Настройка бюджетного контроля

Применимо к: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Бюджетный контроль доступен для документов-источников и журналов учета. Документы-источники включают заявки на покупку, заказы на покупку, накладные поставщика, заявки на командировку и отчеты по расходам. Журналы учета включают ежедневные журналы, журналы распределения, журналы расходов по проекту, и журналы основных средств. В зависимости от того как вы настроите бюджетный контроль, документы-источники и журналы учета можно не обрабатывать дополнительно, когда проверка бюджета указывает, что бюджетные суммы недоступны.

Настройте базовое бюджетирование прежде чем вы настроите бюджетный контроль. Для получения дополнительных сведений см. раздел О базовом бюджетировании. Если планируется использовать workflow-процессы Бюджетирования, создайте workflow-процессы и назначьте им бюджетные коды при настройке базового бюджетирования. Для получения дополнительных сведений см. раздел Настройка процессов для бюджетирования. Настройте настройку бюджетного контроля, перед началом отправки записей регистра бюджета.

Определение параметров бюджетного контроля

1. Щелкните Бюджетирование > Настройка > Бюджетный контроль > Конфигурация бюджетного контроля.

2. Выберите структуру счета. Если имеется несколько активных структур счета в плане счетов, выберите структуру счета, которая будет использоваться для прибылей и убытков или счетов расходов. Эта структура счетов включает диапазон счетов ГК для счетов расходов.

   После выбора структуры счетов, все финансовые аналитики в этой структуре счета, которые были определены для бюджетирования, отображаются в списке Бюджетные аналитики.

3. Выберите финансовую аналитику и переместить ее в список Аналитики бюджетного контроля.

   Выбираются финансовые аналитики для бюджетного контроля из финансовых аналитик, определенных для Бюджетирования. Это позволяет разрабатывать бюджеты на одном уровне и настроить бюджетный контроль на другом уровне. Например, имеется возможность выбрать счет ГК, Подразделение, и финансовые аналитики центра затрат для Бюджетирования, а затем выбрать для бюджетного контроля только Подразделение и аналитики Центра затрат. Можно также использовать правила бюджетного контроля, чтобы определить комбинации финансовых аналитик для бюджетного контроля. Для получения дополнительных сведений см. раздел. "Определение правил бюджетного контроля" в этом разделе.

4. Выберите интервала бюджетного контроля, например Финансовый год или Финансовый год на дату.

   Интервал бюджетного контроля работает с бюджетным циклом, чтобы определить как суммы агрегируются для проверки бюджета. Например, если выбрать Финансовый год, все средства для финансового года агрегируются для проверки бюджета. Если выбрать Финансовый год на дату или Бюджет на дату, дата завершения определяется из финансового периода и даты учета документа-источника или журнала учета, который проверяется.

5. Выберите период бюджетного цикла, который определяет длину бюджетного цикла. Для получения дополнительных сведений см. раздел Определение бюджетных циклов.

6. Выберите менеджера бюджета, который есть пользователь, который может утвердить workflow-процессы бюджета. Другой Менеджер бюджета может быть определен с помощью правила бюджетного контроля.

7. В поле Порог бюджета введите процент бюджета, которая можно потратить.

   Порог можно использовать, чтобы обеспечить предупреждающие сообщения или определить разрешения бюджета, чтобы определенные группы пользователей не превысили порог бюджета. Этот порог может превышать 100 процентов.

8. Установите флажок Отображать сообщение при превышении порога бюджета для отображения сообщений при превышении порог бюджета.

Определение разрешений на превышение бюджета для групп пользователей

Вы можете позволить определенным группам пользователей превысить доступный бюджет или ограничить группы пользователей от превышения доступного бюджета или порогов бюджета. Установка Предотвращать обработку с превышением порога бюджета применяется ко всем пользователям, которые отсутствуют в группе. Настройки в этой форме могут быть переопределены правилом бюджетного контроля или бюджетной группой.

1. Щелкните Бюджетирование > Настройка > Бюджетный контроль > Конфигурация бюджетного контроля.

2. Щелкните Разрешения на превышение бюджета.

