с помощью уникального идентификатора RunID (как задано в файле offscan.ini) в рамках одного сканирования. Корпорация Майкрософт советует настроить один экземпляр offscan.exe для запуска сканирования большого числа файлов (десятков тысяч).

  • Придерживайтесь структуры папок.   Используйте структуру папки в качестве логической единицы сканируемых файлов. Например, если общая папка имеет папку верхнего уровня и вложенные папки, запускайте отдельное сканирование для вложенных папок вместо сканирования всей общей папки.

  • Запускайте offscan.exe на нескольких клиентах.   Чтобы увеличить число одновременных сканирований, запускайте offscan.exe на нескольких клиентах. Этот метод хорош тем, что ни один администратор не имеет разрешения на доступ ко всем расположениям общих папок. Данный метод позволяет отсканировать миллионы файлов Office за несколько дней.

  • Не запускайте диспетчер планирования миграции Office на серверах с целью масштабирования.   Offscan.exe не поддерживает масштабирование, например использование более мощного оборудования.

  • Для сканирования клиентов используйте System Center Configuration Manager (SCCM).   В руководстве пользователя диспетчера планирования миграции Office приведены более подробные сведения о развертывании offscan.exe с помощью SCCM, запуске сканера и получении XML-файлов журнала сканирования. Дополнительные сведения см. в статье Запуск сканера файлов диспетчера планирования миграции Office для Office 2010.

Советы по работе с результатами сканирования миллионов файлов

При первичной оценке OMPM могут быть обнаружены миллионы файлов, однако клиенты корпорации Майкрософт сообщают, что только 1–2 % из этих файлов помечаются как имеющие потенциальные проблемы преобразования. Ниже приведены советы по обработке результатов. Дополнительные сведения см. в разделе Анализ отчетов диспетчера планирования миграции Office (OMPM) для Office 2010

  • Убедитесь, что в проекте запланировано достаточно времени для анализа результатов сканирования с помощью диспетчера планирования миграции Office.   При просмотре результатов помните, что отчет диспетчера планирования миграции Office — это наихудший сценарий потенциальных проблем и большинство предупреждений не являются достаточно серьезными препятствиями для преобразования.

  • Средство создания отчетов на основе Access поддерживает базы данных, имеющие не более 1 млн строк.   Если число файлов больше, рекомендуется выполнить следующие действия (в порядке предпочтения):

    • Разбейте сканирование не несколько сканирований меньшего размера.

    • Импортируйте данные сканирования с помощью диспетчера планирования миграции Office в одну базу данных и выполняйте запросы непосредственно к этой базе данных вместо использования отчетов на основе Access.

    • Запустите одно большое сканирование, но при этом импортируйте несколько файлов в отдельные базы данных.

  • Отчет не определяет повторяющиеся файлы.   Следовательно, попытайтесь исключить повторяющиеся файлы и определите файл записей или главный файл.

  • Анализируйте большие файлы Excel и старые файлы Access.   Могут ли эти файлы использовать новые возможности Excel и Службы Access? Следует ли перенести эти файлы в SQL Server?

  • Уделите особое внимание файлам, содержащим ссылки, а также дочерним файлам.  После преобразования файлов ссылки на другие документы могут оказаться нерабочими, поскольку в ходе преобразования изменяется расширение имени файла.

  • Если организация использует SharePoint Server, рассмотрите возможность привлечения стороннего поставщика для переноса критических файлов на сайт SharePoint.   Поставщик также может помочь научить пользователей предоставлять общий доступ к документам на сайтах SharePoint вместо отправки их в сообщениях электронной почты.