Сохранение в SharePoint
Книгу Excel, содержащую данные PowerPivot, можно сохранить на сайте SharePoint, который расширен для поддержки доступа к данным PowerPivot. После публикации файла разрешения SharePoint и свойства документа определяют порядок просмотра и использования книги другими пользователями.
Этот раздел состоит из следующих подразделов.
Перед началом работы
Проверка параметров проверки подлинности и обновления
Выбор расположения для файла
Сохранение файла на сервере SharePoint
Публикация с использованием параметров служб Excel
Передача книги PowerPivot с SharePoint
Перед началом работы
Публикация книг PowerPivot на сервере SharePoint требует наличия достаточных разрешений, программного обеспечения и набора знаний о том, как подготовить книгу для публикации.
Серверное ПО
Для просмотра книг в браузере на используемом сервере SharePoint должно быть установлено PowerPivot для SharePoint и службы Excel. Для обработки и подготовки к просмотру книг PowerPivot на сайте SharePoint необходимы обе службы.
Иногда можно определить, правильное ли программное обеспечение установлено на сайте, изучив набор библиотек и контекстные меню на сайте, но может потребоваться спросить администратора SharePoint, установлено ли требуемое серверное ПО. Если веб-сайт имеет галерею PowerPivot, то установлено PowerPivot для SharePoint. Аналогичным образом, если книгу Excel можно открыть в окне браузера без необходимости загрузки файла в приложение Excel для настольных компьютеров, то службы Excel выполняются на сервере SharePoint.
Если предполагается автоматическое обновление данных для книги, необходимо вместе с администратором сервера гарантировать, что поставщики данных, которые используются для импорта данных, также доступны на сервере.
Разрешения
При сохранении документа в SharePoint разрешения SharePoint определяют, кто может просматривать, изменять и удалять выполненную работу. В следующей таблице описываются права на публикуемые книги, которые предоставляются за счет разрешений SharePoint.
Разрешение |
Права |
|---|---|
Просмотр |
Любое лицо с разрешением на просмотр может открыть книгу, перейдя по URL-адресу ее файла. Кроме того, разрешение на просмотр позволяет использовать книгу как внешний источник данных, доступный только для чтения, для других книг или отчетов Excel. |
Участие |
Разрешение на участие наделяет пользователя большими правами, поскольку оно предоставляет разрешение на добавление, изменение и удаление документов в библиотеке SharePoint. Разрешение на участие необходимо для сохранения документа в SharePoint. Любое лицо с разрешением на участие может загрузить файл для изменения в PowerPivot для Excel, а затем сохранить его вновь на SharePoint. |
Полный доступ |
Разрешение полного доступа включает все разрешения, связанные с разрешением на участие, а также дает возможность создавать список или библиотеку, управлять списком или библиотекой и отменять извлечение. |
Доступ к любому сайту или библиотеке SharePoint предоставляется за счет разрешений, указываемых администратором сайта или владельцем сайта для групп или отдельных пользователей.
Большинство пользователей имеют разрешения либо на просмотр, либо на участие. Узнать о том, какие разрешения имеются, можно посредством меню «Действия сайта» на сайте SharePoint. Если меню содержит только элемент «Просмотреть все содержимое веб-сайта», то вы имеете разрешения на просмотр и не можете публиковать файлы на этом сайте SharePoint. Если меню содержит более длинный список элементов или на ленте имеются средства библиотеки, то вы обладаете разрешениями на участие.
Подготовка книги
До публикации книги Excel, которая содержит данные PowerPivot, необходимо подготовить документ, следуя приведенным ниже инструкциям.
Ознакомьтесь с инструкциями по созданию книги PowerPivot, использующей сведения о соединении, которые остаются действительными после публикации файла. Дополнительные сведения см. в разделе Создание книги PowerPivot для SharePoint.
Ознакомьтесь с вопросами безопасности для публикации данных PowerPivot на сайте SharePoint. Дополнительные сведения см. в разделе Защита книги PowerPivot на сайте SharePoint.
Усовершенствуйте внешний вид книги PowerPivot на сайте SharePoint посредством реализации следующих предложений.
Задайте описательные имена для листов Excel. После публикации документа в галерее PowerPivot имена листов становятся метками страниц.
Отключите неиспользуемые визуальные элементы. В окне Excel в области «Показать» на ленте «Вид» отключите пункты Линии сетки, Строка формул и Заголовки.
Скройте пустые листы Excel и листы, не относящиеся к отчету. В окне Excel щелкните правой кнопкой мыши ярлычок листа и выберите команду Скрыть лист.
Выберите ячейку A1 перед сохранением и публикацией книги. При открытии опубликованного файла в окне браузера фокус переводится на последнюю активную ячейку в книге. Поместив указатель мыши в ячейку A1, необходимо убедиться, что верхний левый угол листа располагается в верхнем левом углу окна браузера.