3. Щелкните Добавить и выберите группу пользователей.

   Примечание

   Если вас не определены группы пользователей, щелкните правой кнопкой мыши поле Группа и выберите Просмотреть Дополнительно, чтобы открыть форму Группы пользователей, в которой можно создать группы и добавить пользователей.

4. В поле Параметры превышения бюджета выберите соответствующий параметр для этой группы пользователей.

   • Предотвращать обработку с превышением бюджета - пользователи данной группы не могут обрабатывать запись регистра бюджета, если доступное сальдо бюджета недостаточно для записи.

   • Разрешить обработку с превышением бюджета - пользователи данной группы могут обрабатывать запись регистра бюджета, если доступное сальдо бюджета недостаточно для покрытия записи.

   • Предотвращать обработку с превышением порога бюджета - пользователи данной группы не могут обрабатывать запись регистра бюджета если финансовая аналитика или счет ГК превысят свой указанный порог при покрытии данной записи.

   Примечание

   Если порог бюджета больше, чем 100, параметр Предотвращать обработку с превышением порога бюджета менее жесток чем Предотвращать обработку с превышением бюджета.

Определение процедуры расчета, определяющей доступные бюджетные фонды

В области Доступные бюджетные средства, можно установить флажки, чтобы определить доступные суммы, добавленные и вычтенные в и из бюджетных средств. Исходный бюджет и Фактические расходы выбираются по умолчанию, поэтому вычисление по умолчанию : доступные бюджетные фонды = первоначальный бюджет = фактические расходы. Расчет бюджетных средств отображается под флажками, таким образом имеется возможность просмотреть, как расчет изменяется при выборе и снятии флажков.

1. Щелкните Бюджетирование > Настройка > Бюджетный контроль > Конфигурация бюджетного контроля.

2. Щелкните Доступные бюджетные средства.

3. Установите флажок Включить суммы переноса для включения сумм, которые переносятся как часть процесса заказа на покупку на конец года, а также чтобы перенести записи регистра бюджета, тип бюджета которых — Перенесенный бюджет.

   Как часть процесса обработки заказов на покупку на конец года, суммы бюджета из открытых заказов на покупку могут быть перенесены на следующий финансовый год. Все резервирования бюджета для бюджетных обязательств также переносятся. Когда накладные будут записаны относительно перенесенных заказов на покупку, бюджетный контроль обрабатывает фактические затраты также как перенесенные суммы. Поэтому запросы и отчеты могут отображать те суммы отдельно от сумм, которые не были перенесены.

4. Можно выбрать следующие флажки, чтобы включить суммы в расчет.

   Вариант	Суммы, которые будут включены в расчет
   Исходный бюджет	Исходные записи регистра бюджета, которые имеют статус документа Завершено. Также включены типы бюджета Проект, Основные средства, Прогноз спроса, и типы бюджета Прогноз поставки, которые имеют статус документа Завершено, который рассматриваются в качестве первоначальных сумм бюджета после того, как они переносятся из других модулей. Сумма сумм записей регистра бюджета, имеющие типы бюджета Исходный бюджет, Версия, Перенос, Перенесенный бюджет, Проект, Основные средства, Прогноз спроса и Прогноз поставки.
   Preliminary budget	Предварительные записи регистра бюджета, которые имеют статус документа Завершено. Они используются, чтобы создать предварительный бюджет когда фактический бюджет рассматривается и утверждается. Примечание Этот элемент управления доступен, только если выбран конфигурационный ключ Public Sector.
   Версии бюджета	Записи регистра , которые добавляют изменения к исходным бюджеты и имеют статус документа Завершено.
   Черновые версии бюджета	Записи регистра , которые добавляют изменения к исходным бюджеты и имеют статус документа Черновик.
   Переносы бюджета	Записи регистра бюджета, которые перемещают суммы бюджета из одного значения финансовой аналитики в другое и имеют статус документа Завершено.
   Черновики переносов в бюджет	Перемещаемые записи регистра бюджета, повышающие бюджет и имеют статус документа Черновик.
   Черновики переносов из бюджета	Перемещаемые записи регистра бюджета, уменьшающие бюджет и имеют статус документа Черновик.
   Budget apportionments	Записи регистра бюджета, которые имеют статус документа Завершено. Распределения используются в государственном секторе, чтобы показать разницу между бюджетированными суммами и суммами, которые утверждены для траты. Например, организации государственного сектора может иметь исходный бюджет 10 000,00 для счета и использовать распределение, чтобы утвердить 5000 для траты. Только сумма, которая распределена, может быть потрачена. Примечание Этот элемент управления доступен, только если выбран конфигурационный ключ Public Sector.
   Фактические расходы	Фактические расходы, которые записываются в главную книгу из отчетов по расходам, накладных поставщика, и журналов учета. Суммы из документов-источников или журналов учета включаются в проверку бюджета, только когда документ-источник или журнал учета включен для бюджетного контроля.
   Неразнесенные фактические расходы	Фактические расходы, которые еще не записаны в главную книгу из отчетов по расходам, накладных поставщика, и журналов учета. Суммы из документов-источников или журналов учета включаются в проверку бюджета, только когда документ-источник или журнал учета включен для бюджетного контроля.
   Резервирования бюджета по бюджетным обязательствам	Резервирования бюджета, которые созданы для подтвержденных заказов на покупку, общих резервирований бюджета или заявок на командировки, и записи регистра бюджета, которые имеют статус документа Завершено и используют тип бюджета Бюджетное обязательство.
   Резервирования бюджета по неподтвержденным бюджетным обязательствам	Резервирования бюджета, которые созданы для неподтвержденных заказов на покупку, общих резервирований бюджета или заявок на командировки, и записи регистра бюджета, которые имеют статус документа Черновик и используют тип бюджета Бюджетное обязательство. Это ручные резервирования бюджета, которые еще не включены в общее сальдо бюджета. Примечание Если этот флажок не установлен, проверки бюджета можно продолжать запускать на черновиках документов-источников, таких как заказы на покупку, общие резервирования бюджета и заявки на командировки. Однако сумма резервирования бюджета не включена в проверку бюджета для дальнейших документов-источников. Можно сделать это, чтобы выполнить проверку бюджета для черновиков документа без создания подтвержденного резервирование.
   Сокращение до бюджетных резервирований для неподтвержденных бюджетных обязательств	Суммы, уменьшающие суммы, зарезервированные для неподтверждённых платежных обязательств. Так как корректировка заказа на покупку можно обратить, этот параметр предназначен для предотвращения уменьшения в сумме резервирования бюджета из-за корректировки заказа на покупку до тех пор, пока не будет подтверждена корректировка.
   Резервирования бюджета по предварительным бюджетным обязательствам	Резервирования бюджета, которые созданы для утвержденных и подтвержденных заявок на покупку, и записи регистра бюджета, которые имеют статус документа Завершено и используют тип бюджета Предварительное бюджетное обязательство.
   Резервирования бюджета по неподтвержденным предварительным бюджетным обязательствам	Резервирования бюджета, которые созданы для неутвержденных и неподтвержденных заявок на покупку, и записи регистра бюджета, которые имеют статус документа Черновик и используют тип бюджета Предварительное бюджетное обязательство. Эти ручные резервирования бюджета созданы через записи регистра бюджета, но не включаются в общее сальдо бюджета. Примечание Если этот флажок не установлен, проверки бюджета можно продолжать выполнять по черновикам заявок на покупку. Однако сумма резервирования бюджета не включена в проверку бюджета для дальнейших документов-источников. Можно сделать это, чтобы выполнить проверку бюджета для черновиков документа без создания подтвержденного резервирование.

Выбор документов-источников для бюджетного контроля

В области Выберите документы-источники, можно установить флажки, чтобы определить документы-источники, по которым производится бюджетный контроль. Можно также установить флажки, чтобы включить проверки бюджета когда строки для документов-источников вводятся и сохраняются.