Во время публикации в SharePoint можно выбрать, какие объекты в книге нужно показать или скрыть. Дополнительные сведения см. в подразделе Публикация с использованием параметров служб Excel в этом разделе.
Проверка параметров проверки подлинности и обновления
Чтобы получить оптимальные результаты, используйте для проверки подлинности и обновления данных параметры, применяемые в Excel по умолчанию.
Проверка подлинности Windows
По умолчанию в Excel указывается проверка подлинности Windows и для доступа к данным PowerPivot используется удостоверение пользователя, просматривающего книгу. Сохранение параметра по умолчанию позволяет серверному ПО PowerPivot собирать точные данные об использовании книг PowerPivot, что улучшает качество совместной работы коллег, использующих данные друг друга. Если указать для проверки подлинности значение «Нет» или «Идентификатор службы Secure Store», то данные об использовании книг будут регистрироваться для автоматической учетной записи служб Excel (или для идентификатора SSS), а не для реального пользователя в организации.
Нажмите кнопку Подключения на ленте «Данные» в Excel.
Нажмите кнопку Свойства.
Перейдите на вкладку Определение.
Нажмите кнопку Параметры проверки подлинности.
Убедитесь, что установлен флажок Проверка подлинности Windows и нажмите кнопку ОК.
Задание параметров, управляющих обновлением
Параметры управления обновлением влияют на просмотр книги PowerPivot в библиотеке «Галерея PowerPivot». Например, если в книге используется свойство обновления при открытии, а в службах Excel задано создание предупреждения для операций обновления данных, то вместо изображения для просмотра документа будет отображаться эскиз предупреждения об обновлении данных Excel.
Нажмите кнопку Подключения на ленте «Данные» в Excel.
Нажмите кнопку Свойства.
На вкладке Использование в разделе «Обновление экрана» установите или снимите флажок Обновление данных при открытии файла в зависимости от следующих рекомендаций. Рекомендации различаются в зависимости от метода доступа к данным PowerPivot.
Доступ к данным |
Рекомендация по управлению обновлением |
|---|---|
Данные внедряются в книгу (самый распространенный сценарий) |
Снимите флажок Обновление данных при открытии файла. Поскольку все данные являются внедренными, их не нужно обновлять при каждом открытии книги. |
Данные хранятся во внешнем источнике данных (например, вместо импорта данных в книге PowerPivot установлено внешнее подключение к данным) |
Установите флажок Обновление данных при открытии файла. Поскольку данные хранятся в другом месте, необходимо выполнить обновление, чтобы получить последние изменения в данных. Чтобы разрешить создание изображений для предварительного просмотра, обратитесь к администратору SharePoint. Он должен задать в службах Excel параметр «Предупреждать об обновлении». Дополнительные сведения см. в разделе Создание доверенного расположения для сайтов PowerPivot в Интернете. |
Серверные операции обновления данных (относится к книгам PowerPivot, которые сохраняются в SharePoint и для которых планируется обновление данных PowerPivot) |
Установите флажок Обновление данных при открытии файла. Поскольку для этой книги запланировано обновление данных, то PowerPivot автоматически включает свойство Обновление при открытии файла в этой книге, чтобы обеспечить замену кэша сводной таблицы новыми данными. Если снять флажок, то он будет установлен автоматически при повторном сохранении книги в SharePoint. |
Выбор расположения для файла
Общие документы на сайте обычно содержатся в библиотеке документов. Общие документы представляют собой наиболее часто используемую библиотеку документов, но сайт SharePoint, на котором установлено PowerPivot для SharePoint, часто содержит галерею PowerPivot, которая предлагает функцию предварительного просмотра, пользовательские представления библиотеки и облегчает доступ к расписаниям настроек обновления данных для книг. Дополнительные сведения о галерее PowerPivot см. в разделе Использование книг PowerPivot в SharePoint.
Необходимо выбрать сервер SharePoint, имеющий PowerPivot для SharePoint. При публикации на сервере, не имеющем серверного ПО PowerPivot, при открытии файла из библиотеки данные не будут загружаться.
Для сохранения книги можно выбрать общие документы, галерею PowerPivot или любую другую библиотеку документов. Чтобы использовать эти расположения, необходимо знать URL-адрес библиотеки. На сайте SharePoint по умолчанию для этих библиотек используются следующие URL-адреса:
http://<имя сервера>/Shared%20Documents
http://<имя сервера>/PowerPivot%20Gallery
Чтобы найти URL-адрес библиотеки, щелкните правой кнопкой мыши документ в библиотеке и выберите Свойства. URL-адрес показывает путь SharePoint к документу. Весь URL-адрес выбирается с использованием мыши. Иногда длинные URL-адреса могут быть частично скрыты из вида.