Вы должны сопоставить документы-источникам, выбранные, с флажками, которые выбраны для расчета доступных бюджетных средств в области Доступные бюджетные средства. Например, если выбрать Резервирования бюджета по бюджетным обязательствам, которые должны быть включены в расчет доступных бюджетных средств, вы можете хотеть установить флажок Заказы на покупку. При выполнении проверки бюджета для сумм и счетов в строке покупки, категория бюджетного контроля, которая назначается резервированию, — Бюджетное обязательство.

1. Щелкните Бюджетирование > Настройка > Бюджетный контроль > Конфигурация бюджетного контроля.

2. Щелкните Выберите документы-источники.

3. Установите флажок Заявки на закупку. Флажки Заказы на покупку и Счета поставщиков устанавливаются автоматически.

   Если флажок Заявки на закупку не установлен и вы вместо установите флажок Заказы на покупку, флажок Счета поставщиков устанавливается автоматически.

   Можно выбрать Счета поставщиков, Заявки на командировки, и Отчеты о расходах независимо от других документов-источников.

   Примечание

   При выборе Счета поставщиков, журналы накладных, журналы утверждения накладных и журналы регистрации накладных также включаются для бюджетного контроля.

4. Необязательно: если вы работаете в государственном секторе и планируете использовать общие резервирования бюджета, установите флажок General budget reservations. Дополнительные сведения см. в разделе Set up general budget reservation rules and reservation types (Public sector).

5. Для каждого документа-источника, можно выбрать флажок Включить бюджетный контроль для номенклатуры строки в записи, чтобы включить проверку бюджета для каждой строки когда строка вводится и сохраняется.

   Примечание

   После преобразования заявки на покупку в заказ на покупку, выполняется проверка бюджета, даже если на уровне строки проверка не является включенной. Это сбрасывает предварительное бюджетное обязательство и устанавливает черновик бюджетного обязательства. При создании накладной из заказа на покупку, выполняется проверка бюджета, даже если на уровне строки проверка не является включенной.

Выбор журналов учета для бюджетного контроля

В области Выбрать журналы учета, можно установить флажки, чтобы определить журналы учета, по которым производится бюджетный контроль. Можно также установить флажки, чтобы включить проверки бюджета когда строки для журналов учета вводятся и сохраняются.

1. Щелкните Бюджетирование > Настройка > Бюджетный контроль > Конфигурация бюджетного контроля.

2. Щелкните Выбрать журналы учета.

3. Выберите один из следующих флажки, чтобы включить бюджетный контроль для журналов учета:

   • Ежедневные журналы

   • Журналы распределения

   • Журналы расходов по проекту

   • Журналы основных средств

4. Для каждого журнала учета, можно выбрать флажок Включить бюджетный контроль для номенклатуры строки в записи, чтобы включить проверку бюджета для каждой строки когда строка вводится и сохраняется.

Назначение бюджетных моделей бюджетным циклам

Можно назначить бюджетная модель циклу бюджета, чтобы выполнить проверку бюджета для бюджетного цикла. Только одна бюджетная модель может быть используется для бюджетного цикла. Проверка бюджета выполняется, когда дата учета для документа-источника или журнала учета, для которого включен бюджетный контроль, находится в бюджетном цикле.

1. Щелкните Бюджетирование > Настройка > Бюджетный контроль > Конфигурация бюджетного контроля.

2. Щелкните Назначение бюджетных моделей.

3. Щелкните Добавить и выберите период бюджетного цикла.

4. Выбор цикла бюджета.

5. Выбор модели бюджета. Только бюджетной модели, которые не содержат подмодели, доступны для бюджетного контроля.

Определение правил бюджетного контроля

Правила бюджетного контроля необходимы для бюджетного контроля. Они определяют комбинации значений финансовой аналитики для бюджетного контроля. Если выбрано значение финансовой аналитики подразделения и центра затрат для бюджетного контроля, можно определить правила для конкретных комбинаций подразделений и центров затрат, по которым производится бюджетный контроль. Например, можно определить Отдел продаж = Продажи и Центр затрат = * где * — подстановочный знак, который будет включать любой центр затрат.

Правила бюджетного контроля проверяются относительно Счетов ГК, используемых в распределениях по бухгалтерским счетам и журналах учета документа-источника. Если финансовые аналитики в счетах ГК соответствуют аналитикам в правилах бюджетного контроля, то выполняется проверка бюджета.

Пример: Определите правила бюджетного контроля, чтобы задать другой порог бюджета для одного Подразделение

Введение в области Определить параметры значения параметров бюджетный контроля по умолчанию используются, если не указаны другие период бюджетного цикла, интервал бюджета, порог бюджета или менеджер бюджета для отдельных правил. Например, чтобы назначить другой порог бюджета только одному подразделению, можно определить 2 правила бюджетного контроля: одно правило для конкретного подразделения и его порога бюджета, а другое правило для всех других отделов для их пороговых значения.

1. Щелкните Бюджетирование > Настройка > Бюджетный контроль > Конфигурация бюджетного контроля.

2. Щелкните Определение правил бюджетного контроля.

3. Определите Правило, в котором подразделение 010 имеет порог бюджета 90.

   1. Щелкните Сoздать, чтобы создать правило, а затем введите имя и описание правила.

   2. На экспресс-вкладке Критерии щелкните Добавить фильтр.

   3. В списке Где выберите финансовую аналитику Подразделение.

   4. В списке Оператор, выберите -, а затем введите 010 как код подразделения.

   5. В поле Порог бюджета ввести 90.

4. Определите второе правило, в котором все остальные Подразделения имеют порог бюджета 100.

   1. Щелкните Сoздать, чтобы создать другое правило, а затем введите имя и описание правила.

   2. На экспресс-вкладке Критерии щелкните Добавить фильтр.

   3. В списке Где выберите финансовую аналитику Подразделение.

   4. В списке Оператор, выберите больше чем и включает и введите 020, что будет включать все отделы, за исключением отдела 010.

   5. В поле Порог бюджета введите 100.

Пример: Определите права группы пользователей для одной группы пользователей для правила бюджетного контроля

Можно определить правило бюджетного контроля, чтобы предоставить группе пользователей уникальные разрешения бюджетировать суммы для конкретных сочетаний финансовых аналитик. Если параметр превышения бюджета для всех групп пользователей по умолчанию — Предотвращать обработку с превышением бюджета, можно указать правило, которое имеет другой параметр превышения бюджета для одной группы пользователей для конкретного сочетания финансовых аналитик. Например, если определить правило бюджетного контроля, которое имеет порог бюджета 90 для подразделение 010, имеется возможность определить права группы пользователей для одной группы пользователей в отделе 010 и разрешить превышение бюджета для этой группы пользователей.

1. Щелкните Бюджетирование > Настройка > Бюджетный контроль > Конфигурация бюджетного контроля.

2. Щелкните Определение правил бюджетного контроля.

3. Определите Правило, в котором подразделение 010 имеет порог бюджета 90.

4. Щелкните Разрешения группы пользователей для бюджета.

5. Для одной из групп пользователей в отделе 010, выберите Разрешить обработку с превышением бюджета в поле Параметры превышения бюджета.

   Важно!

   Если вы определяете бюджетные группы, необходимо выбрать параметры превышения бюджета, чтобы разрешить или исключить проверку бюджетной группы, если бюджетные средства недоступны. Для получения дополнительных сведений см. "Определение бюджетных групп" в этом разделе.

6. Чтобы переопределить текущие разрешения бюджета для группы пользователей по умолчанию для текущей конфигурации бюджетного контроля, щелкните Копирование. Выберите группу пользователей для копирования, а затем редактируйте определенные разрешения бюджета группы пользователей.

Выбор счетов ГК

Если финансовая аналитика счета ГК не определена для бюджетного контроля, можно выбрать счета ГК, для которых будут жестко использоваться правила бюджетного контроля. Если финансовая аналитика счета ГК определена как аналитика бюджетного контроля, финансовая аналитика счета ГК включается в правила бюджетного контроля, и этот шаг настройки не является необходимым.

Только типы счета ГК Итого, Прибыли/Убытки, и Расход можно выбрать, поскольку эти счета, обычно используются для фактических расходов. Счета, имеющие тип Итого включены, поскольку можно ввести суммы бюджета в счета ГК, которые имеют тип Итого.