Вероятнее всего, придется изменить URL-адрес до того, как его использовать. В частности, если URL-адрес содержит свойства средства просмотра и источника данных, необходимо удалить эти свойства, чтобы получить подходящее местоположение, состоящее из имен сервера, веб-сайта и библиотеки. Например, если задан следующий URL-адрес, из него можно получить фактический URL-путь, сохранив часть, выделенную полужирным шрифтом, и удалив остальное: http://Contoso/Sales/_layouts/xlviewer.aspx?id=/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx&Source=http%3A%2F%2FContoso%2FPowerPivot%2520Gallery%2FForms%2FAllItems%2Easpx&DefaultItemOpen=1. На основании свойства URL-адреса фактическим путем, который необходимо использовать при публикации, будет «http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx» при публикации файла ContosoSales.xlsx или просто «http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery» для веб-сайта и библиотеки.
При выборе расположения выберите библиотеку, доступную пользователям, совместно с которыми будет использоваться книга. Чтобы обеспечить доступность книги, может понадобиться запросить разрешения на библиотеку или документ. Дополнительные сведения см. в разделе Защита книги PowerPivot на сайте SharePoint.
Сохранение файла на сервере SharePoint
Сохраните файл.
Перейдите на вкладку «Файл».
В меню «Файл» выберите команду Сохранить и отправить.
Выберите операцию Сохранить в SharePoint.
Выберите узел в разделе Последние местоположения или Местоположения или выберите Обзор местоположения, чтобы просмотреть веб-сайт для библиотеки, которая будет использоваться.
Нажмите Сохранить как.
В поле «Имя файла» в диалоговом окне «Сохранить как» введите имя файла, если используется существующее расположение. Или, если вы выбрали Обзор местоположения, введите полный URL-адрес веб-сайта SharePoint или его часть. Если введена часть URL-адреса, например http://<имя сервера>, нажмите кнопку Сохранить, чтобы установить соединение с указанным сервером, а затем найдите на сайте необходимую библиотеку. Примеры URL-адресов SharePoint см. в подразделе Выбор расположения для файла в этом разделе.
.gif "Снимок диалогового окна Excel «Сохранить как»")
Нажмите кнопку Сохранить, чтобы опубликовать книгу в библиотеке.
В окне браузера убедитесь, что документ появился в библиотеке. Новые опубликованные документы появятся в списке. Параметры библиотеки определяют место размещения документов (например, они будут отсортированы в порядке возрастания по дате или в алфавитном порядке по имени). Возможно, понадобится обновить окно браузера, чтобы отобразить самые последние добавления.
Публикация с использованием параметров служб Excel
Excel 2010 содержит параметры для выбора определенных листов или объектов, включая сводные таблицы и срезы. Помните, что выбранные именованные объекты влияют только на внешний вид данных в книге. Все таблицы, строки и столбцы в базовом источнике данных PowerPivot включаются в книгу при ее сохранении в SharePoint. Дополнительные сведения см. в разделе Защита книги PowerPivot на сайте SharePoint.
На вкладке «Файл» выберите Сохранить и отправить, затем нажмите Сохранить в SharePoint.
В верхнем правом углу страницы нажмите кнопку Публикация параметров.
В разделе Публикация параметров на вкладке «Представление» выберите в книге отдельные листы или элементы.
На вкладке «Параметры» выберите параметры для публикации. Вкладка «Параметры» в разделе «Публикация параметров» позволяет выбрать срезы, которые будут выводиться в опубликованной книге.
Нажмите кнопку ОК.
Нажмите Сохранить как.
В поле «Имя файла» в диалоговом окне «Сохранить как» введите имя файла, если используется существующее расположение. Или, если выбран параметр Обзор местоположения, введите полный URL-адрес веб-сайта SharePoint, например http://<имя сервера>, и нажмите кнопку Сохранить, чтобы установить соединение с указанным сервером.
Нажмите кнопку Сохранить.
Передача книги PowerPivot с SharePoint
Другим способом добавления книги PowerPivot является ее передача с сайта SharePoint. Данный метод позволяет начать работу из SharePoint.
Откройте библиотеку документов на сайте SharePoint.
В средствах библиотеки откройте раздел Документы.
В окне «Передача документа» нажмите кнопку Передать файл.
Перейдите к папке, в которой сохранен XLSX-файл, и выберите его.
Нажмите кнопку Сохранить.
Файл будет передан на сайт SharePoint и появится в папке. Возможно, понадобится нажать кнопку обновления в браузере, чтобы увидеть новый файл. Теперь файл можно открыть в SharePoint. Можно сообщить другим пользователям о расположении файла, предоставив им URL-адрес файла.