1. Щелкните Бюджетирование > Настройка > Бюджетный контроль > Конфигурация бюджетного контроля.

2. Щелкните Выбор счетов ГК.

3. Установите флажки для выбора счетов ГК или щелкните Выбрать все, чтобы выбрать все счета ГК.

4. Можно также щелкнуть Выбрать, чтобы определить запрос для фильтрации списка счетов ГК.

Необязательно: Определение бюджетных групп

В области Определить бюджетные группы, можно определить бюджетные группы, чтобы сформировать пул бюджетов, или коллекцию значений финансовой аналитики, бюджеты которых будут объединены вместе для дополнительной проверки бюджета. Комбинации финансовых аналитик, которые находятся в правиле бюджетного контроля, всегда проверяются на суммы бюджета. Если сочетание финансовых аналитик также находится в группе бюджета, вторая проверка бюджета выполняется на уровне бюджетной группа.

Например, если было правило бюджетного контроля для всех комбинаций финансовых аналитик подразделения и центра затрат, можно также указать группу бюджета для подразделение 010, которая будут включать все центры затрат в данном подразделении. Эта бюджетная группа будет объединять бюджет всех центров затрат в подразделение 010. Если не прошла начальная проверка бюджета для центра затрат в отделе 010, будет выполнена вторая проверка бюджета для общего бюджета для всех центров затрат в отделе 010.

1. Щелкните Бюджетирование > Настройка > Бюджетный контроль > Конфигурация бюджетного контроля.

   Щелкните Определить бюджетные группы.

   Имя главной книги отображается в верхней части иерархии.

2. Щелкните Добавить для создания члена бюджетной группы. Введите имя и описание бюджетной группы.

   При добавлении члена группы, можно добавить критерии фильтра, изменить разрешения группы пользователей, и изменить свойства бюджетного контроля по умолчанию.

3. На экспресс-вкладке Критерии щелкните Добавить фильтр.

4. В этом примере в списке Где, можно выбрать финансовая аналитику Подразделение.

5. В списке Оператор, выберите -, а затем введите 010 как код подразделения.

   Примечание

   Для выполнения вторичной проверку бюджета, для параметра Параметр превышения бюджета для проверки бюджетной группы в форме Разрешения группы пользователей для бюджета для правил бюджетного контроля должно быть установлено значение Выполнять проверку бюджетной группы, когда бюджетные средства недоступны.

Необязательно: Определить уровни сообщений для групп пользователей

В области Определить уровни сообщений, можно указать, что предупреждающие сообщения бюджетного контроля не будут отображаться для выбранной группы пользователей. Пользователи в выбранной группе пользователей будут по-прежнему получать сообщения об ошибках на основе их разрешений на превышение бюджета.

1. Щелкните Бюджетирование > Настройка > Бюджетный контроль > Конфигурация бюджетного контроля.

2. Щелкните Определить уровни сообщений.

3. Щелкните Выбрать все или установите флажки рядом с группами пользователей, которые не получат предупреждающие сообщения бюджетного контроля.

   Примечание

   Если пользователь принадлежит нескольким группам пользователей и выбрать одну группу пользователей, которая содержит этого пользователя, никакие предупреждающие сообщения не будут отображаться для данного пользователя.

Активация бюджетного контроля

В области Активация бюджетного контроля можно сделать активной настройку черновика бюджетного контроля, щелкнув Активировать. При включении бюджетного контроля вступает в силу активная конфигурация бюджетного контроля.

1. Щелкните Бюджетирование > Настройка > Бюджетный контроль > Конфигурация бюджетного контроля.

2. Щелкните Активация бюджетного контроля.

3. Щелкните Активировать, чтобы активировать черновую версию настройки бюджетного контроля.

   В поле Дата последней активации отображается текущая дата, и в поле Кем активировано отображается код пользователя

4. Щелкните Включить, чтобы запустить бюджетный контроль с помощью активной конфигурации.

   Статус бюджетного контроля изменяется на Включен, и параметр Включить заменяется Отключить.